लेखांकन में रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन ने हाल के वर्षों में मजबूत और लगातार विकास किया है। लेखांकन सॉफ्टवेयर के लिए आरपीए टीमों को कर्मचारियों को मैन्युअल, दोहराव और त्रुटि-प्रवण काम से राहत देने और आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान सुनिश्चित करने के लिए भुगतान को स्वचालित करने की सुविधा देता है। हालाँकि, व्यवसायों के लिए कई अन्य बड़े लाभ भी हैं, जिनमें नियामक अनुपालन, स्केलेबिलिटी और लेखांकन प्रक्रिया में शक्तिशाली अंतर्दृष्टि शामिल हैं।
यह लेख एपी स्वचालन को देखेगा और बाजार के आकार, विकास क्षमता, लाभ, चुनौतियां, रुझान, उपयोग के मामले और मामले के अध्ययन जैसे महत्वपूर्ण तत्वों का पता लगाएगा।
देय खाते स्वचालन
मार्केट के खरीददार और बेचने वाले
2023 में लेखांकन बाजार के आकार के लिए आरपीए लगभग 3 बिलियन डॉलर है। कुछ व्यवसाय विश्लेषकों का अनुमान है कि उद्योग की चक्रवृद्धि वार्षिक वृद्धि दर 40% से कम होगी, जो बताता है कि 2032 में बाजार का आकार चौंका देने वाला $66 बिलियन होगा।
हालाँकि, अन्य विश्लेषक 10% के कहीं अधिक रूढ़िवादी सीएजीआर और 2032 तक लगभग 6.7 बिलियन डॉलर के भविष्य के बाजार आकार का सुझाव देते हैं। इस विसंगति को सॉफ्टवेयर बिक्री और सामान्य एपी स्वचालन सेवाओं के बीच अंतर के रूप में समझा जा सकता है।
यूरोपीय संघ और उत्तरी अमेरिका देय खातों के स्वचालन उपकरण को अपनाने वाले सबसे बड़े देश हैं, जबकि एशिया प्रशांत (एपीएसी) भी तीसरे स्थान पर है। दरअसल, एपीएसी बाजार का वर्तमान सीएजीआर लगभग 26% है , जो इसे सबसे तेजी से बढ़ने वाला लेखांकन प्रक्रिया स्वचालन क्षेत्र बनाता है।
आरपीए को प्रभावित करने वाले कारक
लेखांकन वृद्धि
लेखांकन आरपीए सॉफ्टवेयर बढ़ रहा है। यहां कई कारण कारक काम कर रहे हैं, जिसमें पूरे लेखांकन क्षेत्र में डिजिटलीकरण की सामान्य आवश्यकता भी शामिल है। आइए लेखांकन प्रक्रिया स्वचालन के इन चालकों में से कुछ पर एक नज़र डालें।
#1. आरपीए सॉफ्टवेयर का बढ़ता परिष्कार
कंपनियों द्वारा भुगतान को स्वचालित करने का सबसे बड़ा कारण यह है कि प्रौद्योगिकी परिष्कार और उपयोगकर्ता-मित्रता दोनों के उच्च स्तर पर पहुंच गई है। स्वचालित बॉट बहुत लंबे समय से अस्तित्व में हैं। हालाँकि, भुगतान योग्य चालान स्वचालन और इसी तरह के उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करने के लिए कोडिंग विशेषज्ञता और काफी मात्रा में रखरखाव की आवश्यकता होती है।
RPA उपकरण, जैसे ZAPTEST , विभिन्न तकनीकों को एक साथ जोड़ते हैं, जैसे ड्रैग-एंड-ड्रॉप इंटरफ़ेस और ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) टूल। इन सुविधाओं का मतलब है कि लेखांकन टीमें पारंपरिक आरपीए सीमाओं, जैसे निर्णय लेने और असंरचित डेटा का उपयोग करने में असमर्थता, को दूर कर सकती हैं।
संक्षेप में, इन दिनों हमें अधिक खाते देय प्रक्रिया स्वचालन देखने का एक कारण यह है कि आरपीए का मूल्य प्रस्ताव बहुत मजबूत है।
#2. क्लाउड-आधारित एकीकरण
क्लाउड सर्वर पिछले दशक में एक और बड़ा तकनीकी बदलाव था। ऑन-प्रिमाइसेस सर्वर से क्लाउड पर माइग्रेशन का मतलब था कि सॉफ़्टवेयर दूरस्थ स्थानों से उपलब्ध था। ये परिवर्तन खातों के भुगतान योग्य स्वचालन सॉफ़्टवेयर में एक स्वर्ण युग का प्रतिनिधित्व करते हैं, जिसमें कई SaaS लेखांकन उपकरण व्यवसायों को डेटा स्रोतों, मोबाइल और यहां तक कि ईआरपी टूल को जोड़ने में मदद करते हैं ताकि व्यवसाय का वास्तविक समय, हमेशा अद्यतित दृश्य प्राप्त किया जा सके।
