Effektivitet, kostnadsbesparelser og medarbeidertilfredshet står høyt på agendaen for moderne bedriftsledere. Robotic Process Automation (RPA) tilbyr en overbevisende løsning på alle tre problemene sammen med flere andre kraftige forretningsfordeler.
Denne artikkelen vil utforske hva RPA betyr, hvordan det fungerer, og de spennende fordelene teknologien åpner for for moderne bedrifter.
Hva er RPA?: En oversikt
RPA er forkortelse for Robotic Process Automation. Før vi går inn i hva RPA betyr, er det verdt å ta et overordnet syn på teknologien ved å dele opp begrepet i dets bestanddeler.
1. Robot:
Programvarerobotene som utfører forretningsprosesser via dataskriptinstruksjoner.
2. Prosess:
Den spesifikke forretningsoppgaven som bedrifter ønsker å automatisere. For eksempel å laste opp en fil, trekke ut informasjon fra en e-post, økonomiske transaksjoner osv.
3. Automatisering:
Prosesser som er mekanisert eller utført uten manuell/menneskelig inngripen.
Å sette disse tre konseptene sammen kan hjelpe brukere med å definere RPA. Det er en teknologi som bruker programvare robotikk for å automatisere forretningsprosesser som mennesker vanligvis utfører.
Denne robotprosessautomatiseringsdefinisjonen er en rimelig start. Å forstå RPA og dets betydelige potensiale fullt ut krever imidlertid et dypere dykk. Vi gir det nedenfor.
Hva er robotprosessautomatisering (RPA)?
RPA står for Robotic Process Automation. Konseptet er en paraplybetegnelse for et voksende sett med teknologier som erstatter tradisjonell menneske-datamaskin-interaksjon med automatiserte prosesser.
For å si det på en annen måte, mennesker utfører mange repeterende dataassisterte oppgaver i tradisjonelle arbeidsmiljøer. Men når bevæpnet med tydelig kartlagte instruksjoner, kan RPA-programvare etterligne disse oppgavene. Denne automatiseringsprosessen reduserer byrden på menneskelige operatører.
Robotic Process Automation bruker roboter, men ikke den typen du finner i en Philip K Dick-roman. I stedet bruker teknologien programvare-“bots”. Disse programvarerobotene kan lære å replikere en rekke strukturerte og repeterende manuelle datamaskinoppgaver, som å fylle ut skjemaer, overføre filer og manipulere data.
I papiret med tittelen Robotic Process Automation (van der Aalst, 2018) snakker forfatteren om «innsiden-ut» og «utenfor-inn»-tilnærminger for å forbedre informasjonssystemer. I typiske scenarier (innsiden og ut) krever det å gjøre systemene mer effektive omskriving eller oppgradering av programvare. RPA, derimot, forbedrer systemer og arbeidsflyter uten å endre programvarestabelen. Det er kostnadseffektivt, enkelt å implementere og krever ikke svært tekniske team for å oppnå gode forretningsresultater.
RPA sitter et sted mellom et manuelt og et helautomatisert system. Ved å bruke regelbaserte arbeidsflyter kan roboter etterligne mange menneske-datamaskin-interaksjoner. Imidlertid, i motsetning til et helautomatisert system, erstatter ikke programvaren helt menneskelige input. Avhengig av virksomheten det gjelder, kan RPA bare gi en liten, men viktig del av de generelle forretningsprosessene.
Datasynsteknologi lar RPA-roboter samhandle med programvare-GUI-er mye på samme måte som mennesker gjør. RPA gjør det mulig for roboter å “se” på spesifikke oppgaver og lære å replikere dem. Denne prosessen strekker seg til oppgaver mellom forskjellige applikasjoner, takket være bruken av applikasjonsbehandlingsgrensesnitt (API)
Bots er ikke begrenset av arbeidstimer eller tretthet. De er heller ikke utsatt for menneskelige feil. Som sådan kan de kjøre 24/7 med utrolig nøyaktighet til en brøkdel av kostnadene til manuelle ansatte.
