Мабуть, одним з найбільш інтригуючих аспектів роботизованої автоматизації процесів (RPA ) є високий рівень універсальності програмного забезпечення. Компанії можуть використовувати цю технологію в більшості сфер, де люди взаємодіють з комп’ютерами. У міру того, як галузі роблять кроки до ефективності, кейсивикористання RPA зростають в обсязі та різноманітності.
У цій статті ми розглянемо різні завдання, які можна автоматизувати за допомогою RPA на різних підприємствах. Це поєднання додатків RPA, прикладів використання та тематичних досліджень має надихнути далекоглядних бізнес-лідерів, які прагнуть заощаджувати кошти, підвищувати ефективність та задоволеність працівників.
Банки та фінансові установи
Фінанси – одна з найкращих галузей для вивчення кейсів використання роботизованої автоматизації процесів. У цьому секторі виконується багато великих обсягів завдань, які вимагають швидкості та точності. Більше того, вона переповнена застарілим програмним забезпеченням і має справу з суворим регуляторним наглядом. RPA розроблений спеціально для кожного з цих сценаріїв.
Банки та фінансові установи застосовують RPA у різних сферах. Деякі з цих прикладів використання допомогли вирішити давні проблеми, тоді як інші вирішували нові питання, зокрема, регуляторні та комплаєнс-правила.
Ось два найкращі приклади роботизованої автоматизації, що відповідають вимогам банківського сектору щодо дотримання стандартів фінансового управління, а також сприяють підвищенню ефективності бізнесу завдяки прискоренню обробки кредитів.
#1. Відповідність нормативним вимогам та правилам “знай свого клієнта” (KYC)
Банки перебувають під великим тиском, щоб допомогти вирішити проблему KYC через обмеження у боротьбі з відмиванням грошей (AML). Дотримання цих стандартів призвело до необхідності залучення більшої кількості персоналу та технологій, а звіти свідчать про те, що до 2028 року витрати на RegTech сягнуть близько 200 мільярдів доларів США.
Обробка документів є одним з найбільш значних вузьких місць, з якими стикаються фінансові компанії у зв’язку з запровадженням KYC. Велика проблема полягає в тому, що витрати не додають доходу, а невиконання вимог тягне за собою величезні штрафи. Ця дилема підкреслює нагальну потребу в рішеннях для обробки KYC, які не розорили б банк.
Тематичне дослідження RPA для KYC
HDFC є найбільшим приватним банком в Індії. Вони зіткнулися зі сплеском нових клієнтів, що додало значного адміністративного навантаження. Читання та обробка документів, необхідних для проходження KYC, передбачає багато трудомістких ручних операцій.
Вони використовували рішення RPA для вилучення даних з облікових записів, включаючи відскановані документи. Програмне забезпечення RPA дозволило їм керувати всім циклом KYC. Прискоривши процес, вони скоротили витрати і робочий час приблизно на 50%, підвищили загальну продуктивність на 60% і зменшили кількість людських помилок.
#2. Оформлення кредиту
Обробка кредитів традиційно була дуже неефективним і тривалим процесом. Це передбачає значну кількість перевірок даних і багато паперової роботи. Фінансова індустрія переповнена, а конкуренція з боку проривних нео-банків зростає. Споживчі очікування значно зросли за останні роки, а швидкі кредитні рішення часто стають предметом конкуренції між банками.
Кейс RPA для обробки кредитів
UBS – швейцарський банк з глобальною присутністю. Під час COVID-19 Федеральна рада Швейцарії схвалила нульову ставку кредитування для компаній, які борються з кризою. Виклик для UBS полягав у відсутності інфраструктури для управління припливною хвилею заявок.
Накопичилося 10 000 нерозглянутих заявок. Отже, в рамках своєї загальної цифрової трансформації UBS вирішив, що RPA можна використовувати для обробки цих кредитів. Команда використала RPA, щоб впровадити процес автоматизації всього за шість днів. Технологія трансформувала час обробки кожної позики з приблизно 40 хвилин до п’яти, заощадивши час і людський фактор.
Охорона здоров’я
Сучасні медичні організації стикаються з численними проблемами. Зростання кількості пацієнтів, вимог до дотримання нормативних вимог та операційних витрат, а також часто заслужена репутація непотрібної бюрократії роблять цю галузь чудовим кандидатом на автоматизацію. Швидка та економічно ефективна допомога має вирішальне значення для довіри громадськості до цих послуг.
