La eficiencia, el ahorro de costes y la satisfacción de los empleados ocupan un lugar destacado en la agenda de los directivos de las empresas modernas. La automatización robótica de procesos (RPA) ofrece una solución convincente a estos tres problemas, además de otras potentes ventajas empresariales.
En este artículo se explica qué significa RPA, cómo funciona y las interesantes ventajas que esta tecnología ofrece a las empresas modernas.
¿Qué es la RPA? Una visión general
RPA es la abreviatura de Robotic Process Automation. Antes de entrar de lleno en lo que significa RPA, merece la pena tener una visión de alto nivel de la tecnología desglosando el término en sus partes constituyentes.
1. Robótica:
Los robots de software que llevan a cabo procesos empresariales mediante instrucciones de scripts informáticos.
2. Proceso:
La tarea empresarial específica que las empresas desean automatizar. Por ejemplo, cargar un archivo, extraer información de un correo electrónico, transacciones financieras, etc.
3. 3. Automatización:
Procesos mecanizados o realizados sin intervención manual o humana.
Reunir estos tres conceptos puede ayudar a los usuarios a definir la RPA. Es una tecnología que utiliza software robótica a automatizar negocios procesos que habitualmente realizan los humanos.
Esta definición de automatización robótica de procesos es un comienzo razonable. Sin embargo, para comprender plenamente la RPA y su considerable potencial se requiere una inmersión más profunda. Se lo explicamos a continuación.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
RPA son las siglas en inglés de Automatización Robótica de Procesos. Este concepto engloba un conjunto de tecnologías emergentes que sustituyen las interacciones tradicionales entre el ser humano y el ordenador por procesos automatizados.
Dicho de otro modo, los seres humanos realizan muchas tareas repetitivas asistidas por ordenador en entornos de trabajo tradicionales. Sin embargo, si se le proporcionan instrucciones claras, el software de RPA puede imitar estas tareas. Este proceso de automatización reduce la carga de trabajo de los operadores humanos.
La automatización robótica de procesos utiliza robots, pero no de los que aparecen en las novelas de Philip K. Dick. En su lugar, la tecnología emplea «bots» de software. Estos robots informáticos pueden aprender a reproducir una serie de tareas informáticas manuales estructuradas y repetitivas, como rellenar formularios, transferir archivos y manipular datos.
En el documento titulado
Automatización robótica de procesos
(van der Aalst, 2018), el autor habla de los enfoques «de dentro a fuera» y «de fuera a dentro» para mejorar los sistemas de información. En las situaciones típicas (de dentro a fuera), para que los sistemas sean más eficientes hay que reescribir o actualizar el software. En cambio, la RPA mejora los sistemas y los flujos de trabajo sin alterar la pila de software. Es rentable, fácil de implantar y no requiere equipos muy técnicos para lograr excelentes resultados empresariales.
La RPA se sitúa entre un sistema manual y uno totalmente automatizado. Mediante flujos de trabajo basados en reglas, los robots pueden imitar muchas interacciones entre humanos y ordenadores. Sin embargo, a diferencia de un sistema totalmente automatizado, el software no sustituye por completo la intervención humana. Dependiendo de la empresa de que se trate, la RPA puede ser sólo una parte pequeña pero vital de los procesos empresariales generales.
La tecnología de visión por ordenador permite a los robots RPA interactuar con las interfaces gráficas de los programas de la misma forma que lo hacen los humanos. La RPA permite a los robots «observar» tareas específicas y aprender a reproducirlas. Este proceso se extiende a las tareas entre distintas aplicaciones, gracias al uso de interfaces de procesamiento de aplicaciones (API)
Los robots no están limitados por las horas de trabajo o la fatiga. Tampoco están sujetos a errores humanos. Como tales, pueden funcionar 24/7 con una precisión increíble a una fracción del coste de los empleados manuales.
