近年来，会计领域的机器人流程自动化得到了持续强劲的发展。 会计软件的 RPA 可让团队实现应付账款自动化，从而将员工从手工、重复和容易出错的工作中解脱出来，并确保按时向供应商付款。 不过，企业还能获得其他一些重大益处，包括监管合规性、可扩展性以及对会计流程的强大洞察力。
本文将介绍 AP 自动化，并探讨市场规模、增长潜力、优势、挑战、趋势、使用案例和案例研究等重要因素。
应付账款自动化
市场规模
2023 年，RPA 会计市场规模约为 30 亿美元。 一些商业分析师预测，该行业的复合年增长率将略低于 40%，这表明 2032 年的市场规模将达到惊人的 660 亿美元。
不过，其他分析师的预测要保守得多，年均复合增长率为10%，到 2032 年，未来市场规模约为 67 亿美元。 这种差异可以理解为软件销售与一般 AP 自动化服务之间的区别。
欧盟和北美是采用应付账款自动化工具最多的地区，亚太地区紧随其后，排名第三。 事实上，亚太地区市场目前的复合年增长率约为 26%，是会计流程自动化发展最快的地区。
影响 RPA 的因素
会计增长
会计RPA 软件正在崛起。 这其中有许多因果因素，包括整个会计行业对数字化的普遍需求。 让我们来看看会计流程自动化的一些驱动因素。
#1. RPA 软件日益先进
企业实现应付账款自动化的最大原因之一是，该技术已经达到了高度的复杂性和用户友好性。 自动机器人存在已久。 然而，将它们用于应付账款发票自动化和类似用途过去需要专业的编码知识和大量的维护工作。
像ZAPTEST 这样的 RPA 工具将不同的技术融合在一起，例如拖放界面和光学字符识别 (OCR) 工具。 这些功能意味着会计团队可以克服传统 RPA 的局限性，如决策和无法使用非结构化数据。
简而言之，如今我们看到更多应付账款流程自动化的一个原因是，RPA 的价值主张非常有力。
#2. 基于云的集成
云服务器是过去十年中另一个重大的技术变革。 从内部服务器迁移到云计算意味着软件可以从远程位置获得。 这些变化代表了应付账款自动化软件的黄金时代，一些 SaaS 会计工具帮助企业连接数据源、手机甚至企业资源规划工具，以获得实时、始终最新的业务视图。
随着团队采用可自动执行许多琐碎任务的软件，如自动应付账款发票，他们渴望从重复性工作中解放出来。 这些工具的灵活性、易用性、可扩展性和集成开放性进一步推动了 RPA 的发展。
#3. 人工智能的崛起
人工智能工具的能力和可用性的提高，对于希望实现应付账款和其他会计活动自动化的公司来说是个好消息。 RPA 已经促进了高效、准确的流程自动化，但如果再加上认知型人工智能工具，如智能文档处理或生成型人工智能，该技术的范围就会迅速扩大。
上一个时代的 RPA 工具允许团队将大容量、重复性的人工流程自动化。 当前的时代将实现由 ML 驱动的决策、复杂的数据处理、智能发票路由以及深度集成的工作流程和任务分配。
#4. 供应链管理
从 COVID-19 到通胀肆虐，再到苏伊士运河危机和能源危机，供应链近年来很少离开新闻的视线。 管理供应链和建立稳固的供应商关系是一个日益重要的主题。
应付账款自动化意味着企业可以快速准确地为供应商入职、处理发票和发送付款。 提前付款折扣和建立更密切的关系意味着 RPA 可以有效地收回成本。
AP 自动化的优势
会计 RPA 为企业和财务部门带来了巨大的好处。 以下是 RPA 成为会计领域主流的一些最有说服力的理由。
#1. 准确度
AP 发票自动化以其高度准确性而著称。 手工操作时，发票付款可能会重复、多付或少付，甚至被遗忘或发送到错误的账户。 虽然这些情况不一定很常见，但一旦发生，就会导致损害供应商关系的问题。
