Jedním z nejzajímavějších aspektů robotické automatizace procesů (RPA) je pravděpodobně vysoká míra univerzálnosti tohoto softwaru. Podniky mohou tuto technologii využít ve většině oblastí, kde lidé komunikují s počítači. S tím, jak průmyslová odvětví postupují směrem k efektivitě, roste objem a rozmanitost případůpoužití RPA.
Tento článek se zabývá různými úlohami, které lze pomocí RPA automatizovat v nejrůznějších podnicích. Tato směs aplikací RPA, případů použití a případových studií by měla inspirovat vedoucí pracovníky firem, kteří chtějí ušetřit peníze a zvýšit efektivitu a spokojenost zaměstnanců.
Banky a finanční instituce
Finance byly jedním z nejlepších odvětví pro zkoumání případů použití robotické automatizace procesů. V tomto odvětví se používá velké množství úkolů, které vyžadují rychlost a přesnost. Navíc je zaplavena starším softwarem a musí se vypořádat s přísným regulačním dohledem. RPA je pro každý z těchto scénářů šitá na míru.
Banky a finanční instituce využívají různé aplikace RPA. Některé z těchto případů použití pomohly vyřešit dlouhodobé problémy, zatímco jiné se zabývaly novými problémy, zejména regulačními předpisy a předpisy o dodržování předpisů.
Zde jsou dva z nejlepších příkladů robotické automatizace z oblasti bankovnictví, které se týkají požadavků na splnění standardů finančního řízení a také přidání obchodu díky rychlejšímu zpracování úvěrů.
#1. Dodržování právních předpisů a předpisů „Poznej svého klienta“ (KYC)
Banky jsou pod velkým tlakem, aby pomohly řešit problém KYC prostřednictvím omezení v oblasti boje proti praní špinavých peněz (AML). Splnění těchto standardů má za následek potřebu zvýšit počet zaměstnanců a technologií, přičemž podle zpráv dosáhnou výdaje na RegTech do roku 2028 přibližně 200 miliard dolarů.
Zpracování dokumentů je jedním z nejzávažnějších překážek, kterým finanční společnosti v souvislosti s KYC čelí. Velkým problémem je, že výdaje nepřidávají příjmy, ale za jejich nedodržení hrozí vysoké pokuty. Toto dilema zdůrazňuje naléhavou potřebu řešení pro zpracování KYC, které nezatíží banku.
Případová studie RPA pro KYC
HDFC je největší bankou soukromého sektoru v Indii. Čelí nárůstu počtu nových zákazníků, což jim přináší značnou administrativní zátěž. Čtení a zpracování dokumentů potřebných pro splnění předpisů KYC zahrnuje mnoho časově náročných manuálních úkonů.
K získávání dat z účetních aplikací, včetně naskenovaných dokumentů, použili řešení RPA. Software RPA jim umožnil řídit celý cyklus KYC. Zrychlením procesu snížili náklady a pracovní dobu přibližně o 50 %, zvýšili celkovou produktivitu o 60 % a snížili počet lidských chyb.
#2. Zpracování půjček
Zpracování úvěrů je tradičně velmi neefektivní a časově náročný proces. Zahrnuje značné množství kontrol údajů a spoustu papírování. Finanční odvětví je přeplněné a konkurují mu rušivé nebankovní subjekty. Očekávání spotřebitelů se v posledních letech značně zvýšila a rychlá rozhodnutí o půjčce se často stávají předmětem konkurenčního boje mezi bankami.
Případová studie RPA pro zpracování úvěrů
UBS je švýcarská banka s rozsáhlou celosvětovou působností. Během konference COVID-19 schválila Švýcarská federální rada půjčky s nulovým úrokem pro podniky, které se potýkají s krizí. Problémem pro UBS bylo, že neměla infrastrukturu, která by zvládla příliv aplikací.
Nahromadilo se 10 000 nevyřízených žádostí. V rámci svého úsilí o celkovou digitální transformaci proto společnost UBS usoudila, že by RPA mohla být využita ke zpracování těchto úvěrů. Tým použil RPA k zavedení automatizačního procesu za pouhých šest dní. Tato technologie zkrátila dobu zpracování každé půjčky z přibližně 40 minut na pouhých pět minut, čímž ušetřila čas a lidské zdroje.
Zdravotní péče
Moderní zdravotnické organizace se potýkají s řadou problémů. Rostoucí počet pacientů, požadavky na dodržování předpisů a provozní náklady spolu s často zaslouženou pověstí zbytečné byrokracie předurčují toto odvětví jako vynikajícího kandidáta pro automatizaci. Rychlejší a nákladově efektivnější péče má zásadní význam pro důvěru veřejnosti v tyto služby.
