En fersk rapport fra Research Nester foreslår at to tredjedeler av ledelsesoppgavene vil bli automatisert innen 2024. Robotic Process Automation (RPA) er en svært allsidig programvareløsning som vil være medvirkende til denne transformasjonen av forretningsverdenen.
Bedrifter av alle slag kan bruke RPA til å automatisere en mangfoldig blanding av prosesser, applikasjoner og operasjoner med konkrete fordeler som inkluderer sparing av tid og penger og økt produktivitet og medarbeidertilfredshet.
Denne artikkelen vil fremheve noen av de beste måtene team kan bruke RPA for å drive effektivitet, redusere kostnader og låse opp nye produktivitetsnivåer.
10 manuelle forretningsprosesser, applikasjoner,
og operasjoner aktivert av RPA
Robotic Process Automation-markedet ekspanderer i et utrolig tempo. Avhengig av hvilken kilde du tror, er industriens sammensatte årlige vekstrate (CAGR) for de neste syv årene anslått fra mellom kl. 20 % til 40 % .
Det er tydelig at bedriftsledere ser på RPA-investeringer som en sentral del av deres digitale transformasjonsstrategier. Som fremtidsrettede firmaer omfavner hyperautomatisering , vil RPA oppnå nesten universell adopsjon.
Team som tar i bruk denne programvaren vil få et forsprang på konkurrentene fordi RPA vil være i stand til å håndtere operasjoner som dataregistrering, faktura- og betalingsbehandling, kundeserviceoppgaver, ansattes onboarding og mer.
Her er en titt på noen av oppgavene denne teknologien kan automatisere, slik at bedrifter kan bruke ressursene sine mer klokt.
#1. Datainntasting
Dataregistrering er en viktig forretningsfunksjon i den digitale tidsalderen. Likevel er det også en av de mest repeterende og kjedelige manuelle prosessene. Den lider også av en høy menneskelig feilrate. Implementering av automatisering gir mye mening for selskaper som administrerer mye data.
RPA vil kunne håndtere operasjoner som:
- Hente data fra ulike kilder, inkludert tredjepartsprogramvare
- Minimere menneskelige feil og sikre at datakvalitet og integritet er opp til bunnen av
- Akselerere dataregistreringsprosessene
- Trekker ut og renser data for å sikre at de er riktig strukturert for sentraliserte databaser
I den siste digital.gov-årsrapporten fra 2022 antydet organisasjonen at den hadde hjulpet den føderale regjeringen med å redusere rundt 1,5 millioner arbeidstimer ved å bruke RPA.
En case-studie fremhevet av rapporten viser hvordan Naval Supply System Command (NAVSUP) brukte RPA for å øke verdien og effektiviteten til sitt oppdrag for å redusere forurensning og farlige materialer som følge av sine maritime operasjoner.
Spesielt gjorde RPA organisasjonen i stand til å redusere manuell inntasting av data i marinens verktøy for Enterprise Resource Planning (ERP). De automatiserte prosessene inkluderer lesing og fangst av data fra en nettbasert applikasjon og sending til deres ERP. NAVSUP-teknologilederen foreslår at å ta i bruk RPA har kuttet treningen ned fra dager eller uker til bare minutter. Samlet sett har prosessen spart over 6000 timer manuelt arbeid per år.
Du kan lese mer om prosjektet her.
#2. Returbehandling
Som alle som driver en e-handelsvirksomhet vet, er returbehandling en tidkrevende oppgave. Gjennomsnittlige avkastningsrater for e-handelsplattformer ligger på 18,1 % , mens andre estimater antyder at tallet er nærmere svimlende 30 %. Returbehandling er en av de oppgavene som ikke tilfører verdi til ordreboken. Imidlertid kan unnlatelse av å gjøre det effektivt skade bedriftens omdømme og resultere i tapte kunder.
