Robotizētā procesu automatizācija grāmatvedībā pēdējos gados ir piedzīvojusi spēcīgu un pastāvīgu izaugsmi. RPA grāmatvedības programmatūrai ļauj komandām automatizēt maksājumus, lai atbrīvotu darbiniekus no manuāla, atkārtota un uz kļūdām vērsta darba un nodrošinātu, ka piegādātājiem tiek maksāts laikus. Tomēr uzņēmumiem ir arī vairāki citi lieli ieguvumi, tostarp regulējuma ievērošana, mērogojamība un spēcīgs ieskats grāmatvedības procesā.
Šajā rakstā aplūkosim AP automatizāciju un izpētīsim tādus svarīgus elementus kā tirgus lielums, izaugsmes potenciāls, ieguvumi, izaicinājumi, tendences, izmantošanas gadījumi un gadījumu izpēte.
Maksājamo kontu automatizācija
Tirgus lielums
RPA grāmatvedības tirgus apjoms 2023. gadā ir aptuveni 3 miljardi ASV dolāru. Daži biznesa analītiķi prognozē, ka nozares gada pieauguma temps būs nedaudz zem 40 %, kas nozīmē, ka tirgus apjoms 2032. gadā sasniegs 66 miljardus ASV dolāru.
Tomēr citi analītiķi uzskata, ka CAGR ir daudz piesardzīgāks – 10 %, un tirgus apjoms līdz 2032. gadam varētu sasniegt aptuveni 6,7 miljardus ASV dolāru. Šo neatbilstību var saprast kā atšķirību starp programmatūras pārdošanu un vispārējiem AP automatizācijas pakalpojumiem.
ES un Ziemeļamerika ir lielākās kreditoru parādu automatizācijas rīku lietotājas, bet Āzijas un Klusā okeāna reģiona valstis (APAC) ierindojas trešajā vietā. Patiesi, APAC tirgus pašreizējais CAGR ir aptuveni 26%, kas to padara par visstraujāk augošo grāmatvedības procesu automatizācijas reģionu.
RPA ietekmējošie faktori
grāmatvedības izaugsme
Grāmatvedības RPA programmatūra kļūst arvien populārāka. Tam ir vairāki cēloņsakarīgi faktori, tostarp vispārēja nepieciešamība digitalizēt grāmatvedības nozari. Apskatīsim dažus no šiem grāmatvedības procesu automatizācijas virzītājspēkiem.
#1. Pieaugošā RPA programmatūras izsmalcinātība
Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc uzņēmumi automatizē kreditoru parādus, ir tas, ka tehnoloģija ir sasniegusi augstu gan sarežģītības, gan lietošanas ērtuma līmeni. Automatizēti roboti pastāv jau ilgu laiku. Tomēr, izmantojot tos rēķinu automatizācijai un tamlīdzīgiem mērķiem, agrāk bija nepieciešamas zināšanas par kodēšanu un ievērojams daudzums uzturēšanas darbu.
RPA rīki, piemēram, ZAPTEST, apvieno dažādas tehnoloģijas, piemēram, vilkšanas un nomešanas saskarnes un optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) rīkus. Šīs funkcijas nozīmē, ka grāmatvedības komandas var pārvarēt tradicionālos RPA ierobežojumus, piemēram, lēmumu pieņemšanu un nespēju izmantot nestrukturētus datus.
Īsāk sakot, viens no iemesliem, kādēļ mūsdienās arvien vairāk vērojama kreditoru parādu automatizācija, ir tas, ka RPA piedāvātā vērtība ir ļoti spēcīga.
#2. Mākoņtehniskā integrācija
Mākoņserveri bija vēl viena liela tehnoloģiska pārmaiņa pēdējā desmitgadē. Pāreja no vietējiem serveriem uz mākoņiem nozīmēja, ka programmatūra bija pieejama no attālinātām atrašanās vietām. Šīs pārmaiņas iezīmēja zelta laikmetu grāmatvedības automatizācijas programmatūrā, jo vairāki SaaS grāmatvedības rīki palīdz uzņēmumiem savienot datu avotus, mobilos tālruņus un pat ERP rīkus, lai iegūtu reāllaika un vienmēr aktuālu pārskatu par uzņēmumu.
