A
un raport recent realizat de Research Nester
sugerează că două treimi din sarcinile de management vor fi automatizate până în 2024. Robotic Process Automation (RPA) este o soluție software extrem de versatilă, care va fi esențială în această transformare a lumii afacerilor.
Firmele de orice fel pot utiliza RPA pentru a automatiza o gamă variată de procese, aplicații și operațiuni, cu beneficii tangibile, printre care se numără economisirea de timp și bani și creșterea productivității și a satisfacției angajaților.
Acest articol va evidenția unele dintre cele mai bune moduri în care echipele pot folosi
RPA
pentru a stimula eficiența, a reduce costurile și a debloca noi niveluri de productivitate.
10 procese de afaceri manuale, aplicații,
și operațiuni facilitate de RPA
Piața automatizării proceselor robotice se extinde într-un ritm incredibil. În funcție de sursa pe care o credeți, rata de creștere anuală compusă (CAGR) a industriei pentru următorii șapte ani este prognozată între
20%
la
40%
.
Este clar că liderii de afaceri consideră că investițiile în RPA reprezintă o parte esențială a strategiilor lor de transformare digitală. Pe măsură ce firmele care gândesc cu anticipație îmbrățișează
hiperautomatizare
, RPA va ajunge la o adoptare aproape universală.
Echipele care adoptă acest software vor avea un avantaj față de concurenți, deoarece RPA va putea gestiona operațiuni precum introducerea datelor, procesarea facturilor și a plăților, sarcini de servicii pentru clienți, integrarea angajaților și multe altele.
Iată câteva dintre sarcinile pe care această tehnologie le poate automatiza, permițând întreprinderilor să își utilizeze resursele mai înțelept.
#1. Introducerea datelor
Introducerea datelor este o funcție de afaceri vitală în era digitală. Cu toate acestea, este, de asemenea, unul dintre cele mai repetitive și plictisitoare procese manuale. De asemenea, se confruntă cu o rată ridicată a erorilor umane. Implementarea automatizării este foarte utilă pentru companiile care gestionează o mulțime de date.
RPA va fi capabil să se ocupe de operațiuni precum:
- Extragerea de date din diverse surse, inclusiv din software de la terți
- Reducerea la minimum a erorilor umane și asigurarea calității și integrității datelor.
- Accelerarea proceselor de introducere a datelor
- Extragerea și curățarea datelor pentru a se asigura că acestea sunt structurate corespunzător pentru bazele de date centralizate
În ultimul
raport anual digital.gov din 2022
, organizația a sugerat că a ajutat guvernul federal să reducă aproximativ 1,5 milioane de ore de lucru prin utilizarea RPA.
Un studiu de caz evidențiat în raport arată modul în care Naval Supply System Command (NAVSUP) a utilizat RPA pentru a crește valoarea și eficiența misiunii sale de reducere a poluării și a materialelor periculoase rezultate din operațiunile sale maritime.
În special, RPA a permis organizației să reducă introducerea manuală a datelor în instrumentul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) al Marinei. Procesele automatizate includ citirea și capturarea datelor dintr-o aplicație bazată pe web și trimiterea lor către ERP. Responsabilul tehnic al NAVSUP sugerează că adoptarea RPA a redus instruirea de la câteva zile sau săptămâni la doar câteva minute. În general, procesul a permis economisirea a peste 6 000 de ore de muncă manuală pe an.
Puteți citi mai multe despre acest proiect aici.
#2. Procesarea returului
După cum știe oricine care conduce o afacere de comerț electronic, procesarea retururilor este o sarcină care necesită mult timp.
Ratele medii de returnare pentru platformele de comerț electronic se situează la 18,1%.
, alte estimări sugerând că numărul este mai aproape de un uluitor 30%. Prelucrarea retururilor este una dintre acele sarcini care nu adaugă valoare portofoliului de comenzi. Cu toate acestea, eșecul de a face acest lucru în mod eficient poate afecta reputația unei întreprinderi și poate duce la pierderea de clienți.
Procesarea unei declarații conține mai multe etape manuale. RPA va fi capabil să se ocupe de operațiuni precum:
- Citirea și extragerea informațiilor din comunicarea clientului și adăugarea acestora în sistemul de comenzi de retur.
