En komplett guide till Robotic Process Automation (RPA)

Den fjärde industriella revolutionen representerar den nuvarande perioden med en drastisk ökning av tekniken och en sammankopplad värld. Därför är det viktigt att förstå var specifika tekniker befinner sig nu och var de kan befinna sig om några år, eftersom den tekniska utvecklingen sannolikt aldrig kommer att upphöra.Framför allt är Robotic Process Automation en affärsdisciplin som det blir allt svårare att ignorera. I princip alla branscher letar efter nästa bästa verktyg för att sänka kostnaderna och förbättra effektiviteten genom att automatisera sina processer, och RPA har förändrat organisationernas sätt att arbeta. Många kanske ser Robotic Process Automation som en fysisk robot som springer runt på ett kontor och utför uppgifter på rekordtid, men så är inte fallet. RPA är visserligen en robot, men den arbetar utifrån redan etablerad programvara.

Vad är Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) är ett programvaruverktyg som används för att utföra strukturerade, repetitiva uppgifter utan mänskligt ingripande. Många företag använder RPA för att ersätta behovet av människor för att utföra vardagliga och repetitiva uppgifter som dataöverföring. Användningen av RPA eller ”robotar” för att efterlikna affärsrelaterade uppgifter har en positiv inverkan på företagens effektivitet, produktivitet och arbetsmiljö. Med en lyckad implementering av RPA behöver människor till exempel inte längre sammanställa löneuppgifter, vilket gör att de kan använda sin kapacitet till viktigare saker.

Lite historia om RPA:s utveckling

Tanken på att använda automatiserad teknik för att öka effektiviteten i processerna är inte ny, eftersom den går tillbaka till den industriella tidsåldern då man försökte förbättra tillverkningens produktivitet. Försöken att använda robotar för att förbättra processer började dock nästan synonymt med att världen fick tillgång till World Wide Web 1989, med skärmskrapning. Skärmskrapning är en process där man hittar, extraherar och kopierar data från internet för ett annat ändamål. På den tiden krävdes det omfattande kunskaper i programmering för att ett företag skulle kunna införa skärmskrapning, och automatiseringstekniken var personberoende.

Bristen på tillgång till automatiserad teknik uppmuntrade utvecklingen av mer innovativ och anpassningsbar programvara för processhantering för att förbättra kundrelationer, driftskostnader och arbetsflödeshantering. 90-talets era av omarbetning av automationsprogram resulterade i att företagen behövde bättre och snabbare teknik för processhantering på en hyperkonkurrenskraftig marknad. I och med att företagen började införa automatiserad teknik i sina processer förändrades synen på processhanteringssystem. På 2000-talet strävade företagen efter maximal effektivitet framför effektivitet, dvs. noggranna beräkningar och tillförlitlig hantering av information.

RPA:s framväxt börjar här; världens inträde i 2000-talet. Robotic Process Automation bygger på sina föregångare, skärmklippning och automatisering av arbetsflöden för att utföra uppgifter från början till slut utan mänsklig inblandning. Det följande årtiondet, som kännetecknades av att sakernas internet (IoT) började utvecklas runt 2009, representerar en spridning av tekniska framsteg och en värld som är sammankopplad genom teknik. Världens drastiska tekniska omvandling för oss till den fjärde automatiseringsrevolutionen, som innebar att RPA blev allmänt erkänd, och 2016 innebar en ökning av försäljningen av tjänster och verktyg för robotiserad processautomatisering och integrering av verktyg för artificiell intelligens (AI) i RPA-system.

Fördelar med RPA

Fördelarna med Robotic Process Automation (RPA) är omfattande.

1. Maximera den operativa effektiviteten

Operativ effektivitet avser tid, kostnader och personalresurser som tidigare använts för att slutföra en uppgift. För att en organisation ska kunna konkurrera inom sin bransch har det blivit nästan omöjligt att lyckas utan datadriven programvara för att effektivisera processerna. En av de främsta orsakerna till den ökade konkurrensen i praktiskt taget alla branscher är att de har inrättat robotar som utför tråkiga uppgifter dygnet runt. När RPA-programvaran har implementerats på ett framgångsrikt sätt kan de anställda som ursprungligen ägnade värdefull tid åt manuella uppgifter använda sin tid till mer produktiva och stimulerande aktiviteter. RPA gör det inte bara möjligt för de anställda att använda sin expertis till mer kritiska uppgifter, utan det leder också till en gladare arbetsmiljö.

2. Lätt att genomföra och konfigurera

RPA-programvara är förvånansvärt snabb och enkel att implementera i användarnas nuvarande IT-system. RPA-programvaran automatiserar genom att interagera med det befintliga gränssnittet, vilket innebär att den inte kräver extern eller dyr utrustning för att fungera. Dessutom kräver konfigurationen inga kunskaper i programmering. Många RPA-programvaror gör det till exempel möjligt för användarna att dra och släppa den redan genererade koden för den önskade automatiseringen.

3. Snabbt genomförande

Den fullständiga implementerings- och integrationsprocessen för RPA-programvara beror på hur komplext användarens arbetsflöde är, och de flesta system tar mellan en och sex veckor att implementera fullt ut. För användare som kräver komplexa automatiseringar kan implementeringsprocessen dock ta upp till tolv veckor.

4. Upprätthåller branschens efterlevnad

I många branscher med RPA-programvara som är konfigurerad för att utföra den önskade uppgiften rapporterar användarna om ökad efterlevnad av regler och föreskrifter. Eftersom syftet med RPA-programvaran är att utföra regelbaserade, strukturerade uppgifter utan fel blir den ett kraftfullt och exakt revisionsverktyg.När en användare implementerar RPA-programvara konfigurerar han/hon roboten för att utföra en uppgift och kan även programmera roboten för att utföra jobb enligt branschens regler för efterlevnad.

5. Förbättra kundnöjdheten

På samma sätt kan RPA-programvara öka efterlevnaden inom branschen och förbättra företagens servicekvalitet. Fördelen med att eliminera mänskliga fel leder till exakta resultat, vilket drastiskt kan förbättra servicekontinuiteten, kundrelationerna och den tid det tar att leverera service.

6. Mjukvarurobotar är icke-störande

RPA-programvara, eller mjukvarurobotar, arbetar självständigt ovanpå användarens befintliga programvara. Med andra ord innebär detta att robotar fungerar som ett kontroll- och förvaltningscenter som kan hantera flera uppgifter utan att störa befintlig programvara – det är snarare ett tillägg. Som en kontrollcentral som arbetar med användarens nuvarande gränssnitt kan RPA-programvara skapa ett ekosystem av maskiner genom att ansluta och kommunicera med användarens ursprungliga programvara.Detta gör att nuvarande datorer kan fungera som de har gjort tidigare, samtidigt som RPA-programvaran fungerar som en kommunikationslinje för att koppla samman flera oberoende källor, vilket möjliggör ett konstant flöde av information utan att störa andra program.

7. Dataanalys för att identifiera svagheter

Vad är RPA-programvara? Den kan avslöja fel i en användares tekniska system genom att visa mönster genom dataanalys. Med hjälp av data som samlas in från RPA-programvara kan företag identifiera och åtgärda områden som behöver förbättras i deras nuvarande system och personalresurser.

8. Ökad datasäkerhet

Användarna kan dra nytta av ökad datasäkerhet genom korrekt implementering av RPA-programvara. RPA kan förbättra datasäkerheten genom att begränsa behovet av att människor interagerar med känsliga data. Goda resultat är kopplade till hur sofistikerad utvecklingen av RPA är. Hur avancerad ett företags programvara måste vara beror på företagets behov. Företag som vill minska riskerna så mycket som möjligt behöver dock tillräckliga medel och ofta en professionell grupp av tekniskt orienterade personalresurser.