Bortsett fra fordeler i effektivitet og produktivitet, hjelper RPA med å endre arbeidets natur. Frigjort fra hverdagslige og repeterende oppgaver kan menneskelige ansatte slippe kreativiteten løs og engasjere seg i mer meningsfylt, verdidrevet arbeid.
1. Hva er prosessautomatisering?
Prosessautomatisering, også kjent som forretningsprosessautomatisering (BPA), refererer til enhver situasjon der teknologi effektiviserer komplekse, tverravdelingsbaserte forretningsfunksjoner eller arbeidsflyter. I denne forstand er BPA et bredt begrep som omfatter arbeidsflytorkestrering, intelligent dokumentbehandling og bruk av AI og ML for å gjøre forretningsprosesser mer effektive, raskere og i stand til høyere gjennomstrømming og beslutningstaking.
RPA kan være en del av en mer omfattende BPA-strategi. Men selv om det er mye crossover, beskriver de to begrepene forskjellige ting.
1. Automatisering av forretningsprosesser:
BPA er opptatt av ende-til-ende effektivitet på tvers av en virksomhet. Det krever at firmaer investerer i omfattende planlegging, IT og teknisk støtte, og komplekse systemintegrasjoner eller overhalinger.
2. Robotprosessautomatisering:
Derimot fokuserer RPA på å automatisere diskrete og strukturerte oppgaver. Implementering av disse systemene er billig og raskt. Programvaren er vanligvis uten kode eller lav kode, noe som betyr at ikke-tekniske team kan sette opp teknologien.
2. Hva er robotic process automation (RPA) på en enkel måte?
CTO, CIOer og teknisk personale vil intuitivt forstå RPA. Men når det gjelder styrerommet, må de kunne svare på spørsmål som “Hva står RPA for?” eller “Hva betyr RPA?” i enkle og lettfattelige termer.
Bare å fortelle et rom fullt av ikke-tekniske mennesker at RPA betyr Robotic Process Automation kan resultere i et hav av forvirrede ansikter. Å lære å kommunisere disse ideene på lekmannsvilkår bør resultere i bedre resultater. Her er en robotprosessautomatiseringsdefinisjon som alle kan forstå.
Enkel robotprosessautomatiseringsdefinisjon
Tradisjonelle kontorarbeidsflyter involverer en rekke backoffice-oppgaver. For eksempel kan arbeidere trenge å oppdatere regneark manuelt, trekke ut data fra e-post eller koble informasjon mellom ulike programmer og databaser.
Disse arbeidsflytene kan innebære repeterende og arbeidskrevende oppgaver. Sett individuelt er hver av disse oppgavene små. Men over en uke, måned eller år legger de opp til mye tid og krefter. Det store spørsmålet arbeidsgivere må stille er om disse oppgavene best utnytter arbeidsstyrkens ferdigheter og evner.
Outsourcing av disse oppgavene er den mest optimale handlingen av flere grunner: kostnader, sikkerhet, overholdelse av regelverk og til og med ansattes jobbtilfredshet. Programvareroboter er perfekte for disse oppgavene. Ved å følge regelbaserte instruksjoner kan de utføre mange av disse manuelle oppgavene med større hastighet, effektivitet og nøyaktighet.
På sitt enkleste betyr RPA å instruere en maskin til å utføre logiske, trinnbaserte oppgaver som mennesker tradisjonelt utfører.
RPA markedsutsikter
Robotprosessautomatisering er et raskt voksende marked. Eksperter verdsetter industrien til over 3 milliarder dollar i dag. Imidlertid antyder prognoser at RPA-plassen vil være verdt rundt 11,3 % innen 2028. Disse tallene antyder en svimlende sammensatt årlig vekstrate på nesten 30 %, som kan sammenlignes med rødglødende bransjer som AI.
Etter hvert som industrien modnes og flere bedrifter rapporterer at RPA sparer dem rundt 75 % i kostnader, kan vi forvente at RPA-adopsjonen vil øke. I løpet av de neste årene vil automatisering gå fra å være en forretningsfordel til en direkte nødvendighet.