Además de los beneficios en eficiencia y productividad, la RPA ayuda a cambiar la naturaleza del trabajo. Liberados de las tareas mundanas y repetitivas, los empleados humanos pueden dar rienda suelta a su creatividad y dedicarse a un trabajo más significativo y orientado al valor.
1. ¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos, también conocida como automatización de procesos empresariales (BPA), hace referencia a cualquier situación en la que la tecnología agiliza funciones empresariales o flujos de trabajo complejos e interdepartamentales. En este sentido, BPA es un término amplio que engloba la orquestación de flujos de trabajo, el procesamiento inteligente de documentos y el uso de IA y ML para hacer que los procesos empresariales sean más eficientes, rápidos y capaces de un mayor rendimiento y toma de decisiones.
La RPA puede formar parte de una estrategia de BPA más completa. Sin embargo, aunque hay muchos puntos en común, los dos términos describen cosas distintas.
1. Automatización de procesos empresariales:
La BPA se ocupa de la eficiencia de principio a fin en toda la empresa. Requiere que las empresas inviertan en una amplia planificación, soporte informático y técnico, y complejas integraciones o revisiones de los sistemas.
2. Automatización robótica de procesos:
En cambio, la RPA se centra en la automatización de tareas discretas y estructuradas. Implantar estos sistemas es barato y rápido. El software suele ser sin código o de bajo código, lo que significa que equipos no técnicos pueden configurar la tecnología.
2. ¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA) en términos sencillos?
Los CTO, CIO y el personal técnico entenderán intuitivamente la RPA. Sin embargo, cuando se trata de la sala de juntas, tienen que ser capaces de responder a preguntas como «¿Qué significa RPA?» o «¿Qué significa RPA?» en términos sencillos y fáciles de entender.
Decir simplemente a una sala llena de personas sin conocimientos técnicos que RPA significa automatización robótica de procesos podría provocar un mar de caras confusas. Aprender a comunicar estas ideas en términos sencillos debería dar mejores resultados. He aquí una definición de automatización robótica de procesos que cualquiera puede entender.
Definición sencilla de automatización de procesos robóticos
Los flujos de trabajo de oficina tradicionales implican una serie de tareas administrativas. Por ejemplo, los trabajadores pueden tener que actualizar hojas de cálculo manualmente, extraer datos de correos electrónicos o conectar información entre varias aplicaciones de software y bases de datos.
Estos flujos de trabajo pueden implicar tareas repetitivas y laboriosas. Tomadas individualmente, cada una de estas tareas es pequeña. Pero a lo largo de una semana, un mes o un año, suman mucho tiempo y esfuerzo. La gran pregunta que deben plantearse los empresarios es si estas tareas aprovechan al máximo las competencias y capacidades de sus trabajadores.
La externalización de estas tareas es la opción más óptima por varias razones: coste, seguridad, cumplimiento de la normativa e incluso satisfacción laboral de los empleados. Los robots de software son perfectos para estas tareas. Siguiendo instrucciones basadas en reglas, pueden realizar muchas de estas tareas manuales con mayor rapidez, eficacia y precisión.
En su forma más simple, RPA significa dar instrucciones a una máquina para que ejecute tareas lógicas, basadas en pasos, que tradicionalmente realizan los humanos.
Perspectivas del mercado de RPA
La automatización robótica de procesos es un mercado en rápido crecimiento. Los expertos valoran el sector en más de 3.000 millones de dólares. Sin embargo, las previsiones apuntan a que el sector de los RPAs tendrá un valor de alrededor de 1.000 millones de euros. 11,3% en 2028. Estas cifras sugieren una asombrosa tasa de crecimiento anual compuesto de casi el 30%, que se compara favorablemente con industrias al rojo vivo como la IA.
A medida que la industria madura y más empresas informan de que RPA les ahorra alrededor del
75% en costes
podemos esperar que aumente la adopción de RPA. En los próximos años, la automatización dejará de ser una ventaja empresarial para convertirse en una auténtica necesidad.