Utmaningar med automatisering av robotprocesser

Fördelarna med Robotic Process Automation-tjänsterna är betydande, vilket gör att det nästan verkar dumt för ett företag att hålla sig borta från RPA-automatisering. Men även RPA-tekniken har, precis som alla lösningar som presenterar sig som en universal lösning, sina utmaningar, nackdelar och begränsningar.

Utmaning 1: Automatiseringsgränser

RPA-automatisering är i sin enklaste form en programvara som användaren konfigurerar för att efterlikna aktiviteter på samma sätt som en människa gör. Även om RPA-programvaran är komplex kan den bara replikera regelbaserade, strukturerade uppgifter. Denna automatiseringsgräns för RPA-verktyg innebär att RPA-robotprogramvaran inte kan anpassa sig till förändringar eller lära sig av sina misstag utan hjälp av människor som programmerar om den så att den agerar i enlighet med detta.Men nuvarande metoder för automatiseringsprogramvara syftar till att ge ännu större skalbarhet genom att lägga till intelligenta verktyg till robotar, vilket gör att de kan känna igen förändringar, agera på dessa förändringar och lära sig av sina misstag.

Utmaning 2: Fördelarna är inte tillräckligt konkreta

Även om det finns konkreta bevis för RPA:s fördelar, t.ex. att mäta kostnader och fel, är vissa av de fördelar som nämns ovan inte påtagliga. Det antyds till exempel att genom att införa robotar för att utföra uppgifter som ursprungligen utfördes av företagets personal, får de anställda mer tid att fokusera på andra uppgifter. RPA:s uttalade fördel att öka kontorets produktivitet bygger dock på mätningar av tid, kostnader och fel snarare än på omfattande mätningar av produktiviteten.

Utmaning 3: Mänsklig ersättning

Rädslan för att robotar ska göra mänskliga resurser disponibla är verkligen den största utmaningen för genomförandet av RPA och företagens acceptans av mjukvarurobotar. Det är rimligt att vara rädd för att mjukvarurobotar ska ersätta mänskliga jobb, särskilt med tanke på att automatiseringsmjukvara kan utföra mänskliga uppgifter snabbare och mer konsekvent. Dessutom innebär utvecklingen av RPA-programvara en ökning av intelligent automatiseringsteknik, vilket innebär att den kan lära sig av erfarenhet, en mänsklig nackdel som inte var vanlig i enkel RPA-automatisering.

Utmaning 4: Acceptans av IT

Vanligtvis skiljer organisationsstrukturen affärs- och IT-sektorerna åt i olika avdelningar inom en organisation. Implementeringen av RPA-programvara rör dock ihop de tidigare fastställda ansvarsområdena för dessa avdelningar, eftersom det ofta är affärssidan som initierar och konfigurerar RPA-programvara utan hjälp av IT-avdelningen. Företagets roll när det gäller att implementera och konfigurera robotprogramvaran är att se till att de automatiserade uppgifterna motsvarar företagets vision. Men för att behålla RPA-programvarans lösningsfokuserade kapacitet är IT-avdelningen fortfarande ansvarig för de aspekter som rör automatiserad teknik, t.ex. styrning, säkerhet osv.Att dessa tidigare separata avdelningar konvergerar innebär en utmaning för organisationens struktur och kräver delat ansvar och kommunikation mellan dem.

Utmaning 5: Bristande kapacitet

RPA-automatisering, i sin enklaste form, saknar analytisk förmåga på grund av mjukvarurobotarnas bristande kognitiva förmåga. Men som sagt, som framsteg inom branschen införlivas intelligenta verktyg, som artificiell intelligens (AI), för att förbättra programvarans kognitiva färdigheter, vilket resulterar i ytterligare en värdefull resurs för ett företags beslutsprocess.

Utmaning 6: Inte lämplig för alla

RPA-programvara är inte lämplig för alla organisationers nuvarande tekniska infrastruktur eller alla affärsrelaterade processer. För vissa företag kan RPA-verktyg inte ge optimala lösningar, eftersom deras infrastruktur bygger på äldre teknik. Gartner föreslår en Färdplan för automatisering av företag (EAR) för att hjälpa organisationer att undvika att slösa tid och pengar på att prioritera RPA när det finns en annan mer optimal lösning. Det är viktigt att känna till RPA-programvarans begränsningar för affärsrelaterade processer. Organisationer bör till exempel inte investera i robotprogramvara för att automatisera ostrukturerade data. En annan aspekt att ta hänsyn till, som inte nödvändigtvis är en begränsning för RPA men som är viktig för att en organisation ska kunna avgöra vilken lösning som är bäst, är om den önskade uppgiften för automatisering är strukturellt dålig. Även om RPA kan automatisera uppgifter med suboptimal prestanda är det kanske inte lösningen, utan organisationen bör förbättra affärsprocessen innan den investerar i annan utrustning.

Utmaning 7: Organisatoriska förändringar

Ovan nämndes en organisatorisk förändring som utgör en utmaning för en organisation som implementerar RPA-verktyg: förhållandet mellan affärsverksamhet och IT. En annan svårighet som organisationer möter är att skapa ett övergripande företagsstöd. Medan tidigare IT-baserade automatiseringssystem fungerade över hela organisationsstrukturen och krävde godkännande från alla inblandade, kräver robotiserad automatisering inget övergripande godkännande. Istället kan separata avdelningar implementera RPA-automatiseringsverktyg inom sin sektor utan att kommunicera förändringen till andra. Om man inte lyckas uppnå ett övergripande stöd kan det dock leda till konflikter som rör individens övertygelser, ansvar och kontroll.

Hur fungerar Robotic Process Automation (RPA)?

Det finns två möjliga svar på frågan: Hur fungerar Robotic Process Automation (RPA)? Den första är uppbyggnaden av en mjukvarurobot och den andra är de steg som RPA-programvaran tar för att slutföra en uppgift.

Stegen för att genomföra RPA

Det finns fyra huvudfaser för att införa RPA i en företags infrastruktur.

1. Urval och godkännande

Identifikationsfasen innebär att man väljer ut lämpliga processer att automatisera. Lämpliga RPA-processer är strukturerade, oföränderliga, regelbaserade och har ett stort antal transaktioner. Det är dock möjligt att automatisera regelbaserade uppgifter även om de inte kräver ett stort antal transaktioner varje sekund.

2. Utvecklarens utformning

Designfasen för RPA innebär att man beslutar vilka programvaruverktyg som är de mest optimala för användarens identifierade aktiviteter. Om en användare till exempel vill använda RPA-automatisering för löneadministration bör han eller hon överväga kostnaden, kvaliteten, funktionaliteten och den tid som krävs för att implementera robotprogramvara för denna uppgift. Med tanke på dessa faktorer kan en användare upptäcka att RPA-verktyg för löneadministration inte ger ett optimalt resultat jämfört med andra befintliga lösningar. Andra åtgärder som bör övervägas under den här fasen är att ta itu med de gemensamma utmaningarna med RPA, identifiera kortsiktiga och långsiktiga resultat och fastställa roller och ansvarsområden för de inblandade.

3. Skript, bygga, testa

Det tredje steget i genomförandet av RPA är att bygga och skriva om skript för de automatiseringsverktyg som valdes i designfasen. Beroende på den önskade uppgiften kräver skriptskrivningsfasen vissa kunskaper om konfigurering och programmering. Dessutom är det vanligtvis IT-avdelningen eller en RPA-utvecklare som ansvarar för att skriva konfigurationen. Varje verktygs gränssnitt är unikt. Vissa kan till exempel kräva lite eller ingen kod, medan andra kräver ett nytt manuskript. Andra åtgärder som krävs under detta skede är att skapa ett område där RPA-verktygen kan byggas, testas och distribueras.