#3. Přístup k údajům o pacientech
Přístup k údajům o pacientech je nezbytný pro poskytování optimální péče. Často jsou však tyto informace odděleny v nepropojených databázích v ordinacích lékařů, nemocnicích a dalších úložištích zdravotních údajů. Tato situace vede k neefektivním žádostem o data a k velkému množství ručního zpracování.
RPA, stejně jako automatizaci testování, lze využít k automatizaci mnoha těchto procesů, což znamená, že lékaři mají přístup k datům, která potřebují k přijímání kvalifikovanějších a informovanějších rozhodnutí.
Případová studie RPA pro přístup k záznamům o pacientech
Národní zdravotní služba (NHS), britský systém veřejné zdravotní péče, je tak trochu zázrak. Poskytuje bezplatnou zdravotní péči 67 milionům občanů země. Protože se však skládá ze sloučení důvěry, rad a orgánů, získala si pověst neefektivní, přebujelé a nadbytečné instituce.
NHS Dorset potřebovala najít způsob, jak by lékaři praktického lékaře mohli přistupovat k záznamům o péči v Dorsetu (Dorset Care Record, DCR), což je soubor zdravotních záznamů pacientů. Vzhledem k tomu, že tyto záznamy obsahují citlivé zdravotní a sociální informace, je samozřejmě třeba dbát na jejich bezpečnost.
Jejich řešení RPA zahrnovalo vytvoření účtů pro každého z 1 500 praktických lékařů v oblasti Dorsetu, aby bylo možné bezpečně a efektivně vyhledávat pacienty. Tento proces šetří praktickým lékařům spoustu času a umožňuje jim přístup k přesné anamnéze pacienta pouhým stisknutím tlačítka, čímž překonává velký problém, kterému čelí přetížená organizace.
Lidské zdroje
Oddělení lidských zdrojů (HR) mají širokou škálu povinností. Přesto je řízení zaměstnanců spojeno s množstvím formulářů a všední a opakující se prací, která je nutná pro splnění norem. Některé z těchto úkolů zahrnují zpracování údajů o zaměstnancích, evidenci vzdělávání a rozvoje, evidenci dovolených a nepřítomností a nástup zaměstnanců.
#4. Nástup zaměstnanců
Nábor zaměstnanců se v posledních letech stal aktuálním tématem. Mnoho firem má problém najít špičkové talenty, a i když se jim to podaří, mají problém si nové zaměstnance udržet.
Nástup zaměstnanců obsahuje několik menších úkolů. Patří mezi ně prověřování minulosti, zasílání nabídkových dopisů, aktivace účtů zaměstnanců pro interní software a šíření příslušných dokumentů a příruček.
Ve větších organizacích tyto procesy znamenají spoustu promarněného času, který by mohl být místo toho věnován lidským prvkům lidských zdrojů, jako je například zajištění správného zabydlení zaměstnanců a jejich podpory. V době hybridní a vzdálené práce se tyto faktory málokdy zdály důležitější.
Případová studie RPA pro nástup zaměstnanců
Přední ocelářská společnost v USA zažívala období trvalého růstu. Tato situace znamenala, že museli přijmout řadu nových zaměstnanců. Jedním z velkých problémů, se kterým se potýkali, byla skutečnost, že jejich provozy byly rozmístěny po celých Spojených státech, což znamenalo, že přijímání nových zaměstnanců bylo náročné na pracovní sílu.
Koordinace tohoto úsilí na různých místech přinesla několik problémů. Vyžadovalo to také spolupráci mezi jednotlivými odděleními. Oddělení IT a HR například potřebovala spolupracovat při zajišťování přihlašovacích údajů pro systémy a notebooky. Výsledkem byla chaotická a neorganizovaná práce, která způsobila zpoždění, snížila produktivitu a dokonce vedla k fluktuaci nových zaměstnanců.
Podnik si uvědomil, že potřebuje efektivnější systém. Rozhodli se pro řešení, které automatizuje proces nástupu. Tento software využíval RPA ke čtení a porozumění dokumentům zaměstnanců a k aktualizaci informací ve firemních databázích. Součástí bylo také využití technologie pro spouštění nabídkových dopisů a případně i dokumentace pro nové zaměstnance. Systém RPA byl také použit k přidělování přihlašovacích údajů a přístupů k softwaru různým zaměstnancům na základě jejich rolí v organizaci.
Celkově lze říci, že zavedení procesů RPA ušetřilo čas a peníze, zvýšilo spokojenost zaměstnanců a usnadnilo dobře vedený a bezchybný proces nástupu.
Účetnictví
Účetní oddělení velkých podniků zpracovávají neuvěřitelné množství měsíčních transakcí. Tradičně se jedná o pracný proces, který zahrnuje skenování dokumentů, získávání dat z různých systémů a značné množství zadávání dat. Tyto procesy jsou pochopitelně náchylné k lidským chybám.
