אולי אחד ההיבטים המסקרנים ביותר של אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) הוא רמת הרבגוניות הגבוהה של התוכנה. עסקים יכולים להשתמש בטכנולוגיה ברוב התחומים שבהם בני אדם מתקשרים עם מחשבים. ככל שתעשיות עושות צעדים לקראת יעילות, מקרי השימוש ב-RPA גדלים בנפח ובגיוון.
מאמר זה יחקור את המשימות השונות שניתן להשתמש בהן ב- RPA כדי להפוך לאוטומטיות במגוון רחב של ארגונים. שילוב זה של יישומי RPA, מקרי שימוש וניתוחי מקרים אמור לעורר השראה במנהיגים עסקיים הצופים פני עתיד המעוניינים לחסוך כסף ולהניע יעילות ושביעות רצון עובדים.
בנקים ומוסדות פיננסיים
פיננסים היו אחת התעשיות הטובות ביותר לחקור מקרי שימוש באוטומציה של תהליכים רובוטיים. המגזר משתמש בהרבה משימות בנפח גבוה הדורשות מהירות ודיוק. יתר על כן, הוא מוצף בתוכנות מדור קודם וצריך להתמודד עם פיקוח רגולטורי קפדני. RPA מותאם לכל אחד מהתרחישים הללו.
בנקים ומוסדות פיננסיים אימצו מגוון יישומים של RPA. חלק ממקרי שימוש אלה סייעו לפתור בעיות ארוכות שנים, בעוד שאחרים טיפלו בבעיות מתעוררות, במיוחד תקנות רגולציה וציות.
הנה שתיים מהדוגמאות הטובות ביותר לאוטומציה רובוטית מדרישות המרחב הבנקאי כדי לעמוד בתקני ממשל פיננסי וגם להוסיף עסקים עם עיבוד הלוואות מהיר יותר.
#1. תאימות לתקנות והכרת הלקוח שלך (KYC)
הבנקים נמצאים תחת לחץ רב לסייע בהתמודדות עם KYC באמצעות אילוצי איסור הלבנת הון (AML). עמידה בסטנדרטים אלה הביאה לצורך להוסיף עוד צוות וטכנולוגיה, כאשר דיווחים מצביעים על כך שהוצאות RegTech יגיעו לכ-200 מיליארד דולר עד 2028.
עיבוד מסמכים הוא אחד מצווארי הבקבוק המשמעותיים ביותר העומדים בפני חברות פיננסיות עקב KYC. הבעיה הגדולה כאן היא שההוצאות אינן מוסיפות הכנסות, אך אי עמידה בהן גוררת קנסות כבדים. דילמה זו מדגישה את הצורך הדחוף בפתרונות לעיבוד KYC שאינם שוברים את הבנק.
ניתוח מקרה של RPA עבור KYC
HDFC הוא הבנק הגדול ביותר במגזר הפרטי בהודו. הם התמודדו עם זינוק במספר הלקוחות החדשים, שהוסיף נטל אדמיניסטרטיבי משמעותי. קריאה ועיבוד של המסמכים הדרושים כדי לעבור תקנות KYC כרוך הרבה זמן רב משימות ידניות.
הם השתמשו בפתרון RPA כדי למשוך נתונים מיישומי חשבון, כולל מסמכים סרוקים. תוכנת RPA אפשרה להם לנהל את כל מחזור KYC. על ידי זירוז התהליך, הם קיצצו עלויות ושעות עבודה בכ -50%, הגדילו את התפוקה הכוללת ב -60%, וצמצמו טעויות אנוש.
#2. עיבוד הלוואות
עיבוד הלוואות היה באופן מסורתי תהליך מאוד לא יעיל וגוזל זמן. זה כרוך כמות ניכרת של בדיקות נתונים והרבה ניירת. התעשייה הפיננסית צפופה, והתחרות מצד ניאו-בנקים משבשים. ציפיות הצרכנים גדלו מאוד בשנים האחרונות, כאשר החלטות הלוואה מהירות מוכיחות לא פעם נקודת תחרות בין הבנקים.
ניתוח מקרה של RPA לעיבוד הלוואות
UBS הוא בנק שוויצרי עם נוכחות גלובלית מסיבית. במהלך מגפת הקורונה אישרה המועצה הפדרלית השווייצרית הלוואות של אפס אחוזים לחברות המתמודדות עם המשבר. האתגר של UBS היה שלא הייתה לו תשתית לנהל את גל היישומים.
הצטבר צבר של 10,000 בקשות. לכן, כחלק ממאמצי הטרנספורמציה הדיגיטלית הכוללים שלהם, UBS נימקו כי ניתן להשתמש ב-RPA כדי לסייע בעיבוד הלוואות אלה. הצוות השתמש ב-RPA כדי ליישם תהליך אוטומציה תוך שישה ימים בלבד. הטכנולוגיה שינתה את זמן הטיפול של כל הלוואה מכ-40 דקות לחמש דקות בלבד, וחסכה זמן ותשומות אנושיות.
בריאות
ארגוני הבריאות המודרניים מתמודדים עם בעיות רבות. הגדלת נפח המטופלים, דרישות התאימות ועלויות התפעול, לצד מוניטין ראוי לעתים קרובות של בירוקרטיה מיותרת, מסמנים את התעשייה כמועמדת מצוינת לאוטומציה. טיפול מהיר וחסכוני יותר חיוני לאמון הציבור בשירותים אלה.