Behandling av en retur inneholder flere manuelle trinn. RPA vil kunne håndtere operasjoner som:
- Lese og trekke ut informasjon fra kundens kommunikasjon og legge det til returordresystemet.
- Kuratere returer ved å svare kundene, sende ut fraktetiketter og spore returen
- Koordinere returer eller bytte ved å godkjenne transaksjoner og oppdatere kontoer
- Kommuniserer med kunden gjennom hvert trinn av reisen, gir sporingsoppdateringer og tidslinjer
En solid returpolitikk er viktig. Shippo, en amerikansk integrasjonsplattform for fraktprogramvare, delte resultater fra en fersk undersøkelse som tyder på at over åtte av ti kunder leser en bedrifts returpolicy før de kjøper varer, og nesten halvparten vil velge alternative leverandører hvis policyen ikke faller i smak.
Automatisering av returpolicyen er transformativ for travle e-handelsoperasjoner fordi det frigjør ansatte til å fokusere på oppgaver som genererer inntekter og kundelojalitet.
#3. Onboarding
Verdien av solide onboarding-opplevelser har blitt veldig tydelig de siste årene. Bruker onboarding tar mesteparten av fokuset på grunn av effekten på bunnlinjen. Imidlertid er introduksjon av ansatte og tredjepartsleverandører kritiske prosesser som også fortjener oppmerksomhet. Bedrifter får én sjanse til å gjøre et førsteinntrykk, og hvis de får det riktig, er det en betydelig prediktor for sterke og varige forhold.
Onboarding involverer imidlertid mange bevegelige deler. Noen av de manuelle prosessene inkluderer:
- Fylle ut skjemaer
- Datainnsamling og behandling
- Lese og utarbeide dokumenter og kontrakter
- Bakgrunnssjekker
- Kommunikasjon frem og tilbake
Det resulterende virvar av oppgaver er en administrativ byrde som kan bremse driften. Onboarding-automatisering har flere fordeler, inkludert:
- Større åpenhet via analyser
- Forbedret koordinering mellom avdelingene
- Lavere kostnader
- Redusering av risiko og forsinkelser
- Økt etterlevelse
Selv om det er elementer av onboarding som krever et mer personlig preg, kan mange trinn automatiseres. Noen casestudier viser hvordan HR-avdelinger har spart 2000 arbeidstimer per år og redusert ombordstigningstiden med over 80 %.
#4. Rapportgenerering
Rapportgenerering er avgjørende for de fleste bedrifter. Det hjelper ledelsen med å holde seg på toppen av trender i virksomheten og ta datadrevne beslutninger. Det kan imidlertid være svært tidkrevende å samle alle disse dataene på ett sted.
En av de store utfordringene med rapportering er frekvens. Avhengig av organisasjonen eller formålet, kan rapporter være nødvendig daglig, ukentlig eller månedlig. I mange scenarier er de påkrevd. Innsamling av alle data fra ulike kilder kan kreve en betydelig mengde koordinering, ofte hente informasjon fra ulike og ustrukturerte datakilder.
RPA gjør det mulig for forretningsfolk innen HR, finans, markedsføring eller flere andre avdelinger å samle informasjon fra et bredt spekter av kilder raskt. Bots kan trenes til å samle inn data fra e-poster, regneark, databaser og en rekke applikasjoner. Å angi disse oppgavene for spesifikke intervaller bidrar til å kutte mye av benarbeidet ut av rapporteringsprosessen.
Rapportering handler om mye mer enn å liste opp fakta og tall. Selv om statistikken som er involvert er helt klart viktig, ligger deres virkelige verdi i å generere verdifull innsikt. På mange måter gjør dette dem til en klassisk RPA-brukersak fordi teknologien forsterker arbeidere og hjelper dem med å produsere bedre arbeid.
