Роботска аутоматизација процеса у људским ресурсима је поједноставила операције, покренула ефикасност и смањила трошкове у операцијама људских ресурса. Поред тога, пошто су организације прихватиле дигиталну радну снагу, аутоматизација људских ресурса је обезбедила решења за низ проблема изазваних радом на даљину, као што су премошћавање застарелих система, побољшање преноса података и повећање сајбер безбедности.
РПА у ХР помаже у аутоматизацији широког спектра задатака који се понављају и омогућава ХР професионалцима да обезбеде рад заснован на вредностима, фокусиран на људе, који утиче на задовољство послом и, као резултат, репутацију послодавца и задржавање запослених.
Овај чланак ће истражити случајеве коришћења људских ресурса РПА, студије случаја, предности, изазове и трендове који ће обликовати будућност аутоматизације људских ресурса.
РПА за величину тржишта људских ресурса
Тешко је пронаћи тачне бројке за аутоматизацију роботских процеса у сектору људских ресурса. Величина глобалног тржишта ХР технологије је процењена на око 40 милијарди долара у 2023. години , са предвиђеном годишњом стопом раста од 9,2%.
Имплементација РПА , уз АИ/МЛ алате, сматра се великим покретачем у сфери ХР технологије. МцКинсеи сугерише да ће око 25% капиталне потрошње у наредних пет година бити на алате за аутоматизацију , што отприлике сугерише да би горњи крај потрошње на РПА технологије и услуге могао достићи чак 10 милијарди долара у блиској будућности.
Предности РПА у људским ресурсима
Постоји неколико убедљивих разлога за усвајање РПА технологија у сектору људских ресурса. Ево неких од кључних разлога зашто би ХР тимови требало да усвоје РПА.
#1. Повећана продуктивност
У оквиру људских ресурса, запошљавање до пензионисања се односи на цео животни циклус запослених, од регрутовања до укључивања до управљања учинком, све до тачке пензионисања. Другим речима, све интеракције које ће ХР стручњак имати са једним чланом особља.
МцКинсеи сугерише да је више од 50% ових задатака погодно за аутоматизацију са РПА. Међутим, када додате технологије когнитивне вештачке интелигенције , број задатака које можете да аутоматизујете значајно расте.
Као што ће вам рећи сваки ХР професионалац, њихови свакодневни задаци укључују много понављајућих процеса заснованих на правилима, као што су провере позадине, прилагођавања платног списка, ауторизација за одмор, управљање учинком, проверавање резимеа, укључивање и још много тога. РПА може да се носи са овим задацима и ослободи тимове за људске ресурсе и дозволи им да врате људе у људске ресурсе.
#2. Ефикасније стицање талената
Стицање талената (ТА) је главна тема у последњих неколико година. ЦОВИД-19 је изазвао велике поремећаје, па чак и када су се ствари вратиле у нормалу, учешће у раду је било мање. Када томе додате промене у захтевима за послом због повећане дигитализације, постепеног пензионисања бејби бумер генерације и сталног недостатка СТЕМ вештина, имате ситуацију у којој се послодавци боре да попуне радна места.
РПА може помоћи тимовима за регрутацију на неколико различитих начина. Ови алати могу да аутоматизују објављивање огласа за посао, прегледавање животописа, заказивање интервјуа и комуникацију са кандидатима. Усклађивањем процеса набавке, ХР професионалци имају више времена да се фокусирају на интервјуе, што доводи до ефикаснијег процеса.
Још једна ствар коју треба узети у обзир је да РПА алати такође могу попунити многе празнине настале због потешкоћа у стицању талената. Ови алати могу донекле ублажити притисак и омогућити тимовима да остану оперативни упркос све мањем броју расположивих талената.
#3. Повећана прецизност
Људски ресурси, као и већина других сектора и одељења у последњих неколико година, постали су дигитални. Комуникација, евиденција и подаци о запосленима се чувају дигитално, често у различитим апликацијама, табелама, базама података и порталима за запослене.