जैसे-जैसे टीमों ने ऐसे सॉफ़्टवेयर को अपनाया जो एपी इनवॉइस ऑटोमेशन जैसे कई सांसारिक कार्यों को स्वचालित कर सकता था, उनमें खुद को दोहराए जाने वाले कार्यों से मुक्त करने की प्यास विकसित हुई। इन उपकरणों के लचीलेपन, उपयोग में आसानी, स्केलेबिलिटी और एकीकरण के खुलेपन ने आरपीए की ओर चार्ज को बढ़ा दिया है।
#3. एआई का उदय
एआई टूल्स की क्षमता और उपलब्धता में वृद्धि उन फर्मों के लिए अच्छी खबर है जो भुगतान और अन्य लेखांकन गतिविधियों को स्वचालित करना चाहते हैं। आरपीए पहले से ही कुशल और सटीक प्रक्रिया स्वचालन की सुविधा प्रदान करता है, लेकिन जब इसे इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट प्रोसेसिंग या जेनरेटिव एआई जैसे संज्ञानात्मक एआई टूल के साथ बढ़ाया जाता है, तो प्रौद्योगिकी का दायरा तेजी से बढ़ता है।
आरपीए टूल के पिछले युग ने टीमों को उच्च-मात्रा, दोहराव, मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की अनुमति दी थी। यह वर्तमान युग एमएल-संचालित निर्णय लेने, परिष्कृत डेटा प्रबंधन, बुद्धिमान चालान रूटिंग और गहराई से एकीकृत वर्कफ़्लो और कार्य आवंटन की अनुमति देगा।
#4. आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन
कोविड-19 से लेकर प्रचंड मुद्रास्फीति से लेकर स्वेज नहर और ऊर्जा संकट तक, हाल के वर्षों में आपूर्ति श्रृंखलाएं शायद ही कभी खबरों से बाहर रही हों। आपूर्ति श्रृंखलाओं का प्रबंधन और मजबूत विक्रेता संबंधों को बढ़ावा देना एक बढ़ता हुआ विषय है।
देय खातों के स्वचालन का मतलब है कि व्यवसाय आपूर्तिकर्ताओं को शामिल कर सकते हैं, चालान संसाधित कर सकते हैं और भुगतान जल्दी और सटीक रूप से भेज सकते हैं। शीघ्र भुगतान छूट और घनिष्ठ संबंध बनाने का मतलब है कि आरपीए प्रभावी रूप से अपने लिए भुगतान कर सकता है।
एपी स्वचालन के लाभ
लेखांकन आरपीए व्यवसायों और वित्त विभागों को लाभों की एक विशाल श्रृंखला के लिए खोलता है। यहां कुछ सबसे आकर्षक कारण दिए गए हैं कि क्यों आरपीए लेखांकन दुनिया में एक मुख्य आधार है।
#1. शुद्धता
एपी चालान स्वचालन अपनी उच्च स्तर की सटीकता के लिए जाना जाता है। जब मैन्युअल रूप से प्रदर्शन किया जाता है, तो चालान भुगतान दोहराया जा सकता है, अधिक या कम भुगतान किया जा सकता है, और यहां तक कि भूल भी जा सकता है या गलत खाते में भेजा जा सकता है। हालाँकि ये स्थितियाँ आवश्यक रूप से बहुत सामान्य नहीं हैं, जब वे घटित होती हैं, तो वे ऐसी समस्याएँ पैदा करती हैं जो विक्रेता संबंधों को नुकसान पहुँचा सकती हैं।
#2. क्षमता
चालान प्रसंस्करण स्वचालन उत्पादकता और दक्षता के बारे में है। मैन्युअल भुगतान में समय लगता है और इसके लिए बहुत अधिक डेटा प्रविष्टि, सूचना सत्यापन और अनुमोदन की आवश्यकता होती है। लेखांकन आरपीए उपकरण टीमों को इन दोहराए जाने वाले कार्यों को डिजिटल कार्यबल को आउटसोर्स करने और काम के घंटे मुक्त करने की अनुमति देते हैं। कुल परिणाम यह है कि मानव कार्यकर्ता रणनीतियों पर काम कर सकते हैं और ग्राहक संबंध बना सकते हैं या अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
#3. रफ़्तार
औसत चालान प्रसंस्करण समय किसी भी लेखा विभाग के लिए एक आवश्यक मीट्रिक है। 2022 अर्देंट पार्टनर्स स्टेट ऑफ ईपेएबल्स रिपोर्ट के अनुसार, अमेरिका में औसत चालान प्रसंस्करण समय लगभग 11 दिन था। लंबे प्रसंस्करण समय के परिणाम आपूर्तिकर्ताओं के लिए नकदी प्रवाह की समस्याएं और यहां तक कि विश्वास का ह्रास भी हो सकते हैं।
रोबोटिक अकाउंटिंग टीमों को चालान कैप्चर करने, डेटा निकालने और अनुमोदन वर्कफ़्लो को स्वचालित करने की अनुमति देता है। मजबूत विक्रेता संबंध आवश्यक हैं, और त्वरित चालान भुगतान एक ऐसी चीज है जिसकी कोई भी व्यवसाय सराहना करता है।
#4. कम लागत