Tā kā komandas pieņēma programmatūru, kas varēja automatizēt daudzus ikdienišķus uzdevumus, piemēram, AP rēķinu automatizāciju, tās sāka vēlēties atbrīvoties no atkārtotiem darbiem. Šo rīku elastīgums, lietošanas ērtums, mērogojamība un atvērtība integrācijai ir veicinājuši RPA virzību.
#3. Mākslīgā intelekta pieaugums
Mākslīgā intelekta rīku iespēju un pieejamības pieaugums ir laba ziņa uzņēmumiem, kas vēlas automatizēt kreditoru parādus un citas grāmatvedības darbības. RPA jau tagad atvieglo efektīvu un precīzu procesu automatizāciju, taču, papildinot to ar kognitīvā mākslīgā intelekta rīkiem, piemēram, inteliģento dokumentu apstrādi vai ģeneratīvo mākslīgo intelektu, tehnoloģijas darbības joma strauji paplašinās.
Iepriekšējā RPA rīku ēra ļāva komandām automatizēt liela apjoma, atkārtotus, manuālus procesus. Pašreizējā ēra ļaus pieņemt uz ML balstītus lēmumus, veikt sarežģītu datu apstrādi, inteliģentu rēķinu maršrutēšanu un dziļi integrētas darba plūsmas un uzdevumu sadali.
#4. Piegādes ķēdes pārvaldība
Pēdējos gados piegādes ķēdes reti kad ir bijušas ārpus ziņu loka – no COVID-19 līdz straujajai inflācijai, Suecas kanāla un enerģētikas krīzēm. Piegādes ķēžu pārvaldība un ciešu attiecību ar piegādātājiem veicināšana ir arvien aktuālāka tēma.
Kreditoru parādu automatizācija nozīmē, ka uzņēmumi var ātri un precīzi iesaistīt piegādātājus, apstrādāt rēķinus un nosūtīt maksājumus. Agrīnu maksājumu atlaides un ciešāku attiecību veidošana nozīmē, ka RPA var efektīvi atmaksāties.
AP automatizācijas priekšrocības
Grāmatvedības RPA paver uzņēmumiem un finanšu nodaļām milzīgu priekšrocību klāstu. Lūk, daži no pārliecinošākajiem iemesliem, kādēļ RPA ir grāmatvedības pasaules balsts.
#1. Precizitāte
AP rēķinu automatizācija ir pazīstama ar augstu precizitātes līmeni. Veicot maksājumus manuāli, rēķinu maksājumi var dublēties, tikt pārmaksāti vai nepietiekami apmaksāti un pat var tikt aizmirsti vai nosūtīti uz nepareizu kontu. Lai gan šādas situācijas ne vienmēr ir ļoti bieži sastopamas, tomēr, ja tādas rodas, tās var radīt problēmas, kas var kaitēt pārdevēju attiecībām.
#2. Efektivitāte
Rēķinu apstrādes automatizācija ir saistīta ar produktivitāti un efektivitāti. Manuāli veiktie maksājumi ir laikietilpīgi un prasa daudz datu ievades, informācijas pārbaudes un apstiprināšanas. Grāmatvedības RPA rīki ļauj komandām nodot šos atkārtojošos uzdevumus ārpakalpojumā digitālajam darbaspēkam un atbrīvot darba stundas. Rezultātā darbinieki var strādāt pie stratēģijām un veidot attiecības ar klientiem vai pievērsties citiem svarīgiem uzdevumiem.
#3. Ātrums
Vidējais rēķinu apstrādes laiks ir būtisks rādītājs jebkurai grāmatvedības nodaļai. Saskaņā ar Ardent Partners 2022. gada ziņojumu par e-maksājumu stāvokli vidējais rēķinu apstrādes laiks ASV bija gandrīz 11 dienas. Ilga apstrādes laika sekas var būt naudas plūsmas problēmas piegādātājiem un pat uzticības mazināšanās.
Robotizētā grāmatvedība ļauj komandām uztvert rēķinus, iegūt datus un automatizēt apstiprināšanas darba plūsmas. Ciešas attiecības ar piegādātājiem ir ļoti svarīgas, un ikviens uzņēmums novērtē ātrus rēķinu maksājumus.