Са толико података који се крећу напред-назад, повећао се ризик од људске грешке. Последица ових грешака може бити било шта, од мањих непријатности до озбиљнијих ствари као што су кашњења радних дозвола, нетачне исплате или пропуштање нових радника. Ентерприсе РПА алати помажу у решавању ових проблема тако што елиминишу људске грешке из аутоматизованих процеса.
#4. Смањите одлив запослених
Запошљавање запослених је тешко и скупо, тако да желите да будете сигурни да ће остати довољно дуго да достигну врхунску продуктивност и отплате вашу инвестицију. Нажалост, задржавање запослених је велика борба за многе фирме, са укупним недостатком професионалаца који нарушава тржиште и доводи до повећаног одлива запослених.
Друга ствар коју треба узети у обзир је да су се након ЦОВИД-а идеје људи о послу промениле. Особље жели бољу равнотежу између посла и приватног живота, удаљене или хибридне опције и технологију која им олакшава живот. РПА алати могу помоћи у свим овим областима и повећати задовољство послом запослених. Држати се свог тима за људске ресурсе значи да можете боље обавити посао задржавања и стицања запослених.
#5. Смањити трошкове
Један од најубедљивијих разлога за улагање у РПА је уштеда трошкова. Смањење буџета и неизвесни економски изгледи натерали су Ц-Суите да размисли о начинима да се уради више са мање. РПА може помоћи на неколико начина. На пример, може вам помоћи да смањите број запослених аутоматизацијом ХР задатака.
Друго, РПА може помоћи компанијама да се повећају тако што ће повећати своје постојеће особље и помоћи им да постану продуктивнији без додавања нових запослених.
Треће, РПА је вешт у премошћивању јаза између застарелог софтвера и нових алата, омогућавајући тимовима да смање трошкове улагања у нове алате када имају савршено добар, али застарели софтвер за обављање посла.
#6. Прилагодљивост
Још једна велика предност коју откључава коришћење РПА за ХР је могућност скалирања. Изненадни обрти у пословању могу бити огромна главобоља за ХР тимове док се боре да управљају новим запосленима. Међутим, алати за аутоматизацију тестирања софтвера предузећа и РПА решења могу да расту заједно са вама, што значи да нови посао не значи већи напор за ваш ХР тим.
РПА у случајевима употребе људских ресурса
Случајеви коришћења РПА-а у људским ресурсима помажу при запошљавању, обуци, укључивању, управљању похађањем, управљању учинком и још много тога.
Да бисмо истакли неколико најбољих случајева употребе РПА-а у ХР-у, хајде да погледамо процес животног циклуса запослених од запошљавања до пензионисања и видимо како РПА помаже у свакој фази.
#1. Аутоматизација запошљавања
Тимови за људске ресурсе и прибављање талената (ТА) суочавају се са великим бројем задатака у проналажењу посла, бодовању и комуникацији са потенцијалним запосленима. РПА се може одржати у различитим областима процеса запошљавања.
Постављање огласа:
Када менаџер за запошљавање одреди потребу за новим запосленим и пошаље детаље о послу и захтеве, они могу да користе РПА алате да аутоматизују објављивање послова на разним веб локацијама. Са толико различитих доступних сајтова, ово је класичан, дуготрајан, корак вођен задатак који тимовима за људске ресурсе може уштедети много времена.
Одређивање кандидата:
Аутоматизација је већ у употреби у целој индустрији у облику Система за праћење кандидата (АТС) који анализира биографије на основу присуства унапред дефинисаних кључних речи.
Избор интервјуа:
Када се биографије прегледају, особље за људске ресурсе може погледати најбоље кандидате и одабрати их за интервју. РПА алати могу аутоматизовати понуде и послати термине за интервјуе са кандидатима. Штавише, неуспешним кандидатима можете да шаљете и аутоматска писма одбијања.
Слање писама понуде:
Много је администрације укључено у слање правог кандидата и писма понуде. Ова писма морају бити персонализована иу складу са компанијским и законским прописима. РПА ботови су одличан избор за синтезу ових прописа и осигуравање да ваша писма понуде буду на нивоу.
Штавише, технологија се такође може прилагодити за праћење одговора кандидата и слање ажурирања менаџерима за запошљавање путем е-поште.