Qué significa RPA para los trabajadores modernos
La automatización del flujo de trabajo no es un concepto nuevo. Sin embargo, la transformación digital ha afectado en los últimos años incluso a las industrias más tradicionales de «papel y lápiz». Los programas informáticos permiten a empresas de todos los tamaños maximizar su rendimiento. Las herramientas de RPA desempeñarán un papel fundamental en estas iniciativas digitales.
Los titulares recientes sobre tecnologías de automatización transformadoras o disruptivas como la IA y la RPA se centran en gran medida en la sustitución de puestos de trabajo por tecnología. Aunque estos temores son comprensibles, malinterpretan el papel de la RPA.
El verdadero valor de la RPA reside en su potencial para ayudar y aumentar el número de trabajadores humanos. En lugar de estancarse en tareas serviles, los humanos pueden llevar su productividad al siguiente nivel. La RPA complementa a los trabajadores humanos, permitiéndoles innovar y realizar contribuciones más valiosas.
¿A quién ayuda la RPA?
La RPA es una tecnología disruptiva. Sin embargo, las perturbaciones son en gran medida positivas para todos los agentes del mundo empresarial.
1. Empleadores:
Las empresas pueden beneficiarse de la RPA ahorrando costes, aumentando la productividad y sacando el máximo partido de su mano de obra actual.
2. Empleados:
La RPA libera a los empleados de tareas mundanas y les permite dedicarse a trabajos que requieren inteligencia general, creatividad, resolución de problemas y mucho más.
3. Clientes:
Los clientes ganan con RPA gracias a un servicio más rápido, más precisión y, en algunos casos, precios más competitivos, ya que las empresas repercuten el ahorro de costes.
¿Cómo funciona la RPA?
Aunque leer las definiciones de lo que significa RPA es útil, para comprender plenamente la tecnología es necesario echar un vistazo bajo el capó. RPA utiliza una mezcla de diferentes tecnologías para mecanizar diversas tareas. Algunas de estas herramientas son:
1. Visión por ordenador:
Tecnología que interpreta interfaces gráficas de usuario (GUI) para actuar sobre diversos elementos en pantalla, bases de datos, hojas de cálculo, plataformas de comunicación y aplicaciones. Estas herramientas también pueden observar a los humanos interactuar con las aplicaciones para que aprendan las tareas.
2. API:
La interfaz de programación de aplicaciones (API) es un software que permite a dos o más programas informáticos interactuar y compartir datos. El software RPA utiliza estas interfaces para realizar tareas que implican el intercambio de datos entre programas.
3. 3. Automatización:
RPA, por definición, emplea la automatización para ejecutar tareas paso a paso. Estas instrucciones basadas en reglas utilizan comandos if/then/else para que los robots sepan cómo realizar sus tareas.
4. Arrastrar y soltar componentes:
Muchas herramientas de RPA utilizan componentes de arrastrar y soltar que se dirigen a elementos de la interfaz gráfica de usuario e indican a los robots qué pasos deben utilizar para cada tarea. Cada solución de RPA funciona a su manera. Sin embargo, la tecnología funciona generalmente mediante la comprensión de las aplicaciones frontales en un escritorio, de forma similar a un trabajador humano. Dos enfoques populares implican:
4. 1 Grabación del proceso:
El software RPA observa una interfaz humana con el ordenador y registra los pasos necesarios para completar una tarea concreta.
4.2 Interfaces de usuario controladas:
Los humanos pueden utilizar el software RPA para construir mapas if/then/else utilizando elementos de arrastrar y soltar o comandos sencillos. Este enfoque permite a los usuarios ordenar a sus robots RPA que interactúen con aplicaciones back-end.
¿El software RPA no tiene código?
Las herramientas sin código y de código reducido se cuentan entre los avances más interesantes de los últimos años en el mundo del software. Esta tecnología ha abierto el desarrollo de software a equipos sin capacidades técnicas de codificación, permitiéndoles implantar flujos de trabajo rápidos y sencillos.