Hva RPA betyr for moderne arbeidere
Arbeidsflytautomatisering er ikke et nytt konsept. Imidlertid har digital transformasjon berørt selv de mest tradisjonelle “penn- og papirindustriene” de siste årene. Programvare lar bedrifter i alle størrelser maksimere produksjonen. RPA-verktøy vil ha en enorm rolle i disse digitale initiativene.
Nylige overskrifter om transformativ eller forstyrrende automatiseringsteknologi som AI og RPA fokuserer sterkt på teknologi som erstatter jobber. Selv om denne frykten er forståelig, misforstår de rollen til RPA.
Den virkelige verdien av RPA ligger i potensialet til å hjelpe og forsterke menneskelige arbeidere. I stedet for å sette seg fast i enkle oppgaver, kan mennesker ta produktiviteten til neste nivå. RPA utfyller menneskelige arbeidere, slik at de kan innovere og gi mer verdifulle bidrag.
Hvem hjelper RPA?
RPA er en forstyrrende teknologi. Forstyrrelsene er imidlertid stort sett positive for alle aktører i næringslivet.
1. Arbeidsgivere:
Arbeidsgivere kan dra nytte av RPA ved å spare kostnader, øke produktiviteten og få mest mulig ut av sin eksisterende arbeidsstyrke.
2. Ansatte:
RPA frigjør ansatte fra hverdagslige plikter og lar dem utføre arbeid som krever generell intelligens, kreativitet, problemløsning og mer.
3. Kunder:
Kunder vinner med RPA takket være raskere service, mer nøyaktighet og, i noen tilfeller, mer konkurransedyktige priser ettersom arbeidsgivere gir ned kostnadsbesparelser.
Hvordan fungerer RPA?
Mens det er nyttig å lese definisjoner av hva RPA betyr, for å forstå teknologien fullt ut, må du ta en titt under panseret. RPA bruker en blanding av ulike teknologier for å mekanisere ulike oppgaver. Noen av disse verktøyene inkluderer:
1. Datasyn:
En teknologi som tolker grafiske brukergrensesnitt (GUIer) for å virke på ulike skjermelementer, databaser, regneark, kommunikasjonsplattformer og applikasjoner. Disse verktøyene kan også se mennesker samhandle med applikasjoner slik at de kan lære seg oppgaver.
2. APIer:
Application Programming Interface (API) er programvare som lar to eller flere dataprogrammer grensesnitt og dele data. RPA-programvare bruker disse grensesnittene til å utføre oppgaver som involverer datadeling mellom programmer.
3. Automatisering:
RPA, per definisjon, bruker automatisering for å kjøre trinnvise oppgaver. Disse regelbaserte instruksjonene bruker if/then/else-kommandoer slik at robotene vet hvordan de skal utføre pliktene sine.
4. Dra-og-slipp-komponenter:
Mange RPA-verktøy bruker dra-og-slipp-komponenter som retter seg mot GUI-elementer og forteller robotene hvilke trinn de skal bruke for hver oppgave. Hver RPA-løsning fungerer på sin egen måte. Imidlertid fungerer teknologien generelt ved å forstå front-end-applikasjoner på et skrivebord, som ligner på en menneskelig arbeider. To populære tilnærminger involverer:
4. 1 Prosessopptak:
RPA-programvaren ser på et menneskelig grensesnitt med datamaskinen og registrerer trinnene som kreves for å fullføre en bestemt oppgave.
4.2 Kontrollerte brukergrensesnitt:
Mennesker kan bruke RPA-programvare til å bygge if/then/else-kart ved hjelp av dra-og-slipp-elementer eller enkle kommandoer. Denne tilnærmingen lar brukere kommandere sine RPA-roboter til å samhandle med back-end-applikasjoner.
Er RPA-programvare ingen kode?
No-code og low-code verktøy er blant de mest spennende utviklingene i programvareverdenen de siste årene. Denne teknologien har åpnet opp programvareutvikling for team uten tekniske kodingsmuligheter, slik at de kan implementere raske og enkle arbeidsflyter.