#3. גישה לנתוני מטופלים
גישה לנתוני מטופלים חיונית למתן טיפול מיטבי. עם זאת, לעתים קרובות, מידע זה מבודד על פני מסדי נתונים לא מחוברים במשרדי רופאים, בתי חולים ומאגרי נתונים רפואיים אחרים. מצב זה מוביל לבקשות לא יעילות לנתונים והרבה עיבוד ידני.
RPA, בדיוק כמו אוטומציה של בדיקות, יכול לשמש כדי להפוך רבים מהתהליכים האלה לאוטומטיים, כלומר לרופאים יש גישה לנתונים הדרושים להם כדי לקבל החלטות מושכלות ומושכלות יותר.
ניתוח מקרה של RPA לגישה לרשומות מטופלים
שירות הבריאות הלאומי (NHS), מערכת הבריאות הציבורית של בריטניה, הוא סוג של נס. הוא מספק שירותי בריאות חינם ל -67 מיליון אזרחי המדינה. עם זאת, מכיוון שהוא מורכב ממיזוג של אמון, דירקטוריונים וגופים, הוא צבר מוניטין של חוסר יעילות, ניפוח ותהליכים מיותרים.
NHS דורסט היה צריך למצוא דרך לרופאים כלליים (GP) לגשת ל- Dorset Care Record (DCR), אוסף של רשומות רפואיות של מטופלים. כמובן, מכיוון שרשומות אלה מכילות מידע בריאותי וחברתי רגיש, אבטחה היא דאגה גדולה.
פתרון ה-RPA שלהם כלל יצירת חשבונות עבור כל אחד מ-1,500 רופאי המשפחה באזור דורסט כדי לספק חיפוש מאובטח ויעיל של מטופלים. התהליך חוסך לרופאי המשפחה זמן רב ומעניק להם גישה להיסטוריה מדויקת של המטופלים בלחיצת כפתור, תוך התגברות על בעיה גדולה העומדת בפני ארגון עמוס מדי.
משאבי אנוש
מחלקות משאבי אנוש (HR) מכסות מגוון רחב של תחומי אחריות. עם זאת, ניהול עובדים כרוך בהרבה טפסים ועבודה שגרתית וחוזרת על עצמה כדי לעמוד בתקני תאימות. חלק ממשימות אלה כוללות טיפול בנתוני עובדים, הקלטת למידה ופיתוח, רשומות חופשה והיעדרות וקליטת עובדים.
#4. קליטת עובדים
גיוס עובדים הפך לנושא חם בשנים האחרונות. חברות רבות נאבקות למצוא כישרונות מובילים, וגם כאשר הן עושות זאת, הן נאבקות לשמר את העובדים החדשים שלהן.
קליטת עובדים מכילה מספר משימות קטנות יותר. אלה כוללים בדיקות רקע, שליחת מכתבי הצעה, הפעלת חשבונות עובדים עבור תוכנות פנימיות והפצת מסמכים וספרי הדרכה רלוונטיים.
עבור ארגונים גדולים יותר, תהליכים אלה מיתרגמים להרבה זמן מבוזבז שיכול במקום זאת להיות מבוזבז על אלמנטים אנושיים יותר של משאבי אנוש, כגון הבטחת צוות המיטה כראוי ולהרגיש נתמך. בעידן של עבודה היברידית ועבודה מרחוק, גורמים אלה כמעט ולא הרגישו חשובים יותר.
ניתוח מקרה של RPA לקליטת עובדים
חברה מובילה לייצור פלדה בארה”ב חוותה תקופה של צמיחה מתמשכת. מצב זה גרם לכך שהם היו צריכים לעשות רפסודה של עובדים חדשים. בעיה גדולה אחת שעמדה בפניהם הייתה שהפעילות שלהם התקיימה ברחבי ארה”ב, מה שהפך את הקליטה לאתגר עתיר עבודה.
תיאום מאמץ זה בין מקומות שונים הביא למספר אתגרים. זה גם דרש שיתוף פעולה בין-מחלקתי. לדוגמה, מחלקת ה- IT ומשאבי אנוש הייתה צריכה לעבוד יחד כדי להקצות כניסות למערכות ולמחשבים ניידים. התוצאה הייתה מאמץ מבולגן ולא מאורגן שגרם לעיכובים, פגע בפריון ואף הביא לתחלופת עובדים חדשים.
העסק זיהה צורך במערכת יעילה יותר. הם התפשרו על פתרון לאוטומציה של תהליך הקליטה. תוכנה זו השתמשה RPA כדי לקרוא ולהבין מסמכי עובדים ולעדכן את המידע במסדי הנתונים של החברה. זה גם כלל שימוש בטכנולוגיה כדי להפעיל מכתבי הצעה, ובסופו של דבר, תיעוד לעובדים חדשים. לבסוף, RPA שימש גם להקצאת כניסות תוכנה וגישה לעובדים שונים בהתבסס על תפקידיהם בארגון.
בסך הכל, אימוץ תהליכי RPA חסך זמן וכסף, הגביר את שביעות רצון העובדים והקל על תהליך קליטה מנוהל היטב וללא שגיאות.
חשבונאות
מחלקות הנהלת חשבונות לעסקים גדולים מעבדות כמות מדהימה של עסקאות חודשיות. באופן מסורתי, זהו תהליך עתיר עבודה הכולל סריקת מסמכים, חילוץ נתונים ממערכות שונות וכמות ניכרת של הזנת נתונים. מובן שתהליכים אלה מועדים לטעויות אנוש.
