Robotic Process Automation inom HR har effektiviserat verksamheten, ökat effektiviteten och minskat kostnaderna inom HR-verksamheten. I takt med att organisationer har anammat den digitala arbetskraften har HR-automatisering dessutom gett lösningar på en rad problem som uppstår vid distansarbete, till exempel att överbrygga gamla system, förbättra dataöverföringen och öka cybersäkerheten.
RPA inom HR hjälper till att automatisera ett brett spektrum av repetitiva uppgifter och gör det möjligt för HR-medarbetare att tillhandahålla värdedrivet, människofokuserat arbete som påverkar arbetstillfredsställelsen och, som ett resultat, arbetsgivarens rykte och behållandet av anställda.
Den här artikeln kommer att utforska RPA-användningsfall, fallstudier, fördelar, utmaningar och de trender som kommer att forma framtiden för HR-automatisering.
RPA för HR – marknadsstorlek
Exakta siffror för Robotic Process Automation inom Human Resources-sektorn är svåra att hitta. Den globala marknaden för HR-teknik värderas till cirka 40 miljarder USD år 2023, med en förväntad årlig tillväxttakt på 9,2%.
RPA-implementering, tillsammans med AI/ML-verktyg, ses som en enorm drivkraft inom HR-teknikområdet. Enligt McKinsey kommer cirka 25 % av kapitalutgifterna under de kommande fem åren att gå till automatiseringsverktyg, vilket innebär att den övre delen av utgifterna för RPA-teknik och -tjänster kan uppgå till 10 miljarder USD inom en snar framtid.
Fördelar med RPA inom HR
Det finns flera övertygande skäl till att införa RPA-teknik inom HR-sektorn. Här är några av de viktigaste anledningarna till att HR-team bör införa RPA.
#1. Ökad produktivitet
Inom HR avser hire-to-retire hela medarbetarens livscykel, från rekrytering till onboarding och performance management ända fram till pensioneringen. Med andra ord, alla interaktioner som en HR-specialist har med en enskild medarbetare.
McKinsey menar att långt över 50 % av dessa uppgifter lämpar sig för automatisering med RPA. Men när du lägger till kognitiv AI-teknik ökar antalet uppgifter som du kan automatisera avsevärt.
Alla som arbetar med HR kan berätta för dig att deras dagliga arbete omfattar många repetitiva, regelbaserade processer, som bakgrundskontroller, lönejusteringar, semestertillstånd, prestationshantering, CV-granskning, onboarding och mycket mer. RPA kan hantera dessa uppgifter och avlasta HR-teamen så att de kan återföra det mänskliga till HR.
#2. Effektivare rekrytering av talanger
Talent acquisition (TA) har varit en viktig fråga under de senaste åren. COVID-19 orsakade stora störningar, och även när saker och ting återgick till det normala var arbetskraftsdeltagandet lägre. När man lägger till förändringar i efterfrågan på jobb till följd av ökad digitalisering, den gradvisa pensioneringen av babyboom-generationen och den ständigt närvarande bristen på STEM-kompetens, får man en situation där arbetsgivarna kämpar för att tillsätta jobb.
RPA kan hjälpa rekryteringsteam på flera olika sätt. Dessa verktyg kan automatisera publicering av platsannonser, granskning av CV, intervjuer och kommunikation med kandidater. Genom att effektivisera rekryteringsprocessen får HR-avdelningen mer tid att fokusera på intervjuer, vilket leder till en mer effektiv pipeline.
En annan sak att tänka på är att RPA-verktyg också kan fylla många av de luckor som uppstår när det är svårt att rekrytera talanger. Dessa verktyg kan lindra en del av pressen och göra det möjligt för teamen att fortsätta sin verksamhet trots en krympande pool av tillgängliga talanger.
#3. Ökad noggrannhet
Human Resources har, liksom de flesta andra sektorer och avdelningar under de senaste åren, blivit digitala. Kommunikation, register och medarbetardata lagras digitalt, ofta i olika applikationer, kalkylblad, databaser och medarbetarportaler.
Med så mycket data som skickas fram och tillbaka har risken för mänskliga misstag ökat. Konsekvenserna av dessa fel kan vara allt från en mindre olägenhet till mer allvarliga saker som försenade arbetstillstånd, felaktiga betalningar eller uteblivna nyanställningar. RPA-verktyg för företag hjälper till att lösa dessa problem genom att eliminera mänskliga fel i automatiserade processer.