#3. Доступ до даних пацієнта
Доступ до даних пацієнта має важливе значення для надання оптимальної медичної допомоги. Однак досить часто ця інформація розрізнена по незв’язаних базах даних у кабінетах лікарів, лікарнях та інших сховищах даних про стан здоров’я. Така ситуація призводить до неефективних запитів на дані та великої кількості ручної обробки.
RPA, як і автоматизація тестування, може бути використана для автоматизації багатьох з цих процесів, завдяки чому лікарі отримують доступ до даних, необхідних для прийняття більш освічених та обґрунтованих рішень.
Кейс RPA для доступу до записів пацієнтів
Національна служба охорони здоров’я (NHS), державна система охорони здоров’я Великобританії, є чимось на кшталт дива. Вона надає безкоштовну медичну допомогу 67 мільйонам громадян країни. Однак через те, що вона складається з об’єднання трастів, рад та органів, вона отримала репутацію неефективної, роздутої та надлишкової.
NHS Дорсету потрібно було знайти спосіб для лікарів загальної практики (GP) отримати доступ до Dorset Care Record (DCR), колекції медичних записів пацієнтів. Звісно, оскільки ці записи містять конфіденційну медичну та соціальну інформацію, безпека викликає велике занепокоєння.
Їхнє рішення RPA передбачало створення облікових записів для кожного з 1 500 лікарів у Дорсеті, щоб забезпечити безпечний та ефективний пошук пацієнтів. Цей процес економить багато часу лікарів загальної практики та надає їм доступ до точних історій хвороб пацієнтів одним натисканням кнопки, долаючи велику проблему, з якою стикається перевантажена організація.
Людські ресурси
Відділи кадрів (HR) мають широкий спектр обов’язків. Проте, управління працівниками включає в себе безліч форм і рутинної та повторюваної роботи, спрямованої на дотримання стандартів відповідності. Деякі з цих завдань включають обробку даних співробітників, облік навчання та розвитку, облік відпусток і відсутності на роботі, а також адаптацію співробітників.
#4. Адаптація співробітників
Останніми роками підбір персоналу став дуже актуальним питанням. Багато компаній намагаються знайти талановитих спеціалістів, і навіть коли їм це вдається, вони намагаються втримати своїх нових працівників.
Адаптація співробітників складається з кількох менших завдань. Це включає перевірку біографічних даних, надсилання листів з пропозиціями, активацію облікових записів співробітників для внутрішнього програмного забезпечення, а також розповсюдження відповідних документів і посібників.
Для великих організацій ці процеси призводять до втрати часу, який можна було б витратити на більш людські елементи управління персоналом, такі як забезпечення належного розміщення співробітників та їхньої підтримки. В епоху гібридної та віддаленої роботи ці фактори рідко стають більш важливими.
Кейс RPA для адаптації співробітників
Провідна американська компанія з виробництва сталі переживала період стійкого зростання. Така ситуація означала, що їм довелося найняти багато нових працівників. Однією з головних проблем, з якою вони зіткнулися, було те, що їхня діяльність розкидана по всій території США, що робило адаптацію персоналу трудомістким завданням.
Координація цих зусиль у різних місцях призвела до кількох проблем. Це також вимагало міжвідомчої співпраці. Наприклад, ІТ-відділ та відділ кадрів повинні були спільно працювати над наданням логінів для систем та ноутбуків. Результатом стала безладна і неорганізована робота, яка спричиняла затримки, знижувала продуктивність і навіть призводила до плинності кадрів.
Бізнес усвідомлював потребу в більш ефективній системі. Вони зупинилися на рішенні для автоматизації процесу онбордінгу. Це програмне забезпечення використовувало RPA для читання і розуміння документів співробітників та оновлення інформації в базах даних компанії. Це також включало використання технології для створення листів з пропозиціями і, зрештою, документації для нових працівників. Нарешті, RPA також використовувався для розподілу логінів і доступу до програмного забезпечення для різних співробітників на основі їхніх ролей в організації.
Загалом, впровадження процесів RPA заощадило час і гроші, підвищило рівень задоволеності працівників і сприяло ефективному та безпомилковому процесу адаптації.