ניתן להשתמש באוטומציית תוכנה וב- RPA כדי להפוך חייבים בחשבון, זכאים בחשבון, שכר, תאימות מס, דיווח, חיזוי ועוד.
#5. ביקורת
ביקורות הן רק תחום אחד של חשבונאות כי RPA יכול לשפר. כל ביקורת מורכבת מסדרה של משימות ידניות, חוזרות על עצמן בנפח גבוה. משימות אלה מהוות נטל על ההון האנושי שמסיט עובדים אנושיים ממשרות מונעות ערכים.
RPA לביקורות מגביר את הדיוק, התפוקה וזיהוי הונאות. הטמעת הטכנולוגיה מגדילה את שביעות רצון הלקוחות והעובדים, כמו גם מפחיתה עלויות.
ניתוח מקרה של RPA לביקורת
במאמר המחקר שכותרתו Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), המחברים מציגים מגוון מקרי שימוש ב-RPA. המחקר עוסק בפירמה אמריקאית המעורבת רבות בביקורת חברות פרטיות בענף הנדל”ן.
לפני יישום RPA, זרימת העבודה העסקית של הלקוח כללה את השלבים הבאים:
- א) העלאת מסמכים לתוכנת מס
- ב) ביצוע מספר חישובים
- ג) הורדת נתונים על סמך חישובים אלה
- ד) עיצוב מחדש של הקובץ למטרות דיווח
החוקרים מדווחים על התנגדות ניכרת לאוטומציה מצד רואי החשבון של העסק. עם זאת, ברגע שההנהלה הדגימה את היתרונות, הרכישה הייתה מהירה. יתר על כן, היישום לא הביא לפיטורים, מה שבבירור סייע באימוץ.
אחד הקמטים המעניינים ביישום היה שמשרד רואי החשבון לא חייב שימוש ב-RPA בתהליכיו. עם זאת, הצוותים שאימצו את RPA הצליחו להפחית את הזמן המושקע בהפקת הדוחות.
היבט עסיסי נוסף של המחקר עוסק בצווארי בקבוק שהאטו את היישום. כפי שמפורט בעיתון, “המבקרים לא הצליחו בתחילה להראות למפתחי הבוטים את כל הגרסאות של התהליך לאוטומטיות”. יש לקח גדול ללמוד עבור צוותים המיישמים RPA: מחקר נכון לתוך תהליכים עסקיים נדרש כדי לפתוח את היתרונות של כל יישום של RPA.
ייצור
שרשראות אספקה גלובליות הן חלק קבוע ממחזור החדשות. COVID-19, האינפלציה המשתוללת והפלישה לאוקראינה הדגישו את ההסתמכות שלנו על זרימת מידע מהירה ומדויקת לאורך שרשרת האספקה. היבט משמעותי של תהליך זה כרוך בניהול נתוני אב (MDM).
#6. ניהול נתוני אב
MDM יושב בלב ארגוני ייצור מתפקדים היטב. המשמעת דורשת אינטראקציה בין ה- IT לבין העסק כדי להבטיח שהנתונים יהיו עדכניים, אחידים ומדויקים. המידע כולל נתונים על ספקים, לקוחות, חשבונות ואתרי ייצור שונים.
חלק מהפתרונות ש-RPA יכול לפתור בתחום ה-MDM כוללים זמני עיבוד מהירים יותר, טעויות אנוש מופחתות, תאימות טובה יותר, נתונים מדויקים יותר ועלויות תפעול מופחתות.
ניתוח מקרה של RPA לניהול נתוני אב
במאמר שימוש באוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) כדי לשפר את תהליך תחזוקת נתוני האב של הפריט (Radke, 2020), המחברים מדגישים דוגמאות של RPA בתעשיות שונות.
הדוגמה הראשונה עוסקת בחברת ייצור וייטנאמית בשם ABC Electronics. ABC עוסקת בתיקוני טלפונים. עם זאת, החברה לא יכלה לייצר הצעת מחיר של חומרים לתיקון טלפונים באמצעות מערכות תכנון משאבים ארגוניים טיפוסיות (ERP).
במצב הנוכחי, בקשות חריגות הוזנו למערכת ניהול שרשרת אספקה גלובלית (GCSM). לאחר מכן היה על הפעילים להוריד נתונים אלה ולנתח אותם לגיליונות אלקטרוניים של Excel. בנוסף, צוותי רכש נדרשו לגשת למערכות פנימיות ולבדוק את דוחות מתכנני הייצור כדי לקבוע אילו חומרים עליהם לרכוש.
בסך הכל, זו הייתה מערכת לא יעילה שהייתה כרוכה בכמות מיותרת של התערבות אנושית. אבל מה שמטריד יותר הוא שהתהליך גרם לעיכובים משמעותיים בשירות בגלל מחסור בחלקים וחומרים לתיקון.
ABC פיצלה את המחלקות הרלוונטיות שתוארו לעיל לקבוצות. חלקם יישמו RPA, בעוד שאחרים דבקו בגישה המסורתית. התוצאות היו מדהימות.
קבוצת סל”ע:
- קיצור משך הזמן לבקשות ב-80%
- פרודוקטיביות מוגברת ושביעות רצון בעבודה
- צמצום טעויות אנוש
- תאימות מוגברת
- דיוק נתונים משופר
- עלויות מופחתות הנובעות מייצור לקוי, עבודת כפיים ואובדן מוניטין כתוצאה מחוסר שביעות רצון של לקוחות
שירות לקוחות
עלייתם של כלי התקשורת הגדילה את מגוון ערוצי התקשורת שבהם משתמשים הלקוחות כדי לקיים אינטראקציה עם עסקים. זה גם הוביל לעלייה חדה בציפיות הלקוחות.