Software Automation a RPA lze použít k automatizaci pohledávek, závazků, mezd, dodržování daňových předpisů, výkaznictví, prognózování a dalších činností.
#5. Audit
Audity jsou jen jednou z oblastí účetnictví, kterou může RPA zlepšit. Každý audit se skládá z řady ručně prováděných, opakujících se úkonů s velkým objemem práce. Tyto úkoly odčerpávají lidský kapitál a odvádějí pracovníky od práce zaměřené na hodnoty.
RPA pro audity zvyšuje přesnost, propustnost a odhalování podvodů. Zavedení této technologie zvyšuje spokojenost klientů i zaměstnanců a snižuje náklady.
Případová studie RPA pro audit
Ve výzkumné práci s názvem Případové studie implementace robotické automatizace procesů (RPA) v účetnictví: (Zhang, 2022) autoři představují řadu případů použití RPA. Výzkum se zabývá americkou firmou, která se intenzivně zabývá auditem soukromých firem v oblasti nemovitostí.
Před zavedením RPA se pracovní postup klienta skládal z následujících kroků:
- a) Nahrávání dokumentů do daňového softwaru
- b) Provedení několika výpočtů
- c) Stažení dat na základě těchto výpočtů
- d) Přeformátování souboru pro účely vykazování
Výzkumníci uvádějí značný odpor auditorů podniků vůči automatizaci. Jakmile však vedení ukázalo výhody, došlo k rychlému přijetí. Kromě toho implementace nevedla k propouštění, což zjevně pomohlo při zavádění.
Zajímavým aspektem implementace bylo, že účetní firma nepověřila používání RPA ve svých procesech. Týmy, které si osvojily RPA, však dokázaly zkrátit čas strávený generováním výkazů.
Další pikantní aspekt výzkumu se týká úzkých míst, která zpomalují implementaci. Jak je podrobně popsáno v dokumentu, „auditoři zpočátku nedokázali vývojářům bota ukázat všechny varianty procesu, který měl být automatizován.“ Pro týmy, které zavádějí RPA, z toho plyne velké ponaučení: pro odhalení přínosů jakékoli aplikace RPA je nutný řádný průzkum podnikových procesů.
Výroba
Globální dodavatelské řetězce jsou stálou součástí zpravodajského cyklu. COVID-19, prudká inflace a invaze na Ukrajinu zdůraznily naši závislost na rychlém a přesném toku informací v celém dodavatelském řetězci. Významným aspektem tohoto procesu je správa hlavních dat (MDM).
#6. Správa hlavních dat
MDM je základem dobře fungujících výrobních organizací. Tato disciplína vyžaduje interakci mezi IT a podnikem, aby se zajistila aktuálnost, jednotnost a přesnost dat. Informace zahrnují údaje o dodavatelích, zákaznících, účtech a různých výrobních závodech.
Mezi řešení, která může RPA v oblasti MDM vyřešit, patří zrychlení zpracování, snížení počtu lidských chyb, lepší dodržování předpisů, přesnější data a snížení provozních nákladů.
Případová studie RPA pro správu kmenových dat
V článku Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) autoři upozorňují na příklady RPA v různých odvětvích.
První příklad se týká vietnamské výrobní společnosti ABC Electronics. Společnost ABC se zabývá opravami telefonů. Firma však nemohla vytvořit kusovník pro opravu telefonu pomocí typických systémů plánování podnikových zdrojů (ERP).
Za současného stavu byly požadavky na výjimky zadávány do globálního systému řízení dodavatelského řetězce (GCSM). Pracovníci pak museli tato data stáhnout a zpracovat je do tabulek Excelu. Nákupní týmy navíc musely přistupovat k interním systémům a kontrolovat výkazy plánovačů výroby, aby zjistily, které materiály potřebují nakoupit.
Celkově se jednalo o neefektivní systém, který vyžadoval zbytečně mnoho lidských zásahů. Co je však ještě znepokojivější, je skutečnost, že tento proces způsoboval značná zpoždění v servisu kvůli nedostatku dílů a materiálů pro opravy.
Společnost ABC rozdělila příslušná oddělení popsaná výše do skupin. Někteří implementovali RPA, zatímco jiní zůstali u tradičního přístupu. Výsledky byly ohromující.
Skupina RPA:
- Zkrácení doby vyřizování žádostí o 80 %
- Zvýšení produktivity a spokojenosti s prací
- Snížení počtu lidských chyb
- Zvýšené dodržování předpisů
- Zlepšená přesnost údajů
- Snížení nákladů vyplývajících z nekvalitní výroby, ruční práce a ztráty reputace z nespokojenosti zákazníků.
