A
Nedávna správa spoločnosti Research Nester
naznačuje, že do roku 2024 budú dve tretiny manažérskych úloh automatizované. Robotická automatizácia procesov (RPA) je veľmi všestranné softvérové riešenie, ktoré bude mať zásadný význam pri tejto transformácii podnikateľského sveta.
Firmy každého druhu môžu využívať RPA na automatizáciu rôznorodých procesov, aplikácií a operácií s hmatateľnými výhodami, medzi ktoré patrí úspora času a peňazí a zvýšenie produktivity a spokojnosti zamestnancov.
Tento článok upozorňuje na niektoré z najlepších spôsobov, ako môžu tímy využívať
RPA
na zvýšenie efektívnosti, zníženie nákladov a uvoľnenie nových úrovní produktivity.
10 manuálnych obchodných procesov, aplikácií,
a operácie umožnené RPA
Trh s robotickou automatizáciou procesov expanduje neuveriteľným tempom. V závislosti od toho, ktorému zdroju veríte, sa predpokladá, že zložená ročná miera rastu (CAGR) tohto odvetvia sa bude v nasledujúcich siedmich rokoch pohybovať v rozmedzí od
20%
na
40%
.
Je zrejmé, že vedúci predstavitelia podnikov považujú investície do RPA za kľúčovú súčasť svojich stratégií digitálnej transformácie. Keďže firmy, ktoré myslia na budúcnosť, prijímajú
hyperautomatizácia
, RPA dosiahne takmer univerzálne prijatie.
Tímy, ktoré si tento softvér osvoja, získajú náskok pred konkurenciou, pretože RPA bude schopný zvládnuť operácie, ako je zadávanie údajov, spracovanie faktúr a platieb, úlohy zákazníckeho servisu, nástup zamestnancov a ďalšie.
Tu sa pozrite na niektoré úlohy, ktoré táto technológia dokáže automatizovať a umožňuje podnikom rozumnejšie využívať svoje zdroje.
#1. Zadávanie údajov
Zadávanie údajov je v digitálnom veku dôležitou obchodnou funkciou. Zároveň je to však jeden z najčastejšie sa opakujúcich a najnáročnejších manuálnych procesov. Taktiež trpí vysokou mierou ľudskej chybovosti. Zavedenie automatizácie má veľký zmysel pre spoločnosti, ktoré spravujú veľké množstvo údajov.
RPA bude schopná zvládnuť operácie, ako sú:
- získavanie údajov z rôznych zdrojov vrátane softvéru tretích strán
- Minimalizácia ľudských chýb a zabezpečenie kvality a integrity údajov
- Zrýchlenie procesov zadávania údajov
- Extrahovanie a čistenie údajov s cieľom zabezpečiť ich správnu štruktúru pre centralizované databázy
V poslednom
výročnej správe digital.gov z roku 2022
organizácia uviedla, že pomocou RPA pomohla federálnej vláde skrátiť približne 1,5 milióna pracovných hodín.
Jedna z prípadových štúdií, na ktorú správa upozorňuje, ukazuje, ako veliteľstvo námorného zásobovacieho systému (NAVSUP) využilo RPA na zvýšenie hodnoty a efektívnosti svojej misie na zníženie znečistenia a nebezpečných materiálov, ktoré sú výsledkom jeho námorných operácií.
RPA umožnila organizácii najmä obmedziť manuálne zadávanie údajov do nástroja ERP (Enterprise Resource Planning) námorníctva. Automatizované procesy zahŕňajú čítanie a zachytávanie údajov z webovej aplikácie a ich odosielanie do systému ERP. Technický vedúci NAVSUP naznačuje, že prijatie RPA skrátilo školenie z dní alebo týždňov na minúty. Celkovo tento proces ušetril viac ako 6000 hodín manuálnej práce ročne.
Viac informácií o projekte si môžete prečítať tu.
#2. Spracovanie návratov
Každý, kto prevádzkuje elektronický obchod, vie, že spracovanie vrátenia tovaru je časovo náročná úloha.
Priemerná miera návratnosti pre platformy elektronického obchodu je 18,1 %.
, pričom podľa iných odhadov sa toto číslo blíži k závratným 30 %. Spracovanie vratiek je jednou z tých úloh, ktoré nepridávajú hodnotu knihe objednávok. Ak sa to však nepodarí efektívne, môže to poškodiť povesť podniku a viesť k strate zákazníkov.
Spracovanie návratky obsahuje niekoľko manuálnych krokov. RPA bude schopná zvládnuť operácie, ako sú:
- Čítanie a získavanie informácií z komunikácie so zákazníkom a ich pridávanie do systému objednávok na vrátenie tovaru.