#4. Zemākas izmaksas
Kavētu maksājumu sodi palielina jūsu budžetu par nevajadzīgām izmaksām, kas var kavēt jūsu rentabilitāti. Turklāt manuāla AP apstrāde nozīmē darbaspēka izmaksas. Automatizējot maksājamo maksājumu procesus, varat nodrošināt, ka maksājumi tiek veikti pilnā apmērā un laikus, vienlaikus ietaupot naudu par personālu. Ja jums ir nepieciešams samazināt izmaksas, tas ir labs sākums.
#5. Atbilstība tiesību aktiem
Uzturēt grāmatvedības uzskaiti atbilstoši prasībām ir liels darbs. Uz pārdevēju maksājumiem attiecas noteikumi un ziņošanas prasības saistībā ar nodokļiem un darījumiem. Šo procesu uzskaite ir būtiska, lai veiktu revīzijas, sagatavotu pārskatus un sniegtu pārskatu par savu uzņēmumu. RPA rīki nodrošina vienmērīgu jūsu finanšu plūsmu, un vislabākais ir tas, ka jums vienmēr ir pieejams katra darījuma ieraksts.
#6. Uz datiem balstīti ieskati
RPA process rada datus, kurus varat ievadīt savos biznesa izlūkošanas vai analīzes rīkos. Šīs informācijas apkopošana var radīt pārskatu par jūsu AP operācijām un izcelt izdevumu modeļus, piegādātāju datus un neefektivitāti. Izpratne par šiem datiem palīdz komandām pielāgot stratēģijas, veikt prognozes un pieņemt uz datiem balstītus lēmumus. Tā kā pēdējos gados ML rīki ir kļuvuši demokrātiskāki, pat maziem un vidējiem uzņēmumiem ir pieejama spēcīga informācija, kas var optimizēt to darbību.
#7. Mērogojamība
Sezonas uzņēmumi nav vienīgie uzņēmumi, kas piedzīvo biznesa kāpumus un kritumus. Jaunas iespējas, makroekonomiskie apstākļi un izmaiņas patērētāju pieprasījumā var palielināt vai samazināt iepirkumus. Ja darba slodze palielinās, AP procesā jāiegulda vairāk darba stundu; ja tā samazinās, jūs maksājat par AP darbiniekiem, kas nestrādā. RPA nodrošina AP procesa mērogojamību, kas aug vai samazinās kopā ar jums, un nodrošina, ka jūs vienmēr reaģējat uz uzņēmuma vajadzībām.
#8. Krāpšanas samazināšana
Sertificētu krāpšanas izmeklētāju asociācijas (ACFE) 2022. gada globālais krāpšanas pētījums liecina, ka vidējais uzņēmums gadā zaudē vairāk nekā 150 000 ASV dolāru krāpšanas dēļ, kas saistīta ar kreditoru parādiem. Patiešām, AP noziegumu ziņā tā ir uzreiz aiz aktīvu piesavināšanās. RPA automatizācija var samazināt šos izdevumus, ieviešot kontroles mehānismus un izslēdzot cilvēkus no vienādojuma.
#9. Palielināt apmierinātību ar darbu
Saskaņā ar 2022. gadā Finanšu un vadības institūta (IOFM) veikto aptauju tikai 1 no 3 grāmatvedībā strādājošajiem ir ļoti apmierināts ar savu amatu. Turklāt saskaņā ar šo pētījumu grāmatvedības RPA klātbūtne ir galvenais apmierinātības ar darbu prognozēšanas faktors grāmatvedības speciālistu vidū. Manuālo uzdevumu samazināšana ļauj darbiniekiem veikt uzdevumus, kas ir jēgpilni saistīti ar uzņēmuma mērķiem un palīdz uzlabot apmierinātību ar darbu.
#10. Labākas attiecības ar piegādātājiem
Pētījuma rakstā ” Attiecību pārvaldības ietekme uz ražotāju noturību ārkārtas situācijās ” (Yang, 2022) autori norāda, ka COVID-19 laikā spēcīgas attiecības starp pircējiem un pārdevējiem nodrošināja noturīgākas piegādes ķēdes. Tāpēc ciešu attiecību ar piegādātājiem priekšrocības ir plašākas nekā tikai apmierinātāki piegādātāji, un tās var ietekmēt jūsu pašu uzņēmējdarbības stiprumu.