Péče o zákazníky
S rozvojem komunikačních nástrojů se rozšířila škála komunikačních kanálů, které zákazníci využívají ke komunikaci s firmami. To také vedlo k výraznému zvýšení očekávání zákazníků.
Moderní zákazník chce mít přístup k podnikům 24 hodin denně a 7 dní v týdnu a různé možnosti, včetně samoobsluhy. Pokud tyto služby nesplní očekávání, zákazníci od požadavků upustí. Některé z následků zahrnují přechod ke konkurenčním službám nebo pomlouvání společnosti na sociálních sítích.
Péče o zákazníky zahrnuje mnoho manuálních procesů. Společnosti neustále bojují o to, aby čas jejich servisních zástupců byl co nejhodnotnější. Automatizace některých z těchto úkolů má zřejmou výhodu.
#7. Posílení zástupců zákaznického servisu
Zástupci zákaznického servisu představují pro podniky značné náklady. V mnoha průmyslových odvětvích jsou tito pracovníci nezbytným aspektem oddělení, která se obracejí k zákazníkům. Získat z těchto pracovníků co nejvíce je pro podnik nezbytností.
RPA pomáhá několika různými způsoby. Za prvé, zákazníci chtějí konzistenci napříč kanály. Pokud se společností sdílejí informace, chtějí, aby byly přítomny ve všech interakcích. Stejně tak očekávají, že si budou vědomi všech slibů nebo problémů z minulosti.
Některé z těchto problémů lze vyřešit pomocí dobrého softwaru pro řízení vztahů se zákazníky (CRM). Tato řešení však žijí a umírají na základě kvality dat. Ruční aktualizace informací je nákladná, náchylná k lidským chybám a zabírá drahocenný čas.
Případová studie RPA pro posílení zástupců zákaznického servisu
O transformačních vlastnostech RPA svědčí případová studie společnosti Cobmax, globálního prodejního centra. S růstem firmy byli obchodní zástupci vystaveni velkému tlaku. Když management získal zakázku pro přední brazilskou telekomunikační společnost, ukázalo se, že jejich manuální administrativní systém je zastaralý.
Jeden z těchto procesů zahrnoval kopírování a vkládání dat z jednoho systému CRM do druhého. Chyby způsobily, že kvůli těmto nepřesnostem trvalo hlášení dlouho.
Využitím RPA k outsourcingu těchto úkolů společnost Cobmax snížila počet back-office operací na polovinu a zkrátila dobu tvorby výkazů až o 66 %.
Maloobchodní prodej
RPA proměnila maloobchodní průmysl mnoha způsoby. Mezi nejzajímavější případy použití robotické automatizace procesů patří automatizace fakturace, zpracování vratek a dokonce i řízení zásob.
Maloobchodní provozy se také ve velké míře spoléhají na software CRM a ERP. Tyto systémy jsou sice neuvěřitelným úložištěm centralizovaných dat, ale ruční přidávání údajů o klientech představuje značné množství práce, zejména pro vytíženější prodejce.
#8. Automatizace fakturace
Zpracování faktur je problémem ve většině podniků, nejen v maloobchodě. Každý podnik s vysokým objemem požadavků na úhradu závazků si uvědomuje, jak časově náročná je manuální práce, která je spojena se zajištěním včasné a úplné úhrady požadavků na faktury dodavatelů.
Zpráva společnosti Levvel Research upozorňuje na některé velké problémy, kterým čelí oddělení závazků (AP). Některé z nich zahrnují ruční zadávání dat, ztracené nebo duplicitní faktury, nepřesně odsouhlasené údaje a nesoulad údajů AP v celé společnosti.
RPA lze využít k automatizaci těchto procesů, což vede k rychlejším platbám, které zlepšují vztahy s dodavateli, větší přesnosti a snadnějším auditům a reportům.
Případová studie RPA pro automatizaci fakturace
Velký severoamerický maloobchodní prodejce určený pouze pro členy měl problém. Denně dostávali obrovské množství faktur. Ve frekventovaných obdobích jich bylo až 700 denně.
Zpracování těchto faktur zahrnovalo otevření e-mailů, extrakci dat a jejich následné zadání do centralizovaných datových systémů, včetně interního účetního systému, aby bylo zajištěno, že klient obdrží platby. Vyplnění každé faktury trvalo až pět minut a kladlo důležité otázky týkající se udržitelnosti procesu a schopnosti podniku škálovat.
Tento proces vyřešili zavedením optického rozpoznávání znaků, které pomáhá číst a získávat informace z e-mailů. Jejich roboti pak dokázali zpracovat informace a předat je příslušným systémům, čímž zajistili přesné údaje a rychlé platby pro dodavatele.
Po zavedení nového systému RPA bylo více než 93 % faktur zpracováno bez manuálních zásahů, přesnost se zvýšila na 95 % a přibližně 20 % zaměstnanců oddělení AP se mohlo věnovat úkolům s vyšší přidanou hodnotou. Více informací o této případové studii naleznete zde.