देर से भुगतान पर जुर्माना आपके बजट में अनावश्यक लागतें जोड़ता है जो आपकी लाभप्रदता में बाधा डाल सकता है। इसके अलावा, मैनुअल एपी प्रसंस्करण का मतलब श्रम लागत है। जब आप देय प्रक्रियाओं को स्वचालित करते हैं, तो आप कर्मचारियों पर पैसा बचाते हुए यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप पूरा और समय पर भुगतान करें। यदि आपको लागत में कटौती करने की आवश्यकता है, तो शुरुआत करने के लिए यह एक अच्छी जगह है।
#5. नियामक अनुपालन
अपने खातों का अनुपालन बनाए रखना एक बड़ा काम है। विक्रेता भुगतान करों और लेनदेन से संबंधित नियमों और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं के अधीन हैं। ऑडिट, रिपोर्ट और आपके व्यवसाय के अवलोकन के लिए इन प्रक्रियाओं का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। आरपीए उपकरण आपके वित्त के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करते हैं, और सबसे अच्छी बात यह है कि आपके पास हमेशा प्रत्येक लेनदेन का रिकॉर्ड होता है।
#6. डेटा-संचालित अंतर्दृष्टि
आरपीए प्रक्रिया डेटा तैयार करती है जिसे आप अपने बिजनेस इंटेलिजेंस या एनालिटिक्स टूल में फीड कर सकते हैं। इस जानकारी को क्रंच करने से आपके एपी परिचालन में दृश्यता पैदा हो सकती है और खर्च पैटर्न, विक्रेता डेटा और किसी भी अक्षमता को उजागर किया जा सकता है। इस डेटा को समझने से टीमों को रणनीतियों को समायोजित करने, पूर्वानुमान लगाने और डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद मिलती है। चूंकि हाल के वर्षों में एमएल उपकरण लोकतांत्रिक हो गए हैं, यहां तक कि एसएमई के पास शक्तिशाली अंतर्दृष्टि तक पहुंच है जो उनके संचालन को अनुकूलित कर सकती है।
#7. स्केलेबिलिटी
मौसमी कंपनियाँ एकमात्र उद्यम नहीं हैं जो व्यापार के उतार-चढ़ाव का अनुभव करते हैं। नए अवसर, व्यापक आर्थिक स्थितियां और उपभोक्ता मांग में बदलाव के कारण खरीदारी में वृद्धि या कमी हो सकती है। यदि कार्यभार बढ़ता है, तो एपी प्रक्रिया में अधिक कार्य घंटों का निवेश किया जाना चाहिए; यदि वे नीचे जाते हैं, तो आप निष्क्रिय बैठे एपी कर्मचारियों के लिए भुगतान कर रहे हैं। आरपीए एपी प्रक्रिया में मापनीयता लाता है जो आपके साथ बढ़ती या घटती है और यह सुनिश्चित करती है कि आप हर समय व्यावसायिक आवश्यकताओं के प्रति उत्तरदायी हैं।
#8. धोखाधड़ी कम करें
एसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स (ACFE) 2022 ग्लोबल फ्रॉड स्टडी से पता चलता है कि देय खातों में धोखाधड़ी के कारण औसत व्यवसाय को प्रति वर्ष $150,000 से अधिक का नुकसान होता है। दरअसल, यह एपी अपराध के मामले में संपत्ति के दुरुपयोग के पीछे है। आरपीए स्वचालन नियंत्रण लागू करके और मनुष्यों को समीकरण से हटाकर इन खर्चों को कम कर सकता है।
#9. कार्य संतुष्टि को बढ़ावा दें
इंस्टीट्यूट ऑफ फाइनेंस एंड मैनेजमेंट (आईओएफएम) के 2022 के सर्वेक्षण के अनुसार, 3 में से केवल 1 खाता देय पेशेवर अपनी स्थिति से बहुत संतुष्ट हैं। इसके अलावा, इस अध्ययन के अनुसार, लेखांकन आरपीए की उपस्थिति लेखांकन पेशेवरों के बीच नौकरी की संतुष्टि का एक प्रमुख भविष्यवक्ता है। मैन्युअल कार्यों को कम करने से आपके कर्मचारी ऐसे कार्य कर सकते हैं जो सार्थक रूप से कंपनी के लक्ष्यों से जुड़ते हैं और नौकरी की संतुष्टि में सुधार करने में मदद करते हैं।
#10. बेहतर आपूर्तिकर्ता संबंध
शोध पत्र में, आपात्कालीन स्थितियों में निर्माता के लचीलेपन पर संबंध प्रबंधन का प्रभाव (यांग, 2022), लेखकों ने ध्यान दिया कि COVID-19 के दौरान, खरीदारों और विक्रेताओं के बीच मजबूत संबंधों के परिणामस्वरूप अधिक लचीली आपूर्ति श्रृंखलाएं हुईं। इस प्रकार, मजबूत आपूर्तिकर्ता संबंधों के लाभ खुशहाल विक्रेताओं से भी आगे जाते हैं और आपके स्वयं के व्यवसाय संचालन की ताकत को प्रभावित कर सकते हैं।