#2. Аутоматизација онбоардинга
Када пронађете нове запослене, ваш посао тек почиње. Успешно искуство укључивања је један од највећих предиктора задржавања запослених, тако да је то нешто што морате да исправите.
Како све више тимова прихвата даљински и хибридни рад, новим запосленима је лако пропасти. Ако желите да нови запослени стигну до почетка, аутоматизовани елементи процеса укључивања су решење. Ево неколико области у којима РПА може помоћи тимовима за људске ресурсе.
Провере:
Провере прошлости могу се аутоматизовати тако што ће се РПА ботовима показати како да шаљу и прикупљају информације са одговарајућих портала. РПА ботови могу помоћи у провери историје запослења, квалификација и проверама криминалне прошлости.
Подаци о запосленима:
У системе људских ресурса морају се додати нови запослени. РПА системи могу заменити унос података тако што ће издвојити релевантне информације из докумената и пренети их у одговарајући систем.
Захтеви за документе:
РПА алати могу аутоматизовати захтев и отпремање различитих докумената запослених, као што су идентификациони документи, порески документи, дипломе, референце и тако даље.
Акредитација налога:
Новим запосленима су потребне пријаве за софтвер компаније, машине и све релевантне портале. РПА алати могу и да припреме и комуницирају ове налоге.
Учење и развој:
Материјали за учење и развој, као и информације као што је приручник за вашу компанију, треба да се шаљу вашим запосленима како би им помогли да напредују. РПА алати могу помоћи у испоруци и праћењу интеракција са овим материјалом, осигуравајући да су ваши запослени спремни да постану продуктивни.
#3. Управљање подацима о запосленима
Када се ваши нови запослени убаце, постоји низ задатака које треба обавити. РПА може помоћи у поједностављивању многих од ових послова.
Извештаји о путовањима и трошковима:
Извештаји о путовањима и трошковима су још један ручни задатак који често спада између људских ресурса и финансија. Праћење ових трошкова је важно како би компаније могле да имају ажурне рачуне и како би запосленима могли да буду надокнађени трошкови.
Софтвер за оптичко препознавање знакова (ОЦР) може да се користи заједно са РПА алатима за читање и обраду признаница, проверу у складу са правилима о путовањима и трошковима компаније, као и ауторизацију или ескалацију информација, што доводи до несметане и брже обраде.
Оставите управљање:
Захтјев за празнике и слободне дане путем е-поште може се лако ријешити помоћу РПА алата. Користећи ОЦР софтвер, они могу да претворе неструктуриране податке у захтев и рукују е-поштом за одобрење или одбијање.
Управљање учинком:
Управљање учинком је део сваке здраве организације. ХР тимови треба да сакупе много података да би пружили тачне процене, а РПА алати су савршени за посао прикупљања података из различитих база података, табела и других извора информација и њихово централизовање за прегледе управљања учинком.
Платни списак:
Док платни списак обрађује рачуноводствени тим, он је у сарадњи са људским ресурсима. Укључено је много уноса података и ручне обраде информација, као што су управљање годишњим одмором, одбици, прековремени рад, уговори и тако даље.
РПА може да аутоматизује комуникацију између ХР-а и платног списка и да обезбеди поштеду кључних детаља и докумената, што доводи до благовременог и тачног обрачуна плата и задовољних запослених.
Сагласност:
Прописи се стално мењају, остављајући тимове за људске ресурсе који се боре да одрже корак. Када се закон о раду промени, РПА ботови се могу применити да ажурирају документацију компаније, податке о запосленима и извештаје брзином и тачношћу.
#4. Управљање излазом
Управљање излазом је у суштини друга страна укључивања, где ХР тимови управљају неометаним одласком запосленог због пензионисања, престанка рада или преласка на нове пашњаке. Много је администрације укључено у процес, укључујући слање писама, уклањање ИТ акредитива, па чак и организовање излазних интервјуа или анкета.
Остале области које РПА алати могу да аутоматизују су захтеви и евидентирање приноса на имовину компаније, поништавање приступних картица компаније, обавештавање линијских менаџера и генерисање излазних докумената.