IT
IT oddělení patřila k nejrychleji zavádějícím RPA. Do značné míry je to proto, že vedení a zaměstnanci jsou vstřícní k novým technologiím a rychle rozpoznají potenciální výhody automatizace.
Téměř všechny vrcholy mají oddělení IT. Navíc každé z těchto odvětví využívá IT různými způsoby, od aplikací tak jednoduchých, jako je provoz a údržba webových stránek, až po plnohodnotné operace kybernetické bezpečnosti schopné zvládnout náročný přechod na práci v cloudu.
Konkrétní příklady RPA v IT zahrnují:
- Správa uživatelů: Vytváření účtů, profilů a e-mailových adres v různých systémech
- Obnovení hesla: Společnost Forrester Research odhaduje, že každé obnovení hesla stojí přibližně 70 USD. RPA tento problém automatizuje a šetří tak neskutečné částky z rozpočtů na IT.
- Zálohování dat: Ruční zálohování dat je časově náročné. Je to také noční můra pro plánování. RPA umožňuje firmám automatizovat synchronizaci dat a generovat reporty, které zajišťují aktuálnost klíčových informací v celé organizaci.
- Odpovědi na hlášení nápovědy: Zaměstnanci IT jsou drazí. Příliš mnoho podniků však plýtvá penězi na to, aby jejich specialisté reagovali na drobné incidenty, což je odvádí od jiné důležité práce. Týmy mohou trénovat roboty RPA k provádění jednoduchých diagnostických kontrol a dalších předvídatelných úkolů krok za krokem.
I když jsou to všechno skvělé příklady, jsou jen špičkou ledovce. RPA zasáhla téměř všechny oblasti IT, což je v době, kdy se technologie vyvíjejí tak rychle, že i čerství absolventi mají problém zajistit, aby jejich dovednosti byly relevantní, dar z nebes.
#10. Správa uživatelů
Elektronické vzdělávání a rozvoj (L&D) je důležitou součástí zajištění produktivity a spokojenosti zaměstnanců. Pro velké podniky je však náročné spravovat uživatele a zajistit, aby měli přístup k různým nabízeným kurzům a programům.
Odpovědnost za to nesou často přetížená oddělení IT, která se zabývají tikety podpory, upozorněními na kybernetickou bezpečnost a různými dalšími úkoly.
Případová studie RPA pro správu uživatelů
Společnost Mid Yorkshire Hospital NHS Trust se silně angažuje v oblasti výzkumu a vývoje zaměstnanců. Tato odpovědnost se vztahuje jak na nově přijaté, tak na stávající zaměstnance. Aby bylo zajištěno, že každý zaměstnanec je schopen poskytovat kvalitní péči, mají tým pro digitální vzdělávání, který je podporován jejich IT oddělením.
Správa uživatelů je však pro tato oddělení náročná. Registrace byla provedena ručně. Podle jejich případové studie trvala každá aplikace přibližně pět minut, což znamená, že tříčlennému týmu trvalo spravovat 200 uživatelů jeden a půl dne. Trust zaměstnává více než 9 000 lidí, což dodává tomuto úkolu určitý rozměr.
Zefektivnění tohoto manuálního procesu by ušetřilo čas a chyby a zbavilo jejich tým monotónních a opakujících se úkolů.
Oddělení IT použilo řešení RPA k přesunu registrací do databáze a vytvoření účtů pro každého nového uživatele. Odtud boti zapsali uživatele do kurzů a rozeslali příslušné e-maily. Případné chyby nebo duplicitní registrace byly předány týmu k ručnímu dohledu.
Výsledky jsou učebnicovým příkladem toho, jak může RPA změnit obchodní operace. Patří mezi ně:
- Zkrácení doby zpracování o více než 70 %
- Funkce 24 hodin denně, 7 dní v týdnu
- Snížení počtu chyb
- Zaměstnancům oddělení L&D odpadá práce navíc, takže se mohou více věnovat osobním úkolům.
Správa majetku a nemovitostí
RPA lze využít k automatizaci několika různých úkolů v oblasti správy nemovitostí. Částečně je to proto, že v tomto odvětví je mnoho podnikových procesů, které jsou standardní součástí každého podniku. Existují však i další příklady robotické automatizace procesů specifické pro správu nemovitostí.
Některé z případů použití se týkají věcí, které jsme již dříve probírali. Například urychlení kontrol KYC a AML a celkového procesu přijímání klientů. RPA však lze využít také k podpoře závazků, komunikaci s rezidenty a odsouhlasování účtů.
