A
Niedawny raport Research Nester
sugeruje, że do 2024 r. dwie trzecie zadań związanych z zarządzaniem zostanie zautomatyzowanych. Robotic Process Automation (RPA) to wysoce wszechstronne oprogramowanie, które odegra kluczową rolę w transformacji świata biznesu.
Firmy każdego rodzaju mogą wykorzystywać RPA do automatyzacji różnorodnych procesów, aplikacji i operacji, co przynosi wymierne korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy oraz zwiększenie produktywności i zadowolenia pracowników.
W tym artykule przedstawimy niektóre z najlepszych sposobów wykorzystania przez zespoły
RPA
w celu zwiększenia wydajności, obniżenia kosztów i odblokowania nowych poziomów produktywności.
10 ręcznych procesów biznesowych, aplikacji,
i operacje możliwe dzięki RPA
Rynek zrobotyzowanej automatyzacji procesów rozwija się w niesamowitym tempie. W zależności od tego, któremu źródłu wierzyć, złożona roczna stopa wzrostu (CAGR) w branży na najbliższe siedem lat jest prognozowana na poziomie pomiędzy
20%
do
40%
.
Wyraźnie widać, że liderzy biznesowi postrzegają inwestycje w RPA jako kluczową część swoich strategii transformacji cyfrowej. W miarę jak myślące przyszłościowo firmy przyjmują
hiperautomatyzacja
RPA osiągnie niemal powszechne zastosowanie.
Zespoły, które zastosują to oprogramowanie, zyskają przewagę nad konkurencją, ponieważ RPA będzie w stanie obsługiwać operacje takie jak wprowadzanie danych, przetwarzanie faktur i płatności, zadania związane z obsługą klienta, wdrażanie pracowników i nie tylko.
Oto kilka zadań, które technologia ta może zautomatyzować, umożliwiając firmom mądrzejsze wykorzystanie swoich zasobów.
#1. Wprowadzanie danych
Wprowadzanie danych jest istotną funkcją biznesową w erze cyfrowej. Jest to jednak również jeden z najbardziej powtarzalnych i żmudnych procesów manualnych. Wiąże się to również z wysokim poziomem błędów ludzkich. Wdrożenie automatyzacji ma duży sens dla firm, które zarządzają dużą ilością danych.
RPA będzie w stanie obsługiwać takie operacje jak:
- Pobieranie danych z różnych źródeł, w tym z oprogramowania innych firm.
- Minimalizacja błędów ludzkich i zapewnienie, że jakość i integralność danych są na najwyższym poziomie.
- Przyspieszenie procesów wprowadzania danych
- Wyodrębnianie i czyszczenie danych w celu zapewnienia ich właściwej struktury dla scentralizowanych baz danych.
W ostatnim
digital.gov z 2022 roku organizacja zasugerowała, że pomogła rządowi federalnemu zredukować
organizacja zasugerowała, że pomogła rządowi federalnemu skrócić około 1,5 miliona godzin pracy dzięki zastosowaniu RPA.
Jedno ze studiów przypadku wyróżnionych w raporcie pokazuje, w jaki sposób Dowództwo Systemu Zaopatrzenia Marynarki Wojennej (NAVSUP) wykorzystało RPA do zwiększenia wartości i wydajności swojej misji w celu zmniejszenia zanieczyszczenia i niebezpiecznych materiałów wynikających z operacji morskich.
W szczególności RPA umożliwiło organizacji ograniczenie ręcznego wprowadzania danych do narzędzia planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) Marynarki Wojennej. Zautomatyzowane procesy obejmują odczytywanie i przechwytywanie danych z aplikacji internetowej i wysyłanie ich do systemu ERP. Kierownik techniczny NAVSUP sugeruje, że przyjęcie RPA skróciło szkolenie z dni lub tygodni do zaledwie kilku minut. Ogólnie rzecz biorąc, proces ten pozwolił zaoszczędzić ponad 6000 godzin pracy ręcznej rocznie.
Więcej o projekcie można przeczytać tutaj.
#2. Przetwarzanie zwrotów
Jak wie każdy, kto prowadzi działalność eCommerce, przetwarzanie zwrotów jest czasochłonnym zadaniem.
Średnie stopy zwrotu dla platform eCommerce wynoszą 18,1%
przy czym inne szacunki sugerują, że liczba ta jest bliższa oszałamiającym 30%. Przetwarzanie zwrotów jest jednym z tych zadań, które nie dodają wartości do księgi zamówień. Jednak nieefektywne działanie może zaszkodzić reputacji firmy i spowodować utratę klientów.