- Riešenie vrátených zásielok prostredníctvom odpovedí zákazníkom, zasielania prepravných štítkov a sledovania vrátenia zásielok.
- Koordinácia vrátenia alebo výmeny prostredníctvom autorizácie transakcií a aktualizácie účtov
- komunikácia so zákazníkom v každom kroku cesty, poskytovanie aktualizácií a časových harmonogramov
Dôležitá je spoľahlivá politika vrátenia tovaru. Shippo, americká platforma pre integráciu softvéru na prepravu, sa podelila o výsledky
nedávny prieskum
z ktorého vyplýva, že viac ako osem z desiatich zákazníkov si pred kúpou tovaru prečíta zásady vrátenia tovaru a takmer polovica si vyberie iného predajcu, ak im tieto zásady nevyhovujú.
Automatizácia politiky vrátenia tovaru je pre zaneprázdnené prevádzky elektronického obchodu transformujúca, pretože uvoľňuje zamestnancov, aby sa mohli sústrediť na úlohy, ktoré generujú príjmy a lojalitu zákazníkov.
#3. Onboarding
V posledných rokoch sa veľmi jasne ukázala hodnota kvalitných skúseností s nástupom do zamestnania. Na onboarding používateľov sa zameriava najväčšia pozornosť, pretože má vplyv na hospodársky výsledok. Nástup zamestnancov a dodávateľov tretích strán sú však kritické procesy, ktoré si tiež zaslúžia pozornosť. Firmy majú jedinú šancu urobiť prvý dojem, a ak ho urobia správne, je to významný faktor pre silné a trvalé vzťahy.
Onboarding však zahŕňa veľa pohyblivých častí. Niektoré z manuálnych procesov zahŕňajú:
- Vypĺňanie formulárov
- Zber a spracovanie údajov
- Čítanie a príprava dokumentov a zmlúv
- Previerky minulosti
- Spätná komunikácia
Výsledná spleť úloh predstavuje administratívnu záťaž, ktorá môže spomaliť prevádzku. Automatizácia nástupu má niekoľko výhod vrátane:
- Väčšia transparentnosť prostredníctvom analytiky
- Zlepšená koordinácia medzi oddeleniami
- Nižšie náklady
- Zmiernenie rizík a oneskorení
- Zvýšené dodržiavanie predpisov
Aj keď niektoré prvky nástupu vyžadujú osobnejší prístup, mnohé kroky možno automatizovať.
Niektoré prípadové štúdie
ukazujú, ako oddelenia ľudských zdrojov ušetrili 2000 pracovných hodín ročne a skrátili čas nástupu o viac ako 80 %.
#4. Vytváranie správ
Tvorba správ je pre väčšinu firiem kľúčová. Pomáha manažmentu udržiavať prehľad o trendoch v podniku a prijímať rozhodnutia založené na údajoch. Zhromažďovanie všetkých týchto údajov na jednom mieste však môže byť časovo veľmi náročné.
Jednou z veľkých výziev pri podávaní správ je frekvencia. V závislosti od organizácie alebo účelu môžu byť správy potrebné denne, týždenne alebo mesačne. V mnohých scenároch sú potrebné na požiadanie. Zhromažďovanie všetkých údajov z rôznych zdrojov si môže vyžadovať značnú koordináciu, pričom sa často čerpajú informácie z rôznorodých a neštruktúrovaných zdrojov údajov.
RPA umožňuje odborníkom v oblasti ľudských zdrojov, financií, marketingu alebo viacerých ďalších oddelení rýchlo zhromažďovať informácie zo širokej škály zdrojov. Boty možno vycvičiť na zhromažďovanie údajov z e-mailov, tabuliek, databáz a rôznych aplikácií. Nastavenie týchto úloh na konkrétne intervaly pomáha znížiť množstvo práce s procesom vykazovania.
Podávanie správ je oveľa viac ako len vymenúvanie faktov a čísel. Hoci sú štatistické údaje jednoznačne nevyhnutné, ich skutočná hodnota spočíva vo vytváraní cenných poznatkov. V mnohých ohľadoch ide o klasický prípad použitia RPA, pretože technológia dopĺňa pracovníkov a pomáha im produkovať kvalitnejšiu prácu.
RPA umožňuje efektívnu deľbu práce, ktorá maximalizuje zdroje. Boti dokážu rýchlo zhromažďovať údaje zo širokej škály zdrojov, zatiaľ čo ľudskí pracovníci môžu tieto údaje kontextualizovať a porozumieť im. Spoločnosti môžu každý týždeň alebo mesiac ušetriť hodiny, ktoré sa rýchlo nazbierajú. Je to dokonalé spojenie efektivity robotov a ľudskej kreativity.