Robotizēta procesa izmantošanas gadījumi
Automatizācija grāmatvedībā
RPA programmatūrai ir vairāki spēcīgi izmantošanas gadījumi maksājamās grāmatvedības jomā. Šeit ir daži no uzdevumiem, kurus varat automatizēt, lai samazinātu izmaksas un vienlaikus palielinātu produktivitāti.
Rēķinu apstrāde
RPA rēķinu automatizācija ir viens no vispievilcīgākajiem RPA izmantošanas gadījumiem AP nodaļā. Komandas var automatizēt visu rēķinu apstrādes ciklu, iegūstot datus no rēķiniem (gan papīra, gan digitāliem), saskaņojot tos ar iepirkuma pasūtījumiem, pieprasot apstiprinājumu un autorizējot maksājumus.
Datu ievadīšana
AP sistēmās nepieciešams ievadīt ievērojamu datu apjomu. Manuāls process ir darbietilpīgs un pakļauts cilvēciskām kļūdām. RPA automatizē datu ievadīšanu šajās sistēmās, un, pateicoties inteliģentai dokumentu apstrādei (IDP), šī automatizācijas tehnoloģija spēj nolasīt nestrukturētus rēķinus, kvītis un dažādus citus dokumentus.
Pārdevēju pārvaldība
Laba pārdevēju pārvaldība veicina labi funkcionējošas piegādes ķēdes un labākus produktus. Tomēr, lai viss noritētu raiti, ir nepieciešams daudz manuāla darba. RPA var palīdzēt automatizēt darbinieku uzņemšanu, saziņu, uzturēšanu un maksājumus.
Pārdevēja atskaitījumi
Pārdevēju atskaitījumi ir neatņemama piegādes ķēdes sastāvdaļa. Kavētas piegādes, rēķinu kļūdas, līguma pārkāpumi, produktu kvalitātes problēmas un SLA neizpilde ir tikai dažas no situācijām, kas var novest pie maksājumu atskaitījumiem. RPA rīki var automatizēt šo problēmu paziņošanu un atskaitījumu apstrādi, nodrošinot, ka uzņēmējdarbības zaudējumi ir minimāli un redzami.
Izdevumu pārvaldība
Darbinieku izdevumu pārskati palīdz sekot līdzi ceļošanas, ēdināšanas un citiem ar darbu saistītiem izdevumiem. RPA rīki var nolasīt un analizēt kvītis, augšupielādēt tās uzņēmuma sistēmās un pat pārbaudīt un apstiprināt izdevumus atbilstoši uzņēmuma politikai. Turklāt jūs varat izmantot RPA arī, lai, automatizējot darījumus, atmaksātu izdevumus darbiniekiem.
Pārskatu ģenerēšana
RPA rīki ir spējīgi ģenerēt pārskatus par AP veiktspēju. Izmantojot biznesa izlūkošanas vai ML rīkus, komandas var veikt ļoti sarežģītu analīzi par AP, kā arī uzlabot un optimizēt savus procesus.
Atbilstība
RPA palīdz nodrošināt iekšējo kontroli un atbilstību normatīvajiem aktiem, pārvaldot piegādātāju pieteikumus un licencēšanu, kā arī izsekojot rēķinu apstiprinājumus un maksājumus. Šie dati ir būtiski vispārējiem finanšu pārskatiem vai revīzijas gadījumā.
Krāpšanas atklāšana
RPA var uzraudzīt un analizēt AP datus un identificēt neatbilstības un anomālijas, kas liecina par krāpšanu. Apvienojumā ar ML, komandas var iegūt padziļinātu ieskatu par pārdevējiem un nodrošināt, ka viss ir kārtībā. Turklāt RPA rīki var sūtīt brīdinājumus reālā laikā, lai nodrošinātu ātru izmeklēšanu un risinājumus.
Cenu pārbaude
Lai gan RPA var automatizēt apmaksājamos rēķinus, komandas var izmantot šo tehnoloģiju arī, lai pārbaudītu cenas, salīdzinot tās ar citiem piegādātājiem, un pārliecinātos, ka tās saņem izdevīgu cenu. Ekrāna skrāpēšanas tehnoloģija var uzraudzīt vietnes noteiktos intervālos un sniegt svarīgus datus, kas var ietaupīt izdevumus.