Mens mange RPA-verktøy på markedet er lavkode, lar ZAPTESTs kodeløse funksjoner alle dra nytte av arbeidsflytautomatisering, uavhengig av deres tekniske kompetanse.
Fordeler med RPA
Ingen artikkel som svarer på spørsmålet “Hva er RPA?” ville være komplett uten en liste over fordeler som venter bedrifter som tar i bruk denne fleksible programvaren. Her er noen av fordelene med RPA.
1. Produktivitet:
Programvareroboter jobber døgnet rundt og utfører prosesser lynraskt sammenlignet med manuelle arbeidere.
2. Tilgjengelighet:
RPA-verktøy er lav kode eller ingen kode. Disse funksjonene gjør automatisering
tilgjengelig for alle.
3. Lave kostnader:
Sammenlignet med andre automatiseringsalternativer, representerer RPA utrolig verdi for pengene.
4. Høy avkastning:
RPA er billig å implementere og sparer bedrifter penger. Som et resultat har de høy avkastning.
5. Enkel implementering:
RPA-verktøy er ikke-invasive. Implementering krever ikke betydelige overhalinger av programvareinfrastruktur.
6. Overholdelse:
Bots kan håndtere sensitive eller konfidensielle data, noe som reduserer risikoen for svindel eller datalekkasjer.
7. Høy nøyaktighet:
Menneskelige feil koster bedrifter penger og skade på omdømmet. RPA utfører dataoverføringer og rapporter med maksimal presisjon.
8. Ansattes engasjement:
Å investere i RPA betyr at ansatte fritas for repeterende manuelt arbeid, noe som fører til større engasjement og arbeidsglede.
9. Skalerbarhet:
RPA kan tilpasse seg økt etterspørsel. Bedrifter sparer kostnader fra outsourcing eller midlertidig ansatte samtidig som de øker kundetilfredsheten.
Hva brukes robotprosessautomatisering best til?
Fleksibilitet er en av RPAs mest tiltalende fordeler. Mange bransjer, fra finans til folkehelse, bruker teknologien. En viktig faktor i bruken på tvers av flere forskjellige hjørner er at team kan bruke den til de fleste oppgaver med programvarebrukergrensesnitt.
RPA er en utmerket løsning for et bredt spekter av forretningsprosesser. Å forstå hvilke manuelle oppgaver den kan håndtere er avgjørende for team som ønsker å frigjøre fordelene med automatisering.
Men bare fordi du kan automatisere en oppgave, betyr det ikke alltid at du bør. Her er en nyttig sjekkliste som bedrifter kan bruke for å finne ut om en oppgave passer godt for robotprosessautomatisering.
Sjekkliste for RPA-egnethet
1. Trigger
RPA-oppgaver er regelbasert. Som sådan trenger de noe for å sette det i gang. RPA bruker if/then/else-handlinger, så oppfyllelse av en bestemt betingelse bør være utløseren.
Eksempel:
HVIS en faktura kommer på e-post, SÅ skrape dataene og oppdatere dem til databasen din.
2. Slett innganger og utganger
Enhver RPA-oppgave bør ha en klar input og output. De krever en aktiv datakilde og et sted for å sende informasjon når de har fullført ønsket handling.
Eksempel:
En ansatt fullfører et online opplæringskurs (input), slik at disse dataene registreres (utdata) til selskapets HR-verktøy.
3. Regelbasert
Dataskript trenger veldefinerte instruksjoner for å utføre. Så enhver oppgave en bedrift ønsker å automatisere bør inneholde en rekke enkle trinn.
Eksempel:
Et rekrutteringsteam mottar mange CVer. RPA skanner disse PDF-ene for bestemte kvalifikasjoner eller nøkkelord, videresender CVer som oppfyller de spesifiserte betingelsene og forkaster de som ikke gjør det.
4. Høyt volum
En av de mest overbevisende fordelene med RPA er nøyaktighet og effektivitet. Du kan imidlertid bare begynne å låse opp disse fordelene med ofte forekommende oppgaver.