Przetwarzanie zwrotu obejmuje kilka ręcznych kroków. RPA będzie w stanie obsługiwać takie operacje jak:
- Odczytywanie i wyodrębnianie informacji z komunikacji z klientem oraz dodawanie ich do systemu zamówień zwrotów.
- Obsługa zwrotów poprzez odpowiadanie klientom, wysyłanie etykiet wysyłkowych i śledzenie zwrotów.
- Koordynowanie zwrotów lub wymian poprzez autoryzację transakcji i aktualizację kont.
- Komunikowanie się z klientem na każdym etapie podróży, dostarczanie aktualnych informacji i harmonogramów.
Solidna polityka zwrotów ma znaczenie. Shippo, amerykańska platforma integracji oprogramowania wysyłkowego, podzieliła się wynikami z
niedawne badanie
które sugerują, że ponad ośmiu na dziesięciu klientów czyta politykę zwrotów firmy przed zakupem towarów, a prawie połowa wybierze alternatywnych sprzedawców, jeśli polityka nie będzie im odpowiadać.
Zautomatyzowanie polityki zwrotów jest przełomowe dla zapracowanych operacji eCommerce, ponieważ pozwala pracownikom skupić się na zadaniach, które generują przychody i lojalność klientów.
#3. Onboarding
Wartość solidnych doświadczeń onboardingowych stała się bardzo widoczna w ostatnich latach. Onboarding użytkowników zajmuje najwięcej uwagi ze względu na jego wpływ na wyniki finansowe. Jednak wdrażanie pracowników i dostawców zewnętrznych to krytyczne procesy, które również zasługują na uwagę. Firmy mają jedną szansę na zrobienie pierwszego wrażenia, a jeśli zrobią to dobrze, jest to znaczący predyktor silnych i trwałych relacji.
Onboarding obejmuje jednak wiele ruchomych części. Niektóre z procesów ręcznych obejmują:
- Wypełnianie formularzy
- Gromadzenie i przetwarzanie danych
- Czytanie i przygotowywanie dokumentów i umów
- Kontrole przeszłości
- Komunikacja w obie strony
Wynikająca z tego gmatwanina zadań stanowi obciążenie administracyjne, które może spowolnić operacje. Automatyzacja onboardingu przynosi szereg korzyści, w tym
- Większa przejrzystość dzięki analityce
- Lepsza koordynacja między działami
- Niższe koszty
- Ograniczenie ryzyka i opóźnień
- Zwiększona zgodność
Chociaż istnieją elementy onboardingu, które wymagają bardziej osobistego podejścia, wiele kroków można zautomatyzować.
Niektóre studia przypadków
pokazują, jak działy HR zaoszczędziły 2000 godzin pracy rocznie i skróciły czas wdrażania o ponad 80%.
#4. Generowanie raportów
Generowanie raportów ma kluczowe znaczenie dla większości firm. Pomaga kierownictwu być na bieżąco z trendami w firmie i podejmować decyzje oparte na danych. Jednak zebranie wszystkich tych danych w jednym miejscu może być bardzo czasochłonne.
Jednym z największych wyzwań związanych z raportowaniem jest częstotliwość. W zależności od organizacji lub celu, raporty mogą być potrzebne codziennie, co tydzień lub co miesiąc. W wielu scenariuszach są one wymagane na żądanie. Gromadzenie wszystkich danych z różnych źródeł może wymagać znacznej koordynacji, często czerpiąc informacje z różnych i nieustrukturyzowanych źródeł danych.
RPA umożliwia specjalistom biznesowym z działów HR, finansów, marketingu lub kilku innych działów szybkie gromadzenie informacji z szerokiej gamy źródeł. Boty można przeszkolić w zakresie zbierania danych z wiadomości e-mail, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i szeregu aplikacji. Ustawienie tych zadań na określone przedziały czasowe pomaga skrócić proces raportowania.
Raportowanie to coś więcej niż tylko podawanie faktów i liczb. Chociaż statystyki są oczywiście niezbędne, ich prawdziwa wartość polega na generowaniu cennych spostrzeżeń. Pod wieloma względami czyni to z nich klasyczny przypadek użycia RPA, ponieważ technologia ta wspomaga pracowników i pomaga im wykonywać lepszą pracę.