#4. Minska personalomsättningen
Att anställa medarbetare är svårt och dyrt, så du vill vara säker på att de stannar kvar tillräckligt länge för att nå toppproduktivitet och betala tillbaka din investering. Tyvärr är det svårt för många företag att behålla sina medarbetare, eftersom den allmänna bristen på yrkesutbildade snedvrider marknaden och leder till ökad personalomsättning.
En annan sak att ta hänsyn till är att människors idéer om arbete har förändrats efter COVID. Personalen vill ha en bättre balans mellan arbete och fritid, alternativ för distans- eller hybridarbete och teknik som underlättar deras liv. RPA-verktyg kan hjälpa till inom alla dessa områden och öka de anställdas arbetstillfredsställelse. Om du behåller ditt HR-team kan du göra ett bättre jobb med att behålla och rekrytera medarbetare.
#5. Minska kostnaderna
Ett av de mest övertygande skälen att investera i RPA är kostnadsbesparingar. Budgetnedskärningar och osäkra ekonomiska utsikter har tvingat ledningen att fundera på hur man kan göra mer med mindre. RPA kan hjälpa till på flera sätt. Det kan till exempel hjälpa dig att minska antalet anställda genom att automatisera HR-uppgifter.
För det andra kan RPA hjälpa företag att växa genom att förstärka deras befintliga personal och hjälpa dem att bli mer produktiva utan att behöva anställa nya medarbetare.
För det tredje är RPA skickligt på att överbrygga klyftan mellan äldre programvara och nya verktyg, vilket gör att teamen kan minska kostnaderna för att investera i nya verktyg när de har perfekt men gammal programvara för att göra jobbet.
#6. Skalbarhet
En annan stor fördel med att använda RPA för HR är möjligheten att skala upp. Plötsliga uppsving i verksamheten kan vara en stor huvudvärk för HR-avdelningar som kämpar med att hantera nyanställningar. Verktyg för automatisering av programvarutestning och RPA-lösningar kan dock växa med dig, vilket innebär att nya affärer inte behöver innebära större påfrestningar för ditt HR-team.
Användningsområden för RPA inom HR
RPA-användningsfall inom HR hjälper till med rekrytering, utbildning, onboarding, närvarohantering, prestationshantering med mera.
För att belysa några av de bästa användningsområdena för RPA inom HR kan vi ta en titt på medarbetarnas livscykelprocess från anställning till pensionering och se hur RPA hjälper till med varje steg.
#1. Automatisering av rekrytering
HR- och TA-teamen (Talent Acquisition) har mycket arbete med att hitta, bedöma och kommunicera med potentiella rekryterare. RPA kan användas inom olika områden av rekryteringsprocessen.
Publicering av annonser:
När en rekryterande chef har beskrivit behovet av en ny medarbetare och skickat jobbdetaljer och krav kan de använda RPA-verktyg för att automatisera jobbannonseringen på en mängd olika webbplatser. Med så många olika webbplatser tillgängliga är detta en klassisk, tidskrävande och stegvis uppgift som kan spara mycket tid för HR-teamen.
Sållning av kandidater:
Automatisering används redan i branschen i form av ett Applicant Tracking System (ATS) som sållar CV:n baserat på förekomsten av fördefinierade nyckelord.
Urval av intervjuer:
När CV:n har granskats kan HR-personalen titta på de bästa kandidaterna och välja ut dem för intervju. RPA-verktyg kan automatisera erbjudanden och skicka kandidater till intervjuer. Dessutom kan du skicka automatiska avslagsbrev till kandidater som inte godkänts.
Utskick av offertbrev:
Det är mycket administration inblandad i att skicka rätt kandidat och erbjudande brev. Dessa brev måste vara personliga och överensstämma med både företagets och lagens bestämmelser. RPA-botar är ett utmärkt val för att sammanfatta dessa regler och säkerställa att dina erbjudandebrev håller måttet.
Dessutom kan tekniken anpassas för att spåra svar från sökande och skicka uppdateringar till rekryterande chefer via e-post.