#2. 效率
发票处理自动化关乎生产力和效率。 人工支付非常耗时，需要大量的数据输入、信息核实和审批。 会计 RPA 工具可让团队将这些重复性任务外包给数字化员工，从而节省工作时间。 这样做的最终结果是，人力工作者可以制定战略，建立客户关系，或转向其他重要任务。
#3. 速度
平均发票处理时间是任何会计部门的基本指标。 根据2022 年 Ardent Partners 的《电子应付账款状况报告》，美国的平均发票处理时间接近 11 天。 处理时间过长的后果可能是供应商的现金流出现问题，甚至失去信任。
机器人会计允许团队采集发票、提取数据并自动执行审批工作流程。 稳固的供应商关系至关重要，而快速的发票付款是任何企业都乐于见到的。
#4. 降低成本
逾期付款罚金会给您的预算增加不必要的成本，从而影响您的盈利能力。 此外，人工 AP 处理意味着劳动力成本。 当您实现应付账款流程自动化后，您就能确保按时足额付款，同时节省人力成本。 如果您需要削减成本，这是一个很好的开始。
#5. 监管合规
保持账户合规是一项艰巨的任务。 供应商付款须遵守与税收和交易有关的规定和报告要求。 保存这些流程的记录对于审计、报告和业务概览至关重要。 RPA 工具可确保您的财务工作顺利进行，最重要的是，您始终拥有每笔交易的记录。
#6. 数据驱动的洞察力
RPA 流程产生的数据可以输入到您的商业智能或分析工具中。 对这些信息进行压缩，可以使您的应付账款业务具有可视性，并突出显示支出模式、供应商数据和任何低效情况。 了解这些数据有助于团队调整战略、进行预测和做出以数据为导向的决策。 近年来，随着 ML 工具的普及，即使是中小企业也能获得强大的洞察力，从而优化其运营。
#7. 可扩展性
并非只有季节性公司才会经历业务的起伏。 新的机遇、宏观经济条件和消费者需求的变化都会导致采购量的增加或减少。 如果工作量增加，就必须在核准会计师流程中投入更多的工时；如果工作量减少，你就得为闲置的核准会计师支付费用。 RPA 为应付账款流程带来了可扩展性，可随您的业务增长或缩减，并确保您随时响应业务需求。
#8. 减少欺诈
注册舞弊审查师协会（ACFE）2022 年全球舞弊研究表明，由于应付账款舞弊，企业平均每年损失超过 15 万美元。 事实上，在亚太地区的犯罪中，它仅次于资产挪用。 RPA 自动化可通过实施控制并将人工从等式中移除来削减这些开支。
#9. 提高工作满意度
根据财务与管理协会（IOFM）2022 年的一项调查，只有三分之一的应付账款专业人员对自己的职位非常满意。 此外，根据这项研究，会计 RPA 的存在是预测会计专业人员工作满意度的一个主要因素。 减少人工任务可让员工承担与公司目标相关的任务，有助于提高工作满意度。
#10. 改善供应商关系
在研究论文《关系管理对制造商在紧急情况下的应变能力的影响》（Yang，2022 年）中，作者指出，在 COVID-19 期间，买方和卖方之间的牢固关系使供应链更具应变能力。 因此，稳固的供应商关系带来的好处不仅仅是让供应商更开心，还能影响企业自身的运营实力。
机器人流程使用案例
会计自动化
RPA 软件在应付账款领域有几个强大的用例。 以下是一些可以实现自动化的任务，它们可以在降低成本的同时提高生产率。
发票处理
发票自动化是 RPA 在会计处理部门最具吸引力的用例之一。 团队可以通过从发票（纸质和数字发票）中提取数据、将发票与采购订单进行匹配、请求审批和授权付款，在整个发票处理生命周期内实现自动化。
数据录入