RPA muliggjør en effektiv arbeidsdeling som maksimerer ressursene. Bots kan raskt samle data fra et bredt spekter av kilder, mens menneskelige arbeidere kan kontekstualisere og forstå dataene. Bedrifter kan spare timer hver uke eller måned, noe som raskt akkumuleres. Det er en perfekt kombinasjon av roboters effektivitet og menneskelig kreativitet.
#5. Overholdelse av KYC og AML
Kjenn din kunde-forpliktelser (KYC) påvirker mange forskjellige selskaper. Banker og finansinstitusjoner, långivere, FinTechs, bettingfirmaer, meglere og mer, er forpliktet til å samle inn og administrere kundedata og dokumenter for å hjelpe med anti-hvitvasking (AML) forskrifter.
Igjen, disse forpliktelsene legger ikke inntekter til ordreboken. Likevel skader bedrifter ikke å følge dem i form av bøter og skade på omdømmet. Enkelt sagt er disse oppgavene ideelle kandidater for automatisering.
RPA vil kunne håndtere operasjoner som:
- Lese og analysere kundedata og dokumenter
- Validerer kundeinformasjon
- Sammenstilling og screening av kundedata
- Løpende risikovurderinger
- Kundekommunikasjon
City Union Bank (CUB), en ledende sørindisk bank, implementerte automatisering for å håndtere KYC og kontoåpning .
RPA aktivert:
- 66 % reduksjon i arbeidskraft
- En 7x akselerasjon av kontoåpning
- Sterkt reduserte feilrater
Totalt sett er dette utmerkede resultater som fremhever hvordan RPA hjelper bedrifter med å blomstre.
#6. Lønnsautomatisering
Lønn er tidkrevende for bedrifter av alle størrelser. Store bedrifter har en betydelig mengde ansatte å betale, mens mindre bedrifter ikke alltid har budsjett for dedikerte lønnsmedarbeidere.
Det er flere grunner til at lønnsbehandling er en god kandidat for RPA. For det første innebærer det regelbaserte oppgaver med høyt volum. Faktisk faller mye av arbeidet inn under kategorien databehandling. Manuell lønnsbehandling involverer datainnsamling, utgiftsrapportering, skatteberegninger, fordeler og andre kompleksiteter.
Fordelene med RPA for automatisering av lønn inkluderer større hastighet, nøyaktighet, kostnadsbesparelser og strengere overholdelse av samsvar. EN Casestudie fra en stor Hospitality Group viser potensialet til RPA for lønn: de kutter lønnsbehandlingskostnadene med rundt 90 %, og sparer 200 000 dollar per år.
#7. Markedsføring
Den siste tidens tøffe økonomiske forhold har tvunget bedriftsledere til å utforske budsjettkutt. Som alltid er markedsavdelinger blant de første avdelingene som føler kulden av økonomisk nedgang. Inntektsgenereringsteam blir bedt om å “gjøre mer med mindre”, noe som er en utfordrende oppgave i det nåværende miljøet.
Kundeanskaffelseskostnader (CAC) har kommet ut av kontroll de siste årene. Å finne ny virksomhet har blitt så konkurransedyktig for noen firmaer at det hemmer den generelle lønnsomheten. RPA kan hjelpe markedsføringsteam ved å automatisere mange repeterende og tidkrevende oppgaver involvert i å generere inntekter.
I markedsføringssammenheng vil RPA kunne håndtere oppgaver som:
- Automatisering av oppsøkende kampanjer over SMS, e-post og sosiale medier
- PPC-annonsebudgivning på Google- og Facebook-annonser
- A/B-testing for annonser for å sikre maksimal effektivitet av annonser
- Kjøre SEO-rapporter for søkeord og kampanjeeffektivitet
- Scoring og kvalifiserende leder
Faktisk er automatisering så effektiv for markedsføring at det har dukket opp mye dedikert programvare de siste årene for å håndtere jobben. En ulempe er at noen av disse verktøyene er dyre eller krever et kutt i annonsebudsjettet, men uten en støpejernsgaranti for resultater. RPA-verktøy lar bedrifter bygge sine egne versjoner av disse maskinene som passer deres mål og programvarestabler.