הצרכן המודרני רוצה גישה 24-7 לעסקים ומגוון אפשרויות, כולל שירות עצמי. אם שירותים אלה אינם עומדים בציפיות, הלקוחות נוטשים את הבקשות. חלק מההשלכות כוללות מעבר לשירותים מתחרים או הוצאת שם רע על החברה ברשתות החברתיות.
טיפול בלקוחות כרוך בהרבה תהליכים ידניים. חברות נמצאות במאבק מתמיד כדי לקבל את הערך הרב ביותר מהזמן של נציגי השירות שלהם. אוטומציה של חלק ממשימות אלה יש ערעור ברור.
#7. תגבור נציגי שירות לקוחות
נציגי שירות לקוחות מהווים הוצאה משמעותית לעסקים. בתעשיות רבות, עובדים אלה הם היבט חיוני של המחלקות הפונות ללקוח. הפקת המרב מעובדים אלה היא הכרח עסקי.
RPA מסייע במספר דרכים שונות. ראשית, הלקוחות רוצים עקביות בין ערוצים. אם הם שיתפו מידע עם חברה, הם רוצים שהוא יהיה נוכח בכל האינטראקציות. באותה מידה, הם מצפים מהפעילים להיות מודעים להבטחות או לבעיות העבר.
חלק מהבעיות ניתנות לפתרון באמצעות תוכנה טובה לניהול קשרי לקוחות (CRM). עם זאת, פתרונות אלה חיים ומתים על ידי איכות הנתונים. הקפדה על עדכון ידני של המידע היא יקרה, חשופה לטעויות אנוש וגוזלת זמן יקר.
ניתוח מקרה של RPA לתגבור נציגי שירות לקוחות
ניתן לראות את האיכויות הטרנספורמטיביות של RPA במחקר מקרה של Cobmax, מרכז מכירות גלובלי. ככל שהעסק גדל, נציגי המכירות הופעלו תחת לחץ רב. כאשר ההנהלה זכתה בחוזה עבור חברת טלקום ברזילאית מובילה, המערכת הניהולית הידנית שלהם נחשפה כמיושנת.
Cobmax הטמיעה פתרון RPA שזיהה משימות ידניות עם שיעורי שגיאות גבוהים.
אחד התהליכים הללו כלל העתקה והדבקה של נתונים ממערכת CRM אחת לאחרת. טעויות גרמו לכך שהדיווחים נמשכו זמן רב בשל אי דיוקים אלה.
על ידי שימוש ב- RPA למיקור חוץ של משימות אלה, Cobmax צמצמה בחצי את פעולות המשרד האחורי וצמצמה את הזמן להפקת דוחות בשיעור של עד 66%.
קמעונאית
RPA שינתה את תעשיית הקמעונאות במגוון דרכים. כמה ממקרי השימוש הרובוטיים המושכים ביותר אוטומציה של תהליכים כוללים אוטומציה של חשבוניות, עיבוד החזרות ואפילו דברים כמו ניהול מלאי.
הפעילות הקמעונאית מסתמכת במידה רבה גם על תוכנות CRM ו- ERP. בעוד שמערכות אלה הן מאגרים מדהימים של נתונים מרכזיים, הוספה ידנית של נתוני לקוחות מסתכמת בשעות עבודה משמעותיות, במיוחד עבור קמעונאים עסוקים יותר.
#8. אוטומציית חשבוניות
עיבוד חשבוניות הוא בעיה ברוב הארגונים ולא רק קמעונאים. כל עסק עם כמות גדולה של בקשות לתשלום מבין את העבודה הידנית הגוזלת זמן כדי להבטיח שבקשות לחשבוניות ספק ישולמו בזמן ובמלואן.
דו”ח של Levvel Research מדגיש כמה מהבעיות הגדולות העומדות בפני מחלקות חשבונות זכאים (AP). חלקם כוללים הזנת נתונים ידנית, חשבוניות שאבדו או כפולות, נתונים לא מדויקים ואי התאמה של נתוני AP ברחבי החברה.
ניתן להשתמש ב- RPA כדי להפוך תהליכים אלה לאוטומטיים, מה שמוביל לתשלומים מהירים יותר המשפרים את קשרי הספקים, דיוק רב יותר וביקורות ודוחות קלים יותר.
ניתוח מקרה של RPA עבור אוטומציה של חשבוניות
קמעונאי גדול בצפון אמריקה לחברים בלבד נתקל בבעיה. הם קיבלו כמות עצומה של חשבוניות על בסיס יומי. בתקופות עמוסות, המספר היה עד 700 ליום.
עיבוד חשבוניות אלה היה כרוך בפתיחת מיילים, חילוץ נתונים ולאחר מכן הכנסתם למערכות נתונים מרכזיות, כולל מערכת הנהלת החשבונות הפנימית, כדי להבטיח שהלקוח יקבל תשלומים. השלמת כל חשבונית ארכה עד חמש דקות, מה ששאל שאלות משמעותיות על קיימות התהליך ויכולת העסק להתרחב.
הם פתרו את התהליך הזה על ידי יישום זיהוי תווים אופטי כדי לעזור לקרוא ולחלץ את המידע מהודעות הדוא”ל. משם, הבוטים שלהם הצליחו לעבד את המידע ולהזין אותו למערכות הרלוונטיות, מה שהבטיח נתונים מדויקים ותשלום מהיר לספקים.