- Gestionarea retururilor, răspunzând clienților, trimițând etichete de expediere și urmărind returul.
- Coordonarea retururilor sau schimburilor prin autorizarea tranzacțiilor și actualizarea conturilor
- Comunicarea cu clientul în fiecare etapă a călătoriei, oferind actualizări de urmărire și termene limită
O politică solidă de retur contează. Shippo, o platformă americană de integrare a software-ului de transport maritim, a împărtășit rezultatele unui
sondaj recent
care sugerează că peste opt din zece clienți citesc politica de returnare a unei companii înainte de a cumpăra bunuri, iar aproape jumătate vor alege furnizori alternativi dacă politica nu este pe placul lor.
Automatizarea politicii de retur este transformatoare pentru operațiunile de comerț electronic aglomerate, deoarece permite personalului să se concentreze asupra sarcinilor care generează venituri și fidelizează clienții.
#3. Îmbarcarea la bord
Valoarea unor experiențe solide de integrare a devenit foarte evidentă în ultimii ani. Îmbarcarea utilizatorilor ocupă cea mai mare parte a atenției din cauza efectului său asupra rezultatelor. Cu toate acestea, integrarea angajaților și a furnizorilor terți sunt procese critice care merită, de asemenea, atenție. Firmele au o singură șansă de a face o primă impresie, iar dacă o fac bine, aceasta este un predictor semnificativ al unor relații puternice și durabile.
Cu toate acestea, procesul de integrare implică o mulțime de elemente în mișcare. Unele dintre procesele manuale includ:
- Completarea formularelor
- Colectarea și prelucrarea datelor
- Citirea și pregătirea documentelor și a contractelor
- Verificări de antecedente
- Comunicare de tip “dus-întors
Amalgamul de sarcini care rezultă reprezintă o povară administrativă care poate încetini operațiunile. Automatizarea procesului de integrare are mai multe beneficii, printre care:
- O mai mare transparență prin intermediul analizelor
- Îmbunătățirea coordonării interdepartamentale
- Costuri mai mici
- Reducerea riscurilor și a întârzierilor
- Creșterea conformității
Deși există elemente ale procesului de integrare care necesită o abordare mai personală, multe etape pot fi automatizate.
Câteva studii de caz
arată cum departamentele de resurse umane au economisit 2000 de ore de lucru pe an și au redus timpul de integrare cu peste 80%.
#4. Generarea de rapoarte
Generarea de rapoarte este crucială pentru majoritatea firmelor. Aceasta ajută conducerea să fie la curent cu tendințele din cadrul întreprinderii și să ia decizii bazate pe date. Cu toate acestea, colectarea tuturor acestor date într-un singur loc poate consuma mult timp.
Una dintre marile provocări în ceea ce privește raportarea este frecvența. În funcție de organizație sau de scop, rapoartele pot fi necesare zilnic, săptămânal sau lunar. În multe scenarii, acestea sunt necesare la cerere. Culegerea tuturor datelor din diferite surse poate necesita o coordonare considerabilă, adesea obținându-se informații din surse de date disparate și nestructurate.
RPA permite profesioniștilor din HR, finanțe, marketing sau alte departamente să adune rapid informații dintr-o gamă largă de surse. Roboții pot fi antrenați să colecteze date din e-mailuri, foi de calcul, baze de date și o gamă largă de aplicații. Stabilirea acestor sarcini pentru intervale specifice ajută la reducerea unei mari părți din procesul de raportare.
Raportarea înseamnă mult mai mult decât enumerarea de fapte și cifre. În timp ce statisticile implicate sunt în mod clar esențiale, adevărata lor valoare constă în generarea de informații valoroase. În multe privințe, acest lucru face din ei un caz clasic de utilizare a RPA, deoarece tehnologia îi ajută pe lucrători și îi ajută să producă o muncă mai bună.
RPA permite o diviziune eficientă a muncii care maximizează resursele. Roboții pot asambla rapid date dintr-o gamă largă de surse, în timp ce lucrătorii umani pot contextualiza și înțelege datele. Companiile pot economisi ore în fiecare săptămână sau lună, care se acumulează rapid. Este o îmbinare perfectă între eficiența roboților și creativitatea umană.