4. Utför

När alla steg är klara är det dags att använda verktygen för automatisering. Det är viktigt att övervaka mjukvarurobotarna för att upptäcka defekter och att ha en professionell personalstyrka som har en omfattande förståelse för denna teknik.Många organisationer bör överväga att anlita extern hjälp för sin RPA-implementeringsprocess och inrätta ett kvalificerat team för att övervaka programvaran under implementeringsfasen.

Steg i RPA i rörelse

Det är bra att ha en allmän uppfattning om hur RPA-verktyg (Robotic Process Automation) utför uppgifter och interagerar med andra system. RPA-automatiseringstekniken har ett gränssnitt där användaren kan se vad roboten gör och om den är aktiv.RPA-processautomatisering slutför en uppgift i fyra steg. För att förklara dessa steg använder vi exemplet med e-postautomatisering.

1. Insamling

Robotprogramvaran samlar in bilagor från användarens e-postinkorg.

2. Överföring

RPA-programvara för automatisering tar data från inkorgen och överför dem till ett annat dokument, till exempel Excel.

3. Generera

Robotprogramvaran genererar en rapport från uppgifterna i kalkylbladet som kopieras till det utsedda onlinesystemet.

4. Bekräfta

RPA-automatiseringsverktyget meddelar användarna att uppgiften har slutförts.

Bästa praxis för automatisering av robotprocesser

I praktiken är RPA ett kraftfullt verktyg för praktiskt taget alla branscher för att sänka kostnaderna, eliminera fel, uppfylla kraven och spara tid. Många företag misslyckas dock med att implementera RPA-programvaran korrekt i sina system, eftersom de försöker använda RPA för att hantera problem som de aldrig kunde hantera från början. Dessutom investerar företag ibland i RPA-verktyg för att sedan upptäcka att det inte ger optimala resultat eller att RPA inte är den bästa lösningen när det är för sent. Som tur är finns det fem metoder som kan hjälpa företag att lyckas med Robotic Process Automation för att undvika detta.

1. Skapa en person för utvecklaren

En persona är en fiktiv karaktär som på ett lämpligt sätt kan representera företagets behov och visioner för RPA-utvecklaren. Eftersom RPA-verktygens funktion är personligt anpassningsbar måste organisationer undvika att enbart förlita sig på en professionell utvecklares kunskaper och färdigheter. Alla utvecklare kan programmera och skapa skript för att automatisera en uppgift, men RPA är inte ”one size fits all”, så undvik att enbart förlita dig på en utvecklare.

2. Fastställa alla förvaltningsområden

Organisationer som framgångsrikt har implementerat Robotic Process Automation-tjänster i sin infrastruktur har inrättat ett styrande organ för att säkerställa optimal avkastning på investeringen. Det finns många sätt att inrätta ett styrande organ, t.ex. genom att skapa ett kompetenscentrum (COE), en kommitté eller en enskild person, men den viktiga faktorn är hur de styr RPA-processerna. Till exempel bör kommittén eller personen vara ansvarig för att godkänna automatiseringen av en process och validera skriptet innan det utförs. Dessutom måste det styrande organet stödja organisationens vision för RPA-projektet. Gartner rekommenderar att man börjar med affärsägaren och en medlem av IT-avdelningen när man bildar ett team. Ytterligare medlemmar kan vara en säkerhetsvalidator, någon från HR och en representant för datahantering. Sammantaget bör ett företags RPA-team bestå av personer med olika färdigheter och ansvarsområden som är tillämpliga på organisationens RPA-projekt. Dessutom öppnar inrättandet av ett styrande organ fler möjligheter för en fullskalig implementering av RPA inom en organisation genom att hantera frågan om RPA tvingar affärs- och IT-ansvaret att slås samman. De verksamheter som kommittén bör agera inom är följande:

Hantering av skript, index för anslutningsmöjligheter inom ett system, återanvändning av objektkod och skydd av användbar IP.
Behovsstyrning – ”RPA bör inte vara standardlösningen.”
Se till att det finns tillräckligt stöd för RPA-projektet, dvs. kompetens, konsulter, servrar och tillgänglig programvara.
Arbeta med befintliga BPO och SCC.
Planera hur och när du ska informera hela företaget om implementeringen av RPA.
Var medveten om de senaste trenderna inom automation.

3. Färdplan för automatisering av företag (EAR)

Som kortfattat nämnts ovan rekommenderar Gartner att man skapar en färdplan för implementering av RPA, eftersom det är den som avgör om projektet blir framgångsrikt. Färdplanen innebär att man begränsar riskerna genom att välja lämpliga processer, överväga andra automatiseringsprogram, anlita extern hjälp, företagets övertygelser, åtgärder som ska vidtas om RPA plötsligt stannar upp, mål och mycket annat.Till exempel kan ett redan etablerat gränssnitt för tillämpningsprogram (API) ge bättre resultat än att använda RPA för att efterlikna en uppgift. En annan möjlighet är om en organisation vill modernisera sina system men inte har installerat ett API. I det här fallet föreslår Gartner att man utvärderar de långsiktiga kostnaderna för RPA jämfört med att lägga till API:er. Ett EAR kan hjälpa organisationer att ställa realistiska förväntningar på RPA:s kapacitet och fatta strategiska beslut för att säkerställa optimala resultat. Den här perioden före diskussionen är absolut viktig eftersom företag med äldre system kan upptäcka att deras tekniska uppbyggnad inte är tillräckligt mogen för att göra RPA möjlig. Den kommer också att avliva vanliga missuppfattningar om RPA som ett universalmedel eller en resurs som personer med liten eller ingen teknisk kunskap kan använda för att automatisera allt de vill.Generellt sett är kriterierna för automatisering av uppgifter med RPA sådana som:

Har ett stort antal transaktioner.
ha tillgång till att överföra information till flera olika system
är stabila och oföränderliga
är enkla, dvs. inte kräver omdöme, kreativitet eller liknande
är regelbaserade och strukturerade
Ofta drabbas de av mänskliga fel.
Kommer att ge optimal avkastning på investerat kapital
Är repetitiva
Har gjorts under lång tid.
Kräver inget mänskligt ingripande
är strukturerade och hanterar digitala data

4. Testa och validera skript

En organisation bör inte fortsätta med projektet utan att IT-personal, affärspersonal och externa källor tillsammans har gjort en gemensam insats för att validera RPA-ramverket. Processen med att testa och validera RPA-skript är viktig för att säkerställa att robotarna fungerar korrekt, men det är också viktigt att validera gränserna för robotens åtkomst. Om det till exempel inte går att skilja mjukvarurobotens aktivitet från en människas aktivitet behöver manuset omarbetas. En annan fråga som kan föranleda en omarbetning är om roboten utför aktiviteter som ligger utanför den avsedda uppgiften, som att få tillgång till känsliga uppgifter som inte är nödvändiga för dess syfte. Processen för test och validering av RPA är enkel, eftersom den bara innebär att en process ska kryssas av när roboten har klarat en process – det är:

Funktionell validering

Fungerar mjukvaruroboten som den ska? Flödar det ordentligt genom de andra systemen?

Validering av arkitekturen

Har RPA-programvaran nödvändiga applikationer, stödverktyg, konfigurationer, lyssnare och infrastruktur?

Validering av genomförandet

Är den redo att hantera organisationens viktiga uppgifter?

Validering av identitet

Har mjukvaruroboten en unik identitet som skiljer den från en människa?

Validering av dataåtkomst

Kan mjukvarubotten få tillgång till uppgifter som inte är nödvändiga för uppgiften? Finns det till exempel ett register över alla aktiviteter som roboten utför?