Као што видите, РПА може помоћи тимовима за људске ресурсе да аутоматизују задатке током целог животног циклуса запослених.
Студије случаја одељења за људске ресурсе РПА
Студија случаја #1. Роботска аутоматизација процеса за људске ресурсе и обрачун зарада
Наша прва студија случаја РПА у ХР показује предности аутоматизације процеса обрачуна плата за ХР тимове. Клијент је био предузеће за регрутацију са седиштем у Великој Британији које се борило да управља одсуствима запослених и другим одсуствима.
Особље је користило веб портал да се пријави за одмор и пријави боловање. Међутим, тим за људске ресурсе је и даље користио офлајн софтверски систем за људске ресурсе да би извршио обрачуне плата које је требало прилагодити на основу одсуства. Овај процес је био месечни, дуготрајан и подложан људској грешци.
Предузеће је извршило ревизију свог постојећег ИТ система и софтвера за обрачун зарада и идентификовало методологију за интеграцију ових система. Решење би и припремило и аутоматизовало комуникацију и за запосленог и за ХР тим како би потврдили измене због одсуства.
Затим, пробни платни списак се води до краја месеца, уз услов за одобрење од стране стручњака за људске ресурсе. У очекивању одобрења, бот подиже документ са платама које су усклађене за дане доприноса за осигурање, бонусе и сл. и шаље га у систем електронског банкарства.
Резултат је био да је време утрошено на ове задатке смањено за 920% месечно, грешке у платном списку су смањене, а РОИ пројекта је био преко 10%.
Студија случаја #2: Роботска аутоматизација процеса за ХР операције
Коришћење РПА у ХР операцијама је сигуран начин да се побољша већа ефикасност. У једној студији случаја, огромна оффсхоре оутсоурцинг фирма која је запошљавала преко 200.000 чланова особља била је погођена великом флуктуацијом особља и свим пратећим проблемима који доносе. Подаци о запосленима су чувани у различитим системима, а процес покретања или одласка био је изузетно неефикасан.
Један од највећих проблема са којима се организација суочила био је тај што су различита одељења поседовала или била одговорна за различите задатке. Различите дужности запослених на радном месту и ван њега били су подељени између људских ресурса, установа и ИТ.
Сваки тим је радио самостално. Због тога је примопредаја морала бити координирана и често је изазивала дуга кашњења и фрустрације запослених. Једно од доследних застоја укључивало је тимове који су делили информације у облику неструктурираних података који су захтевали ручни поновни улазак у различите системе, што је одузимало време и било је склоно грешкама.
Компанија је решила ове неефикасности креирањем решења од краја до краја које је било способно да оркестрира свако одељење. Направили су веб портал како би омогућили тимовима да предају податке у централизовани систем, који је смањио време чекања између одељења дозвољавајући уносе истовремено или у низу.
Одатле су пословни процеси вођени корак по корак, при чему је сваки тим путем е-поште обавештен шта је потребно. Резултат је био далеко бржи излазак који је обезбедио бољу сигурност компаније и сачувао губитак имовине компаније.
Посао је смањио време обраде за 90%, побољшао сигурност и повећао задовољство запослених.
Студија случаја #3: Роботска аутоматизација процеса за ХР операције
Мултинационална компанија која пружа услуге пословног консалтинга, ИТ-а и оутсоурцинга у 50 земаља за преко 1000 клијената суочила се са великим изазовом. Величина и обим организације били су толико велики да су њене службе за вањске послове људских ресурса (ХРО) биле одговорне за много различитих процеса. Неки од ових задатака су укључивали стицање талената, администрацију запослених, учење и развој, бенефиције запослених, задовољство послом и још много тога.
Главно питање је било то што је свака од ових области захтевала опсежно управљање и да није мањкало ручних задатака и сложене координације. Да ствари буду још горе, многи њихови клијенти су брзо расли, што је значило да је фирма морала да се повеже са њима. Ако се то не уради, то би изазвало уска грла која би смањила задовољство запослених.