#11. Automatizace výpisů věřitele
Vývoj a správa nemovitostí zahrnují několik manuálních úkonů. Mnohé z nich zahrnují kontroly, které zajišťují aktuálnost přílivu peněz. Je třeba zkontrolovat hlavní úvěrové spisy v bankách a ujistit se, že účty nájemníků nebo vlastníků jsou v pořádku.
Provedení těchto kontrol zahrnuje předvídatelné kroky. Vyhledávání těchto informací je však časově náročné a vyžaduje vysokou úroveň přesnosti. Proto je to zářný příklad aplikací RPA, které mohou zlepšit mnoho podniků.
Případová studie RPA pro automatizaci výpisů věřitelů
A Chicago, IL. společnost zaměřená na správu a rozvoj nemovitostí se snažili získat měsíční výpisy od věřitelů a zprávy o historii půjček. Velká část povinností spadala pod jediného pracovníka.
Úkol se již značně opakoval. Další komplikace však nastaly, protože výpisy věřitelů se mohly objevit kdykoli zhruba v posledním týdnu každého měsíce. Tato situace znamenala, že operátor musel zkontrolovat každou banku pro každý výpis věřitele, dokud nebyly všechny podepsány.
Realitní společnost implementovala řešení RPA, které rozdělilo úkoly na jednotlivé části. Tyto kroky zahrnovaly:
- Bot načte hlavní soubor půjček a zapíše kopii pro daný měsíc.
- Určuje, které banky nebo věřitele je třeba kontaktovat.
- Poté bot zkontroluje dostupnost výpisu věřitele.
- Pokud je výpis k dispozici, stáhne jej a aktualizuje podle něj hlavní soubor úvěru.
Tento proces ušetřil řediteli 10 hodin pracovního času měsíčně.
Telekomunikace
Významným příjemcem RPA je telekomunikační průmysl. Do značné míry je to proto, že mnoho manuálních procesů v této oblasti je vysoce frekventovaných, opakujících se a založených na pravidlech. Nebo jinak řečeno, přesně takové úkoly řeší RPA.
Mezi úkoly, se kterými může RPA pomoci, patří např.:
- Příprava a distribuce zpráv
- Zpracování prodejních objednávek
- Zálohování dat
- Řešení problémů se službami zákazníkům
- Automatizace marketingu
Vzhledem k tomu, že v telekomunikacích existuje tak široká škála aplikací RPA, mohou se případy použití rozšířit napříč celou organizací a pomoci zlepšit a zefektivnit řadu operací.
#12. Zefektivnění provozu
Mnoho z nejsilnějších případů využití RPA spočívá v outsourcingu předvídatelných úkolů, které obvykle vykonává lidská obsluha. Jak se podniky rozšiřují a rostou, vedení přirozeně hledá způsoby, jak zefektivnit procesy a zvýšit provozní efektivitu.
Zefektivnění provozu může v oblasti telekomunikací probíhat různými způsoby. To může zahrnovat snížení počtu zaměstnanců, maximalizaci doručování objednávek a automatizaci některých úkolů v zázemí.
Podívejme se na případovou studii, kde RPA pomohla velké telekomunikační společnosti ušetřit náklady ve výši téměř 5 milionů dolarů.
Případová studie RPA pro zefektivnění provozu
Významná australská telekomunikační společnost čelila zvýšené poptávce po přístupu k internetu. Tento proces zahrnoval modernizaci síťové infrastruktury a splnění vládního závazku vybudovat národní širokopásmovou síť (NBN), program, který by zajistil širokopásmový přístup milionům Australanů.
Takto rozsáhlá vnitrostátní operace představovala pro společnost několik problémů. Potřebovala najít způsob, jak rychle zavést přístup a zároveň zachovat požadovanou vysokou úroveň služeb. Rozšíření na tuto úroveň je přesně ten typ úkolu, pro který lze RPA použít.
Operace měla čtyři pilíře. Byly to:
- Zkrácení doby servisního cyklu
- Řízení skvělých zákaznických zkušeností
- Snížení nákladů na služby a provoz
- Optimalizace výkonu a produktivity pracovní síly
Firma nasadila 50 robotů, aby zvýšila efektivitu ve dvou hlavních procesech. Jednalo se o:
- Zajištění kvality (QA)
- Proces sestavení objednávky
Mezi výhody této aplikace RPA patří úspora více než 2 hodin na každé objednávce. Kromě toho se firmě podařilo výrazně snížit mzdové náklady a ušetřit přibližně 5 milionů dolarů na provozních nákladech na dodávky.
Logistika
Logistika je další oblastí, která přijala RPA dříve než ostatní odvětví. Skladovací a distribuční centra se spoléhají na automatizaci, aby snížila náklady a chyby a splnila náročné požadavky zákazníků, kteří jsou v provozu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Dodavatelské řetězce obsahují mnoho pohyblivých částí. Data jsou nedílnou součástí plynulého provozu a včasnosti, přičemž distribuční centra se spoléhají na jemnou souhru systémů řízení skladu (WMS) spolu se softwarem CRM a ERP.