Eksempel:
En travel e-handelsside må behandle hundrevis av bestillinger i timen. RPA-verktøy kan behandle disse bestillingene og videresende plukkinformasjon til lageroperatører og faktureringsinformasjon til økonomiavdelingen.
Hvis en manuell oppgave tilfredsstiller disse fire betingelsene, er den en god kandidat for RPA. Hvilke bransjer kan dra nytte av RPA? Enhver bransje med backoffice-operasjoner som involverer repeterende brukergrensesnittoppgaver kan dra betydelig nytte av RPA. Mens administrerende direktører og beslutningstakere kan stille spørsmål som “Hva er RPA?”, er det de virkelig ønsker å vite hvilken verdi det kan tilføre selskapet deres.
Her er noen av bransjene som kan dra nytte av RPA-adopsjon.
1. Økonomi
Banker og finansinstitusjoner behandler en utrolig mengde transaksjoner hver dag. De trenger sikker, rask og nøyaktig behandling, akkurat det RPA gir. Noen av oppgavene som RPA kan automatisere innen banksfæren inkluderer:
- Leverandørgjeld og fordringer
- Kontoåpning og stenging
- Forespørsler fra kundeservice
- Overholdelse og revisjoner
- Kredittgaranti
- Oppdagelse av svindel
- Hovedbok
- Lånebehandling
2. Forsikring
Forsikring er et annet eksempel på en bransje som står fast med manuelle oppgaver. Med hard konkurranse er det en stor prioritet å finne måter å automatisere prosesser og redusere kostnader på. Noen forsikringsprosesser som RPA løser er:
- Ankebehandling
- Skadebehandling
- Samsvar
- Forespørsler fra kundeservice
- Kunde onboarding
- Datainnsamling
- Rapportgenerering
- Underwriting
3. Regnskap
Regnskaps- og revisjonsfirmaer håndterer enorme mengder data på daglig basis. Mens noe av denne informasjonen krever menneskelig tilsyn, er flertallet en perfekt kandidat for automatisering. Noen regnskaps- og revisjonsoppgaver som RPA kan utføre inkluderer:
- Datainnsamling
- Datarensing
- Prosjektrevisjoner
- Forsoning
- Rapportgenerering
- Risikovurdering
4. Detaljhandel
Detaljhandelen har blitt stadig mer digital de siste årene. Imidlertid betyr stramme marginer og økende kostnader ytterligere effektivitetsgevinster er avgjørende for sunne fortjenestemarginer. Her er hvordan RPA kan hjelpe detaljhandel:
- Regnskap (fordringer, gjeld, avstemming, etc.)
- Kundestøtte for ordresporing eller forespørsler
- Etterspørselsprojeksjon
- Produktkategorisering
- Prissammenligninger fra konkurrenter
- Overvåking av lager og forsyningskjede
- Markedsføring og annonseanalyse
5. Produksjon
Produksjons- og produktutviklingsfirmaer kan også dra nytte av RPA. Disse bransjene er i en konstant søken etter å levere kvalitetsprodukter til lavere kostnader og med raske behandlinger. RPA kan hjelpe på følgende måter:
- Kundeservice
- Samsvar
- Dataanalyse og migrering
- Produksjonsanalyse
- Forsyningskjeder og logistikkanalyse
Selvfølgelig er dette bare noen av de ledende bransjene som drar nytte av RPA. For en mer omfattende liste, se vår Komplett guide til robotprosessautomatisering.
Moderne problemer som RPA løser
Den post-COVID forretningsverden står overfor flere unike utfordringer. Inflasjon, høye renter, redusert kapital og skiftende arbeid har ført til unike utfordringer. RPA hjelper bedrifter med å ta noen av disse problemene på strak arm.
1. Bevaring av ansatte
Oppbevaring av ansatte er et hot-knapp-problem. Selv om det er flere faktorer for bedrifter som ønsker å holde på sitt beste talent, er arbeidsglede en av de viktigste. Akkurat som i programvaretesting , RPA-verktøy kan ta over repeterende og dagligdagse oppgaver. Denne prosessen lar ansatte engasjere seg i mer kreativt, tilfredsstillende og verdidrevet arbeid.