#5. Dodržiavanie pravidiel KYC a AML
Povinnosť poznať svojho klienta (KYC) sa týka mnohých rôznych spoločností. Banky a finančné inštitúcie, poskytovatelia úverov, FinTech, stávkové spoločnosti, makléri a ďalší sú povinní zhromažďovať a spravovať údaje a dokumenty o klientoch, aby pomohli dodržiavať predpisy proti praniu špinavých peňazí (AML).
Opäť platí, že tieto záväzky neprispievajú k príjmom v knihe objednávok. Nedodržiavanie predpisov však podnikom spôsobuje škody v podobe pokút a poškodenia dobrého mena. Jednoducho povedané, tieto úlohy sú ideálnymi kandidátmi na automatizáciu.
RPA bude schopná zvládnuť operácie, ako sú:
- Čítanie a analýza údajov a dokumentov o zákazníkoch
- Overovanie informácií o zákazníkoch
- Zostavovanie a kontrola údajov o zákazníkoch
- Vykonávanie hodnotenia rizík
- Komunikácia so zákazníkmi
City Union Bank (CUB),
popredná juhoindická banka zaviedla automatizáciu na spracovanie KYC a otváranie účtov
.
RPA je povolená:
- Zníženie spotreby práce o 66 %
- 7-násobné zrýchlenie otvárania účtov
- Výrazne znížená chybovosť
Celkovo ide o vynikajúce výsledky, ktoré zdôrazňujú, ako RPA pomáha podnikom prosperovať.
#6. Automatizácia miezd
Mzdy sú časovo náročné pre podniky každej veľkosti. Veľké podniky majú značný počet zamestnancov, ktorých treba zaplatiť, zatiaľ čo menšie firmy nemajú vždy rozpočet na špecializovaných mzdových pracovníkov.
Existuje niekoľko dôvodov, prečo je spracovanie miezd skvelým kandidátom na RPA. Na začiatku ide o úlohy s vysokým objemom a založené na pravidlách. V skutočnosti veľká časť tejto práce spadá do kategórie spracovania údajov. Manuálne spracovanie miezd zahŕňa zber údajov, vykazovanie výdavkov, výpočet daní, dávok a ďalšie zložitosti.
Medzi výhody RPA pri automatizácii miezd patrí vyššia rýchlosť, presnosť, úspora nákladov a prísnejšie dodržiavanie predpisov. A
prípadová štúdia z veľkej pohostinskej skupiny
ukazuje potenciál RPA pre mzdy: znížili náklady na spracovanie miezd približne o 90 %, čím ušetrili 200 tisíc USD ročne.
#7. Marketing
Nedávne ťažké hospodárske podmienky prinútili vedúcich predstaviteľov podnikov, aby preskúmali možnosti rozpočtových škrtov. Marketingové oddelenia sú ako vždy medzi prvými oddeleniami, ktoré pociťujú chlad hospodárskeho spomalenia. Tímy generujúce príjmy majú za úlohu “robiť viac s menej”, čo je v súčasnom prostredí náročná úloha.
Náklady na získanie zákazníka (CAC) sa v posledných rokoch vymkli spod kontroly. Vyhľadávanie nových obchodov sa pre niektoré firmy stalo takým konkurenčným, že to brzdí celkovú ziskovosť. RPA môže pomôcť marketingovým tímom tým, že automatizuje množstvo opakujúcich sa a časovo náročných úloh spojených s dosahovaním príjmov.
V marketingovom kontexte bude RPA schopná zvládnuť úlohy, ako sú:
- Automatizácia kampaní na oslovenie prostredníctvom SMS, e-mailu a sociálnych médií
- Ponuky PPC reklám na Google a Facebook Ads
- A/B testovanie reklám na zabezpečenie maximálnej účinnosti reklám
- Spúšťanie správ SEO pre kľúčové slová a účinnosť kampaní
- Hodnotenie a kvalifikácia potenciálnych zákazníkov
Automatizácia je v skutočnosti pre marketing taká účinná, že v posledných rokoch vzniklo množstvo špecializovaného softvéru, ktorý túto úlohu zvláda. Jednou z nevýhod je, že niektoré z týchto nástrojov sú drahé alebo vyžadujú časť rozpočtu na reklamu, ale bez železnej záruky výsledkov. Nástroje RPA umožňujú podnikom vytvoriť si vlastné verzie týchto strojov, ktoré vyhovujú ich cieľom a softvérovým balíkom.