RPA umożliwia efektywny podział pracy, który maksymalizuje zasoby. Boty mogą szybko gromadzić dane z szerokiej gamy źródeł, podczas gdy pracownicy mogą kontekstualizować i rozumieć dane. Firmy mogą zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo lub miesięcznie, co szybko się kumuluje. To idealne połączenie wydajności botów i ludzkiej kreatywności.
#5. Zgodność z KYC i AML
Obowiązek poznania swojego klienta (KYC) dotyczy wielu różnych firm. Banki i instytucje finansowe, pożyczkodawcy, FinTechy, firmy bukmacherskie, brokerzy i nie tylko, są zobowiązani do gromadzenia i zarządzania danymi i dokumentami klientów, aby pomóc w przestrzeganiu przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).
Ponownie, zobowiązania te nie zwiększają przychodów w portfelu zamówień. Jednak nieprzestrzeganie przepisów szkodzi firmom w postaci grzywien i utraty reputacji. Mówiąc prościej, zadania te są idealnymi kandydatami do automatyzacji.
RPA będzie w stanie obsługiwać operacje takie jak:
- Czytanie i analizowanie danych i dokumentów klientów
- Weryfikacja informacji o kliencie
- Kompilowanie i sprawdzanie danych klientów
- Przeprowadzanie ocen ryzyka
- Komunikacja z klientem
City Union Bank (CUB),
wiodący bank w południowych Indiach, wdrożył automatyzację do obsługi KYC i otwierania kont.
.
RPA włączone:
- Redukcja kosztów pracy o 66
- 7-krotne przyspieszenie otwarcia konta
- Znacznie obniżony poziom błędów
Ogólnie rzecz biorąc, są to doskonałe wyniki, które podkreślają, w jaki sposób RPA pomaga firmom prosperować.
#6. Automatyzacja listy płac
Lista płac jest czasochłonna dla firm każdej wielkości. Duże przedsiębiorstwa mają znaczną liczbę pracowników do opłacenia, podczas gdy mniejsze firmy nie zawsze mają budżet na dedykowany personel płacowy.
Istnieje kilka powodów, dla których przetwarzanie listy płac jest doskonałym kandydatem do zastosowania RPA. Po pierwsze, wiąże się to z dużą ilością zadań opartych na regułach. W rzeczywistości duża część tej pracy mieści się w kategorii przetwarzania danych. Ręczne przetwarzanie listy płac obejmuje gromadzenie danych, raportowanie wydatków, obliczenia podatkowe, świadczenia i inne zawiłości.
Korzyści płynące z zastosowania RPA do automatyzacji płac obejmują większą szybkość, dokładność, oszczędność kosztów i ściślejsze przestrzeganie przepisów. A
Studium przypadku z dużej grupy hotelarskiej
pokazuje potencjał RPA w zakresie płac: firma obniżyła koszty przetwarzania listy płac o około 90%, oszczędzając 200 tys. dolarów rocznie.
#7. Marketing
Ostatnie trudne warunki ekonomiczne zmusiły liderów biznesu do rozważenia cięć budżetowych. Jak zawsze, działy marketingu są jednymi z pierwszych, które odczuwają chłód spowolnienia gospodarczego. Zespołom generującym przychody mówi się, by “robiły więcej za mniej”, co jest trudnym zadaniem w obecnym środowisku.
Koszty pozyskania klienta (CAC) w ostatnich latach wymknęły się spod kontroli. Poszukiwanie nowych firm stało się tak konkurencyjne dla niektórych firm, że utrudnia to ogólną rentowność. RPA może pomóc zespołom marketingowym poprzez automatyzację wielu powtarzalnych i czasochłonnych zadań związanych z generowaniem przychodów.
W kontekście marketingowym RPA będzie w stanie obsługiwać zadania takie jak:
- Automatyzacja kampanii informacyjnych za pośrednictwem wiadomości SMS, e-mail i mediów społecznościowych
- Ustalanie stawek za reklamy PPC w Google i Facebook Ads
- Testy A/B dla reklam w celu zapewnienia maksymalnej skuteczności reklam
- Prowadzenie raportów SEO dla słów kluczowych i skuteczności kampanii
- Ocenianie i kwalifikowanie potencjalnych klientów
W rzeczywistości automatyzacja jest tak skuteczna w marketingu, że w ostatnich latach pojawiło się wiele dedykowanego oprogramowania do obsługi tego zadania. Jedną z wad jest to, że niektóre z tych narzędzi są drogie lub wymagają cięcia budżetu reklamowego, ale bez żelaznej gwarancji wyników. Narzędzia RPA umożliwiają firmom tworzenie własnych wersji tych maszyn, które odpowiadają ich celom i stosom oprogramowania.