रोबोटिक प्रक्रिया के मामलों का उपयोग करें
लेखांकन में स्वचालन
आरपीए सॉफ़्टवेयर में देय खातों के स्थान में कई शक्तिशाली उपयोग के मामले हैं। यहां कुछ ऐसे कार्य दिए गए हैं जिन्हें आप उत्पादकता बढ़ाने के साथ-साथ लागत कम करने के लिए स्वचालित कर सकते हैं।
चालान संसाधन
चालान स्वचालन एपी विभाग में आरपीए के सबसे आकर्षक उपयोग मामलों में से एक है। टीमें चालान (कागज और डिजिटल दोनों) से डेटा निकालकर, खरीद आदेशों के साथ मिलान करके, अनुमोदन का अनुरोध करके और भुगतान को अधिकृत करके संपूर्ण चालान प्रसंस्करण जीवनचक्र में स्वचालन लागू कर सकती हैं।
आँकड़ा प्रविष्टि
एपी सिस्टम को काफी मात्रा में डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता होती है। मैन्युअल प्रक्रिया श्रमसाध्य होती है और मानवीय त्रुटि की संभावना होती है। आरपीए इन प्रणालियों में डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करता है, और इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट प्रोसेसिंग (आईडीपी) के लिए धन्यवाद, यह स्वचालन तकनीक असंरचित चालान, रसीदें और कई अन्य दस्तावेजों को पढ़ सकती है।
विक्रेता प्रबंधन
अच्छा विक्रेता प्रबंधन अच्छी तरह से काम करने वाली आपूर्ति श्रृंखलाओं और बेहतर उत्पादों में योगदान देता है। हालाँकि, चीजों को सुचारू रूप से चलाने के लिए बहुत सारे मैन्युअल काम की आवश्यकता होती है। आरपीए ऑनबोर्डिंग, संचार, रखरखाव और भुगतान को स्वचालित करने में मदद कर सकता है।
विक्रेता कटौती
विक्रेता की कटौतियाँ आपूर्ति श्रृंखला का अभिन्न अंग हैं। देर से डिलीवरी, चालान त्रुटियां, अनुबंध संबंधी उल्लंघन, उत्पाद की गुणवत्ता के मुद्दे और एसएलए विफलताएं कुछ ऐसी स्थितियां हैं जिनके कारण भुगतान में कटौती हो सकती है। आरपीए उपकरण इन समस्याओं के संचार और कटौतियों के प्रसंस्करण को स्वचालित कर सकते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि व्यावसायिक हानि कम से कम हो और दिखाई दे।
व्यय प्रबंधन
कर्मचारी व्यय रिपोर्ट यात्रा, भोजन और अन्य कार्य-संबंधी खर्चों पर नज़र रखने में मदद करती है। आरपीए उपकरण रसीदों को पढ़ और उनका विश्लेषण कर सकते हैं, उन्हें कंपनी सिस्टम पर अपलोड कर सकते हैं, और यहां तक कि कंपनी की नीति के खिलाफ खर्चों को सत्यापित और स्वीकृत भी कर सकते हैं। इसके अलावा, आप लेनदेन को स्वचालित करके स्टाफ सदस्यों की प्रतिपूर्ति करने के लिए भी आरपीए का उपयोग कर सकते हैं।
रिपोर्ट पीढ़ी
आरपीए उपकरण एपी प्रदर्शन पर रिपोर्ट तैयार करने में माहिर हैं। बिजनेस इंटेलिजेंस या एमएल टूल के साथ, टीमें एपी पर अत्यधिक परिष्कृत विश्लेषण कर सकती हैं और अपनी प्रक्रियाओं में सुधार और अनुकूलन कर सकती हैं।
अनुपालन
आरपीए विक्रेता अनुप्रयोगों और लाइसेंसिंग और चालान अनुमोदन और भुगतान को ट्रैक करके आंतरिक नियंत्रण और नियामक अनुपालन में मदद करता है। यह डेटा सामान्य वित्तीय रिपोर्टिंग या ऑडिट की स्थिति में आवश्यक है।
धोखाधड़ी का पता लगाना
आरपीए एपी डेटा की निगरानी और विश्लेषण कर सकता है और धोखाधड़ी का संकेत देने वाली विसंगतियों और विसंगतियों की पहचान कर सकता है। एमएल के साथ जोड़े जाने पर, टीमें विक्रेताओं के बारे में गहरी जानकारी प्राप्त कर सकती हैं और यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि सब कुछ बोर्ड से ऊपर है। इसके अतिरिक्त, आरपीए उपकरण त्वरित जांच और समाधान सुनिश्चित करने के लिए वास्तविक समय अलर्ट डिटेक्शन भेज सकते हैं।
कीमत की जांच
