A
Neseniai “Research Nester” parengtoje ataskaitoje
rodo, kad iki 2024 m. du trečdaliai valdymo užduočių bus automatizuotos. Robotizuotas procesų automatizavimas (RPA) yra labai universalus programinės įrangos sprendimas, kuris bus labai svarbus šioje verslo pasaulio transformacijoje.
Įvairaus profilio įmonės gali naudoti RPA įvairiems procesams, taikomosioms programoms ir operacijoms automatizuoti, o tai duoda apčiuopiamą naudą, įskaitant laiko ir pinigų taupymą, produktyvumo ir darbuotojų pasitenkinimo didinimą.
Šiame straipsnyje aprašomi keli geriausi būdai, kaip komandos gali naudoti
RPA
padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir pasiekti naują produktyvumo lygį.
10 rankinių verslo procesų, programų,
ir operacijas, kurias įgalina RPA.
Robotizuotų procesų automatizavimo rinka plečiasi neįtikėtinai sparčiai. Priklausomai nuo šaltinio, kuriuo tikite, prognozuojama, kad per ateinančius septynerius metus pramonės sudėtinis metinis augimo tempas (CAGR) bus nuo
20%
į
40%
.
Akivaizdu, kad įmonių vadovai investicijas į RPA laiko svarbia skaitmeninės transformacijos strategijos dalimi. Kadangi pažangiai mąstančios įmonės
hiperautomatizacija
, RPA bus beveik visuotinai priimta.
Šią programinę įrangą įsidiegusios komandos įgis pranašumą prieš konkurentus, nes RPA galės atlikti tokias operacijas kaip duomenų įvedimas, sąskaitų faktūrų ir mokėjimų apdorojimas, klientų aptarnavimo užduotys, darbuotojų įdarbinimas ir kt.
Čia apžvelgiamos kai kurios užduotys, kurias šios technologijos gali automatizuoti, kad įmonės galėtų išmintingiau naudoti savo išteklius.
#1. Duomenų įvedimas
Skaitmeniniame amžiuje duomenų įvedimas yra gyvybiškai svarbi verslo funkcija. Tačiau tai taip pat yra vienas iš labiausiai pasikartojančių ir varginančių rankinių procesų. Be to, ji susiduria su dideliu žmogiškųjų klaidų skaičiumi. Automatizavimo diegimas labai prasmingas įmonėms, kurios tvarko daug duomenų.
RPA galės atlikti tokias operacijas kaip:
- Duomenų gavimas iš įvairių šaltinių, įskaitant trečiųjų šalių programinę įrangą
- Žmogiškųjų klaidų mažinimas ir duomenų kokybės bei vientisumo užtikrinimas
- Duomenų įvedimo procesų pagreitinimas
- Duomenų išgavimas ir valymas, siekiant užtikrinti, kad jie būtų tinkamai struktūruoti centralizuotoms duomenų bazėms.
Paskutiniame
digital.gov metinėje ataskaitoje nuo 2022 m.
organizacija teigė, kad, naudodama RPA, padėjo federalinei vyriausybei sutrumpinti apie 1,5 mln. darbo valandų.
Viename iš ataskaitoje pateiktų pavyzdžių parodyta, kaip Karinio jūrų laivyno tiekimo sistemos vadovybė (NAVSUP) panaudojo RPA, kad padidintų savo misijos, kuria siekiama sumažinti taršą ir pavojingų medžiagų, atsirandančių vykdant jūrų operacijas, vertę ir veiksmingumą.
Visų pirma RPA leido organizacijai sumažinti rankinį duomenų įvedimą į Karinio jūrų laivyno įmonės išteklių planavimo (ERP) priemonę. Automatizuoti procesai apima duomenų nuskaitymą ir surinkimą iš žiniatinklio programos ir jų siuntimą į jų ERP. NAVSUP technikos vadovas teigia, kad RPA pritaikymas sutrumpino mokymą nuo kelių dienų ar savaičių iki vos kelių minučių. Iš viso šis procesas sutaupo daugiau kaip 6000 valandų rankinio darbo per metus.
Daugiau apie projektą galite paskaityti čia.
#2. Grąžinimo apdorojimas
Kaip žino visi, vykdantys e. prekybos verslą, grąžinimo tvarkymas atima daug laiko.
Vidutinis grąžinimo lygis e. prekybos platformose yra 18,1 %.
, kitais skaičiavimais, šis skaičius siekia net 30 %. Grąžinimų tvarkymas yra viena iš tų užduočių, kurios nesukuria pridėtinės vertės užsakymų knygai. Tačiau jei to nepavyksta padaryti veiksmingai, tai gali pakenkti įmonės reputacijai ir lemti klientų praradimą.