Ytterligare validering

Med ytterligare validering avses alla andra kritiska aspekter som krävs för att programvaruboten ska kunna köras framgångsrikt. Dessutom bör alla ytterligare valideringar ta upp eventuella risker för dataläckor och bedrägerier – om kommittén inte redan har gjort det.

Testning av RPA-skript

Gartner rekommenderar ett tillvägagångssätt i tre nivåer för att testa RPA-skript: testning av användaracceptans, testning av systemintegration och enhetstestning. Det första testet är enhetstestning av utvecklaren, därefter testning av systemintegration för att se till att roboten är kompatibel med det nuvarande systemet. Slutligen är det ägarens eller användarens tur att testa och godkänna RPA-skriptet.I allmänhet innebär en mjukvarurobot som klarar testet i tre lager att den fungerar på ett elegant sätt genom att följa undantag och validera andra beräkningsenheter med minimal mänsklig inblandning. Dessutom bör RPA-programvaran ge en tillräckligt hög avkastning på investerat kapital för att kunna jämföra RPA:s fördelar.

5. Användning av RPA med artificiell intelligens (AI)

Den fjärde industriella revolutionen, eller industri 4.0, representerar den nuvarande perioden av utbredd avancerad teknik och automatiseringsverktyg i företag. Det har blivit tydligt att när företag och organisationer tillämpar maskininlärning (ML) och AI på RPA-programvara har de upplevt ökad funktionalitet och förbättrad automatisering av sina affärsprocesser jämfört med enbart RPA. Genom att integrera ML och AI för att öka fördelarna med robotautomationsprocessen kan man dessutom lösa vanliga branschutmaningar som beslutsfattande, identifiering av mönster och dataanalyser. Med andra ord, genom att lägga till maskininlärning och artificiell intelligens förändrades automatiseringen från en datadriven metod till en beslutsfattande metod för affärsprocesser.

Eftersom affärsprocesser långsamt använder ML och AI i sina RPA-system pekar denna trend mot intelligent automatisering på den nuvarande ökningen av hyperautomation, en disciplin för företag som identifierar, granskar och automatiserar alla processer som kan automatiseras.

Hyperautomations främsta mål är att fortsätta växa utan hinder.Hyperautomatisering är nästa steg för bättre automatiserade metoder som definieras av kombinationen av RPA, intelligent BMP-programvara, AI, maskininlärning och IoT-analyser. Dessutom förklarar Gartner att eftersom de flesta företag använder datadrivna system som är föråldrade när det gäller den aktuella tekniken är hyperautomatisering nästa digitala fas för företag för att öka motståndskraften, skalbarheten och minska kostnaderna. Gartner förutspår därför att denna disciplin kommer att nå en marknadshögsta nivå på 596,6 miljarder dollar år 2022.

Varför är Robotic Process Automation (RPA) en omvälvande teknik?

I affärsvärlden är störande teknik innovativ teknik som börjar i botten, men som snabbt infiltrerar marknaden och förändrar helt och hållet hur ett företag fungerar. RPA är verkligen en omvälvande teknik. Det förändrade helt och hållet hur företag hanterar sina affärsprocesser till den grad att det är nästan omöjligt för ett företag att undvika RPA-företag om det vill ha en chans att konkurrera med sina konkurrenter.

Utanför affärsteorin är disruptiv teknik en innovativ teknik som förändrar det sätt på vilket individer och andra branscher arbetar. RPA som en störande faktor påverkade alla tre: individer, branscher och företag. RPA:s inverkan på individen resulterade i både positiva och negativa resultat. RPA påverkade till exempel revisorerna positivt genom att förbättra effektiviteten och kvaliteten på deras arbetsuppgifter och rapporter. Dessutom upplevde dessa revisorer en förändring av rutinerna eftersom RPA gjorde vardagliga uppgifter, som datainsamling, snabbare och enklare.

Samtidigt störde dock RPA vissa personers bekvämlighet och skapade rädsla för att mjukvarurobotar skulle kunna ta över människors jobb. Det främsta sättet för RPA att störa organisationer är genom att förändra ledningens, affärssektorns och IT:s roller. Sammantaget påverkar denna störande faktor antalet arbetstagare, när de arbetar och behovet av att anställa kvalificerade arbetstagare för RPA-programvara. Effekterna på organisationer leder till en ökad efterfrågan på tekniskt kvalificerad arbetskraft och minskar kostnaderna för att anställa nuvarande arbetskraft.

Vilka branscher är RPA idealiska för?

Bank- och finansbranschen var en av de första branscherna som implementerade RPA i sina system, men även andra branscher som försäkring, tillverkning, försörjningsföretag, hälsovård och telekommunikation har lyckats med RPA. Nästan alla branscher som vill automatisera eller efterlikna mänsklig verksamhet för att uppnå snabbhet och noggrannhet skulle troligen kunna dra nytta av robotprogramvara, men det finns fall som visar att RPA är den främsta drivkraften i dessa sex branscher.

Industri 1:
Bank- och finansbranschen

År 2016 använde en stor bank sin första robot för att öka effektiviteten i konkurs- och förlusttjänsterna. Sedan starten har banken utökat sitt program till att omfatta totalt 22 robotar, även om de har begränsat användningen till uppgifts- och metarobotar. I slutändan har företaget sett en omvandling med RPA inom ett par nyckelområden: transaktioner med utländska pengar, globala betalningar, kundtjänstverksamhet i samband med tvister om bolån och kort samt fordons- och bolånetjänster.Från idé till genomförande tog det cirka 18 månader att implementera RPA i bankens processer, och sedan dess har företaget redan sett förbättringar i fråga om konsistens, snabbhet och noggrannhet inom varje område där RPA implementerades. Banken lyckades uppnå 95 % av de målinriktade fördelarna inom den ursprungliga budgeten och minskade den genomsnittliga tiden för att hantera ärenden från tjugo minuter till fyra minuter. De har också kunnat minska tiden för kundtjänstsamtal med upp till 15 %, vilket också har lett till en minskning av övertidsarbete för de anställda. Med tanke på de fördelar de har sett av RPA har finansföretaget fortsatt att investera och införa ny RPA-teknik, inklusive mer avancerade tekniker.

Industri 2:
Försäkring vid PZU

Ett stort polskt försäkringsbolag med miljontals kunder var en annan tidig användare av RPA-teknik. När försäkringsbolaget kämpade med att anpassa och förbättra sin kundupplevelse vände man sig till RPA-företag för att få hjälp. I det här företagets situation var Robotic Process Automation-tjänsterna idealiska för att lösa problemet, eftersom företaget hade personalresurser för att ge personlig kundservice, men inte hade tid. Företaget identifierade först vilka processer som skulle automatiseras: backoffice-support och frontoffice-support. Den första installationen av RPA löste tidsproblemen, vilket gjorde att de anställda kunde öka sina prestationer och sin omsorg, vilket ledde till bättre kundnöjdhet.När RPA sedan visade sig vara framgångsrikt såg företaget många möjligheter att automatisera andra arbetsuppgifter, just för att det är ett företag inom försäkringsbranschen. Generellt sett har företag inom försäkringsbranschen många av samma processer som är perfekta för automatisering. De flesta försäkringsbolag arbetar till exempel med följande uppgifter: skadereglering, försäljning, försäkringar och revision.Försäkringsbolaget såg möjligheter till automatisering i sitt skaderegleringssystem, sin behandling av olyckor, alla uppgifter, fakturering, kundhistorik och preliminär analys för bilskador, betalning av bilskador och förlossningsskador. När försäkringsbolaget utökade sina automatiseringsprocesser eliminerade man mänskliga fel och uppnådde 100 % noggrannhet i repetitiva uppgifter som datainmatning. Tyvärr är ett vanligt misstag som branscher gör efter en lyckad implementering av RPA att försumma mjukvaruroboten och tro att den kommer att skörda bestående fördelar av sina automatiserade uppgifter. Ett sätt för företaget att se fortsatt tillväxt och resultat från RPA var att fokusera på expansion. Med andra ord, när dessa företag såg fördelarna med automatisering fortsatte de att utvidga RPA-programvaran till andra uppgifter.