जबकि आरपीए देय चालानों को स्वचालित कर सकता है, टीमें अन्य विक्रेताओं के खिलाफ कीमतों की जांच करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग भी कर सकती हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उन्हें मूल्य मिल रहा है। स्क्रीन स्क्रैपिंग तकनीक निर्धारित अंतराल पर वेबसाइटों की निगरानी कर सकती है और महत्वपूर्ण डेटा प्रदान कर सकती है जो खर्चों को बचा सकती है।
ज्ञानप्राप्ति
जैसा कि हमने ऊपर बताया, आरपीए विक्रेता को शामिल करने में मदद करता है। हालाँकि, यह एपी विभाग के भीतर कर्मचारी ऑनबोर्डिंग का भी समर्थन कर सकता है। इस प्रक्रिया में दस्तावेज़ीकरण और प्रशिक्षण सामग्री, डिजिटल एडॉप्शन प्लेटफ़ॉर्म (डीएपी) सामग्री के लिंक, या कंपनी प्रक्रियाओं के लिंक भेजना शामिल है।
लेखांकन मामले के अध्ययन के लिए आरपीए
आरपीए कई उपयोग के मामले प्रदान करता है, जिसमें स्वचालित प्राप्य और देय दोनों खाते शामिल हैं। हालाँकि, देय खातों का स्वचालन किसी व्यवसाय को कैसे प्रभावित करता है, इसकी सच्ची सराहना पाने के लिए, हमें कुछ केस अध्ययनों का पता लगाने की आवश्यकता है। यहां सर्वश्रेष्ठ में से तीन हैं।
एपी स्वचालन उपयोग मामला #1
2.5 बिलियन डॉलर से अधिक वार्षिक राजस्व वाली यूके स्थित एफटीएसई 50 बीपीओ और पेशेवर सेवा कंपनी की खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया अत्यधिक अक्षम थी। देश भर के लगभग 40 स्टाफ सदस्यों द्वारा डेटा इनपुट मैन्युअल रूप से किया गया था। त्रुटियाँ बार-बार होती थीं, और प्रक्रिया बहुत धीमी थी, जिसके कारण अनुमोदन चक्र लंबा हो जाता था और विक्रेताओं से बार-बार प्रश्न पूछे जाते थे।
संसाधित प्रति चालान की लागत लगभग £8 थी, और कागजी चालानों पर निर्भरता के कारण, व्यवसाय ने देर से भुगतान के लिए अवांछित प्रतिष्ठा अर्जित की। कंपनी ने एक एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) समाधान लागू किया और अपने खाते की देय प्रक्रिया को स्वचालित करने की मांग की।
व्यवसाय ने अपने भुगतान प्रसंस्करण डेटा को केंद्रीकृत किया और कागजी चालान पढ़ने और जानकारी को डेटा में परिवर्तित करने के लिए एक ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) समाधान लागू किया। वहां से, आरपीए उपकरण अनुमोदन के लिए चालानों को क्रमबद्ध, वर्गीकृत और रूट कर सकते हैं।
प्रभाव महत्वपूर्ण था. चालान प्रसंस्करण को 75% घटाकर £2 प्रति चालान कर दिया गया। बैक-ऑफिस के कर्मचारियों की संख्या आधी कर दी गई और उन्हें ऑफ-साइट कर दिया गया, जिससे हर साल £1 मिलियन की बचत हुई, जबकि व्यवसाय को हर साल 400,000 से अधिक चालान संसाधित करने की अनुमति मिली।
एपी स्वचालन उपयोग मामला #2
एक प्रसिद्ध उपभोक्ता सामान कंपनी को हर साल 400 वैश्विक ग्राहकों से लगभग 10k चालान प्राप्त होते हैं। प्रत्येक ग्राहक ने अपने स्वयं के चालान प्रारूप का उपयोग किया, जिसका अर्थ था कि प्रत्येक बिल को संसाधित करना समय लेने वाला और मानवीय त्रुटि के अधीन था। व्यवसाय समय और धन बचाने और विक्रेता संबंधों को बेहतर बनाने के लिए इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना चाहता था।
उन्होंने एक एपी ऑटोमेशन कंपनी को चुना जो कार्य में मदद करने के लिए बीपीएम, आरपीए और एआई प्रौद्योगिकियों का मिश्रण प्रदान करती है। योजना एक एंड-टू-एंड एपी प्रक्रिया थी जो इन विविध चालानों को ले सकती थी और डेटा को मानकीकृत कर सकती थी, जिससे त्वरित भुगतान, अनुमोदन और विक्रेता निरीक्षण की अनुमति मिलती थी।
OCR को चालान पढ़ने के लिए लागू किया गया था, RPA का उपयोग व्यावसायिक नियमों के विरुद्ध डेटा की जाँच करने और सत्यापन के लिए इसे ERP सिस्टम में भेजने के लिए किया गया था। इसके अलावा, आरपीए बॉट का उपयोग पीओ और इनवॉइस अपवादों का पता लगाने और वास्तविक समय सूचनाएं प्रदान करने के लिए डेटा-समृद्ध डैशबोर्ड बनाने के लिए किया गया था।