2. Ansatt anskaffelse
Anskaffelse av ansatte, sammen med å beholde, er en kritisk bekymring for moderne virksomheter. Å finne og konkurrere om topptalenter er en betydelig hodepine for rekrutteringsteam.
Å ta i bruk RPA-verktøy bidrar til å lette presset ved å automatisere arbeidsflyter og redusere avhengigheten av menneskelig kapital. Å ta i bruk disse verktøyene kan også gjøre jobbene mer attraktive.
3. Redusert økonomisk aktivitet
Levekostnadskrise og inflasjon har skadet næringslivet. Renteøkninger har redusert mengden tilgjengelig kapital. Bedrifter er under press for å gjøre «mer med mindre».
RPA-verktøy er en perfekt løsning for tøffe økonomiske tider. De lar teamene få maksimal produktivitet fra sine ansatte og en større avkastning på sine samlede investeringer.
4. Skalerbarhet
Mange forveksler skala med vekst. Imidlertid refererer disse begrepene til forskjellige stadier. Vekst betyr å legge til ny virksomhet samtidig som legge til ressurser. Skalering, derimot, refererer til å legge til virksomhet, men uten å legge til ressurser.
Å ta i bruk RPA-verktøy kan hjelpe team med å skalere ved å få mer verdi fra hver ansatt. Ved å automatisere bestemte oppgaver kan ansattes produktivitet øke, slik at bedrifter kan skalere og øke lønnsomheten.
Fremtiden for robotprosessautomatisering
Fremtiden til RPA er lys. Selv om den for tiden er best brukt til enkle, trinnvise oppgaver, vil dens kompatibilitet med maskinlæring og kunstig intelligens åpne opp nye grenser.
Etter hvert som dype nevrale nettverk forbedres, kan bedrifter bruke dem sammen med RPA-verktøy for å skape mer komplekse arbeidsflyter og automatiseringsprosesser. Dessuten kan team sammenkoble RPA-verktøy med flere andre nye teknologier i en prosess som Gartner betegner hyperautomatisering .
Hvor sitter RPA innenfor konteksten av hyperautomatisering?
Hyperautomatisering beskriver et sett med prosesser som søker å maksimere automatisering på tvers av hele virksomheten. Det involverer en blanding av ulike teknologier, som kunstig intelligens (AI), maskinlæring (ML), verktøy for forretningsprosessstyring (BPM), integrasjonsplattform som en tjeneste (iPaaS) og selvfølgelig RPA.
Men mens RPA er en komponent i den generelle hyperautomatiseringstilnærmingen, er det viktig å forstå teknologiens begrensninger. RPA brukes best til mer enkle oppgaver, mens hyperautomatisering søker å automatisere så mange prosesser som mulig.
Siste tanker: Hva er RPA (Robotic Process Automation)?
RPA er en kraftig og forstyrrende teknologi. Imidlertid må CIOer og CTOer kunne svare på spørsmålet “hva er robotprosessautomatisering (RPA)?” for å få buy-in på styreromsnivå.
Som skissert ovenfor lar RPA-programvare bedrifter automatisere dataprosesser som vanligvis håndteres av manuelle arbeidere. Programvaren bruker if/then/else-instruksjoner for å utføre disse dagligdagse oppgavene, men med en utrolig hastighet og nøyaktighet.
Applikasjonene og fordelene med denne teknologien er enorme. Det kan drive produktivitet, spare penger, oppfylle strenge regulatoriske og overholdelsesbetingelser, og øke medarbeidernes engasjement.
Den kanskje mest overbevisende fordelen med RPA-verktøy er at de er enkle å ta i bruk. I stedet for å erstatte eldre programvare eller delta i kostbare implementerings- eller integrasjonsprosjekter, fungerer RPA-programvaren rett ut av boksen. Takket være deres kodeløse natur, er de også perfekte for ikke-tekniske team.