#8. Kontroly úverov
Úverové kontroly sú nevyhnutnou súčasťou náležitej starostlivosti. Hoci by ochrana vašej firmy mala byť prvoradá, mnohé tímy zanedbávajú túto prácu. Výsledkom je, že za to zaplatia neskôr.
Existuje niekoľko scenárov, v ktorých podniky potrebujú vykonať kontrolu úverovej bonity. Napríklad pri prijímaní nových zákazníkov, dodávateľov alebo zamestnancov. Navyše, súčasťou celkového dodržiavania predpisov pri prijímaní nových dodávateľov sú aj kontroly úverovej spoľahlivosti.
Automatizované kontroly úverovej bonity sú pre podniky prínosom z viacerých hľadísk. Na začiatok sú rýchle, čo výrazne zlepšuje čas rozhodovania v podnikaní. Tým sa však výhody nekončia. Odstránenie ľudí z rovnice má aj ďalšie výhody, ako napríklad zníženie potenciálnej zaujatosti voči vyradeným osobám a zníženie súvisiacich nákladov na pracovnú silu.
RPA umožňuje spoločnostiam prihlásiť sa do pracovných systémov, zhromažďovať údaje, porovnávať ich s úverovými spravodajskými službami, získavať relevantné informácie a podávať správy v priebehu niekoľkých minút. Tímy ho dokonca môžu zabudovať do svojich pracovných postupov, takže proces sa spustí bez akéhokoľvek ľudského zásahu.
#9. Monitorovanie a porovnávanie cien
Podniky si môžu navzájom konkurovať na viacerých frontoch. Môžu vyniknúť oproti svojim konkurentom na základe kvality svojho tovaru alebo služieb alebo tým, že ponúkajú podporu alebo pohodlie na vyššej úrovni. Nemôžete sa však vyhnúť skutočnosti, že cena je pre spotrebiteľov obrovským faktorom.
Na preplnených trhoch sú ceny konkurenčnou výhodou. Dynamická tvorba cien je dôležitým nástrojom najmä na rýchlo sa meniacich a veľkoobjemových trhoch. Monitorovanie konkurentov s cieľom zistiť, ako upravujú svoje ponuky, však vyžaduje veľa manuálnej práce. Navyše je to úloha, ktorá si vyžaduje značnú pozornosť.
Používanie RPA umožňuje tímom prehľadávať webové stránky konkurencie a zaznamenávať meniace sa ceny. Ak je obchodným cieľom zostať pod ponukou konkurentov alebo v určitom rozmedzí, tímy môžu automatizovať svoje ceny tak, aby rástli a klesali spolu s konkurenciou. Nemusí ísť ani o zmeny v reálnom čase; môže ísť aj o zabezpečenie neustálej aktualizácie systémov CRM, aby mali predajné tímy vždy tie najlepšie informácie, ktoré im pomôžu uzatvárať obchody.
Nákupcovia môžu využívať RPA aj na monitorovanie cien surovín. Nastavením konkrétnych parametrov sa môžu presunúť na zabezpečenie tovaru za výhodné ceny, čím ušetria nevýslovné sumy.
#10. Plánovanie a sledovanie zásielok
Aj keď sa preprava a logistika stali hlavnými aktérmi celkového trendu digitalizácie, v týchto podnikoch je stále prekvapivo veľa manuálnej práce pri plánovaní a sledovaní. S toľkými rôznymi dodávateľmi, z ktorých každý má svoje vlastné portály, môže koordinácia prepravy a monitorovanie príjmu tovaru zabrať veľa času.
RPA zvládne operácie ako:
- Vyhľadávanie najrýchlejších alebo nákladovo najefektívnejších prepravných trás
- Spracovanie objednávok a platieb
- Komunikácia so softvérom na riadenie skladu alebo zásob
- Sledovanie dodávok a poskytovanie úplného auditu
- oznamovanie aktualizácií prostredníctvom komunikačných platforiem
- Zvyšovanie faktúr
Automatizácia, či už testovanie softvéru, RPA alebo iná, môže pomôcť maloobchodníkom, elektronickým obchodom alebo doručovateľským spoločnostiam tretích strán pri zavádzaní prístupu k logistike, ktorý je viac zameraný na zákazníka. Zníženie počtu hodín manuálnej práce strávených pri vybavovaní požiadaviek na prepravu môže výrazne znížiť prevádzkové náklady a zároveň zabezpečiť, aby zákazníci dostali požadovanú úroveň služieb.