परिणाम शानदार थे, जिसमें प्रयास और प्रक्रिया में लगने वाले समय में 90% की कमी, साथ ही 50% की लागत बचत भी शामिल थी।
एपी स्वचालन उपयोग मामला #3
एक प्रमुख बहुराष्ट्रीय निर्माता ने हर साल 80,000 से अधिक विक्रेता चालान संसाधित किए। एकाधिक स्क्रीन और सिस्टम के साथ, मैन्युअल डेटा प्रविष्टि समय लेने वाली, जटिल और त्रुटि-प्रवण थी।
व्यवसाय ने आरपीए सुविधाओं के साथ देय खातों की स्वचालन कंपनी की तलाश की जो प्रक्रिया को स्वचालित कर सके। हालाँकि, कुछ जटिलताएँ थीं जिन पर काबू पाना था। शुरुआत के लिए, सभी चालानों को व्यवसायों के ईआरपी समाधान के विरुद्ध जांचना आवश्यक है। चालानों का सत्यापन तीन अलग-अलग प्रणालियों के विरुद्ध किया जाना था, जिसमें मैन्युअल कर्मचारी जानकारी निकालते थे।
संगठन ने अद्वितीय आईडी के विरुद्ध चालान को मान्य करने के लिए एक आरपीए समाधान बनाया। उन दोनों ने चालान डाउनलोड किए, विवरण सत्यापित किए और उन्हें क्लाउड-आधारित वेब एप्लिकेशन के विरुद्ध अद्यतन किया। चालान प्रसंस्करण समय में 50% की कटौती की गई जबकि लेनदेन सटीकता 100% तक बढ़ गई।
देय खातों की चुनौतियाँ
स्वचालन कार्यान्वयन
जबकि एपी स्वचालन के लाभ अब स्पष्ट होने चाहिए, कुछ चुनौतियाँ भी हैं जिनका टीमों को देय खातों के भीतर आरपीए की शक्ति को अनलॉक करने के लिए संघर्ष करना होगा। नज़र रखने के लिए यहां कुछ क्षेत्र दिए गए हैं।
#1. लागत
देय खातों के लिए आरपीए समाधान लागू करने में कुछ लागतें आती हैं। चूंकि दुनिया भर के व्यवसाय कठिन वित्तीय माहौल में प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए परिचालन लागत को कम करने पर विचार कर रहे हैं, इसलिए बजट दबाव में हैं।
निवेश पर रिटर्न (आरओआई) सी-सूट को खाता देय आरपीए समाधानों में निवेश करने के लिए मनाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। हालाँकि, जैसा कि आप इस लेख में हमारे केस अध्ययनों से देख सकते हैं, देय या प्राप्य स्वचालन के साथ समाधान लागू करने से स्वयं के लिए शीघ्रता से भुगतान हो सकता है।
उन व्यवसायों के लिए जिनके पास आरपीए सॉफ्टवेयर को लागू करने के लिए आंतरिक विशेषज्ञता की कमी है और प्रशिक्षण लागत के बारे में चिंतित हैं, ZAPTEST एंटरप्राइज एक समर्पित ZAP विशेषज्ञ के साथ आता है जो आपके एपी स्वचालन के डिजाइन और कार्यान्वयन में सहायता कर सकता है और लेखांकन कर्मचारियों को गति प्रदान करने में मदद कर सकता है।
#2. डेटा एकीकरण
लेखांकन विभाग सॉफ्टवेयर के व्यापक मिश्रण का उपयोग करते हैं। कुछ के पास नवीनतम ईआरपी उपकरण हैं, जबकि अन्य पुराने सॉफ़्टवेयर के साथ ख़त्म हो रहे हैं। विभिन्न डेटा मानकों, प्रारूपों और संरचनाओं के कारण सिस्टम अत्यधिक असंगत हो सकते हैं। यह सुनिश्चित करना कि ये उपकरण एक साथ संचार कर सकें, जटिल हो सकता है और इसके लिए उच्च स्तर के अनुकूलन की आवश्यकता होती है।
शुक्र है, आईडीपी, ओसीआर, स्क्रीन स्क्रैपिंग और अन्य तकनीक के कारण आरपीए उपकरण इस कार्य को पूरा करने में सक्षम हैं।
#3. डाटा सुरक्षा
सुरक्षा एक और महत्वपूर्ण विचार है क्योंकि एपी प्रसंस्करण वित्तीय जानकारी से संबंधित है। धोखाधड़ी, डेटा उल्लंघन और अनधिकृत पहुंच सर्वोपरि हैं, और किसी भी सिस्टम को सुरक्षा उपायों के साथ डिजाइन किया जाना चाहिए। इसके अतिरिक्त, जीडीपीआर और यहां तक कि केवाईसी और एएमएल नियमों का मतलब है कि ग्राहक डेटा रखना और यह सुनिश्चित करना कि विक्रेता वैध हैं, ध्यान में रखने योग्य अन्य चीजें हैं।
#4. परिवर्तन प्रबंधन