#2. Automatisering av onboarding
När du har hittat nya medarbetare har ditt arbete bara börjat. En lyckad onboarding är en av de viktigaste faktorerna för att behålla medarbetare, så det är något du måste göra rätt.
I takt med att allt fler team börjar arbeta på distans och med hybridlösningar är det lätt hänt att nyanställda hamnar mellan stolarna. Om du vill att nyanställda ska komma igång direkt är lösningen att automatisera delar av onboardingprocessen. Här är några områden där RPA kan hjälpa HR-teamen.
Bakgrundskontroller:
Bakgrundskontroller kan automatiseras genom att visa RPA-botar hur de ska skicka och samla in information från lämpliga portaler. RPA-botar kan hjälpa till med att kontrollera anställningshistorik, kvalifikationer och brottslig bakgrund.
Uppgifter om anställda:
Nya medarbetare måste läggas till i HR-systemen. RPA-system kan ersätta datainmatning genom att extrahera relevant information från dokument och överföra dem till lämpligt system.
Begäran om dokument:
RPA-verktyg kan automatisera begäran och uppladdning av olika medarbetardokument, t.ex. identitetshandlingar, skattehandlingar, examina, referenser och så vidare.
Legitimering av konton:
Nyanställda behöver inloggningsuppgifter för företagets programvara, maskiner och alla relevanta portaler. RPA-verktyg kan både förbereda och kommunicera dessa konton.
Lärande och utveckling:
Utbildnings- och utvecklingsmaterial samt information som företagets handbok bör skickas till dina anställda för att hjälpa dem att komma igång. RPA-verktyg kan hjälpa till att både leverera och spåra interaktioner med detta material, vilket säkerställer att dina anställda är redo att bli produktiva.
#3. Hantering av uppgifter om anställda
När de nyanställda har kommit på plats finns det en rad uppgifter som behöver utföras. RPA kan bidra till att effektivisera många av dessa jobb.
Rese- och kostnadsrapporter:
Rese- och utläggsrapporter är en annan manuell uppgift som ofta faller mellan HR och ekonomi. Att spåra dessa kostnader är viktigt för att företagen ska kunna ha aktuella konton och för att de anställda ska kunna få ersättning för eventuella utgifter.
OCR-programvara (Optical Character Recognition ) kan användas tillsammans med RPA-verktyg för att läsa och bearbeta kvitton, kontrollera dem mot företagets regler för resor och utlägg och antingen godkänna eller eskalera informationen, vilket leder till smidigare och snabbare hantering.
Hantering av ledigheter:
Att begära semester och lediga dagar via e-post kan enkelt hanteras med RPA-verktyg. Med hjälp av OCR-programvara kan de omvandla ostrukturerade data till en förfrågan och även hantera e-postmeddelanden om godkännande eller avslag.
Resultatstyrning:
Performance management är en del av varje sund organisation. HR-teamen måste sammanställa en mängd data för att kunna göra korrekta bedömningar, och RPA-verktyg är perfekta för jobbet med att samla in data från olika databaser, kalkylblad och andra informationskällor och centralisera dem för utvärderingar av prestationshantering.
Löner:
Lönerna hanteras av redovisningsteamet, men i samarbete med HR. Det är mycket datainmatning och manuell informationsbearbetning, till exempel hantering av semesterersättning, avdrag, övertid, avtal och så vidare.
RPA kan automatisera kommunikationen mellan HR och löneavdelningen och se till att viktiga detaljer och dokument sparas, vilket leder till korrekta löner i tid och nöjda medarbetare.
Överensstämmelse:
Lagstiftningen är i ständig förändring och HR-teamen har svårt att hänga med i svängarna. När arbetslagstiftningen ändras kan RPA-botar implementeras för att uppdatera företagsdokumentation, medarbetardata och rapporter snabbt och korrekt.
#4. Hantering av utträden
Exit management är i princip den andra sidan av onboarding, där HR-teamen hanterar en smidig avgång för en anställd på grund av pensionering, uppsägning eller övergång till nya utmaningar. Det är mycket administration inblandad i processen, inklusive att skicka brev, ta bort IT-legitimationer och till och med organisera avgångsintervjuer eller enkäter.
Andra områden som RPA-verktyg kan automatisera är begäran om och registrering av avkastning på företagets tillgångar, ogiltigförklaring av företagets passerkort, underrättelse till linjechefer och generering av avslutningsdokument.