Industri 3:
Tillverkning på ett tillverkningsföretag

RPA:s användning inom tillverkningsindustrin är uttömmande, eftersom de flesta uppgifter är repetitiva, strukturerade och regelbaserade. Till exempel kan tillverkningsindustrin på en grundläggande nivå automatisera materialförteckningen och försäljningen. RPA-programvara för automatisering av tillverkningsuppgifter kan användas för orderhantering, betalningar, e-post, val av leverantör, leveransstatus samt utbud och efterfrågan. Hela försörjningskedjan inom tillverkningsindustrin är optimal för RPA.

3.1 Behandling av beställningar och betalningar

Innan ett tillverkningsföretag automatiserade sin orderhantering och sina betalningar förlitade det sig på att transaktioner registrerades på papper och att människor bekräftade beställningar och valde produkter. När RPA har installerats framgångsrikt väljer mjukvaruroboten produkter, registrerar transaktioner och meddelar användaren om en slutförd beställning snabbare än en människa.Att bekräfta en leverantör innebar ett omständligt arbete från ett tillverkningsföretag för att köpa varor. RPA förändrar arbetsbelastningen och tiden för att slutföra en säljtransaktion, och den enda nödvändiga mänskliga interventionen sker vid fysiska interaktioner.

3.2 Förvaltning av inventarier

För ett tillverkningsföretag är det äldsta och enklaste uppdraget att upprätthålla en aktuell och omfattande förteckning över sitt lager den äldsta och enklaste uppgiften som företaget utför. Tidigare krävdes manuell inmatning av dessa siffror på en dator, papper eller något annat medium. Nu är inte bara företagets lagernivåer korrekta och aktuella, utan programvaran samlar med tiden in en historisk förteckning över lagret. Automatiseringsverktyget ger företaget prognosanalyser av sitt lager med historiska data.

3.3 Andra uppgifter att automatisera

Ett tillverkningsföretag använder sig av människor för att svara på kundförfrågningar om deras paket. Genom att automatisera kundförfrågningar genom att automatiskt skicka bekräftelsemail, kontrollera status och svara kunderna slipper personalen manuellt kontrollera orderstatusen och förbättrar kundnöjdheten. När en industri väl har automatiserat hela leveranskedjan krävs endast mänskliga ingrepp som kräver omdöme och mänsklig kontakt. RPA-företag kan till exempel inte upprätthålla kundrelationer genom personliga kontakter. När RPA används på ett framgångsrikt sätt kan tillverkningsföretag dra nytta av att minska lönekostnaderna och förbättra den övergripande operativa effektiviteten och noggrannheten.

Industri 4:
Personalresurser

En annan fallstudie kommer från ett stort företag som började se de potentiella fördelarna med RPA på sin personalavdelning. Företaget hade sett hur RPA hade gynnat finanssektorn och insåg att vissa av dessa manuella uppgifter tog tid och energi från HR-anställda. Den manuella uppgift som företaget ville automatisera var att kombinera data om anställda från olika HR-system till en enda källa. Tidigare var medarbetarna tvungna att kombinera informationen själva och använda ett Excel-kalkylblad för att manuellt kontrollera informationen, vilket kunde ta upp till 45 minuter. När HR-avdelningen implementerade RPA-pilotprogrammet kunde den nya tekniken inte bara eliminera den manuella uppgiften, utan även möjliggöra tätare uppdateringar av information om anställda. Naturligtvis har företaget fortsatt att utvärdera hur RPA-teknik kan hjälpa andra delar av HR-avdelningen, inklusive chattrobotar som kan interagera med nya jobbkandidater eller granska CV:n och ansökningar. Liknande företag har börjat ta efter detta företags exempel och använder sina egna RPA-system för att skicka erbjudanden till jobbkandidater, granska datamängder och till och med underlätta inskrivningen i sjukförsäkringen för nyanställda.

Industri 5:
Hälso- och sjukvård

Precis som företag och försäkringsbolag arbetar hälso- och sjukvården med fakturering, krav och patientförfrågningar. Ett nederländskt företag som är verksamt inom hälso- och näringssektorn har infört RPA för att automatisera sina affärsprocesser. Den första implementeringsfasen för det nederländska vårdföretaget bestod i att automatisera finansiella uppgifter. Men först var företaget tvunget att omarbeta automatiseringsprocessen för att säkerställa liten mänsklig inblandning, eftersom man inte ville att mjukvarubotten skulle slutföra ett steg och sedan skicka det vidare till en anställd. Efter att företaget hade lyckats med den första fasen programmerade företaget fler RPA-robotar för att skala fler uppgifter. Som ett resultat av detta lyckades företaget från juli 2016 till augusti 2016 automatisera 25 uppgifter, vilket motsvarar 89 % av de manuella funktionerna. Fördelarna med RPA för företaget gjorde att den tid som användes för att slutföra ekonomirelaterade uppgifter minskade från ett par veckor till tre dagar. Dessutom ökade företaget noggrannheten, efterlevnaden, antalet tillgängliga arbetstimmar och avkastningen på investeringar. Förutom detta nederländska företag är RPA-möjligheterna för industrier som är verksamma inom hälso- och sjukvårdssektorn aktiviteter som fakturering, snabbare krav och betalning, korrekt validering av patienters sjukförsäkringar och effektivisering av patientbetalningar.

Industri 6: Telekommunikation

I ett annat exempel använde en brittisk telekomleverantör RPA för att skala upp sina backoffice-processer och göra uppgifterna mer tillförlitliga, effektiva och exakta. 2004 flyttade detta telekommunikationsföretag sitt backoffice-arbete till Indien genom Business Process Outsourcing (BPO). Företagets tillväxt ledde dock snart till drifts- och kostnadsproblem med BPO. Därför beslutade företaget att ta itu med detta problem med hjälp av RPA. Det här företagets RPA-fall är dock unikt eftersom det valde att införa RPA utan hjälp av ett externt programvaruföretag för RPA. Telekommunikationsföretaget identifierade den backoffice-uppgift man ville automatisera och implementerade framgångsrikt robotprogramvaran för att automatisera cirka 35 % av sina backoffice-aktiviteter. Med RPA:s framgång expanderade företaget genom att öka antalet automatiserade transaktioner till cirka 400/500 000 per månad. Som ett resultat av detta fick telekommunikationsföretaget ökad noggrannhet, produktivitet, ökad kundtillfredsställelse och minskade driftskostnader. Generellt sett kan telekombranschen implementera RPA i processer som SIM-byten, beställningar och kreditkontroller för att öka handläggningstiden, flexibiliteten och effektiviteten.

Vilka typer av processer är bra för Robotic Process Automation?

Alla företag eller organisationer som är intresserade av att automatisera sina processer måste förstå vilka processer som RPA kan och inte kan automatisera. Men även om man har kunskap om potentiellt automatiserade processer är det fortfarande svårt att se till att användarna väljer lämpliga strategier. Om man inte väljer lämpliga processer att automatisera leder det dessutom till ekonomiska förluster, mindre optimala resultat och en risk för att man investerar i fel lösning. Så låt oss diskutera vilka typer av processer som är optimala för Robotic Process Automation?

1. Regelbaserade processer

Regelbaserade uppgifter är enkla och kan inte vara processer som kräver mänsklig bedömning eller tolkning. Robotprogramvara kan inte förstå tvetydiga uttalanden, så uppgiften måste vara logisk med få eller inga ändringar eller undantag. Till exempel är den långdragna processen med att kopiera och klistra in data i hög grad regelbaserad eftersom processen är mycket enkel, vilket gör den lätt programmerbar.