ברגע שהם הקימו את מערכת RPA החדשה, מעל 93% מהחשבוניות עובדו ללא התערבות ידנית, הדיוק עלה ל -95%, וכ -20% מעובדי AP שוחררו לעסוק במשימות מונחות ערך יותר. קרא עוד על מקרה בוחן זה כאן.
הוא
מחלקות IT היו בין המאמצים המהירים ביותר של RPA. במידה רבה, הסיבה לכך היא שההנהלה והעובדים מקובלים על טכנולוגיה חדשה וממהרים לזהות את היתרונות הפוטנציאליים של אוטומציה.
כמעט לכל הקודקודים יש מחלקות IT. יתר על כן, כל אחד מהמגזרים הללו משתמש ב- IT במגוון דרכים, החל מיישומים פשוטים כמו הפעלה ותחזוקה של אתר אינטרנט ועד לפעולות אבטחת סייבר מלאות המסוגלות לנהל את המעבר המפרך לעבודה מבוססת ענן.
דוגמאות RPA ספציפיות ב- IT כוללות:
- ניהול משתמשים: יצירת חשבונות, פרופילים וכתובות דואר אלקטרוני במערכות שונות
- איפוס סיסמה: Forrester Research מעריכה שכל איפוס סיסמה עולה בסביבות $70. RPA הופך את הבעיה לאוטומטית, ומגלח סכומים עצומים מתקציבי IT.
- גיבוי נתונים: Databack ידני הוא שקע זמן. זה גם סיוט של תזמון. RPA מאפשר לחברות להפוך את סנכרון הנתונים לאוטומטי ולהפיק דוחות כדי להבטיח שמידע מרכזי מעודכן ברחבי הארגון.
- עזרה בתגובות לכרטיסים: צוות ה- IT יקר. עם זאת, עסקים רבים מדי מבזבזים כסף על הכוונת המומחים שלהם להגיב לתקריות קטנות, מה שמרחיק אותם מעבודה חיונית אחרת. צוותים יכולים לאמן בוטים של RPA לבצע בדיקות אבחון פשוטות ומשימות צפויות אחרות שלב אחר שלב.
בעוד כל אלה הן דוגמאות מצוינות, הן רק קצה הקרחון. RPA נגע כמעט בכל תחום של IT, וזה מתנה משמים בעידן שבו הטכנולוגיה נעה כל כך מהר כי אפילו בוגרים טריים נאבקים כדי להבטיח את כישוריהם רלוונטיים.
#10. ניהול משתמשים
למידה ופיתוח אלקטרוניים (L&D) הם חלק קריטי בהבטחת העובדים פרודוקטיביים ומרוצים. עם זאת, עבור ארגונים גדולים, זהו אתגר לנהל משתמשים ולוודא שיש להם את האישורים לגשת למגוון הקורסים והתוכניות המוצעים.
האחריות לכך נופלת על מחלקות IT עמוסות לעתים קרובות העוסקות בכרטיסי תמיכה, התראות אבטחת סייבר ומשימות שונות אחרות.
ניתוח מקרה של RPA לניהול משתמשים
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust יש מחויבות חזקה L &D עובד. אחריות זו חלה הן על עובדים חדשים והן על עובדים קיימים. כדי להבטיח שכל עובד מסוגל להציע רמה טובה של טיפול, יש להם צוות למידה דיגיטלית הנתמך על ידי מחלקת ה- IT שלהם.
עם זאת, ניהול משתמשים הוא מטלה עבור מחלקות אלה. הרישום בוצע באופן ידני. לפי מקרה הבוחן שלהם, כל יישום לקח בערך חמש דקות, כלומר צוות של שלושה לקח יום וחצי לנהל 200 משתמשים. הקרן מעסיקה מעל 9,000 עובדים, מה שנותן קנה מידה מסוים לתחושת המשימה.
ייעול התהליך הידני הזה יחסוך זמן ושגיאות וישחרר את הצוות שלהם ממשימות מונוטוניות וחוזרות על עצמן.
מחלקת ה- IT השתמשה בפתרון RPA כדי להעביר רישומים למסד נתונים וליצור חשבונות עבור כל משתמש חדש. משם, בוטים רשמו משתמשים לקורסים ושלחו מיילים רלוונטיים. כל שגיאה או רישום כפול הועברו לצוות לפיקוח ידני.
התוצאות הן דוגמה מספרי לימוד לאופן שבו RPA יכול לשנות את הפעילות העסקית. הם כוללים את הדברים הבאים:
- ירידה של מעל 70% בזמן הטיפול
- יכולות 24/7
- צמצום טעויות
- צוות L& משוחרר מעבודה נוספת, מה שמאפשר להם להתמקד במשימות פנים אל פנים יותר.
ניהול נכסים ונדל”ן
RPA יכול לשמש כדי להפוך מספר משימות שונות לאוטומטיות בנישת ניהול הנכסים. בין השאר, הסיבה לכך היא שהמגזר כולל הרבה תהליכים עסקיים עורפיים שהם תכונה סטנדרטית של כל עסק. עם זאת, ישנן דוגמאות אחרות לניהול תהליכים רובוטיים ספציפיים לניהול נכסים שניתן לשאוב מהם.
חלק ממקרי השימוש הם דברים שנגענו בהם בעבר. לדוגמה, האצת בדיקות KYC ו- AML ותהליך הקליטה הכללי. עם זאת, RPA יכול לשמש גם כדי לסייע לחשבונות זכאים, תקשורת תושבים והתאמת חשבונות.