AP 系统需要输入大量数据。 人工操作既费力又容易出错。 借助智能文档处理（IDP），RPA 自动化技术可以读取非结构化的发票、收据和其他各种文档。
供应商管理
良好的供应商管理有助于供应链的良好运作和更好的产品。 然而，要保持工作顺利进行，还需要大量的手工操作。 RPA 可帮助实现入职、沟通、维护和支付自动化。
供应商扣款
供应商扣款是供应链的重要组成部分。 延迟交货、发票错误、违反合同、产品质量问题和服务水平协议失效只是可能导致扣款的部分情况。 RPA 工具可以自动沟通这些问题，自动处理扣款，确保将业务损失降到最低并使其可见。
支出管理
员工费用报告有助于跟踪旅行、食品和其他与工作相关的费用。 RPA 工具可以读取和分析收据，将其上传到公司系统，甚至根据公司政策核实和批准支出。 更重要的是，您还可以使用 RPA 通过自动交易为员工报销费用。
生成报告
RPA 工具擅长生成 AP 性能报告。 通过添加商业智能或 ML 工具，团队可以对 AP 进行高度复杂的分析，并改进和优化其流程。
合规性
RPA 通过管理供应商申请和许可以及跟踪发票审批和付款，帮助实现内部控制和监管合规。 这些数据对于一般财务报告或审计至关重要。
欺诈检测
RPA 可以监控和分析年度账单数据，并识别暗示欺诈的不一致和异常情况。 与 ML 搭配使用时，团队可以深入洞察供应商，确保一切符合规定。 此外，RPA 工具还可以发送实时警报检测，以确保迅速调查和解决问题。
价格检查
虽然 RPA 可以自动开具应付发票，但团队也可以利用该技术与其他供应商核对价格，以确保他们获得的价值。 屏幕刮擦技术可以在设定的时间间隔内监控网站，并提供重要数据，从而节省开支。
入职
如上所述，RPA 有助于供应商入职。 不过，它也可以支持 AP 部门的员工入职。 这一过程包括发送文档和培训材料、数字采用平台 (DAP) 内容链接或公司流程链接。
用于会计的 RPA 案例研究
RPA 提供了许多使用案例，包括自动化应收账款和应付账款。 然而，要真正了解应付账款自动化对企业的影响，我们需要探讨一些案例研究。 以下是其中最好的三个。
AP 自动化用例 #1
一家年收入超过 25 亿美元的英国富时 50 强业务流程外包和专业服务公司的采购到付款流程效率极低。 全国各地约有 40 名工作人员手工输入数据。 错误频发，流程缓慢，导致审批周期延长，供应商频繁询问。
处理每张发票的成本约为 8 英镑，而且由于依赖纸质发票，该企业因延迟付款而背上了不光彩的名声。 该公司实施了企业资源规划（ERP）解决方案，并寻求实现应付账款流程自动化。
该企业集中了其支付处理数据，并实施了光学字符识别 (OCR) 解决方案，以读取纸质发票并将信息转换为数据。 在此基础上，RPA 工具可以对发票进行排序、分类和路由，以便审批。
影响是巨大的。 发票处理费用减少了 75%，每张发票的处理费用降至 2 英镑。 后台工作人员减少了一半，并搬到了异地，每年可节省 100 万英镑，同时每年可处理 400,000 多张发票。
AP 自动化用例 #2
一家知名消费品公司每年收到来自全球 400 家客户的约 1 万张发票。 每个客户都使用自己的发票格式，这意味着处理每张账单都非常耗时，而且容易出现人为错误。 该企业希望简化这一流程，以节省时间和金钱，并改善与供应商的关系。
他们选择了一家提供 BPM、RPA 和人工智能技术的 AP 自动化公司来帮助完成任务。 我们的计划是建立一个端到端的应付账款流程，该流程可以处理这些不同的发票，并将数据标准化，从而实现快速付款、审批和供应商监督。