2. Ett stort antal upprepade transaktioner

Syftet med RPA är att automatisera många uppgifter snabbare och mer exakt än en människa. Även om det är möjligt att automatisera processer som vanligtvis utförs varannan månad, kan du fokusera på transaktioner med hög volym för att få optimal prestanda och de största fördelarna. Till exempel förändras ett tillverkningsföretags uppgifter om utbud och efterfrågan i kedjan ständigt, vilket kräver frekventa uppdateringar av uppgifterna om leveranskedjan. En uppgift i försörjningskedjan är också repetitiv och görs vanligtvis många gånger om dagen, vilket gör den till en lämplig uppgift som skulle gynnas av RPA.

3. Mogna

En mogen uppgift är en process som har funnits ett tag och som de flesta anställda känner till. Detta innebär också att processen sannolikt avslutas på samma sätt varje gång.

4. Lätt att identifiera kostnader

Om en organisation kan beräkna den nuvarande kostnaden för att utföra en uppgift är det lättare att ställa kostnaden mot den potentiella fördelen med automatisering. Med andra ord är ett arbete som historiskt sett kräver åtta timmars personalresurser lätt att kvantifiera, vilket gör det möjligt för företag att jämföra kostnaden för RPA-material och implementering minus den förväntade tillväxten.

5. Strukturerad

Processer som lämpar sig för automatisering är tydligt definierade och använder strukturerade data. Strukturerade data är kvantitativa siffror och värden, t.ex. en databas med adresser och kreditkortsnummer.

6. Transaktionsbaserad

Transaktionsprocesser är processer som ofta är utsatta för mänskliga fel. Till exempel är en organisation som uppdaterar sina försäljningsorder en transaktionsuppgift som är perfekt för automatisering. Transaktionsuppgifter är hierarkiskt lägre än andra processer i affärsvärlden men kräver ändå största möjliga omsorg, vilket gör dem perfekta för automatisering.

7. Få eller inga undantag

Dessa uppgifter innebär vanligtvis att en bot kan slutföra processer med minimala undantag. Ett undantag är när mjukvaruroboten måste reagera på något oväntat. Tyvärr kan automatiseringstekniken hantera undantag, men den kan inte ta emot många.

8. Inte komplex

RPA-programvara kan inte hantera komplexa uppgifter, som subjektiv feedback, utan att lägga till maskininlärning, AI eller andra intelligenta verktyg. Men eftersom processer som lämpar sig för RPA är regelbaserade, repetitiva och strukturerade är det troligt att uppgifter som kräver mer komplexitet inte står på organisationens agenda.

9. Tillgång till flera system

En fördel med RPA-programvara är att när roboten ansluts till en organisations nuvarande system skapas ett ekosystem av sammankopplad teknik. Med andra ord ger processer som ger tillgång till många olika system optimala fördelar eftersom dessa uppgifter vanligtvis leder till mänskliga fel och inkonsekventa resultat.

Varför fokuserar man just nu på Robotic Process Automation?

Sedan World Wide Web uppstod har automatiseringen av arbetsflöden blivit viktig för företag, organisationer och företag. Världens introduktion av Robotic Process Automation förändrade företagens sätt att arbeta och blev ett verktyg för företag att överträffa sina konkurrenter.

Även om RPA lanserades på 2000-talet var det inte förrän 2017 som RPA:s popularitet ökade, vilket markerar att RPA är en omvälvande teknik. I takt med att världen gick in i industri 4.0 har ytterligare framsteg inom RPA-tekniken bidragit till att automatiseringsprogrammens popularitet på marknaden har ökat. För varje år som går vill industrin ha bättre och snabbare automatiseringsteknik för att utveckla sina processer. Så det nuvarande fokuset på RPA-företag kommer alltid att vara dominerande om inte en ny störande aktör skakar om marknaden. Men för att många branscher ska lyckas måste de veta var RPA fanns, vad det är idag och vart det är på väg. Genom att följa
Gartners tekniska trender för 2022
är hyperautomation nästa fas av automatisering på grund av världens nuvarande fokus på data, cybersäkerhet, AI, intelligensverktyg, autonoma system och generativ AI.

AI vs. RPA – förstå skillnaderna och de gemensamma dragen

AI var en gång i tiden verksam inom en sektor som var helt annorlunda än RPA, men den har i allt högre grad implementerats i RPA-programvara för att förbättra mjukvarurobotens kapacitet. Artificiell intelligens är avancerad teknik som kan förutsäga, lära sig och förstå mänskliga kognitiva processer. När RPA kombineras med AI förbättras fördelarna med automatiseringsprogrammen ytterligare, samtidigt som andra analyser läggs till för att öka kundnöjdheten, säkerheten, noggrannheten och mycket mer.

RPA är inte intelligent i sig själv, vilket innebär att den inte kan förstå komplexa processer som kräver bedömning eller tolkning. AI ger inte nödvändigtvis information som kan underlätta beslutsfattandet eftersom lämpliga processer fortfarande måste vara väldefinierade och mogna, men den fungerar som en fördelförstärkare som möjliggör ännu mer prestandaoptimering.

RPA vs. intelligent automatisering – förstå skillnaderna och de gemensamma aspekterna

Robotic Process Automation (RPA) är ett programvaruverktyg som används för att utföra repetitiva uppgifter utan mänsklig inblandning, medan Intelligent Automation (IA) kombinerar artificiell intelligens (AI) och maskininlärning med RPA. Dessa kombinerade resurser hjälper företag att sänka sina kostnader, öka produktiviteten och noggrannheten, förkorta genomströmningstiden och uppfylla kraven. Det krävs flera maskiner och automatiserade verktyg för att uppnå det önskade resultatet genom att lägga till en ”intelligens”-aspekt för att hjälpa människor att fatta korrekta beslut utan att enbart förlita sig på förnuft, försiktighet och prediktiv analys.

Framtiden för RPA: Hyperautomation och intelligent processautomatisering

RPA:s framtid är hyperautomatisering och intelligent processautomatisering. Även om RPA:s processorienterade tillvägagångssätt har lett till systematiska fel, skulle mer avancerade och komplexa verktyg inte existera utan RPA:s mekaniska komponent. Gartner myntade begreppet hyperautomatisering med denna disciplin som en av sina ”Top Strategic Technology Trends” för 2022. I detalj,
Gartner
Målet är att hjälpa till att optimera och påskynda organisationers tillväxt genom digitaliserade lösningar.

Intelligent Automation (IA) kombinerar artificiell intelligens (AI) och maskininlärning med RPA för att hjälpa företag att sänka sina kostnader, öka produktiviteten och noggrannheten, förkorta genomströmningstiden och uppfylla kraven.

Hyperautomation tar IA ett steg längre som en allomfattande metod genom maskininlärning, AI och annan programvara som driver alla processer på ett intelligentare och effektivare sätt. Den största skillnaden är att hyperautomation innehåller IA och RPA för att skapa komplexa och kognitiva system för att automatisera uppgifter.

Framgången för en hyperautomation beror på AI och ML för att skapa högar av replikerade data, även kallade ”digitala tvillingar”. Framgången är också beroende av interoperabel maskinvara, vilket innebär att man måste bygga upp ett ekosystem av teknik genom maskiner som kan ”anpassa sig till maskinvaruförändringar med minimalt ingripande av användaren”.
Plug-and-Play
(PnP).I takt med att data blir mer omfattande lär sig det anslutna nätverket och de intelligenta verktygen i ett hyperautomationssystem av sig själva, vilket gör det successivt självreglerande och automatiskt.