Som du ser kan RPA hjälpa HR-teamen att automatisera uppgifter under hela medarbetarens livscykel.
RPA fallstudier för HR-avdelningar
Fallstudie nr 1. Robotic Process Automation för HR och löner
Vår första fallstudie om RPA inom HR visar fördelarna med att automatisera löneprocessen för HR-team. Kunden var ett brittiskt rekryteringsföretag som hade problem med att hantera personalens semester och annan frånvaro.
Personalen använde en webbportal för att ansöka om ledighet och rapportera sjukdagar. HR-teamet använde dock fortfarande ett offline-system för att utföra löneberäkningar som behövde justeras baserat på frånvaro. Denna process var månatlig, tidskrävande och behäftad med mänskliga fel.
Företaget genomförde en revision av sitt befintliga IT-system och löneprogram och identifierade en metod för att integrera dessa system. Lösningen skulle både förbereda och automatisera kommunikationen för både den anställde och HR-teamet för att bekräfta ändringar på grund av frånvaro.
Därefter körs en testlön i slutet av månaden, med krav på godkännande från en HR-specialist. Efter godkännande skapar boten ett dokument med löner som justeras för försäkringsdagar, bonusar etc. och skickar det till det elektroniska banksystemet.
Resultatet blev att den tid som lades på dessa uppgifter minskade med 920% per månad, färre fel i löneutbetalningarna och en ROI på över 10% för projektet.
Fallstudie #2: Robotic Process Automation för HR-verksamhet
Att använda RPA i HR-verksamheten är ett säkert sätt att förbättra effektiviteten. I en fallstudie drabbades ett stort offshore outsourcing-företag med över 200 000 anställda av hög personalomsättning och alla de problem som detta medför. Uppgifter om anställda fanns i olika system, och processen för att börja eller sluta var enormt ineffektiv.
Ett av de största problemen som organisationen stod inför var att olika avdelningar ägde eller ansvarade för olika uppgifter. De olika arbetsuppgifterna med att ta emot och lämna anställda delades mellan HR, Facilities och IT.
Varje team arbetade självständigt. Därför behövde överlämningarna samordnas och orsakade ofta långa förseningar och frustration för de anställda. Ett av de återkommande hindren var att teamen delade information i form av ostrukturerad data som krävde manuell inmatning i olika system, vilket var både tidskrävande och felkänsligt.
Företaget löste denna ineffektivitet genom att skapa en helhetslösning som kunde samordna varje avdelning. De skapade en webbportal som gjorde det möjligt för teamen att skicka in data till ett centralt system, vilket minskade väntetiderna mellan avdelningarna genom att tillåta inmatningar samtidigt eller i sekvens.
Därefter hanterades affärsprocesserna steg för steg, och varje team fick ett e-postmeddelande om vad som krävdes. Resultatet blev en mycket snabbare offboarding som gav bättre säkerhet för företaget och minskade förlusterna av företagets tillgångar.
Företaget minskade handläggningstiden med 90 %, förbättrade säkerheten och ökade medarbetarnas tillfredsställelse.
Fallstudie #3: Robotic Process Automation för HR-verksamhet
Ett multinationellt företag som tillhandahåller tjänster inom affärsrådgivning, IT och outsourcing i 50 länder till över 1000 kunder stod inför en stor utmaning. Organisationens storlek och omfattning var så stor att dess Human Resource Outsourcing-tjänster (HRO) ansvarade för en mängd olika processer. Några av dessa uppgifter omfattade talangrekrytering, personaladministration, utbildning och utveckling, personalförmåner, arbetstillfredsställelse med mera.
Huvudproblemet var att vart och ett av dessa områden krävde omfattande administration och inte saknade manuella uppgifter och komplex samordning. Till råga på allt växte många av deras kunder snabbt, vilket innebar att företaget behövde växa i takt med dem. Om detta inte görs uppstår flaskhalsar som minskar medarbetarnas tillfredsställelse.
En revision med en RPA-leverantör avslöjade flera processer som var starka kandidater för automatisering, inklusive synkronisering av data mellan olika applikationer och företagets ERP-system, datautvinning från e-postmeddelanden och datastandardisering.