#5. Conformitatea KYC și AML
Obligațiile de cunoaștere a clientelei (KYC) afectează o mulțime de companii diferite. Băncile și instituțiile financiare, creditorii, FinTech-urile, firmele de pariuri, brokerii și multe altele sunt obligate să colecteze și să gestioneze datele și documentele clienților pentru a contribui la respectarea reglementărilor privind combaterea spălării banilor (AML).
Din nou, aceste obligații nu adaugă venituri în portofoliul de comenzi. Cu toate acestea, nerespectarea normelor dăunează întreprinderilor sub formă de amenzi și daune la adresa reputației. Pur și simplu, aceste sarcini sunt candidații ideali pentru automatizare.
RPA va fi capabil să se ocupe de operațiuni precum:
- Citirea și analizarea datelor și documentelor clienților
- Validarea informațiilor despre clienți
- Compilarea și verificarea datelor clienților
- Efectuarea evaluărilor de risc
- Comunicarea cu clienții
City Union Bank (CUB),
o bancă de top din sudul Indiei, a implementat automatizarea pentru a se ocupa de KYC și de deschiderea de conturi
.
RPA activat:
- O reducere de 66% a forței de muncă
- O accelerare de 7 ori a deschiderii de conturi
- Rate de eroare mult reduse
În general, acestea sunt rezultate excelente care evidențiază modul în care RPA ajută întreprinderile să se dezvolte.
#6. Automatizarea salarizării
Salarizarea consumă mult timp pentru întreprinderile de orice dimensiune. Întreprinderile mari au un număr considerabil de angajați de plătit, în timp ce firmele mai mici nu au întotdeauna bugetul necesar pentru un personal dedicat salarizării.
Există mai multe motive pentru care procesarea salariilor este un candidat excelent pentru RPA. Pentru început, implică sarcini de volum mare, bazate pe reguli. De fapt, o mare parte din activitatea implicată intră în categoria prelucrării datelor. Procesarea manuală a salariilor implică colectarea de date, raportarea cheltuielilor, calcularea impozitelor, beneficii și alte complexități.
Beneficiile RPA pentru automatizarea salarizării includ o viteză mai mare, acuratețe, economii de costuri și o mai mare respectare a conformității. A
studiu de caz de la un mare grup de ospitalitate
arată potențialul RPA pentru salarizare: aceștia și-au redus costurile de procesare a salariilor cu aproximativ 90%, economisind 200 000 de dolari pe an.
#7. Marketing
Condițiile economice dificile din ultima vreme i-au forțat pe liderii de afaceri să analizeze posibilitatea de a face reduceri bugetare. Ca întotdeauna, departamentele de marketing sunt printre primele care resimt efectele încetinirii economice. Echipele de generare a veniturilor trebuie să “facă mai mult cu mai puțin”, ceea ce reprezintă o sarcină dificilă în contextul actual.
Costurile de achiziție a clienților (CAC) au scăpat de sub control în ultimii ani. Găsirea de noi afaceri a devenit atât de competitivă pentru unele firme încât afectează profitabilitatea generală. RPA poate ajuta echipele de marketing prin automatizarea multor sarcini repetitive și care necesită mult timp, implicate în creșterea veniturilor.
Într-un context de marketing, RPA va putea să se ocupe de sarcini precum:
- Automatizarea campaniilor de informare prin SMS, e-mail și social media
- Licitația de anunțuri PPC pe Google și Facebook Ads
- Testarea A/B a anunțurilor pentru a asigura eficiența maximă a anunțurilor
- Rularea rapoartelor SEO pentru cuvinte cheie și eficiența campaniei
- Punctarea și calificarea clienților potențiali
De fapt, automatizarea este atât de eficientă pentru marketing, încât în ultimii ani au apărut numeroase programe dedicate pentru a se ocupa de această sarcină. Un dezavantaj este faptul că unele dintre aceste instrumente sunt costisitoare sau necesită o reducere a bugetului publicitar, dar fără o garanție absolută a rezultatelor. Instrumentele RPA permit întreprinderilor să își construiască propriile versiuni ale acestor mașini, care să se potrivească obiectivelor și pachetelor de software.