采用 OCR 技术读取发票，并使用 RPA 根据业务规则检查数据，然后将其推送到企业资源规划系统进行验证。 此外，还使用 RPA 机器人建立数据丰富的仪表板，以检测 PO 和发票异常情况并提供实时通知。
结果非常显著，包括工作量和流程周转时间减少了 90%，成本节约了 50%。
AP 自动化用例 #3
一家著名的跨国制造商每年要处理 80,000 多张供应商发票。 由于有多个屏幕和系统，手工输入数据既费时又复杂，而且容易出错。
该企业寻找一家具有 RPA 功能的应付账款自动化公司，以实现流程自动化。 然而，还有一些复杂的问题需要克服。 首先，所有发票都需要与企业的企业资源规划解决方案进行核对。 验证发票必须根据三个不同的系统进行，并由人工提取信息。
该组织建立了一个 RPA 解决方案，根据唯一 ID 验证发票。 他们都下载了发票，验证了详细信息，并根据基于云的网络应用程序进行了更新。 发票处理时间缩短了 50%，而交易准确率则高达 100%。
应付账款的挑战
自动化实施
虽然应付账款自动化的好处现在应该很明显了，但要在应付账款中释放 RPA 的威力，团队还必须应对一些挑战。 以下是一些需要关注的领域。
#1. 费用
为应付账款实施 RPA 解决方案需要一些成本。 世界各地的企业都希望降低运营成本，以便在困难的金融环境中保持竞争力，因此预算压力很大。
投资回报率（ROI）是说服企业高层投资应付账款 RPA 解决方案的关键部分。 不过，从本文的案例研究中可以看出，实施应付账款或应收账款自动化解决方案可以很快收回成本。
如果企业缺乏实施 RPA 软件的内部专业知识，又担心培训成本，ZAPTEST Enterprise 将配备专门的 ZAP 专家，协助设计和实施 AP 自动化，帮助会计人员尽快掌握操作技能。
#2. 数据整合
会计部门使用多种软件。 一些企业拥有最新的企业资源规划工具，而另一些企业则在传统软件的束缚下苟延残喘。 由于数据标准、格式和结构不同，各系统之间可能极不兼容。 要确保这些工具能够共同通信可能非常复杂，需要高度定制。
幸好有了 IDP、OCR、屏幕扫描和其他技术，RPA 工具完全可以胜任这项任务。
#3. 数据安全
安全是另一个重要的考虑因素，因为 AP 处理涉及财务信息。 欺诈、数据泄露和未经授权的访问是最重要的问题，因此任何系统在设计时都必须有保障措施。 此外，GDPR 甚至是 KYC 和 AML 法规都意味着持有客户数据和确保供应商的合法性是需要牢记的其他事项。
#4. 变革管理
从人工 AP 处理转向自动化系统，需要对工作流程进行重大调整和重新思考。 此外，它还可能涉及企业中的特定角色或个人被裁减。
成功的变革管理涉及透明度和清晰的沟通，不仅要说明新技术将如何运作，还要说明它将带来哪些好处。 此外，对员工进行再培训或提高他们的技能也能大大缓解他们对软件的紧张情绪。
#5. 供应商的阻力
不只是员工会固步自封。 实施自动化 AP 系统也会给供应商带来不便，因为他们会犹豫是否要改变提交发票的流程。 在这里，最好的办法是向供应商解释加快发票处理速度将如何使他们直接受益，甚至为他们的员工提供支持或培训，以便他们能够加入进来。 随着基于云的 RPA 工具的普及，创建一个供应商可以访问的门户变得前所未有的简单。
会计领域 RPA 的发展趋势
针对自动化应收账款和应付账款的 RPA 工具正在随着需求的变化和技术的创新而不断改进。 让我们来探讨一下 2024 年 AP 自动化的一些最大趋势。
1.更多人工智能