Företaget automatiserade flera processer, bland annat beräkning av skifttillägg, generering av offertbrev för nyanställda, bakgrundskontroller, utbildningsprogram och olika off-boarding-processer.
Resultatet blev bland annat 70% färre manuella uppgifter, 55% kortare handläggningstid och en nettobesparing på nästan 700.000 dollar.
Robotic Process Automation för HR-utmaningar
Att använda RPA för HR-processer sparar tid, pengar och arbete, men det finns vissa svårigheter som företagen måste övervinna för att lyckas med införandet. Här är några av de viktigaste frågorna som påverkar implementeringen av RPA och HR inom arbetsstyrkan.
#1. Tekniska färdigheter
Att gå från traditionella arbetsplatser till en digital miljö med RPA kräver vissa överväganden. RPA är mycket snabbare att implementera än många nya mjukvaruverktyg. Det betyder dock inte att det inte finns växtvärk.
Omvandlingen måste planeras noggrant med krav och processbeskrivning som viktiga steg. I bästa fall skulle HR-teamen känna sig trygga med att bygga sin egen processautomation baserat på sina personliga arbetsflöden.
ZAPTEST Enterprise-användare får fördelen av en ZAP Expert som en del av sin årliga prenumeration. Dessa utbildade och kvalificerade ZAP-experter ger stöd under processutvecklingen och under produktens hela livslängd. Expertstöd kan hjälpa teamen att få ut mesta möjliga av sin driftsättning tack vare deras kunskap och erfarenhet. De kan också tillhandahålla utbildning och demonstrationer om hur man bygger processautomation och erbjuda underhåll för att säkerställa maximal drifttid.
#2. Kommunikation mellan avdelningarna
HR sitter i hjärtat av en organisation och innebär kommunikation med ett brett spektrum av avdelningar och team. Därför kommer varje RPA-implementering att behöva hämta information från olika avdelningar som ekonomi, juridik, IT med mera.
För att få ut mesta möjliga av datadelningen måste programvaruapplikationer och system kopplas samman. Det kommer också att krävas samordning mellan avdelningar och stöd från intressenter.
#3. Motstånd mot förändringar
Automatiseringsteknik och i synnerhet AI har potential att orsaka omfattande störningar i hela arbetsstyrkan. HR-avdelningarna är inte immuna mot dessa förändringar, vilket kan leda till motstånd från vissa medarbetare.
Att hantera anpassningen kommer att kräva en blandning av öppenhet, utbildning och försök och misstag. Vissa roller kan komma att fasas ut av RPA-verktyg, men andra möjligheter kommer att dyka upp. Omskolning av HR-personal kommer att hjälpa dem att förbli relevanta i den digitala arbetsplatsens tidsålder.
På det hela taget kommer användningen av automatisering inom HR-området att göra det möjligt för HR-medarbetare att lägga mindre tid på rutinuppgifter och mer tid på aktiviteter som fokuserar på människan. Det kan ske på många olika sätt, till exempel genom att hjälpa nyanställda att komma in i arbetet, förbättra arbetsglädjen genom regelbundna avstämningar eller till och med hjälpa till med lärande och utveckling.
RPA i HR-trender
RPA är ett spännande område med flexibiliteten att utvecklas och uppfylla företagens krav. Här är några av de trender som formar RPA-tekniken inom HR-sektorn.
#1. Medarbetarnas tillfredsställelse
RPA är välkänt för sin förmåga att öka medarbetarnas tillfredsställelse. Mycket av rapporteringen kring denna fråga handlar om att automatisera vardagliga uppgifter och göra det möjligt för operatörer att koncentrera sig på mer engagerande och intressanta jobb.
Men som Deloitte påpekar kan automatisering av löneadministration, onboarding och prestationsbedömningar också leda till högre tillfredsställelse. De förväntar sig att företagen kommer att fortsätta investera i RPA-verktyg för att förbättra kommunikationen med de anställda och göra det möjligt för HR-personal att utforma och leverera bättre strategier för att få nöjda och lojala medarbetare.
#2. RPA kan fylla HR:s produktivitetsgap
Enligt en undersökning från The Hackett Group ökade arbetsbelastningen för HR med 10 % i år, medan personalbudgetarna förblev oförändrade. Resultatet är ett produktivitetsgap på 10 procent och ett effektivitetsgap på 10 procent.