Mientras que muchas herramientas RPA del mercado son de bajo código,
ZAPTEST
de ZAPTEST permiten que todo el mundo se beneficie de la automatización del flujo de trabajo, independientemente de su competencia técnica.
Beneficios de la RPA
Ningún artículo que responda a la pregunta «¿Qué es RPA?» estaría completo sin una lista de las ventajas que aguardan a las empresas que adopten este flexible software. Estas son algunas de las ventajas de la RPA.
1. Productividad:
Los robots informáticos trabajan las 24 horas del día y ejecutan los procesos a la velocidad del rayo en comparación con los trabajadores manuales.
2. Accesibilidad:
Las herramientas RPA son de bajo código o sin código. Estas funciones hacen que la automatización
accesible a todo el mundo.
3. Costes bajos:
En comparación con otras opciones de automatización, RPA representa una increíble relación calidad-precio.
4. Alto ROI:
La implantación de la RPA es barata y ahorra dinero a las empresas. Como resultado, tienen un alto ROI.
5. Fácil aplicación:
Las herramientas RPA no son invasivas. La implantación no requiere revisiones importantes de la infraestructura de software.
6. Cumplimiento:
Los robots pueden manejar datos sensibles o confidenciales, reduciendo el riesgo de fraude o filtración de datos.
7. Alta precisión:
Los errores humanos cuestan dinero a las empresas y dañan su reputación. RPA ejecuta transferencias de datos e informes con la máxima precisión.
8. Compromiso de los empleados:
Invertir en RPA supone liberar a los empleados del trabajo manual repetitivo, lo que conduce a un mayor compromiso y satisfacción laboral.
9. Escalabilidad:
RPA puede ajustarse al aumento de la demanda. Las empresas ahorran costes de subcontratación o personal temporal al tiempo que aumentan la satisfacción del cliente.
¿Cuál es el mejor uso de la automatización robótica de procesos?
La flexibilidad es una de las ventajas más atractivas de la RPA. Muchos sectores, desde las finanzas a la sanidad pública, utilizan esta tecnología. Un factor significativo de su adopción en diversos vértices es que los equipos pueden emplearlo para la mayoría de las tareas de interfaz de usuario de software.
La RPA es una solución excelente para una amplia gama de procesos empresariales. Comprender qué tareas manuales puede realizar es esencial para los equipos que desean aprovechar las ventajas de la automatización.
Sin embargo, que se pueda automatizar una tarea no siempre significa que se deba hacer. He aquí una útil lista de comprobación que las empresas pueden utilizar para determinar si una tarea es adecuada para la automatización robótica de procesos.
Lista de comprobación de la idoneidad de los APR
1. Disparador
Las tareas de RPA se basan en reglas. Por ello, necesitan algo que los ponga en acción. RPA utiliza acciones if/then/else, por lo que el cumplimiento de una condición concreta debe ser el desencadenante.
Ejemplo:
SI llega una factura por correo electrónico, DESPUÉS raspe los datos y actualícelos en su base de datos.
2. Borrar entradas y salidas
Cualquier tarea de RPA debe tener una entrada y una salida claras. Requieren una fuente de datos activa y algún lugar al que enviar información una vez que han completado la acción deseada.
Ejemplo:
Un empleado completa un curso de formación en línea (entrada), por lo que estos datos se registran (salida) en la herramienta de RRHH de la empresa.
3. Basado en reglas
Los scripts informáticos necesitan instrucciones bien definidas para ejecutarse. Por tanto, cualquier tarea que una empresa quiera automatizar debe contener una serie de pasos sencillos.
Ejemplo:
Un equipo de contratación recibe muchos currículos. El RPA escanea estos PDF en busca de determinadas cualificaciones o palabras clave, reenviando los currículos que cumplen las condiciones especificadas y descartando los que no.
4. Volumen elevado
Una de las ventajas más convincentes de la RPA es la precisión y la eficiencia. Sin embargo, sólo podrá empezar a desbloquear estas ventajas con las tareas que se realizan con frecuencia.