V případě softwaru ERP, jako je NetSuite, jsou tyto systémy centralizované. Implementace je však vysoce technická, časově náročná a nákladná, nemluvě o měsíčních licencích, které se mohou snadno vyšplhat na tisíce dolarů.
#13. Sledování zásilek a kontrola objednávek
Logistické podniky žijí a umírají díky své provozní výkonnosti. S rostoucí oblibou výroby a řízení zásob just-in-time mohou mít zpoždění vážné následky.
Obsluha společností třetích stran má svá úskalí. Očekávání zákazníků se v průběhu let opět značně zvýšila. Spotřebitelé chtějí neustálé a pravidelné aktualizace, jak se dodávky pohybují v sítích. Nejasné předpovědi již nejsou tolerovány.
Logistické podniky jsou prostředníky mezi spotřebiteli a prodejci. Sledování bylo dlouho doménou manuálních pracovníků. Výsledkem je spousta požadavků na různých komunikačních platformách. Je to časově náročná práce, při které dochází k chybám a nedorozuměním.
Případová studie RPA pro sledování zásilek a kontrolu objednávek
LTX Solutions je společnost se sídlem v Atlantě, která se zabývá řízením dodavatelského řetězce. Jejich specializací jsou přepravy menších než nákladních vozů (LTL). V roce 2019 je převzala společnost Redwood Logistics, dlouholetý poskytovatel softwaru pro logistickou platformu jako službu (LPaaS).
Společnost LTX potřebovala RPA, aby zvládla nárůst objemu obchodu. Před převzetím společností Redwood realizovala přibližně 3000 dodávek měsíčně s 12 zaměstnanci.
S rozvojem obchodu však společnost brzy zjistila, že její manuální proces sledování a auditování nelze rozšiřovat. Pro začátek odhadli, že pro vyřízení takového množství dotazů by bylo třeba přijmout 12 nových zaměstnanců. Přidání 40 % k nákladům na pracovní sílu by v odvětví s notoricky nízkými maržemi představovalo výzvu.
Společnost LTX zavedla procesy RPA, aby tyto problémy vyřešila. Jejich prvním krokem byla automatizace procesu sledování. Podle viceprezidenta pro obchodní procesy Andrewa Gleesona implementovali toto řešení přibližně za jeden den, což svědčí o bleskovém transformačním efektu, který může RPA přinést do podniku. Typická implementace softwaru může trvat týdny nebo měsíce a vyžaduje vysoce technické týmy a vysoké rozpočty.
Odtud společnost LTX využila RPA ke snížení počtu hodin práce v back-office. Tato technologie pomohla firmě revolučně změnit proces auditu dodávek. Tým navíc považuje tento prozíravý přístup za klíčový faktor, který přispěl k jejich akvizici společností Redwood Logistics.
Farmaceutické
Případy využití RPA ve farmaceutickém průmyslu se týkají administrativy, lidských zdrojů, předpovídání prodeje, a dokonce i řízení dodavatelského řetězce a zásob. Přísná evidence a správa dat však patří k nejpalčivějším nákladům v oblasti věd o živé přírodě.
RPA je skvělým řešením pro mnoho z těchto administrativních zátěží. Farmaceutické společnosti mohou tuto technologii využít k automatizaci řízené distribuce dokumentů a zajištění bezpečného a dostupného úložiště důležitých dat. Kromě toho může RPA pomoci eliminovat lidské chyby při správě dokumentů a odstranit neefektivní a neúčinné zásady řízení podnikových procesů (BPM).
V tomto článku jsme se již mnoha z těchto témat dotkli, a proto se místo toho budeme zabývat tím, jak mohou společnosti z oblasti věd o živé přírodě využít RPA ke snížení nákladů na výzkum a vývoj, se zvláštním zřetelem na správu dokumentů během klinických studií.
#14. Snížení nákladů na výzkum a vývoj
Farmaceutické firmy a firmy působící v oblasti věd o živé přírodě čelí různým tlakům. Stárnutí populace v celém západním světě znamená, že požadavky na nové léčebné postupy neustále rostou. Stejně tak ale rostou i náklady na výzkum a vývoj (VaV).
Dalším důležitým faktorem, který je třeba vzít v úvahu, jsou přísné regulační podmínky pro vývoj léků. Než se výrobek dostane na trh, musí projít rozsáhlým výzkumem, dokumentací a klinickými testy.
pokusy. Tyto nezbytné procesy znamenají, že farmaceutické společnosti musí pečlivě spravovat dokumenty a data, aby zůstaly na správné straně regulačních orgánů.