人工智能和 ML 是 2023 年的重头戏。 这些工具在用于增强 RPA 系统时，可帮助进行发票处理、欺诈检测甚至异常处理。 也许最有趣的部分是认知人工智能工具的使用，它可以从数据中学习，甚至根据历史数据做出最佳决策。
AP 异常处理方面的进步尤其令人印象深刻。 在人工智能的辅助下，RPA 机器人可以处理大多数任务，这些流程可以调整和适应数据缺失或不完整的发票，处理有争议的发票，或标记需要人工干预的付款。
2.供应商入职
近年来，供应商入职变得越来越复杂。 这在一定程度上与降低风险有关，但其他因素还包括企业资源规划系统的使用增加以及数字化的大趋势。 RPA 工具通过自动化流程帮助入职，使各方都能更快更轻松地完成入职。 2023 年的一个大趋势是消除供应链瓶颈，而简化入职程序是其中的一个重要部分。
3.接受提前付款计划
现在每个人都在努力降低成本。 虽然 RPA 工具可以通过多种不同方式帮助完成这一流程，但一些最佳的 AP 自动化节省来自于充分利用提前付款计划。 RPA 可让采购处理团队加快发票的验证、审批和开具，改善供应商的现金流，同时减少几个百分点的开支。 对于拥有大量供应商的企业来说，节省的费用可能非常可观。
4.数据安全
数据安全很少见诸报端，2023 年也不例外。 存储和传输敏感的财务数据是每个企业都需要认真对待的问题。 任何泄漏都会对声誉造成灾难性影响，并导致巨额罚款。 RPA 工具具有许多网络安全优势，包括通过加密或应用程序接口为 AP 数据提供访问控制和安全性。
5.有管理的 RPA
专为应付款和应收款自动化而设计的 RPA 托管服务正在迅速兴起。 这里有几个因素在起作用，包括内部获得 RPA 技能的机会有限，以及 RPAaaS 软件的优势，它使 AP RPA 软件的规划、实施和维护更快、更具成本效益。
此外，应付账款 RPA 托管服务提供可预测的月费或年费，适合许多团队。
AP 自动化的未来
得益于具有人工智能功能的 RPA，AP 自动化看起来已经非常具有未来感。 然而，这项技术不会止步于此。 下面是一些关于自动售票机自动化的见解。
1.超自动化
各行各业的自动化软件都在朝着超自动化的方向发展。 有了质量足够高的 RPA 和人工智能工具，整个会计团队都可以实现自动化，从而在预测性分析的支持下以迅雷不及掩耳之势完成支付。
2.定制会计软件
生成式人工智能、无代码工具和编码协同飞行员都代表着 AP 软件自动化的未来。 虽然现成的软件仍有存在的空间，但会计团队将能够建立定制的工具，帮助实现日常工作的自动化。
应用程序将能够满足最边缘的用例、工作流程和业务文化，从而成为能够提高工作效率的个性化工具。 ZAPTEST 等 RPA 工具将自动化与测试自动化软件配对，使团队能够构建高质量、稳健和安全的定制工具。
3.嵌入式付款
带有嵌入式支付功能的 AP 软件将是未来最有趣的软件开发之一。 会计团队（或机器人）将在应用程序内触发即时电子支付，而不是将交易发送给支付处理器，跨越国界和金融区。
4.下一级分析
随着年度账单自动化流程的数字化不断产生数据，分析工具将从这些信息中发现潜在的模式，并深入了解现金流、支出模式和供应商。 这些进步将彻底改变 AP，并带来更低的风险和更多的优化。
最后的想法
对于希望从良好的供应商关系和顺畅的供应链中获益的团队来说，RPA 对于会计工作正变得至关重要。 面对众多需要机械化的手工和重复流程，人工智能辅助的 RPA 可以帮助各类会计部门创建可扩展、灵活和简化的解决方案。
对于希望实现应付账款自动化、节省资金、提高效率并深入了解财务业绩的团队来说，应付账款自动化是一个出色的解决方案。 再加上欺诈检测和协助监管合规，就不难理解为什么 RPA 正在接管会计领域了。