Ревизија са РПА добављачем открила је неколико процеса који су били јаки кандидати за аутоматизацију, укључујући синхронизацију података између различитих апликација и пословног ЕРП система, екстракцију података из е-поште и стандардизацију података.
Посао је аутоматизовао неколико процеса, укључујући обрачун смене, генерисање писама понуде за нове запослене, провере прошлости, распореде програма обуке и разне процесе ван укрцаја.
Резултати су укључивали смањење ручних задатака за 70%, побољшање времена обраде за 55% и нето уштеду од скоро 700.000 долара.
Роботска аутоматизација процеса за ХР изазове
Иако усвајање РПА за процесе људских ресурса штеди време, новац и труд, постоје неке сложености које предузећа морају да превазиђу за успешно усвајање. Ево неких од главних питања која утичу на имплементацију РПА и људских ресурса у оквиру радне снаге.
#1. Техничке вештине
Прелазак са традиционалних подешавања радног места на дигитално окружење са РПА захтева одређено разматрање. РПА се много брже имплементира од многих нових софтверских алата. Међутим, то не значи да нема болова у расту.
Заиста, трансформација мора бити пажљиво планирана са захтевима и битним корацима откривања процеса. У најбољем случају, ХР тимови би се осећали самопоуздано да изграде сопствену аутоматизацију процеса на основу својих персонализованих токова посла.
ЗАПТЕСТ Ентерприсе корисници добијају предност ЗАП Екперта као део своје годишње претплате. Ови обучени и квалификовани ЗАП стручњаци пружају посвећену подршку током откривања процеса и током целог животног века производа. Стручна подршка може помоћи тимовима да извуку највише из свог распоређивања захваљујући свом знању и искуству. Они такође могу да обезбеде обуку и демонстрацију о томе како да се изгради аутоматизација процеса и понуди одржавање како би се обезбедило максимално време непрекидног рада.
#2. Комуникација одељења
ХР је у срцу организације и укључује комуникацију са широким спектром одељења и тимова. Као таква, свака имплементација РПА ће морати да црпи информације из различитих одељења као што су финансије, правни, ИТ и други.
Било која имплементација ће захтевати међусобно повезивање софтверских апликација и система како би се што боље искористило дељење података. Такође ће бити потребна координација између одељења и подршка заинтересованих страна.
#3. Отпорност на промене
Технологије аутоматизације, а посебно АИ, имају потенцијал да изазову широко распрострањене поремећаје у радној снази. Одељења за људске ресурсе нису имуни на ове промене, што би могло да доведе до отпора појединих запослених.
Бављење прилагођавањем захтеваће мешавину транспарентности, образовања и покушаја и грешака. Неке улоге могу бити уклоњене помоћу РПА алата; међутим, појавиће се друге прилике. Преквалификација особља за људске ресурсе ће им помоћи да остану релевантни у доба дигиталног радног места.
Све у свему, употреба аутоматизације у оквиру простора за људске ресурсе омогућиће ХР професионалцима да троше мање времена на задатке напамет, а више на активности фокусиране на људе. То би могло доћи у многим облицима, као што је подршка новим запосленима да се настане, побољшање задовољства послом кроз редовне пријаве, или чак помоћ у учењу и развоју.
РПА у ХР трендовима
РПА је узбудљив простор са флексибилношћу да се развија и испуњава захтеве предузећа. Ево неких трендова који обликују РПА технологију у сектору људских ресурса.
#1. Задовољство запослених
РПА је добро познат по својој способности да повећа задовољство запослених. Велики део покривености овог питања укључује аутоматизацију свакодневних задатака и омогућавање оперативцима да се концентришу на ангажованије и интересантније послове.
Међутим, како је истакао Делоитте, аутоматизација платног списка, укључења и прегледа учинка такође може довести до већег задовољства. Они очекују да ће компаније наставити да улажу у РПА алате како би побољшале комуникацију запослених и омогућиле ХР особљу да осмисли и испоручи боље стратегије за задовољство и задржавање запослених.
#2. РПА може попунити јаз у продуктивности људских ресурса
Како је истакнуто у истраживању Тхе Хацкетт Гроуп , оптерећење људских ресурса порасло је за 10% ове године, док су буџети за запослене остали исти. Резултат је јаз у продуктивности од 10% и јаз у ефикасности од 10%.