Apdorojant deklaraciją atliekami keli rankiniu būdu atliekami veiksmai. RPA galės atlikti tokias operacijas kaip:
- Informacijos skaitymas ir gavimas iš kliento pranešimo ir jos įtraukimas į grąžinimo užsakymų sistemą.
- Grąžintų prekių tvarkymas atsakant klientams, siunčiant siuntimo etiketes ir stebint grąžinimą.
- grąžinimo ar keitimo koordinavimas, leidžiant atlikti operacijas ir atnaujinant sąskaitas.
- Bendravimas su klientu kiekviename kelionės etape, pateikiant atnaujintus duomenis ir terminus.
Svarbi patikima grąžinimo politika. “Shippo”, Amerikos laivybos programinės įrangos integracijos platforma, pasidalijo rezultatais, gautais iš
naujausia apklausa
rodo, kad daugiau nei aštuoni iš dešimties klientų, prieš pirkdami prekes, perskaito įmonės prekių grąžinimo politiką, o beveik pusė jų pasirinks kitus pardavėjus, jei ši politika jų netenkins.
Grąžinimo politikos automatizavimas keičia užimtas e. prekybos operacijas, nes darbuotojai gali sutelkti dėmesį į užduotis, kurios užtikrina pajamas ir klientų lojalumą.
#3. Įdarbinimas
Pastaraisiais metais tapo akivaizdu, kad labai svarbu įdarbinti darbuotojus. Daugiausia dėmesio skiriama naudotojų įdarbinimui, nes jis turi įtakos galutiniams rezultatams. Tačiau darbuotojų ir trečiųjų šalių tiekėjų įsidarbinimas yra labai svarbūs procesai, kuriems taip pat reikia skirti dėmesio. Įmonės turi tik vieną progą padaryti pirmąjį įspūdį, ir jei jis bus teisingas, tai bus svarbus stiprių ir ilgalaikių santykių veiksnys.
Tačiau įdarbinimas apima daug judančių dalių. Kai kurie iš rankiniu būdu atliekamų procesų yra šie:
- Formų pildymas
- Duomenų rinkimas ir apdorojimas
- Dokumentų ir sutarčių skaitymas ir rengimas
- Patikrinimai
- Bendravimas “pirmyn ir atgal
Susidariusi užduočių virtinė yra administracinė našta, kuri gali sulėtinti veiklą. Įdarbinimo automatizavimas turi keletą privalumų, įskaitant:
- Didesnis skaidrumas pasitelkiant analitiką
- Geresnis tarpžinybinis koordinavimas
- Mažesnės išlaidos
- Rizikos ir vėlavimų mažinimas
- Didesnė atitiktis
Nors kai kuriems įdarbinimo elementams reikia asmeninio kontakto, daugelį etapų galima automatizuoti.
Kai kurie pavyzdžiai
rodo, kaip žmogiškųjų išteklių skyriai sutaupė 2000 darbo valandų per metus ir sutrumpino įdarbinimo laiką daugiau nei 80 %.
#4. Ataskaitų generavimas
Ataskaitų rengimas yra labai svarbus daugumai įmonių. Tai padeda vadovybei stebėti verslo tendencijas ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus. Tačiau surinkti visus šiuos duomenis vienoje vietoje gali užtrukti labai ilgai.
Vienas iš didžiausių iššūkių, susijusių su ataskaitų teikimu, yra dažnumas. Priklausomai nuo organizacijos ar tikslo, ataskaitų gali prireikti kasdien, kas savaitę arba kas mėnesį. Daugelyje scenarijų jie reikalingi pagal poreikį. Surinkti visus duomenis iš skirtingų šaltinių gali prireikti nemažai koordinavimo, nes dažnai informacija gaunama iš skirtingų ir nestruktūrizuotų duomenų šaltinių.
RPA suteikia galimybę personalo, finansų, rinkodaros ar kitų skyrių specialistams greitai surinkti informaciją iš įvairių šaltinių. Botus galima išmokyti rinkti duomenis iš el. laiškų, skaičiuoklių, duomenų bazių ir įvairių programų. Šių užduočių nustatymas tam tikriems intervalams padeda sumažinti ataskaitų rengimo procesą.
Ataskaitų rengimas – tai kur kas daugiau nei faktų ir skaičių išvardijimas. Nors statistiniai duomenys, be abejo, yra labai svarbūs, tikroji jų vertė yra ta, kad jie padeda gauti vertingų įžvalgų. Daugeliu atžvilgių tai yra klasikinis RPA naudojimo atvejis, nes ši technologija papildo darbuotojus ir padeda jiems atlikti geresnį darbą.