Uzņemšana
Kā jau minējām iepriekš, RPA palīdz piegādātāju darbā. Tomēr tā var arī atbalstīt darbinieku uzņemšanu AP nodaļā. Šis process ietver dokumentācijas un mācību materiālu, saišu uz digitālās pieņemšanas platformas (DAP) saturu vai saišu uz uzņēmuma procesiem nosūtīšanu.
RPA grāmatvedībā gadījumu izpēte
RPA nodrošina daudzus izmantošanas gadījumus, tostarp gan automatizētu debitoru parādu, gan kreditoru parādu apstrādi. Tomēr, lai iegūtu patiesu priekšstatu par to, kā kreditoru parādu automatizācija ietekmē uzņēmējdarbību, mums ir jāizpēta daži konkrētu gadījumu pētījumi. Šeit ir trīs labākie.
AP automatizācijas izmantošanas gadījums Nr. 1
Apvienotajā Karalistē bāzētam FTSE 50 BPO un profesionālo pakalpojumu uzņēmumam, kura gada ieņēmumi pārsniedz 2,5 miljardus ASV dolāru, bija ļoti neefektīvs iepirkumu-apmaksas process. Datu ievadīšanu manuāli veica aptuveni 40 darbinieki visā valstī. Bieži tika pieļautas kļūdas, un process bija ļoti lēns, kā rezultātā pagarinājās apstiprināšanas cikli un bieži tika saņemti jautājumi no piegādātājiem.
Viena apstrādātā rēķina izmaksas bija aptuveni 8 £, un, tā kā uzņēmums izmantoja papīra rēķinus, tas ieguva nevēlamu reputāciju par kavētiem maksājumiem. Uzņēmums ieviesa uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) risinājumu un centās automatizēt savu debitoru parādu procesu.
Uzņēmums centralizēja maksājumu apstrādes datus un ieviesa optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) risinājumu, lai nolasītu papīra rēķinus un pārvērstu informāciju datos. No turienes RPA rīki varētu šķirot, klasificēt un virzīt rēķinus apstiprināšanai.
Ietekme bija ievērojama. Rēķinu apstrāde tika samazināta par 75% – līdz 2 £ par rēķinu. Uz pusi tika samazināts atbalsta dienesta darbinieku skaits un pārcelts uz citu vietu, tādējādi katru gadu ietaupot 1 miljonu sterliņu mārciņu, vienlaikus ļaujot uzņēmumam katru gadu apstrādāt vairāk nekā 400 000 rēķinu.
AP automatizācijas lietošanas gadījums Nr. 2
Pazīstams patēriņa preču uzņēmums katru gadu saņem aptuveni 10 tūkstošus rēķinu no 400 globāliem klientiem. Katrs klients izmantoja savu rēķina formātu, kas nozīmēja, ka katra rēķina apstrāde bija laikietilpīga un pakļauta cilvēciskām kļūdām. Uzņēmums vēlējās racionalizēt šo procesu, lai ietaupītu laiku un naudu un uzlabotu attiecības ar piegādātājiem.
Viņi izvēlējās AP automatizācijas uzņēmumu, kas nodrošina BPM, RPA un mākslīgā intelekta tehnoloģiju kombināciju, lai palīdzētu veikt šo uzdevumu. Plānots izveidot visaptverošu AP procesu, kas varētu apstrādāt šos dažādos rēķinus un standartizēt datus, nodrošinot ātrus maksājumus, apstiprinājumus un pārdevēju uzraudzību.
Lai nolasītu rēķinus, tika ieviesta OCR, bet RPA tika izmantota, lai pārbaudītu datus atbilstoši uzņēmējdarbības noteikumiem un nosūtītu tos ERP sistēmai apstiprināšanai. Turklāt RPA roboti tika izmantoti, lai izveidotu datiem bagātus paneļus, kas ļauj atklāt PO un rēķinu izņēmumus un nodrošināt reāllaika paziņojumus.
Rezultāti bija iespaidīgi, tostarp par 90 % samazinājās piepūle un procesa izpildes laiks, kā arī tika ietaupīti 50 % izmaksu.