#11. אוטומציה של הצהרות המלווים
פיתוח וניהול נדל”ן כרוכים במספר משימות ידניות. רבים מהם כוללים המחאות כדי להבטיח שתזרימי המזומנים מעודכנים. יש לבדוק את תיקי ההלוואות מול הבנקים, ולוודא שחשבונות השוכרים או הבעלים תקינים.
ביצוע בדיקות אלה כרוך בצעדים צפויים. עם זאת, אחזור מידע זה גוזל זמן רב ודורש רמה גבוהה של דיוק. לכן, זוהי דוגמה ומופת ליישומים של RPA שיכולים לשפר עסקים רבים.
ניתוח מקרה של RPA לאוטומציה של הצהרות מלווים
שיקגו, אילינוי. חברת ניהול ופיתוח נדל”ן מבוססת נאבק לאחזר דוחות חודשיים של מלווים ודוחות היסטוריית הלוואות. חלק גדול מהתפקידים נפל לפתחו של פעיל אחד.
המשימה כבר חזרה על עצמה מאוד. עם זאת, סיבוכים נוספים התעוררו מכיוון שהצהרות המלווים יכלו להופיע בכל עת בערך בשבוע האחרון של כל חודש. מצב זה גרם לכך שהמפעיל היה צריך לבדוק בכל בנק את כל דפי החשבון של המלווה עד שכולם היו חתומים.
חברת הנדל”ן הטמיעה פתרון RPA שפירק את המשימות לחלקים המרכיבים אותו. השלבים כללו:
- בוט קורא את קובץ ההלוואה הראשי וכותב עותק לאותו חודש
- הוא קובע לאילו בנקים או מלווים הוא צריך לפנות
- לאחר מכן הבוט בודק את זמינות הצהרת המלווה
- אם הדוח זמין, הוא מוריד אותו ומעדכן את קובץ ההלוואה הראשי בהתאם.
התהליך חסך 10 שעות עבודה בחודש עבור הבמאי.
תקשורת
תעשיית הטלקומוניקציה נהנתה משמעותית מ-RPA. במידה רבה, הסיבה לכך היא שרבים מהתהליכים הידניים בתוך החלל הם בתדירות גבוהה, חוזרים על עצמם ומבוססי כללים. או, במילים אחרות, בדיוק סוג המשימות ש-RPA פותר.
חלק מהמשימות ש- RPA יכול לעזור בהן כוללות דברים כמו:
- הכנה והפצה של דוחות
- עיבוד הזמנות מכירה
- גיבויי נתונים
- פתרון בעיות בשירות לקוחות
- אוטומציית שיווק
מכיוון שלטלקום יש מגוון כזה של יישומים של RPA, תרחישי שימוש יכולים להתרחב ישירות לארגון ולעזור לשפר ולייעל שפע של פעולות.
#12. ייעול התפעול
רבים ממקרי השימוש החזקים ביותר עבור RPA טמונים במיקור חוץ של משימות צפויות המבוצעות בדרך כלל על ידי מפעילים אנושיים. ככל שעסקים מתרחבים וצומחים, ההנהלה מחפשת באופן טבעי דרכים לייעל תהליכים כדי לשפר את היעילות התפעולית.
ייעול התפעול יכול להתרחש במגוון דרכים שונות במרחב הטלקום. זה יכול להיות כרוך בהפחתת מספר העובדים, מקסום משלוח ההזמנות ואוטומציה של מספר משימות בק אופיס.
בואו נחקור מקרה בוחן שבו RPA עזר לחברת טלקום גדולה לחסוך כמעט 5 מיליון דולר בעלויות.
מקרה בוחן של RPA לייעול התפעול
חברת טלקום אוסטרלית בולטת התמודדה עם ביקוש מואץ לגישה לאינטרנט. התהליך כלל שדרוג תשתית הרשת שלה ועמידה בהתחייבות הממשלה לרשת פס רחב לאומית (NBN), תוכנית שתבטיח גישה בפס רחב למיליוני אוסטרלים.
מבצע לאומי כה רחב היקף הציב מספר בעיות עבור החברה. היה עליו למצוא דרך לפרוס גישה במהירות תוך התחשבות ברמות השירות הגבוהות הנדרשות. קנה מידה לרמה זו הוא בדיוק סוג המשימה כי RPA יכול לשמש.
למבצע היו ארבעה עמודי תווך. הם היו:
- שיפור זמני מחזור השירות
- קידום חוויות לקוח נהדרות
- צמצום עלויות השירות והתפעול
- אופטימיזציה של התפוקה והפרודוקטיביות של כוח העבודה
החברה העסיקה 50 בוטים כדי לקדם יעילות בשני תהליכים עיקריים. אלה היו:
- אבטחת איכות (QA)
- הזמנת תהליך בנייה
חלק מהיתרונות של יישום זה של RPA כוללים חיסכון של מעל 2 שעות על כל הזמנה. נוסף על כך, העסק הצליח לקצץ בעלויות העבודה באופן משמעותי, וחסך כ-5 מיליון דולר בעלויות תפעול המשלוחים.
לוגיסטיקה
לוגיסטיקה היא תחום נוסף שאימץ את סל”ע לפני מגזרים אחרים. מרכזי אחסון והפצה הסתמכו על אוטומציה כדי להפחית עלויות ושגיאות ולעמוד בדרישות תובעניות של לקוחות 24/7.
שרשראות אספקה מכילות הרבה חלקים נעים. נתונים הם חלק בלתי נפרד מתפעול חלק ועמידה בזמנים, כאשר מרכזי הפצה מסתמכים על יחסי גומלין עדינים בין מערכות ניהול מחסן (WMS) לצד תוכנות CRM ו- ERP.