RPA leidžia efektyviai paskirstyti darbą ir maksimaliai išnaudoti išteklius. Robotai gali greitai surinkti duomenis iš įvairių šaltinių, o darbuotojai gali juos kontekstualizuoti ir suprasti. Įmonės gali sutaupyti valandų per savaitę ar mėnesį, o tai greitai susikaupia. Tai puikus robotų efektyvumo ir žmogaus kūrybiškumo derinys.
#5. Atitiktis KYC ir AML reikalavimams
“Pažink savo klientą” (angl. Know Your Customer, KYC) prievolės turi įtakos daugeliui skirtingų įmonių. Bankai ir finansų įstaigos, skolintojai, FinTech, lažybų bendrovės, brokeriai ir kt. privalo rinkti ir tvarkyti klientų duomenis ir dokumentus, kad padėtų laikytis kovos su pinigų plovimu (AML) taisyklių.
Vėlgi, šie įsipareigojimai nedidina užsakymų knygos pajamų. Vis dėlto, nesilaikydamos reikalavimų įmonės patiria žalą – baudas ir žalą reputacijai. Paprasčiau tariant, šios užduotys idealiai tinka automatizavimui.
RPA galės atlikti tokias operacijas kaip:
- Klientų duomenų ir dokumentų skaitymas ir analizė
- Kliento informacijos patvirtinimas
- Klientų duomenų rinkimas ir tikrinimas
- Rizikos vertinimų atlikimas
- Bendravimas su klientais
“City Union Bank” (CUB),
pirmaujantis Pietų Indijos bankas įdiegė automatizuotą KYC ir sąskaitų atidarymo tvarkymą
.
įjungta RPA:
- 66 % mažiau darbo jėgos
- 7 kartus spartesnis sąskaitos atidarymas
- Labai sumažėjęs klaidų skaičius
Apskritai tai puikūs rezultatai, kurie rodo, kaip RPA padeda įmonėms klestėti.
#6. Darbo užmokesčio automatizavimas
Darbo užmokesčio apskaičiavimas atima daug laiko bet kokio dydžio įmonėms. Didelės įmonės turi daug darbuotojų, kuriems reikia mokėti atlyginimus, o mažesnės įmonės ne visada turi biudžetą, skirtą specialiems darbo užmokesčio darbuotojams.
Yra kelios priežastys, kodėl darbo užmokesčio apdorojimas yra puikus kandidatas į RPA. Pirmiausia, tai yra didelės apimties, taisyklėmis pagrįstos užduotys. Iš tiesų didžioji dalis darbo priskiriama duomenų tvarkymo kategorijai. Rankinis darbo užmokesčio tvarkymas apima duomenų rinkimą, išlaidų ataskaitų rengimą, mokesčių skaičiavimą, išmokas ir kitus sudėtingus dalykus.
RPA privalumai automatizuojant darbo užmokesčio apskaičiavimą – didesnis greitis, tikslumas, išlaidų taupymas ir griežtesnis atitikties reikalavimų laikymasis. A
didelės svetingumo grupės atvejo tyrimas
parodo RPA potencialą darbo užmokesčio apskaičiavimo srityje: jie sumažino darbo užmokesčio apdorojimo išlaidas maždaug 90 % ir sutaupė 200 tūkst. dolerių per metus.
#7. Rinkodara
Pastaruoju metu sunkios ekonominės sąlygos privertė įmonių vadovus apsvarstyti biudžeto mažinimo galimybes. Kaip visada, rinkodaros skyriai yra vieni pirmųjų, kurie pajunta ekonomikos nuosmukio šaltį. Pajamų generavimo komandoms liepiama “padaryti daugiau su mažesnėmis sąnaudomis”, o tai dabartinėmis sąlygomis yra sudėtinga užduotis.
Pastaraisiais metais klientų pritraukimo išlaidos (CAC) tapo nekontroliuojamos. Kai kuriose įmonėse naujo verslo paieška tapo tokia konkurencinga, kad tai trukdo bendram pelningumui. RPA gali padėti rinkodaros komandoms automatizuojant daug pasikartojančių ir daug laiko reikalaujančių užduočių, susijusių su pajamų didinimu.
Rinkodaros kontekste RPA galės atlikti tokias užduotis, kaip:
- automatizuoti informavimo kampanijas SMS žinutėmis, el. paštu ir socialinėje žiniasklaidoje
- PPC reklamos pasiūlymų teikimas “Google” ir “Facebook” reklamose
- Skelbimų A/B testavimas siekiant užtikrinti didžiausią skelbimų efektyvumą
- SEO ataskaitų apie raktinius žodžius ir kampanijos efektyvumą rengimas
- Galimų potencialių klientų vertinimas ir atranka
Tiesą sakant, automatizavimas yra toks veiksmingas rinkodaros srityje, kad pastaraisiais metais atsirado daug specialios programinės įrangos, skirtos šiam darbui atlikti. Vienas iš trūkumų yra tas, kad kai kurios iš šių priemonių yra brangios arba joms reikia skirti dalį reklamos biudžeto, tačiau nėra geležinės rezultatų garantijos. RPA įrankiai leidžia įmonėms sukurti savo šių mašinų versijas, atitinkančias jų tikslus ir programinės įrangos paketus.