Ejemplo:
Un sitio de comercio electrónico de gran actividad debe procesar cientos de pedidos por hora. Las herramientas RPA pueden procesar estos pedidos y enviar la información de picking a los operarios del almacén y la información de facturación al departamento financiero.
Si una tarea manual cumple estas cuatro condiciones, es una gran candidata para la RPA. ¿Qué sectores pueden beneficiarse de la RPA? Cualquier sector con operaciones administrativas que impliquen tareas de interfaz de usuario repetitivas puede beneficiarse significativamente de la RPA. Aunque los directores generales y los responsables de la toma de decisiones pueden plantearse preguntas como «¿Qué es la RPA?», lo que realmente quieren saber es qué valor puede aportar a su empresa.
Estos son algunos de los sectores que pueden beneficiarse de la adopción de la RPA.
1. Finanzas
Los bancos y las instituciones financieras procesan una cantidad increíble de transacciones cada día. Necesitan un procesamiento seguro, rápido y preciso, precisamente lo que proporciona la RPA. Algunas de las tareas que RPA puede automatizar en el ámbito bancario son:
- Cuentas a pagar y a cobrar
- Apertura y cierre de cuentas
- Consultas al servicio de atención al cliente
- Cumplimiento y auditorías
- Suscripción de créditos
- Detección de fraudes
- Libro mayor
- Tramitación de préstamos
2. Seguros
Los seguros son otro ejemplo de sector atascado por las tareas manuales. Con una competencia feroz, encontrar formas de automatizar procesos y reducir costes es una gran prioridad. Algunos procesos de seguros que resuelve la RPA son:
- Tramitación de recursos
- Tramitación de siniestros
- Conformidad
- Consultas al servicio de atención al cliente
- Incorporación de clientes
- Recogida de datos
- Generación de informes
- Suscripción
3. Contabilidad
Las empresas de contabilidad y auditoría manejan diariamente cantidades ingentes de datos. Aunque parte de esta información requiere supervisión humana, la mayoría es candidata perfecta para la automatización. Algunas de las tareas de contabilidad y auditoría que pueden realizar los RPA son:
- Recogida de datos
- Limpieza de datos
- Auditorías de proyectos
- Conciliación
- Generación de informes
- Evaluación de riesgos
4. Venta al por menor
El sector minorista se ha vuelto cada vez más digital en los últimos años. Sin embargo, la estrechez de los márgenes y el aumento de los costes hacen que sea crucial mejorar la eficiencia para obtener unos márgenes de beneficio saludables. He aquí cómo la RPA podría ayudar a las empresas minoristas:
- Contabilidad (cobros, pagos, conciliación, etc.)
- Atención al cliente para el seguimiento de pedidos o consultas
- Proyección de la demanda
- Categorización de productos
- Comparación de precios de la competencia
- Control de inventarios y de la cadena de suministro
- Análisis de marketing y publicidad
5. Fabricación
Las empresas de fabricación y desarrollo de productos también pueden beneficiarse de la RPA. Estas industrias están en una búsqueda constante para ofrecer productos de calidad a costes más bajos y con plazos de entrega rápidos. RPA puede ayudar de las siguientes maneras:
- Atención al cliente
- Conformidad
- Análisis y migración de datos
- Análisis de la fabricación
- Cadenas de suministro y análisis logístico
Por supuesto, éstas son sólo algunas de las principales industrias que se benefician de la RPA. Para obtener una lista más completa, consulte nuestra Guía completa de automatización de procesos robóticos.
Problemas modernos que resuelve la RPA
El mundo empresarial post-COVID se enfrenta a varios retos únicos. La inflación, la subida de los tipos de interés, la reducción del capital y la naturaleza cambiante del trabajo han planteado retos únicos. La RPA ayuda a las empresas a afrontar algunos de estos problemas.