במקרה של תוכנת ERP, כגון NetSuite, מערכות אלה הן מרכזיות. עם זאת, היישום הוא טכני מאוד, גוזל זמן ויקר, מבלי להזכיר רישיונות חודשיים, שיכולים בקלות להגיע לאלפי דולרים.
#13. מעקב משלוחים וביקורת הזמנות
עסקים לוגיסטיים חיים ומתים על ידי הביצועים התפעוליים שלהם. ככל שהפופולריות של ייצור וניהול מלאי בדיוק בזמן גדלה, לעיכובים עלולות להיות השלכות חמורות.
לשרת חברות צד שלישי יש מורכבויות משלה. שוב, ציפיות הלקוחות גדלו במידה ניכרת לאורך השנים. הצרכנים רוצים עדכונים שוטפים ושוטפים כאשר המשלוחים עוברים ברשתות. תחזיות מעורפלות אינן נסבלות עוד.
עסקים לוגיסטיים מתווכים בין צרכנים לספקים. מעקב כבר מזמן נחלתם של עובדי כפיים. התוצאה היא הרבה בקשות בפלטפורמות תקשורת שונות. זוהי עבודה גוזלת זמן ונתונה לשגיאות ולחוסר תקשורת.
ניתוח מקרה של RPA למעקב אחר משלוחים וביקורת הזמנות
LTX Solutions היא חברת ניהול שרשרת אספקה הממוקמת באטלנטה. המומחיות שלהם היא פחות ממשלוחי משאית (LTL). בשנת 2019 הם נרכשו על ידי Redwood Logistics, ספקית ותיקה של תוכנת פלטפורמה לוגיסטית כשירות (LPaaS).
LTX נזקקה ל-RPA כדי להתמודד עם הגידול בנפח העסקים. לפני שנרכשו על ידי רדווד, הם טיפלו בכ -3000 משלוחים בחודש עם צוות של 12.
עם זאת, ככל שהעסק השתולל, החברה הבינה עד מהרה שתהליך המעקב והביקורת הידני שלה לא יכול להתרחב איתם. ראשית, הם העריכו כי טיפול בהיקף הפניות יחייב תוספת של 12 אנשי צוות חדשים. הוספת 40% לעלויות העבודה תהווה אתגר בתעשייה עם שולי רווח נאים לשמצה.
LTX הציגה תהליכי RPA כדי לפתור בעיות אלה. נמל השיחה הראשון שלהם היה להפוך את תהליך המעקב שלהם לאוטומטי. לדברי סמנכ”ל התהליכים העסקיים שלהם, אנדרו גליסון, הם יישמו את הפתרון הזה תוך יום אחד, וזו עדות לאפקט הטרנספורמטיבי המהיר כברק ש-RPA יכול להביא לעסק. הטמעות תוכנה טיפוסיות יכולות להימשך שבועות או חודשים, ודורשות צוותים טכניים מאוד ותקציבים מעוררי השתאות.
משם, LTX השתמשה ב-RPA כדי להפחית את שעות העבודה במשרד האחורי. הטכנולוגיה סייעה לחברה לחולל מהפכה בתהליך ביקורת המסירה שלה. יתר על כן, הצוות זוקף לזכותו גישה זו של חשיבה קדימה כתורמת מרכזית לרכישתם על ידי Redwood Logistics.
התרופות
מקרי שימוש של RPA בתעשיית התרופות כוללים אדמיניסטרציה, משאבי אנוש, חיזוי מכירות ואפילו ניהול שרשרת אספקה ומלאי. עם זאת, ניהול רשומות וניהול נתונים קפדניים הם בין עלויות המשרד האחורי הדחופות ביותר הכרוכות במדעי החיים.
סל”ע הוא פתרון נהדר לרבים מהנטל האדמיניסטרטיבי הזה. חברות תרופות יכולות להשתמש בטכנולוגיה כדי להפוך הפצה מבוקרת של מסמכים לאוטומטית ולהבטיח מאגר מאובטח ונגיש של נתונים חיוניים. נוסף על כך, RPA יכול לסייע במניעת טעויות אנוש בניהול מסמכים ולגהץ מדיניות ניהול תהליכים עסקיים (BPM) לא יעילה ולא יעילה.
כבר נגענו ברבים מהנושאים הללו במאמר, ולכן במקום זאת, נבחן כיצד חברות מדעי החיים יכולות לאמץ RPA כדי להוזיל את עלויות המו”פ, עם נטייה מסוימת לניהול מסמכים במהלך ניסויים קליניים.
#14. צמצום עלויות המו”פ
חברות התרופות ומדעי החיים מתמודדות עם מגוון לחצים. הזדקנות האוכלוסייה ברחבי העולם המערבי פירושה שהדרישות לטיפולים חדשים עולות כל הזמן. עם זאת, כך גם עלויות המחקר והפיתוח (מו”פ).
גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון הוא תנאים רגולטוריים מחמירים לפיתוח תרופות. לפני שמוצר יכול לצאת לשוק, הוא זקוק למחקר מקיף, תיעוד וקליני
ניסויים. המשמעות של תהליכים הכרחיים אלה היא שחברות התרופות חייבות לנהל בזהירות מסמכים ונתונים כדי להישאר בצד הנכון של הרגולטורים.