मैन्युअल एपी प्रोसेसिंग से स्वचालित सिस्टम में जाने के लिए उथल-पुथल और वर्कफ़्लो पर काफी पुनर्विचार की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, इसमें विशिष्ट भूमिकाएँ या व्यवसाय में व्यक्तियों का निरर्थक होना भी शामिल हो सकता है।
सफल परिवर्तन प्रबंधन में न केवल पारदर्शिता और स्पष्ट संचार शामिल है कि नई तकनीक कैसे काम करेगी बल्कि इससे क्या लाभ होंगे। इसके अतिरिक्त, कर्मचारियों को पुनः प्रशिक्षण या कौशल बढ़ाने से सॉफ्टवेयर के बारे में तनाव पर काबू पाने में काफी मदद मिल सकती है।
#5. विक्रेता प्रतिरोध
ऐसा नहीं है कि सिर्फ आपके कर्मचारी ही अपने रास्ते में फंस सकते हैं। स्वचालित एपी प्रणाली लागू करने से उन विक्रेताओं को भी असुविधा हो सकती है जो अपनी चालान जमा करने की प्रक्रिया में बदलाव करने में झिझकते हैं। यहां करने वाली सबसे अच्छी बात यह बताना है कि कितनी तेजी से चालान प्रसंस्करण से विक्रेता को सीधे लाभ होगा और यहां तक कि अपने कर्मचारियों को सहायता या प्रशिक्षण भी प्रदान किया जाएगा ताकि वे बोर्ड पर आ सकें। क्लाउड-आधारित आरपीए टूल अब आम हो गए हैं, एक ऐसा पोर्टल बनाना, जिस तक विक्रेता पहुंच सकें, इतना आसान कभी नहीं रहा।
लेखांकन के लिए आरपीए में रुझान
बदलती आवश्यकताओं और तकनीकी नवाचारों के जवाब में प्राप्य और देय दोनों स्वचालित खातों के लिए आरपीए उपकरण में सुधार हो रहा है। आइए 2024 से एपी स्वचालन के कुछ सबसे बड़े रुझानों का पता लगाएं।
1. अधिक एआई
एआई और एमएल 2023 की बड़ी कहानी रही है। ये उपकरण, जब आरपीए सिस्टम को बढ़ाने के लिए उपयोग किए जाते हैं, तो चालान प्रसंस्करण, धोखाधड़ी का पता लगाने और यहां तक कि अपवाद प्रबंधन में मदद कर सकते हैं। शायद सबसे दिलचस्प हिस्सा संज्ञानात्मक एआई टूल का उपयोग है जो डेटा से सीख सकता है और ऐतिहासिक डेटा के आधार पर इष्टतम निर्णय भी ले सकता है।
एपी अपवाद प्रबंधन में प्रगति विशेष रूप से प्रभावशाली है। जबकि आरपीए बॉट एआई के साथ संवर्धित होने पर अधिकांश कार्यों को संभाल सकते हैं, ये प्रक्रियाएं लापता या अधूरे डेटा वाले चालानों को समायोजित और अनुकूलित कर सकती हैं, विवादित चालानों से निपट सकती हैं, या उन भुगतानों को चिह्नित कर सकती हैं जिनमें मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।
2. आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग
हाल के वर्षों में आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग अधिक जटिल हो गई है। कुछ हद तक, इसका संबंध जोखिम को कम करने से है, लेकिन अन्य कारकों में ईआरपी सिस्टम का बढ़ता उपयोग और डिजिटलीकरण की ओर व्यापक रुझान शामिल हैं। आरपीए उपकरण प्रक्रिया को स्वचालित करके ऑनबोर्डिंग में मदद करते हैं, जिससे यह सभी पक्षों के लिए तेज़ और आसान हो जाता है। 2023 में एक बड़ा रुझान आपूर्ति श्रृंखला की बाधाओं को दूर करना रहा है, और सरल ऑनबोर्डिंग इसका एक बड़ा हिस्सा है।
3. शीघ्र भुगतान कार्यक्रम को अपनाना
हर कोई अभी लागत में कटौती करने की कोशिश कर रहा है। जबकि आरपीए उपकरण इस प्रक्रिया में कई अलग-अलग तरीकों से मदद करते हैं, कुछ बेहतरीन एपी स्वचालन बचत प्रारंभिक भुगतान कार्यक्रमों का पूरा लाभ उठाने से आती है। आरपीए एपी टीमों को सत्यापन, अनुमोदन और चालान जारी करने की गति तेज करने देता है, जिससे विक्रेता के नकदी प्रवाह में सुधार होता है और साथ ही उनके खर्च में कुछ प्रतिशत की कमी आती है। बहुत सारे आपूर्तिकर्ताओं वाले व्यवसायों के लिए, बचत महत्वपूर्ण हो सकती है।
4. डेटा सुरक्षा
डेटा सुरक्षा शायद ही कभी खबरों से बाहर रहती है, और 2023 भी इससे अलग नहीं है। संवेदनशील वित्तीय डेटा को संग्रहीत करना और प्रसारित करना एक चिंता का विषय है जिसे प्रत्येक व्यवसाय को गंभीरता से लेने की आवश्यकता है। कोई भी लीक प्रतिष्ठा के लिए विनाशकारी साबित हो सकती है और बड़े जुर्माने का कारण बन सकती है। आरपीए टूल के कई साइबर सुरक्षा लाभ हैं, जिनमें एपी डेटा के लिए एक्सेस नियंत्रण और एन्क्रिप्शन या एपीआई के माध्यम से सुरक्षा प्रदान करना शामिल है।