#8. Kredito patikrinimai
Kredito patikrinimai yra esminė deramo patikrinimo dalis. Nors verslo apsauga turėtų būti svarbiausias prioritetas, daugelis komandų pamiršta atlikti šį darbą. Dėl to jie vėliau už tai sumoka.
Yra keletas atvejų, kai įmonėms reikia atlikti kredito patikrinimus. Pavyzdžiui, priimant naujus klientus, tiekėjus ar darbuotojus. Be to, priimant naujus pardavėjus, kreditingumo patikrinimai taip pat yra bendros atitikties reikalavimams dalis.
Automatizuoti kredito patikrinimai įmonėms naudingi keliais būdais. Pirmiausia, jie yra greiti, o tai labai pagerina verslo sprendimų priėmimo laiką. Tačiau tuo nauda nesibaigia. Žmonių pašalinimas iš lygties turi ir kitų privalumų, pavyzdžiui, sumažina galimą šališkumą prieš laisvai samdomus darbuotojus ir sumažina susijusias darbo sąnaudas.
RPA leidžia įmonėms prisijungti prie darbo sistemų, rinkti duomenis, patikrinti juos su kredito ataskaitų biurais, išgauti reikiamą informaciją ir per kelias minutes pateikti ataskaitą. Komandos netgi gali ją integruoti į savo darbo eigą, kad procesas būtų paleidžiamas be jokio žmogaus įsikišimo.
#9. Kainų stebėjimas ir palyginimas
Įmonės gali konkuruoti tarpusavyje keliais aspektais. Jie gali išsiskirti iš konkurentų savo prekių ar paslaugų kokybe arba siūlydami kito lygio pagalbą ar patogumą. Tačiau negalima pamiršti, kad kaina vartotojams yra labai svarbus veiksnys.
Perpildytose rinkose kainodara yra konkurencinis pranašumas. Dinaminė kainodara ypač svarbi priemonė greitai besikeičiančiose ir didelės apimties rinkose. Tačiau norint stebėti konkurentus ir sužinoti, kaip jie koreguoja savo pasiūlymus, reikia atlikti daug rankinio darbo. Be to, tai užduotis, kuriai reikia skirti daug dėmesio.
Naudodamos RPA komandos gali naršyti konkurentų svetaines ir pastebėti kintančias kainas. Jei verslo tikslas yra išlikti žemiau konkurentų pasiūlymų arba laikytis tam tikro jų diapazono, komandos gali automatizuoti savo kainas, kad jos didėtų ir mažėtų kartu su konkurentais. Tai nebūtinai turi būti susiję su realaus laiko pokyčiais, bet ir su nuolatiniu CRM sistemų atnaujinimu, kad pardavimų komandos visada turėtų geriausią informaciją, padedančią sudaryti sandorius.
Pirkėjai taip pat gali naudoti RPA žaliavų kainoms stebėti. Nustatę tam tikrus parametrus, jie gali judėti, kad užtikrintų prekes palankiomis kainomis ir sutaupytų neišmatuojamas sumas.
#10. Siuntų planavimas ir stebėjimas
Nors siuntų gabenimo ir logistikos sektoriuose vyrauja bendra skaitmeninimo tendencija, vis dar stebėtinai daug rankinio darbo atliekama planuojant ir stebint šių įmonių veiklą. Turint tiek daug skirtingų tiekėjų, kurių kiekvienas turi savo portalus, siuntimo koordinavimas ir prekių gavimo stebėjimas gali užimti daug laiko.
RPA gali atlikti tokias operacijas kaip:
- Greičiausių ar ekonomiškiausių laivybos kelių paieška
- Užsakymų ir mokėjimų tvarkymas
- Bendravimas su sandėlio arba atsargų valdymo programine įranga
- pristatymų stebėjimas ir išsamus auditas
- Naujienų perdavimas per komunikacijos platformas
- Sąskaitų faktūrų kėlimas
Automatizavimas, nesvarbu, ar tai būtų programinės įrangos testavimas, ar RPA, ar kita, gali padėti mažmenininkams, elektroninės prekybos parduotuvėms ar trečiųjų šalių pristatymo bendrovėms įgyvendinti į klientus labiau orientuotą požiūrį į logistiką. Sumažinus rankinio darbo valandas, skiriamas siuntimo užklausoms, galima gerokai sumažinti veiklos sąnaudas ir užtikrinti, kad klientai gautų reikiamą aptarnavimo lygį.