AP automatizācijas lietošanas gadījums #3
Ievērojams starptautisks ražotājs katru gadu apstrādāja vairāk nekā 80 000 piegādātāju rēķinu. Izmantojot vairākus ekrānus un sistēmas, manuāla datu ievadīšana prasīja daudz laika, bija sarežģīta un saistīta ar kļūdu rašanos.
Uzņēmums meklēja uzņēmumu, kas varētu automatizēt šo procesu, un meklēja uzņēmumu, kas nodarbotos ar kreditoru parādu automatizāciju ar RPA funkcijām. Tomēr bija jāpārvar daži sarežģījumi. Vispirms visi rēķini bija jāpārbauda, salīdzinot tos ar uzņēmuma ERP risinājumu. Rēķinu apstiprināšana bija jāveic, salīdzinot tos ar trim dažādām sistēmām, un darbinieki informāciju ieguva manuāli.
Organizācija izveidoja RPA risinājumu, lai validētu rēķinus pēc unikāliem identifikatoriem. Viņi abi lejupielādēja rēķinus, apstiprināja informāciju un atjaunināja tos, izmantojot mākoņdatošanas tīmekļa lietojumprogrammu. Rēķinu apstrādes laiks tika saīsināts par 50 %, bet darījumu precizitāte palielinājās līdz 100%.
Maksājamo rēķinu izaicinājumi
Automatizācijas īstenošana
Lai gan AP automatizācijas ieguvumi tagad ir skaidri redzami, ir arī daži izaicinājumi, ar kuriem komandām ir jātiek galā, lai izmantotu RPA iespējas grāmatvedībā. Šeit ir dažas jomas, kurām jāpievērš uzmanība.
#1. Izmaksas
RPA risinājuma ieviešana maksājamās uzskaites jomā ir saistīta ar zināmām izmaksām. Tā kā uzņēmumi visā pasaulē cenšas samazināt darbības izmaksas, lai saglabātu konkurētspēju sarežģītā finanšu vidē, budžetos tiek radīts spiediens.
Ieguldījumu atdeve (ROI) ir būtiska daļa, lai pārliecinātu vadītāju vadību investēt RPA risinājumos. Tomēr, kā redzams no šajā rakstā aplūkotajiem piemēriem, risinājumu ieviešana ar debitoru vai kreditoru parādu automatizāciju var ātri atmaksāties.
Uzņēmumiem, kuriem trūkst iekšējo zināšanu, lai ieviestu RPA programmatūru, un kuri uztraucas par apmācības izmaksām, ZAPTEST Enterprise ir pieejams ZAP eksperts, kas var palīdzēt izstrādāt un ieviest jūsu AP automatizācijas sistēmu un palīdzēt grāmatvedības darbiniekiem apgūt darba spējas.
#2. Datu integrācija
Grāmatvedības nodaļās tiek izmantota daudzveidīga programmatūra. Dažos uzņēmumos ir jaunākie ERP rīki, bet citi turpina strādāt ar veco programmatūru. Sistēmas var būt ļoti nesaderīgas dažādu datu standartu, formātu un struktūru dēļ. Nodrošināt šo rīku savstarpēju saziņu var būt sarežģīti, un tam ir nepieciešams augsts pielāgošanas līmenis.
Par laimi, RPA rīki ar IDP, OCR, ekrāna skrāpēšanas un citām tehnoloģijām ir vairāk nekā piemēroti šim uzdevumam.
#3. Datu drošība
Vēl viens svarīgs apsvērums ir drošība, jo AP apstrāde ir saistīta ar finanšu informāciju. Krāpšana, datu aizsardzības pārkāpumi un nesankcionēta piekļuve ir ārkārtīgi svarīgi, tāpēc jebkura sistēma ir jāprojektē, paredzot drošības pasākumus. Turklāt GDPR un pat KYC un AML noteikumi nozīmē, ka klientu datu glabāšana un pārdevēju likumības nodrošināšana ir citas lietas, kas jāpatur prātā.
#4. Pārmaiņu pārvaldība
Pāreja no manuālas AP apstrādes uz automatizētām sistēmām prasa apvērsumu un ievērojamu darba plūsmas pārskatīšanu. Turklāt tas var būt saistīts arī ar konkrētu amatu vai personu atlaišanu uzņēmumā.