RPA och kognitiv databehandling

Många förväxlar kognitiv databehandling med artificiell intelligens (AI) på grund av dess utformning, men kognitiv databehandling är faktiskt en underkategori av AI. Dessutom kan kognitiv databehandling förbättra RPA-tekniken eftersom den kan hantera stora mängder data, vilket kan hjälpa organisationer att fatta beslut baserade på data. AI ökar fördelarna med RPA på samma sätt, men till skillnad från AI kräver kognitiv databehandling fortfarande mänskligt ingripande. Dessutom kan den anpassa sig till förändringar, men den kan inte tillhandahålla en lösning för beslutsfattare som AI. RPA med stöd av kognitiv databehandling kan hjälpa beslutsfattare att bättre förstå och se mönster i stora mängder information genom strukturerade och ostrukturerade data.

Effekten: Nuvarande och framtida effekter av RPA på sysselsättningen: Om RPA redan ersätter människor och om de inte gör det (ännu)

Som vi vet kräver en framgångsrik implementering av RPA-teknik en förändring av roller och ansvarsområden inom en organisations struktur. Men hur kan RPA:s nuvarande kapacitet och prestanda ersätta människor?RPA ersätter redan människor från att utföra vardagliga, repetitiva uppgifter, vilket frigör värdefull tid för de anställda att ägna sig åt mer kreativt, intellektuellt och viktigt arbete. För närvarande ersätter RPA mänskliga jobb som datainmatning och revision.

Programvarurobotar kan också begränsa den mängd arbete som krävs av en anställd genom att konfigurera programvaran så att den fungerar mer som en assistent än som en ersättare för en process. Men detta gäller även för nuvarande intelligenta automatiseringssystem, särskilt uppgifter som kräver en arbetstagares mycket tekniska kapacitet och sociala, mänskliga färdigheter. Många företag har dock automatiseringssystem som inte klarar av att automatisera komplexa, kognitiva och föränderliga processer, så RPA som en fullständig ersättning för mänskligt arbete har ännu inte kommit.

RPA kan i framtiden automatisera de flesta affärsprocesser, vilket i slutändan kan ersätta många mänskliga jobb. När mjukvarurobotar blir alltmer intelligenta ökar följaktligen människors oro. Många teknik- och affärsanalytiker förutspår att i takt med att automatiseringsmjukvara utvecklas till intelligent, autonom teknik med förmåga att fatta bedömningsbaserade beslut kommer många jobb inte längre att kräva människor. Till exempel Tidskrift för strategiska informationssystem 29 påpekade att vissa forskare förutspår att automatiseringen kommer att ersätta 47 procent av de amerikanska jobben år 2033. När RPA dessutom i allt högre grad kombineras med AI och andra intelligenta verktyg kommer människor inte att kunna konkurrera med mjukvarurobotarna, vilket gör AI-ledd automatisering till det överlägsna valet för många organisationer.

Om den intelligenta automatiseringen i framtiden sannolikt kommer att ersätta de flesta människor, vilka jobb kommer den då att ersätta? I princip kommer alla arbeten som kan automatiseras att ersättas helt av robotprogramvara. Till exempel är många processer som avslutas av Personalresurser (HR) kan automatiseras, och behovet av människor för att utföra dessa uppgifter kan bli överflödigt. Personalfrågor kräver dock mänsklig social kompetens och känslor, en faktor som mjukvarurobotar skulle kunna bidra till att förbättra men inte nödvändigtvis ersätta helt och hållet.

Hur RPA ersätter outsourcing

Den främsta sektorn som störs av RPA-tekniken är BPO-branschen (Business Process Outsourcing). En gång i tiden var det vanligt att företag, verksamheter och företag outsourcade processer från front till backoffice till andra länder för att dra nytta av lägre arbetskostnader och effektivitet.RPA ersätter helt outsourcing och BPO-leverantörer eftersom administrativa processer med hög volym är just de uppgifter som RPA-programvaran är utformad för att utföra. Dessutom fortsätter många företag som lägger ut sina backoffice- och end-to-end-processer på entreprenad att få högre kostnader när lönerna i andra länder ökar.

Genom att använda robotprogramvara för att automatisera dessa processer minskar kostnaderna för outsourcing av personal dramatiskt, så varför skulle företag inte investera i RPA? Medan BPO-leverantörer till stor del är föråldrade med RPA:s marknadstillväxt kan tjänsteleverantörer implementera RPA i sin modell för att se till att detta inte händer.

RPA:s övergripande inverkan på samhället

När någon nämner Robotic Process Automation tänker många på en fysisk robot som programmerats för att göra något och ersätta processer som utförs av människor. Men många upptäcker att RPA inte är en riktig robot, utan en programmerbar programvara som används för att utföra repetitiva, strukturerade uppgifter snabbare och med större noggrannhet än vad som är möjligt för människor.

På det hela taget är RPA:s inverkan på samhället huvudsakligen positiv, eftersom den ger de anställda mer tid att ägna sig åt värdefullt arbete i stället för vardagligt kopierings- och klistringsarbete. När världen gick in i den fjärde industriella revolutionen blev rädslan för att robotar skulle ta över, en berättelse som framför allt skildras i Hollywoodfilmer, vanlig. Särskilt när det gäller RPA var många anställda rädda för att automatiseringsrobotar skulle ersätta dem, men för de flesta var det inte fallet. Med andra ord har många organisationer med framgångsrik implementering av RPA upptäckt att automatiseringen leder till en mer produktiv arbetsstyrka, antingen genom att de anställda slipper tråkiga processer eller genom att de anställda kan slutföra procedurer snabbare med hjälp av en robotassistent. När RPA blir alltmer intelligent kan dock RPA:s övergripande positiva inverkan på samhället förändras om vissa arbeten riskerar att bli föråldrade.

Praktiskt exempel på RPA

Det finns många framgångsrika berättelser från organisationer som implementerar Robotic Process Automation-tjänster i sina nuvarande system. Till exempel, Leeds Building SocietyEn finansiell tjänsteleverantör i Storbritannien som erbjuder hypotekslån, sparande och livsplanering har femton robotar som automatiserar tusentals uppgifter i tusentals applikationer. Företaget anser att användningen av RPA för att bearbeta transaktioner, uppdatera medlemskonton och automatisera e-postmeddelanden var en viktig resurs som hjälpte dem under pandemin. RPA tillhandahöll en lösning för Leeds Building Society för att möta och hålla jämna steg med snabbt växande medlemsförfrågningar. Enligt företaget minskade RPA den tid som gick åt till att hantera komplexa kundförfrågningar och minskade väntetiderna på telefonerna, vilket ökade kundnöjdheten och ökade leveranserna av betalningshelger för hypotekslån.

Hur man kommer igång med RPA

Genomförandet av ett RPA-projekt sker i tre steg: Proof of Concept (PoC), pilot och test.

1. Gör en PoC

Det första steget i ett RPA-projekt är att utveckla en PoC, eller ett sätt att visa att det är möjligt att automatisera en användares önskade processer. För att säkerställa att RPA är den bästa lösningen som ger optimala fördelar måste användarna identifiera fall som ska automatiseras och kvantifiera förutsägelser om fördelar som ROI, kostnader, besparingar och efterlevnad.Dessutom bör en PoC innehålla en plan för vilken leverantör av RPA-programvara som bäst representerar användarens identifierade processer. Vissa leverantörer specialiserar sig till exempel bara på RPA-programvara, medan andra kan erbjuda flera produkter ovanpå RPA, och andra är IT- eller BPO-tjänsteleverantörer som använder RPA-plattformar.Slutligen bör en PoC tänka om när det gäller den interna organisationen, t.ex. genom att skapa ett Center of Excellence (COE) av personalresurser från affärs- och IT-avdelningarna för att övervaka projektet.