Att göra mer med mindre är en av RPA:s mest övertygande fördelar. Tekniken kan automatisera en hel del repetitiva uppgifter och kompensera för produktivitets- och effektivitetsbrister, medan förstärkning med Intelligent Automation gör det möjligt för HR-teamen att automatisera mer komplexa uppgifter.
#3. Digitalt engagemang av arbetskraften
Den digitala arbetskraften – ett platsoberoende, ständigt uppkopplat ekosystem av enheter, applikationer och data – har blivit verklighet under de senaste åren. Den digitala omvandlingen påskyndades av covid-19, vilket ledde till en ökning av antalet hybridteam och remote-first-team. Men på senare tid har företag kallat tillbaka anställda till kontoret, till deras stora förskräckelse.
Gallupundersökningar visar att 9 av 10 arbetstagare föredrar distans- eller hybridarbete. Forskning från Microsoft visar dock att arbete hemifrån kan leda till sämre samarbete och uppkoppling. RPA-verktyg, tillsammans med lösningar för orkestrering av arbetsstyrkan, kan fungera som det kitt som håller medarbetarna uppkopplade och samarbetsvilliga, vilket minskar behovet av kontorsarbete.
RPA inom HR: Hur ser framtiden ut?
Framtidens RPA- och HR-tillämpningar är beroende av att RPA-verktygen kompletteras med AI. Här är några av de mer spännande framtida möjligheterna.
1. Automatiserad rekrytering
Automatisering inom rekryteringsområdet handlar om mycket mer än att spara tid. I framtiden kommer den också att användas för att fatta beslut om att anställa rätt personer. Med tillräckliga data kan maskininlärningsverktyg sammanställa arbetslivserfarenhet, kvalifikationer, psykologisk information och intervjufrågor för att välja de perfekta kandidaterna.
Dessutom skulle dessa verktyg kunna fatta beslut och ge rekommendationer utan mänsklig partiskhet. AI är inte riktigt där än och har fortfarande inbakade fördomar som måste strykas ut. Men med rätt utbildning eller skyddsåtgärder kan kognitiv RPA leda till en mer rättvis arbetsplats.
2. Industri 4.0
Industri 4.0 syftar på begreppet den fjärde industriella revolutionen. Det är en kombination av analys, automatisering, interaktion mellan människa och maskin samt avancerad tillverkning.
I forskningsrapporten A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR (Balasundaram, 2020) konstaterar författarna att “det har varit svårt för HR att säkerställa konsekvens i personalprocesserna och driva värde genom talang”.
I dokumentet hävdas att denna tekniska störning kommer att skapa nya möjligheter för HR-team att uppnå kostnadsbesparingar, extra effektivitet och en högre servicenivå för kunderna. Författarna föreslår att “skapa värde genom talang” kan uppnås genom en rad olika automatiseringstekniker, inklusive RPA, AI/ML, intelligent processautomation med mera.
3. Kundanpassad HR-mjukvara av medborgarutvecklare
En trend som håller på att ta fart nu men som kommer att bli mycket mer utbredd i framtiden är användningen av skräddarsydda programvaror som utvecklats av HR-specialister. Tack vare framväxten av low-code- och no-code-verktyg kan enskilda utvecklare skapa HR-programvara som uppfyller deras unika behov. Istället för att hoppas på att standardprogramvara uppfyller deras krav kan HR-teamen bygga RPA-verktyg baserat på deras krav, arbetsflöden och företagskultur.
När de anpassade verktygens kapacitet utökas med AI och ML kommer automatisering av programvarutester att spela en viktig roll för att säkerställa att dessa HR-verktyg är tillförlitliga och funktionella.
Avslutande tankar
Det finns oändligt många användningsområden för Robotic Process Automation inom HR. Yrket är fullt av repetitiva, regelbaserade uppgifter som är utmärkta kandidater för automatisering. Med tillägget av intelligenta automatiseringsverktyg kommer omfattningen av RPA inom HR bara att öka.
RPA-programvara för personalresurser kommer att forma framtiden för företag genom att hjälpa team att få ut mesta möjliga av sina anställda, omfamna den digitala arbetskraften och omvandla humankapital till en strategisk fördel.