Veiksmīga pārmaiņu pārvaldība ietver pārredzamību un skaidru komunikāciju ne tikai par to, kā jaunā tehnoloģija darbosies, bet arī par ieguvumiem, ko tā dos. Turklāt darbinieku pārkvalificēšana vai kvalifikācijas paaugstināšana var palīdzēt pārvarēt spriedzi saistībā ar programmatūru.
#5. Pārdevēja pretestība
Ne tikai jūsu darbinieki var iestrēgt savos ieradumos. Automatizētas AP sistēmas ieviešana var radīt neērtības arī piegādātājiem, kuri vilcinās mainīt savu rēķinu iesniegšanas procesu. Vislabāk ir paskaidrot, kā ātrāka rēķinu apstrāde dos tiešu labumu pārdevējam, un pat piedāvāt atbalstu vai apmācīt tā darbiniekus, lai viņi varētu iesaistīties šajā procesā. Tā kā mākoņtehnoloģiju rīki RPA ir kļuvuši par ikdienišķu parādību, izveidot portālu, kuram var piekļūt pārdevēji, vēl nekad nav bijis tik vienkārši.
RPA tendences grāmatvedībā
RPA rīki gan debitoru, gan kreditoru parādu automatizācijai tiek pilnveidoti, reaģējot uz mainīgajām prasībām un tehnoloģiskajām inovācijām. Izpētīsim dažas no lielākajām AP automatizācijas tendencēm no 2024. gada.
1. Vairāk mākslīgā intelekta
Mākslīgais intelekts un ML ir 2023. gada lielais stāsts. Šie rīki, ja tos izmanto RPA sistēmu papildināšanai, var palīdzēt rēķinu apstrādē, krāpšanas atklāšanā un pat izņēmumu apstrādē. Iespējams, visinteresantākā daļa ir kognitīvā mākslīgā intelekta rīku izmantošana, kas var mācīties no datiem un pat pieņemt optimālus lēmumus, pamatojoties uz vēsturiskiem datiem.
Īpaši iespaidīgi ir sasniegumi AP izņēmumu apstrādē. Lai gan RPA roboti, papildināti ar mākslīgo intelektu, var veikt lielāko daļu uzdevumu, šie procesi var pielāgoties rēķiniem ar trūkstošiem vai nepilnīgiem datiem, apstrādāt strīdīgus rēķinus vai atzīmēt maksājumus, kuros nepieciešama manuāla iejaukšanās.
2. Piegādātāja uzņemšana darbā
Pēdējos gados piegādātāju uzņemšana darbā ir kļuvusi sarežģītāka. Daļēji tas ir saistīts ar riska mazināšanu, bet citi faktori ir plašāka ERP sistēmu izmantošana un plašāka digitalizācijas tendence. RPA rīki palīdz darbā iekārtošanā, automatizējot procesu, padarot to ātrāku un vienkāršāku visām iesaistītajām pusēm. 2023. gadā liela tendence ir novērst piegādes ķēdes sastrēgumus, un liela daļa no tā ir vienkāršāka uzņemšana darbā.
3. Pirmstermiņa maksājumu programmu ieviešana
Šobrīd visi cenšas samazināt izmaksas. Lai gan RPA rīki palīdz šajā procesā vairākos dažādos veidos, vieni no labākajiem AP automatizācijas ietaupījumiem rodas, pilnībā izmantojot agrīno maksājumu programmu priekšrocības. RPA ļauj AP komandām paātrināt rēķinu apstiprināšanu, apstiprināšanu un izrakstīšanu, uzlabojot pārdevēju naudas plūsmu un samazinot to izmaksas par dažiem procentiem. Uzņēmumiem, kuriem ir daudz piegādātāju, ietaupījumi var būt ievērojami.
4. Datu drošība
Datu drošība reti kad ir ārpus ziņu lappusēm, un 2023. gads nav bijis savādāks. Slepenu finanšu datu glabāšana un pārsūtīšana ir problēma, kas katram uzņēmumam ir jāuztver nopietni. Jebkura noplūde var katastrofāli ietekmēt reputāciju un novest pie lieliem sodiem. RPA rīkiem ir daudzas kiberdrošības priekšrocības, tostarp piekļuves kontroles nodrošināšana AP datiem un drošība, izmantojot šifrēšanu vai API.