ניתוח מקרה של RPA להפחתת עלויות מו”פ
במאמר שכותרתו, אוטומציה רובוטית של תהליכים בפארמה: שלושה מקרי בוחן (Anagnoste, 2018), המחבר מתאר תרחיש נפוץ מדי העומד בפני חברות בתעשיית התרופות, כלומר, מציאת דרך לספק תרופות בעלויות סבירות תוך מעבר למודל עסקי ממוקד יותר במטופל.
בנוסף, המאמר מדגיש את העומסים הכרוכים בציות הפוגעים בעסקים הפועלים בתחום מדעי החיים. הם מדגישים כיצד שתי חברות פארמה מובילות הגדירו יעדים לשיפור השירות שלהן, כולל:
- זמני עיבוד מהירים יותר
- תוצאות טובות יותר מהשקעות
- עלויות ייצור נמוכות יותר.
מוקד גדול של מקרי בוחן פרמצבטיים אלה התמקד בתיעוד ניסויים קליניים. ניסויים קליניים הם מוסדרים מאוד. עסקים חייבים לשמור רשומות ותיעוד מושלמים בתוך מה שמכונה קובץ אב למשפט.
אבטחה, בקרת שינויים, ביקורות ואחסון בארכיון הם ארבעת עמודי התווך של גישה זו. יתרה מכך, לפני שהבדיקות הקליניות עולות לאוויר, קיימת מערכת של איזונים ובלמים הכוללים חתימות וחתימות של בעלי עניין שונים. המסמכים נקראים טפסי אור ירוק (GLF).
במערכים מסורתיים, משימות GLF נוהלו והופצו באופן ידני. עם מספר שלבים סטנדרטיים מעורבים, תהליכים אלה הם מועמדים חזקים לאוטומציה.
על פי מקרי הבוחן, שתי חברות מדעי חיים גלובליות העסיקו RPA כדי לנהל את התיעוד שלהן ולשפר את התאימות הכוללת.
החברה הראשונה הפחיתה עלויות וקטפה יתרונות כגון:
- תאימות מוגברת
- צורך מופחת בתמיכה בניהול מסמכים
- תהליך חדש ויעיל
- מדדים מעולים למעקב אחר גירסאות ניסיון ומסמכים
בניסוי השני, העסק התמקד בשיפור התאימות ותהליך בקשת המסמכים. שוב, RPA סייע לחברה בדרכים הבאות:
- בנה גישה גמישה וניתנת להתאמה שיכולה להתאים לדרישות תאימות ורגולציה חדשות
- אסוף מידע אבחון חזק שהעסק יכול למנף לשיפור תהליכים
- יישום נהלי הסלמה עקביים עבור מסמכים נדרשים
על ידי פישוט תהליכים עסקיים אלה, שתי החברות הצליחו לחסוך בעלויות תוך עמידה בתקני תאימות בסביבה מורכבת יותר ויותר.
תעשייה משפטית
התעשייה המשפטית נהנתה מאוד מהאוטומציה. בעבר, לחברות היו מתקני הדפסה, עיבוד ואחסון מסמכים ענקיים. עבודה על נייר הייתה כרוכה בשעות עבודה ארוכות, סיכון לטעויות אנוש, חששות ביטחוניים ועוד. RPA סייע להפחית הרבה מהרמה ידנית כבדה אנדמית במקצוע.
כמובן, זו רק דרך אחת שבה הטכנולוגיה יכולה לעזור. מקרי שימוש אחרים ב- RPA כוללים יצירת מסמכי מקרה, ביצוע חיפושים במסד נתונים, סקירת פרטי אירוע ומילוי דוחות.
#15. העברת נתונים
העברת נתונים היא תהליך סטנדרטי הנדרש על ידי חברות במגזרים רבים, לא רק בתעשייה המשפטית. עם זאת, פרקטיקות משפטיות דורשות לא רק שמירת רשומות ללא תחרות, אלא גם את היכולת לשתף ולאחזר נתונים בהתראה מועטה.
ככל שהטרנספורמציה הדיגיטלית הפכה לסטנדרט בעולם המשפט, חברות רבות נזקקו לפתרונות כדי לקחת את בסיסי הנתונים הקיימים שלהם ולארח אותם בענן. גישה זו תאפשר להם לעבוד מרחוק ולגשת למסמכים תוך כדי תנועה. עם זאת, לא כל הפרויקטים של העברת נתונים הם פשוטים.
ניתוח מקרה של RPA להעברת נתונים
המעבר למבני מסד נתונים חדשים הוא מורכב מספיק. עם זאת, משרדי עורכי דין דורשים לעתים קרובות פתרונות בהתאמה אישית. מקרה בוחן אחד המערב פרקטיקה משפטית המתמחה בשינוע מדגיש כיצד ניתן להשתמש ב- RPA כדי לפתור בעיות חד פעמיות, כמו גם תהליכים עסקיים ארוכי טווח.
החברה המדוברת נאלצה להעביר מאות רשומות של מגרשים ממסד נתונים של מיקרוסופט אקסס לפלטפורמה מבוססת ענן. עם זאת, התוכנה החדשה חסרה את יכולת ההסתגלות לטעון ולאמת רשומות עורך דין.
על ידי בניית תהליך RPA, הצוות הצליח להעביר את הנתונים עם שיעור דיוק של 100%. התהליך ארך חצי יום וחסך למשרד כ-350 שעות עבודה. שוב, מקרה בוחן זה ממחיש את האפשרויות של יישומי RPA לסייע בזרימות עבודה ולשחרר את הצוות לספק יותר משימות ממוקדות לקוח וערך.