1. Retención de empleados
La retención de los empleados es un tema candente. Aunque existen varios factores para las empresas que quieren retener a sus mejores talentos, la satisfacción laboral es uno de los más importantes. Igual que en las pruebas de software, Las herramientas de RPA pueden hacerse cargo de tareas repetitivas y mundanas. Este proceso permite a los empleados realizar un trabajo más creativo, satisfactorio y orientado a los valores.
2. Adquisición de empleados
La adquisición de empleados, junto con su retención, es una preocupación fundamental para las empresas modernas. Encontrar y competir por los mejores talentos es un quebradero de cabeza importante para los equipos de contratación.
La adopción de herramientas RPA ayuda a aliviar la presión automatizando los flujos de trabajo y reduciendo la dependencia del capital humano. La adopción de estas herramientas también puede hacer más atractivos los puestos de trabajo.
3. Reducción de la actividad económica
La crisis del coste de la vida y la inflación han perjudicado al sector empresarial. Las subidas de los tipos de interés han reducido la cantidad de capital disponible. Las empresas están sometidas a la presión de hacer «más con menos».
Las herramientas de RPA son una solución perfecta para tiempos económicos difíciles. Permiten a los equipos obtener la máxima productividad de su personal y un mayor rendimiento de sus inversiones globales.
4. Escalabilidad
Mucha gente confunde escala con crecimiento. Sin embargo, estos términos se refieren a etapas distintas. Crecer significa añadir nuevos negocios mientras que añadir recursos. La ampliación, por su parte, se refiere a añadir negocio pero sin añadir recursos.
La adopción de herramientas de RPA puede ayudar a los equipos a escalar obteniendo más valor de cada empleado. Al automatizar determinadas tareas, la productividad de los empleados puede aumentar, lo que permite a las empresas escalar y aumentar la rentabilidad.
El futuro de la automatización robótica de procesos
El futuro de la RPA es brillante. Aunque actualmente se utiliza mejor para tareas sencillas, paso a paso, su compatibilidad con herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial abrirá nuevas fronteras.
A medida que mejoran las redes neuronales profundas, las empresas pueden utilizarlas junto con las herramientas de RPA para crear flujos de trabajo y procesos de automatización más complejos. Además, los equipos pueden combinar las herramientas de RPA con otras tecnologías emergentes en un proceso que Gartner denomina hiperautomatización .
¿Qué lugar ocupa la RPA en el contexto de la hiperautomatización?
Hiperautomatización describe un conjunto de procesos que busca maximizar la automatización en toda la empresa. Implica una mezcla de diferentes tecnologías, como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), las herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM), la plataforma de integración como servicio (iPaaS) y, por supuesto, la RPA.
Sin embargo, aunque la RPA es un componente del enfoque general de la hiperautomatización, es esencial comprender las limitaciones de la tecnología. La RPA se utiliza mejor para tareas más sencillas, mientras que la hiperautomatización busca automatizar tantos procesos como sea posible.
Reflexiones finales: ¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La RPA es una tecnología potente y disruptiva. Sin embargo, los CIO y los CTO deben ser capaces de responder a la pregunta «¿qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?» para conseguir la aceptación en la sala de juntas.
Como ya se ha indicado, el software de RPA permite a las empresas automatizar procesos informáticos que normalmente realizan trabajadores manuales. El programa utiliza instrucciones if/then/else para realizar estas tareas cotidianas, pero con una rapidez y precisión increíbles.
Las aplicaciones y ventajas de esta tecnología son inmensas. Puede impulsar la productividad, ahorrar dinero, cumplir las estrictas condiciones normativas y de conformidad e impulsar el compromiso de los empleados.
Quizá la ventaja más convincente de las herramientas de RPA sea su facilidad de adopción. En lugar de sustituir el software heredado o embarcarse en costosos proyectos de implantación o integración, el software RPA funciona desde el primer momento. Gracias a su naturaleza sin código, también son perfectas para equipos no técnicos.