5. प्रबंधित आरपीए
देय और प्राप्य स्वचालन के लिए डिज़ाइन की गई प्रबंधित आरपीए सेवाएँ तेजी से उभर रही हैं। यहां कई कारक काम कर रहे हैं, जिनमें आरपीए कौशल तक सीमित इन-हाउस पहुंच और आरपीएएएएएस सॉफ्टवेयर के लाभ शामिल हैं जो एपी आरपीए सॉफ्टवेयर की योजना, कार्यान्वयन और रखरखाव को तेज और अधिक लागत प्रभावी बनाते हैं।
इसके अलावा, खाते के भुगतान के लिए प्रबंधित आरपीए सेवाएं एक अनुमानित मासिक या वार्षिक शुल्क प्रदान करती हैं, जो कई टीमों के लिए उपयुक्त है।
एपी स्वचालन का भविष्य
एआई क्षमताओं के साथ आरपीए के लिए धन्यवाद, एपी स्वचालन पहले से ही काफी भविष्यवादी लगता है। हालाँकि, तकनीक यहीं नहीं रुकेगी। जैसे-जैसे दशक आगे बढ़ रहा है, एपी ऑटोमेशन के बारे में कुछ जानकारियां यहां दी गई हैं।
1. हाइपरऑटोमेशन
हर उद्योग में ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर हाइपरऑटोमेशन की ओर अग्रसर है। पर्याप्त गुणवत्ता वाले आरपीए और एआई उपकरणों के साथ, संपूर्ण लेखांकन टीमों को स्वचालित किया जा सकता है, जिससे भविष्य कहनेवाला विश्लेषण द्वारा समर्थित बिजली-त्वरित भुगतान हो सकता है।
2. कस्टम अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर
जेनरेटिव एआई, नो-कोड टूल और कोडिंग सह-पायलट सभी एपी सॉफ्टवेयर ऑटोमेशन के भविष्य का प्रतिनिधित्व करते हैं। हालांकि अभी भी ऑफ-द-शेल्फ सॉफ़्टवेयर के लिए जगह होगी, लेखांकन टीमें अपने दैनिक कार्यों को स्वचालित करने में सहायता के लिए अनुकूलित टूल बनाने में सक्षम होंगी।
एप्लिकेशन सबसे सीमांत उपयोग के मामलों, वर्कफ़्लो और व्यावसायिक संस्कृतियों को भी पूरा करने में सक्षम होंगे, जिससे प्रभावशाली उत्पादकता में सक्षम वैयक्तिकृत उपकरण तैयार होंगे। ZAPTEST जैसे RPA उपकरण परीक्षण स्वचालन सॉफ़्टवेयर के साथ स्वचालन जोड़ते हैं, जिससे टीमों को उच्च-गुणवत्ता, मजबूत और सुरक्षित कस्टम उपकरण बनाने की अनुमति मिलती है।
3. एंबेडेड भुगतान
एम्बेडेड भुगतान वाला एपी सॉफ्टवेयर भविष्य के सबसे दिलचस्प सॉफ्टवेयर विकासों में से एक होगा। भुगतान प्रोसेसरों को लेनदेन भेजने के बजाय, लेखांकन टीमें (या बॉट) ऐप के भीतर, सीमाओं और वित्तीय क्षेत्रों से तत्काल इलेक्ट्रॉनिक भुगतान शुरू कर देंगी।
4. अगले स्तर का विश्लेषण
जैसे-जैसे एपी स्वचालन प्रक्रिया का डिजिटलीकरण डेटा का उत्पादन जारी रखता है, एनालिटिक्स उपकरण इस जानकारी में अंतर्निहित पैटर्न ढूंढेंगे और नकदी प्रवाह, खर्च पैटर्न और विक्रेताओं में गहरी अंतर्दृष्टि उत्पन्न करेंगे। ये प्रगति एपी में क्रांति लाएगी और कम जोखिम तथा अधिक अनुकूलन को जन्म देगी।
अंतिम विचार
लेखांकन के लिए आरपीए उन टीमों के लिए आवश्यक होता जा रहा है जो महान विक्रेता संबंधों और सुचारू आपूर्ति श्रृंखलाओं से लाभ उठाना चाहते हैं। मशीनीकृत करने के लिए बहुत सारी मैन्युअल और दोहराई जाने वाली प्रक्रियाओं के साथ, एआई-सहायता प्राप्त आरपीए हर प्रकार के लेखांकन विभागों के लिए स्केलेबल, लचीले और सुव्यवस्थित समाधान बनाने में मदद कर सकता है।
देय खातों का स्वचालन उन टीमों के लिए एक शानदार समाधान है जो देय खातों को स्वचालित करना चाहते हैं, पैसे बचाना चाहते हैं, अधिक कुशल बनना चाहते हैं, और अपने वित्तीय प्रदर्शन में अच्छी जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं। धोखाधड़ी का पता लगाने और विनियामक अनुपालन में सहायता जोड़ें, और यह देखना आसान है कि आरपीए लेखांकन स्थान क्यों ले रहा है।