#8. Kredittsjekk
Kredittsjekk er en viktig del av due diligence. Mens beskyttelse av virksomheten din bør være en førsteprioritet, unnlater mange team å legge ned arbeidet. Som et resultat betaler de for det nedover linjen.
Det er flere scenarier der bedrifter må gjøre kredittsjekker. For eksempel når du tar imot nye kunder, leverandører eller ansatte. Dessuten er kredittsjekk også en del av den generelle overholdelse når du antar nye leverandører.
Automatiserte kredittsjekker gagner bedrifter på flere måter. For det første er de raske, noe som forbedrer beslutningstidene for virksomheten betydelig. Men fordelene stopper ikke der. Å fjerne mennesker fra ligningen har andre fordeler, for eksempel å redusere potensiell skjevhet mot låntakere og redusere tilhørende lønnskostnader.
RPA gjør det mulig for bedrifter å logge på arbeidssystemer, samle inn data, kjøre dem mot kredittrapporteringsbyråer, trekke ut relevant informasjon og levere en rapport på få minutter. Team kan til og med bygge det inn i arbeidsflytene sine, slik at prosessen utløses uten menneskelig innblanding.
#9. Prisovervåking og sammenligninger
Bedrifter kan konkurrere med hverandre på flere fronter. De kan skille seg ut mot sine rivaler basert på kvaliteten på varene eller tjenestene deres eller ved å tilby støtte eller bekvemmelighet på neste nivå. Men du kommer ikke unna at prisen er en enorm faktor for forbrukerne.
På overfylte markedsplasser er prissetting et konkurransefortrinn. Spesielt er dynamisk prising et viktig verktøy i raskt bevegelige og høyvolumsmarkedsplasser. Å overvåke konkurrenter for å se hvordan de justerer tilbudene sine innebærer imidlertid mye manuelt arbeid. Dessuten er det en oppgave som krever betydelig oppmerksomhet.
Bruk av RPA gjør det mulig for team å tråle konkurrentenes nettsteder og notere endrede priser. Hvis forretningsmålet er å holde seg under eller med et visst utvalg av konkurrenters tilbud, kan lagene automatisere prisene for å stige og falle med konkurrentene. Det trenger ikke engang å handle om sanntidsendringer; det kan også handle om å sikre at CRM-systemer hele tiden er oppdatert, slik at salgsteam alltid har den beste informasjonen for å hjelpe dem med å inngå avtaler.
Kjøpere kan også bruke RPA for å overvåke prisen på råvarer. Ved å sette bestemte parametere kan de flytte for å sikre varer til gunstige priser, og spare utallige summer.
#10. Forsendelsesplanlegging og sporing
Selv om frakt og logistikk har vært de viktigste brukerne av en generell trend mot digitalisering, er det fortsatt overraskende mye manuelt arbeid i planleggings- og sporingselementene til disse virksomhetene. Med så mange forskjellige leverandører, hver med sine egne portaler, kan koordinering av frakt og overvåking av varemottak ta mye tid.
RPA kan håndtere operasjoner som:
- Finne de raskeste eller mest kostnadseffektive fraktveiene
- Behandle bestillinger og betalinger
- Kommunikasjon med lager- eller lagerstyringsprogramvare
- Spore leveranser og gi en fullstendig revisjon
- Kommunisere oppdateringer via kommunikasjonsplattformer
- Heve fakturaer
Automatisering, enten det er programvaretesting , RPA eller annet, kan hjelpe forhandlere, e-handelsbutikker eller tredjeparts leveringsselskaper med å implementere en mer kundesentrert tilnærming til logistikk. Å redusere manuelle arbeidstimer brukt på forespørsler kan redusere driftskostnadene betraktelig og samtidig sikre at kundene får de servicenivåene de krever.