2. Pilot

Pilotfasen är design-, bygg- och testfasen i ett RPA-projekt. Denna fas är projektets programmerings-, konfigurations- och installationsfas. Om ett företag till exempel registrerar uppgifter på papper måste det överföra dem till ett elektroniskt medium. Om företaget inte använder sig av en extern resurs för installationen kräver den här fasen vanligtvis samarbete mellan COE och tillverkaren eller tjänsteleverantören av RPA.

3. Testa

Om mjukvaruroboten fungerar som planerat är installationen av RPA slutförd. Användaren måste dock fortsätta att utöka och uppdatera automatiseringstekniken för att säkerställa att roboten ger optimala resultat.PoC är det mest avgörande steget i en RPA-resa, eftersom det kan leda till slöseri med tid och pengar om man inte planerar i enlighet med detta. Tyvärr är en av de främsta orsakerna till att de flesta RPA-implementeringar misslyckas att användaren försöker automatisera en process som aldrig var avsedd för robotiserad processautomatisering.

Vanliga frågor

Robotic Process Automation är ett kraftfullt verktyg för att automatisera affärsprocesser och minska driftskostnader och mänskliga fel.

Vad är RPA (Robotic Process Automation)?

RPA är ett verktyg som fokuserar på kontinuerligt flöde och effektivitet genom att efterlikna mänsklig aktivitet, t.ex. skärminspelning och skrapning. RPA går dock ett steg längre än dessa enkla affärsprocesser genom att den inte är störande när den installeras i en användares nuvarande system, och den är programmerbar för att utföra strukturerade, repetitiva uppgifter med liten eller ingen mänsklig inblandning.

Fördelar med robotiserad processautomatisering

Fördelarna med RPA är maximal operativ effektivitet, snabb och enkel implementering, konfigurationer för att hålla branscherna i överensstämmelse, förbättra kundnöjdheten, befria anställda från tråkiga uppgifter och öka datasäkerheten.

Teknik för automatisering av robotprocesser

De olika typerna av RPA-teknik är:

Data – Dataprogramrobotar kan utföra dataöverföring, kryptering och filkodning.
Integration – Integrationsbaserade mjukvarurobotar kan få tillgång till och ändra objekt i olika applikationer.
Process – Processbaserad programvara kan känna igen förändringar, händelser eller utlösare för att inleda sin programmerade process.

Var används Robotic Process Automation?

Praktiskt taget alla branscher som kan dra nytta av automatisering av arbetsuppgifter kan använda Robotics Process Automation. Men för närvarande är de områden som påverkas av RPA-användningen följande:

Kundtjänst
Behandling av beställningar
Finansiella sektorer
Tillverkning av försörjningskedjor
Försäljning
Informationsteknik (IT)
Personalresurser (HR)
Produktutveckling
Regler för efterlevnad inom branschen

Hur Robotic Process Automation fungerar

RPA:s arbetsflöde följer fyra steg: insamling, överföring, generering och bekräftelse. När det gäller datainmatning och datautmatning tar en programvarubot till exempel emot data, överför dem till ett annat program, genererar en rapport och meddelar användaren när den är klar.

Hur man implementerar Robotic Process Automation

Processen för ett framgångsrikt RPA-implementering omfattar minst tre faser: Proof of Concept (PoC), pilot och test. PoC-stadiet innebär att man väljer ut processer för automatisering, godkänner dem och genomför en intern organisatorisk omstrukturering. Pilotfasen är utvecklings-, design-, manus- och uppbyggnadsfasen för genomförandet av RPA. I det här skedet bör alla verktyg, tillägg och resurser för ett RPA-system diskuteras noggrant och implementeras. Slutligen är det sista steget att testa programvaran för att se till att roboten fungerar som önskat.

Storlek på marknaden för Robotic Process Automation

Enligt
Statista
är den nuvarande marknadsstorleken för RPA 3,7 miljarder dollar år 2022.

Hur man lär sig Robotic Process Automation

För att bli RPA-utvecklare krävs lång och omfattande utbildning för att lära sig och behärska programmeringen av programvaran för automatiserade robotar. Dessutom förändras RPA-sfären ständigt, så kunskapsbehovet upphör aldrig.

De bästa böckerna om Robotic Process Automation

När det gäller böcker om RPA är det viktigt att komma ihåg att branschen ofta förändras och utvecklas, så tryckta resurser kan ha svårt att ge läsarna aktuell information. Det finns dock fortfarande bra böcker om RPA, så här är fem bra böcker om Robotic Process Automation:

”Robotprocesser och kognitiv automatisering: Nästa fas” av Mary C. Lacity och Leslie P. Wilcocks
”Automatisering av arbetsflöden med Microsoft Power Automate: Uppnå digital omvandling genom affärsautomatisering med minimal kodning” av Aaron Guilmette
”Vård och utfodring av botar: En handbok för Robotic Process Automation” av Christopher Surdak
”Handbok för robotisk processautomatisering: A Guide to Implementing RPA Systems” av Tom Taulli
”INTELLIGENT AUTOMATION: Lär dig hur du kan utnyttja artificiell intelligens för att öka affärerna och göra vår värld mänskligare” av Pascal Bornet

De bästa online-kurserna i Robotic Process Automation

Den bästa online-kursen i Robotic Process Automation kommer från
EdX
. För alla som vill förstå RPA på en grundläggande nivå kan den här introduktionskursen vara en bra startkurs som kan hjälpa dig att utveckla nya färdigheter som att använda robotiserad processautomatisering som en form av problemlösning, utforma automatiseringsritningar, lära dig hur man skapar uppskattningar av insatser för processautomatisering och mycket mer. Du får virtuella klasser med instruktörer som är ledande inom programmering och maskininlärning.

Är Robotic Process Automation en bra karriär?

Ja, Robotic Process Automation är en bra karriär. Enligt GlasdörrEn RPA-utvecklare får en genomsnittlig årlig grundlön på 80 000 dollar i USA. Dessutom är den lägsta rapporterade lönen för en RPA-utvecklare 57 000 dollar, medan den högsta rapporterade lönen är 112 000 dollar.

I takt med att fler och fler företag börjar förstå den verkliga potentialen i RPA:s fördelar ökar lönerna för personer med RPA-kompetens bara.

Forskningsdokument om robotprocessautomatisering

Om du vill ha mer information om allt som rör RPA kan du läsa några värdefulla forskningsrapporter här:

Bästa metoder för framgångsrik automatisering av robotprocesser
av Gartner
Bortom taktisk RPA
av Gartner
Automatisering av robotprocesser – framtiden för affärsorganisationer: En översyn av Manishkumar Gami, Parth Jetly, Nidhi Mehta, Dr Sunita R. Patil
Robotisk processautomatisering som ett verktyg för digital omvandling för att öka den organisatoriska motståndskraften i polska företag av Andrzej Sobczak
Automatisering av robotprocesser i en containeriserad miljö
av Marko Kauppinen
Robotarna är redo. Är du det? Outnyttjade fördelar i din digitala arbetskraft av Deloitte

Bästa certifieringarna för Robotic Process Automation (RPA)

De bästa RPA-certifieringarna kommer från
Microsoft
, som är ett certifikat på instegsnivå som alla som vill bekanta sig med programvara och verktyg för RPA kan få. Detta gör det möjligt för dem som är intresserade av RPA att börja förstå och arbeta med ett av de bästa verktygen för automatisering: Power Automate-programvaran från Microsoft. För att få certifikatet förväntas deltagarna genomföra och klara ett prov som täcker ämnen och grundläggande förståelse för automatisering av affärsprocesser med programvaran Power Automate, skapande av chattrobotar med Power Virtual Agents och dataanalys med Power BI. Det finns inga förkunskapskrav för denna certifiering, men du måste betala en avgift för provet.

Download post as PDF