#8. Verificări de credit
Verificările de credit reprezintă o parte esențială a controlului de diligență. Deși protejarea afacerii dvs. ar trebui să fie o prioritate absolută, multe echipe neglijează să depună eforturi. Ca urmare, ei plătesc pentru asta pe termen lung.
Există mai multe scenarii în care întreprinderile trebuie să facă verificări de credit. De exemplu, atunci când acceptă noi clienți, furnizori sau angajați. În plus, verificările de credit fac parte, de asemenea, din conformitatea generală atunci când se angajează noi furnizori.
Verificările de credit automatizate sunt benefice pentru întreprinderi în mai multe moduri. În primul rând, sunt rapide, ceea ce îmbunătățește considerabil timpul de luare a deciziilor în afaceri. Dar beneficiile nu se opresc aici. Eliminarea oamenilor din ecuație are și alte avantaje, cum ar fi reducerea potențialelor prejudecăți împotriva angajaților și reducerea costurilor asociate cu forța de muncă.
RPA permite companiilor să se conecteze la sistemele de lucru, să colecteze date, să le compare cu birourile de raportare a creditelor, să extragă informațiile relevante și să furnizeze un raport în câteva minute. Echipele pot chiar să îl integreze în fluxurile de lucru, astfel încât procesul să fie declanșat fără nicio intervenție umană.
#9. Monitorizarea și compararea prețurilor
Întreprinderile pot concura între ele pe mai multe fronturi. Aceștia pot ieși în evidență față de rivalii lor prin calitatea bunurilor sau serviciilor lor sau prin oferirea de asistență sau confort de nivel superior. Dar nu poți scăpa de faptul că prețul este un factor important pentru consumatori.
Pe piețele aglomerate, prețurile reprezintă un avantaj competitiv. În special, stabilirea dinamică a prețurilor este un instrument important pe piețele cu evoluție rapidă și cu volume mari. Cu toate acestea, monitorizarea concurenților pentru a vedea cum își ajustează ei ofertele implică multă muncă manuală. În plus, este o sarcină care necesită o atenție considerabilă.
Utilizarea RPA permite echipelor să cerceteze site-urile web ale concurenților și să observe prețurile în schimbare. În cazul în care obiectivul afacerii este de a se menține sub sau în limita unei anumite categorii de oferte ale rivalilor, echipele pot automatiza prețurile pentru a crește și a scădea odată cu concurenții. Nu trebuie să fie vorba nici măcar de schimbări în timp real; poate fi vorba, de asemenea, de asigurarea faptului că sistemele CRM sunt actualizate în mod constant, astfel încât echipele de vânzări să aibă întotdeauna cele mai bune informații care să le ajute să încheie contracte.
De asemenea, cumpărătorii pot utiliza RPA pentru a monitoriza prețul materiilor prime. Prin stabilirea unor parametri specifici, aceștia se pot deplasa pentru a asigura bunuri la prețuri avantajoase, economisind sume incalculabile.
#10. Programarea și urmărirea expedierilor
În timp ce transportul maritim și logistica au fost principalii adepți ai tendinței generale de digitalizare, există încă o cantitate surprinzătoare de muncă manuală în ceea ce privește elementele de planificare și urmărire ale acestor activități. Cu atât de mulți furnizori diferiți, fiecare cu propriile portaluri, coordonarea expedierii și monitorizarea primirii bunurilor poate necesita mult timp.
RPA se poate ocupa de operațiuni precum:
- Găsirea celor mai rapide sau mai rentabile rute de transport maritim
- Procesarea comenzilor și a plăților
- Comunicarea cu un software de gestionare a depozitului sau a inventarului
- Urmărirea livrărilor și furnizarea unui audit complet
- Transmiterea actualizărilor prin intermediul platformelor de comunicare
- Întocmirea facturilor
Automatizarea, fie că este vorba de testarea software, RPA sau altele, poate ajuta comercianții cu amănuntul, magazinele de comerț electronic sau companiile de livrare terțe să implementeze o abordare mai centrată pe client în ceea ce privește logistica. Reducerea numărului de ore de muncă manuală dedicate solicitărilor de expediere poate reduce semnificativ costurile de operare, asigurând în același timp că clienții primesc nivelurile de servicii pe care le cer.