Радити више са мање је једна од најупечатљивијих предности РПА-а . Технологија може да аутоматизује много задатака који се понављају и да надокнади празнине у продуктивности и ефикасности, док повећање са Интелигентном аутоматизацијом омогућава тимовима за људске ресурсе да аутоматизују сложеније задатке.
#3. Дигитално ангажовање радне снаге
Дигитална радна снага — екосистем уређаја, апликација и података који је увек повезан са локацијом зависи од локације — постала је стварност последњих година. Дигиталну трансформацију је убрзао ЦОВИД-19, што је довело до повећања хибридних и удаљених тимова. Међутим, у последње време компаније позивају запослене назад у канцеларију, на њихов ужас.
Галупове анкете показују да 9 од 10 радника преферира даљински или хибридни рад. Међутим, истраживања из Мицрософта сугеришу да рад од куће може довести до смањене сарадње и повезаности. РПА алати, заједно са решењима за оркестрацију радне снаге, могу деловати као лепак који држи раднике повезаним и сарађује, смањујући потребу за радом у канцеларији.
РПА у ХР: Шта доноси будућност?
РПА и ХР апликације будућности зависе од проширења РПА алата помоћу вештачке интелигенције . Ево неких од узбудљивијих будућих могућности.
1. Аутоматско запошљавање
Аутоматизација у простору за запошљавање је много више од уштеде времена. У будућности ће се користити и за доношење одлука о запошљавању правих људи. Уз довољно података, алати за машинско учење могли би да синтетишу радно искуство, квалификације, психолошке информације и питања за интервју како би одабрали савршене кандидате.
Штавише, ови алати такође могу доносити одлуке и препоруке без људске пристрасности. АИ још није сасвим на месту и још увек има уклопљене предрасуде које се морају испеглати. Међутим, уз одговарајућу обуку или заштитне мере, Цогнитиве РПА би могао да доведе до праведнијег радног места.
2. Индустрија 4.0
Индустрија 4.0 се односи на појам Четврте индустријске револуције. То је спајање аналитике, аутоматизације, интеракције човека и машине и напредне производње.
У истраживачком раду „Структурисани приступ имплементацији роботске аутоматизације процеса у људским ресурсима“ (Баласундарам, 2020), аутори примећују да је „обезбеђивање доследности у људским процесима и повећање вредности кроз таленат избегло ХР“.
У раду се тврди да ће овај технолошки поремећај створити нове могућности за ХР тимове да постигну уштеде трошкова, додатну ефикасност и већи ниво услуге за клијенте. Аутори сугеришу да се „покретање вредности кроз таленат“ може постићи низом технологија аутоматизације, укључујући РПА, АИ/МЛ, интелигентну аутоматизацију процеса и још много тога.
3. Прилагођени софтвер за људске ресурсе од стране програмера грађана
Један тренд који сада узима маха, али ће постати много распрострањенији у будућности је употреба високо прилагођеног софтвера који праве ХР професионалци. Захваљујући порасту алата са ниским кодом и без кодирања, грађани програмери могу да направе софтвер за људске ресурсе који задовољава њихове јединствене потребе. Уместо да се надају да стандардни софтвер испуњава њихове захтеве, ХР тимови могу да направе РПА алате на основу својих захтева, токова рада и културе компаније.
Пошто су могућности ових прилагођених алата проширене помоћу вештачке интелигенције и МЛ, аутоматизација софтверског тестирања ће играти кључну улогу у обезбеђивању поузданости и функционалности ових алата за људске ресурсе.
Последње мисли
Постоје бескрајне примене роботске аутоматизације процеса у ХР. Професија је препуна понављајућих задатака заснованих на правилима који су одлични кандидати за аутоматизацију. Са додатком алата за интелигентну аутоматизацију, обим РПА у ХР ће се само повећати.
РПА софтвер за људске ресурсе ће обликовати будућност пословања помажући тимовима да извуку максимум од радника, прихвате дигиталну радну снагу и претворе људски капитал у стратешку предност.