Případová studie RPA pro snížení nákladů na výzkum a vývoj
V článku nazvaném Robotická automatizace procesů ve farmacii: tři případové studie (Anagnoste, 2018) autor popisuje příliš častý scénář, kterému čelí firmy ve farmaceutickém průmyslu, a sice hledání způsobu, jak dodávat léky s rozumnými náklady a zároveň přejít na obchodní model více zaměřený na pacienta.
Kromě toho dokument upozorňuje na zátěž spojenou s dodržováním předpisů, která trápí podniky působící v oblasti biologických věd. Zdůrazňují, že dvě přední farmaceutické společnosti si stanovily cíle pro zlepšení svých služeb, včetně:
- Rychlejší zpracování
- Lepší výsledky investic
- Nižší výrobní náklady.
Velká část těchto farmaceutických případových studií se soustředila na dokumentaci klinických studií. Klinické studie jsou přísně regulovány. Podniky musí vést dokonalou evidenci a dokumentaci v rámci tzv. hlavního procesního souboru.
Čtyřmi pilíři tohoto přístupu jsou bezpečnost, řízení změn, audity a archivace. Před spuštěním klinických testů navíc existuje systém kontrol a vyváženosti, který zahrnuje podpisy různých zúčastněných stran. Tyto dokumenty se nazývají Green Light Forms (GLF).
V tradičních nastaveních byly úkoly GLF spravovány a rozdělovány ručně. Vzhledem k tomu, že se jedná o několik standardizovaných kroků, jsou tyto procesy vhodným kandidátem na automatizaci.
V případových studiích dvě globální společnosti zabývající se vědami o živé přírodě využily RPA ke správě své dokumentace a zlepšení celkového souladu s předpisy.
První společnost snížila náklady a získala výhody, jako jsou:
- Zvýšené dodržování předpisů
- Snížení potřeby podpory správy dokumentů
- Nový, zjednodušený proces
- Vynikající metriky pro sledování zkoušek a dokumentů
Ve druhém zkušebním období se podnik zaměřil na zlepšení dodržování předpisů a procesu vyžádání dokumentů. RPA opět pomohla společnosti následujícími způsoby:
- Vytvoření přizpůsobivého a agilního přístupu, který by se mohl přizpůsobit novým požadavkům na dodržování předpisů a nařízení.
- Shromažďování spolehlivých diagnostických informací, které by podnik mohl využít ke zlepšení procesů.
- Zavedení konzistentních eskalačních postupů pro požadované dokumenty
Zjednodušením těchto obchodních procesů se oběma firmám podařilo ušetřit náklady a zároveň splnit normy pro dodržování předpisů ve stále složitějším prostředí.
Právní odvětví
Právní odvětví je obrovským příjemcem automatizace. V minulosti měly firmy k dispozici obrovská zařízení pro tisk, zpracování a ukládání dokumentů. Práce s papírem znamenala dlouhou pracovní dobu, riziko lidské chyby, obavy o bezpečnost a další. RPA pomohla omezit velkou část těžké manuální práce, která je v této profesi běžná.
To je samozřejmě jen jeden ze způsobů, jak může technika pomoci. Další případy použití RPA zahrnují vytváření dokumentů k případům, vyhledávání v databázích, přezkoumávání informací o případech a vyplňování zpráv.
#15. Migrace dat
Migrace dat je standardní proces, který vyžadují společnosti v mnoha odvětvích, nejen v právním průmyslu. Právní praxe však vyžaduje nejen bezchybné vedení záznamů, ale i schopnost sdílet a vyvolat data v krátkém čase.
S tím, jak se digitální transformace stala standardem v celém právním světě, mnoho firem požadovalo řešení pro převzetí svých stávajících databází a jejich umístění do cloudu. Tento přístup by jim umožnil pracovat na dálku a přistupovat k dokumentům na cestách. Ne všechny projekty migrace dat jsou však jednoduché.
Případová studie RPA pro migraci dat
Migrace na nové struktury databází je dostatečně složitá. Právní firmy však často vyžadují řešení na míru. Jedna případová studie týkající se právní praxe specializující se na převody nemovitostí ukazuje, jak lze RPA využít k řešení jednorázových problémů i dlouhodobých obchodních procesů.
Dotyčná firma musela přesunout stovky záznamů o pozemcích z databáze Microsoft Access na cloudovou platformu. Nový software však nebyl dostatečně přizpůsobivý pro načítání a ověřování záznamů advokátů.
Vytvořením procesu RPA se týmu podařilo migrovat data se 100% přesností. Tento proces trval půl dne a firmě ušetřil asi 350 hodin práce. Tato případová studie opět ilustruje možnosti aplikací RPA, které pomáhají v pracovních postupech a uvolňují zaměstnance pro plnění úkolů více zaměřených na zákazníka a hodnotu.