5. Pārvaldīta RPA
Strauji parādās pārvaldīti RPA pakalpojumi, kas paredzēti kreditoru un debitoru parādu automatizācijai. Šeit ir vairāki faktori, tostarp ierobežota iekšēja piekļuve RPA prasmēm, kā arī RPAaaS programmatūras priekšrocības, kas padara AP RPA programmatūras plānošanu, ieviešanu un uzturēšanu ātrāku un izmaksu ziņā efektīvāku.
Turklāt pārvaldāmie RPA pakalpojumi debitoru parādiem nodrošina prognozējamu ikmēneša vai gada maksu, kas ir piemērots daudzām komandām.
AP automatizācijas nākotne
Pateicoties RPA ar mākslīgā intelekta iespējām, AP automatizācija jau šķiet diezgan futūristiska. Tomēr tehnoloģija neapstāsies tikai pie tā. Šeit ir daži ieskati par AP automatizāciju desmitgades gaitā.
1. Hiperautomatizācija
Automatizācijas programmatūra visās nozarēs virzās uz hiperautomatizāciju. Izmantojot pietiekami kvalitatīvus RPA un mākslīgā intelekta rīkus, varētu automatizēt veselas grāmatvedības komandas, kas ļautu veikt zibens ātrus maksājumus, izmantojot prognozēšanas analītiku.
2. Pielāgota grāmatvedības programmatūra
Ģeneratīvais mākslīgais intelekts, nekodēšanas rīki un kodēšanas koppiloti – tie visi ir AP programmatūras automatizācijas nākotne. Lai gan joprojām būs iespēja izmantot gatavu programmatūru, grāmatvedības komandas varēs izveidot pielāgotus rīkus, kas palīdzēs automatizēt ikdienas uzdevumus.
Lietojumprogrammas spēs apmierināt pat visnepieciešamākos lietojuma gadījumus, darba plūsmas un uzņēmējdarbības kultūru, tādējādi radot personalizētus rīkus, kas spēs nodrošināt iespaidīgu produktivitāti. Tādi RPA rīki kā ZAPTEST savieno automatizāciju ar testēšanas automatizācijas programmatūru, ļaujot komandām izveidot augstas kvalitātes, izturīgus un drošus pielāgotus rīkus.
3. Iegultie maksājumi
AP programmatūra ar iestrādātiem maksājumiem būs viena no interesantākajām programmatūras izstrādnēm nākotnē. Tā vietā, lai sūtītu darījumus maksājumu apstrādātājiem, grāmatvedības komandas (vai roboti) no lietotnes iedarbinās tūlītēju elektronisku maksājumu, kas ir pārrobežu un finanšu zonās.
4. Nākamā līmeņa analītika
Tā kā AP automatizācijas procesa digitalizācija turpina radīt datus, analītiskie rīki atradīs šajā informācijā pamatā esošos modeļus un sniegs padziļinātu ieskatu naudas plūsmā, izdevumu modeļos un pārdevējos. Šie sasniegumi revolucionāri mainīs AP un ļaus samazināt risku un optimizēt darbību.
Nobeiguma domas
RPA grāmatvedībā kļūst ļoti svarīgs komandām, kas vēlas gūt labumu no lieliskām attiecībām ar piegādātājiem un vienmērīgām piegādes ķēdēm. Tā kā ir tik daudz manuālu un atkārtotu procesu, kas jāmehanizē, mākslīgā intelekta atbalstīta RPA var palīdzēt radīt mērogojamus, elastīgus un racionalizētus risinājumus dažāda veida grāmatvedības nodaļām.
Kreditoru parādu automatizācija ir elegants risinājums komandām, kas vēlas automatizēt kreditoru parādus, ietaupīt naudu, kļūt efektīvākām un iegūt lielisku ieskatu par saviem finanšu rādītājiem. Pievienojot krāpšanas atklāšanu un palīdzību regulējuma ievērošanā, ir viegli saprast, kāpēc RPA pārņem grāmatvedības jomu.