#8. Kontrole kredytowe
Kontrole kredytowe są istotną częścią należytej staranności. Chociaż ochrona firmy powinna być priorytetem, wiele zespołów zaniedbuje tę kwestię. W rezultacie płacą za to w przyszłości.
Istnieje kilka scenariuszy, w których firmy muszą przeprowadzać kontrole kredytowe. Na przykład podczas przyjmowania nowych klientów, dostawców lub pracowników. Co więcej, kontrole kredytowe są również częścią ogólnej zgodności przy przyjmowaniu nowych dostawców.
Zautomatyzowane kontrole kredytowe są korzystne dla firm na kilka sposobów. Po pierwsze, są szybkie, co znacznie skraca czas podejmowania decyzji biznesowych. Na tym jednak korzyści się nie kończą. Usunięcie ludzi z równania ma inne zalety, takie jak zmniejszenie potencjalnego uprzedzenia wobec pracowników i zmniejszenie związanych z tym kosztów pracy.
RPA umożliwia firmom logowanie się do systemów roboczych, zbieranie danych, porównywanie ich z biurami informacji kredytowej, wyodrębnianie istotnych informacji i dostarczanie raportów w ciągu kilku minut. Zespoły mogą nawet wbudować go w swoje przepływy pracy, aby proces był uruchamiany bez interwencji człowieka.
#9. Monitorowanie i porównywanie cen
Firmy mogą konkurować ze sobą na kilku frontach. Mogą wyróżniać się na tle swoich konkurentów w oparciu o jakość swoich towarów lub usług lub oferując wsparcie lub wygodę na wyższym poziomie. Nie można jednak uciec od faktu, że cena jest ogromnym czynnikiem dla konsumentów.
Na zatłoczonych rynkach ceny stanowią przewagę konkurencyjną. W szczególności dynamiczne ustalanie cen jest ważnym narzędziem na szybko zmieniających się i dużych rynkach. Jednak monitorowanie konkurentów w celu sprawdzenia, jak dostosowują swoje oferty, wymaga dużo pracy ręcznej. Co więcej, jest to zadanie wymagające znacznej uwagi.
Korzystanie z RPA umożliwia zespołom przeszukiwanie stron internetowych konkurencji i odnotowywanie zmieniających się cen. Jeśli celem biznesowym jest pozostanie poniżej lub w pewnym zakresie ofert rywali, zespoły mogą zautomatyzować swoje ceny, aby rosły i spadały wraz z konkurencją. Nie musi to nawet dotyczyć zmian w czasie rzeczywistym; może to być również zapewnienie, że systemy CRM są stale aktualizowane, dzięki czemu zespoły sprzedaży zawsze mają najlepsze informacje, które pomagają im w zamykaniu transakcji.
Kupujący mogą również wykorzystywać RPA do monitorowania cen surowców. Ustawiając określone parametry, mogą przejść do zabezpieczania towarów po korzystnych stawkach, oszczędzając niewyobrażalne kwoty.
#10. Planowanie i śledzenie przesyłek
Podczas gdy spedycja i logistyka są głównymi uczestnikami ogólnego trendu w kierunku cyfryzacji, nadal istnieje zaskakująca ilość pracy ręcznej w elementach planowania i śledzenia tych firm. Przy tak wielu różnych dostawcach, z których każdy ma własne portale, koordynacja wysyłki i monitorowanie odbioru towarów może zająć dużo czasu.
RPA może obsługiwać operacje takie jak:
- Znalezienie najszybszych lub najbardziej opłacalnych szlaków transportowych
- Przetwarzanie zamówień i płatności
- Komunikacja z oprogramowaniem do zarządzania magazynem lub zapasami
- Śledzenie dostaw i zapewnienie pełnego audytu
- Przekazywanie aktualizacji za pośrednictwem platform komunikacyjnych
- Wystawianie faktur
Automatyzacja, czy to testowanie oprogramowania, RPA czy inne, może pomóc sprzedawcom detalicznym, sklepom eCommerce lub zewnętrznym firmom dostawczym we wdrażaniu bardziej zorientowanego na klienta podejścia do logistyki. Zmniejszenie liczby godzin pracy ręcznej poświęcanych na obsługę zapytań o wysyłkę może znacznie obniżyć koszty operacyjne, zapewniając jednocześnie klientom wymagany poziom usług.