Бухгалтерський облік
Бухгалтерії великих компаній щомісяця обробляють неймовірну кількість транзакцій. Традиційно це трудомісткий процес, який передбачає сканування документів, вилучення даних з різних систем і значний обсяг введення даних. Зрозуміло, що ці процеси схильні до людських помилок.
Програмне забезпечення Automation та RPA можна використовувати для автоматизації дебіторської та кредиторської заборгованості, нарахування заробітної плати, дотримання податкового законодавства, звітності, прогнозування та багато іншого.
#5. Аудит
Аудит – це лише одна з областей бухгалтерського обліку, яку RPA може покращити. Кожен аудит складається з низки об’ємних, ручних, повторюваних завдань. Ці завдання є виснаженням людського капіталу, що відволікає працівників від роботи, яка приносить цінність.
RPA для аудиту підвищує точність, пропускну здатність і виявлення шахрайства. Впровадження технології підвищує задоволеність клієнтів і співробітників, а також знижує витрати.
Приклад RPA для аудиту
У дослідницькій роботі “Приклади впровадження роботизованої автоматизації процесів (RPA) в бухгалтерському обліку: Перспектива від початку до кінця (Zhang, 2022), автори представляють різноманітні приклади використання RPA. Дослідження стосується американської фірми, яка активно займається аудитом приватних фірм у сфері нерухомості.
До впровадження RPA бізнес-процес клієнта складався з наступних етапів:
- a) Завантаження документів до податкового програмного забезпечення
- б) Виконання декількох обчислень
- в) Завантаження даних на основі цих розрахунків
- г) Переформатування файлу для цілей звітності
Дослідники повідомляють про значний опір автоматизації з боку аудиторів підприємств. Однак, як тільки керівництво продемонструвало переваги, всі почали швидко вникати в суть справи. Крім того, впровадження не призвело до звільнень, що, безумовно, допомогло з усиновленням.
Однією з цікавих особливостей впровадження було те, що бухгалтерська фірма не вимагала використання RPA у своїх процесах. Однак команди, які впровадили RPA, змогли скоротити час, витрачений на створення звітів.
Ще один цікавий аспект дослідження стосується вузьких місць, які сповільнювали впровадження. Як зазначено в документі, “аудитори спочатку не змогли показати розробникам ботів усі варіанти процесу, що підлягає автоматизації”. Команди, які впроваджують RPA, повинні засвоїти важливий урок: для того, щоб розкрити переваги будь-якого застосування RPA, необхідно провести належне дослідження бізнес-процесів.
Виробництво
Глобальні ланцюги поставок є постійним елементом новинного циклу. COVID-19, шалена інфляція та вторгнення в Україну підкреслили нашу залежність від швидкого та точного потоку інформації по всьому ланцюгу поставок. Важливим аспектом цього процесу є управління основними даними (MDM).
#6. Управління основними даними
MDM лежить в основі добре функціонуючих виробничих організацій. Дисципліна вимагає взаємодії між ІТ та бізнесом для забезпечення актуальності, уніфікованості та точності даних. Інформація включає дані про постачальників, клієнтів, рахунки та різні виробничі майданчики.
Деякі з рішень, які RPA може вирішити в області MDM, включають скорочення часу обробки, зменшення кількості людських помилок, кращу відповідність вимогам, точніші дані та зниження операційних витрат.
Приклад RPA для управління основними даними
У статті ” Використання роботизованої автоматизації процесів (RPA) для покращення процесу обслуговування основних даних про товари” (Radke, 2020) автори наводять приклади використання RPA в різних галузях промисловості.
Перший приклад стосується в’єтнамської виробничої компанії ABC Electronics. ABC займається ремонтом телефонів. Однак фірма не могла створити специфікацію матеріалів для ремонту телефону, використовуючи типові системи планування ресурсів підприємства (ERP).
На той час запити на винятки надходили до глобальної системи управління ланцюгами поставок (GCSM). Оперативникам потрібно було завантажити ці дані та проаналізувати їх у таблицях Excel. Крім того, групи закупівель повинні були отримати доступ до внутрішніх систем і перевіряти звіти плановиків виробництва, щоб визначити, які матеріали їм потрібно закупити.
Загалом, це була неефективна система, яка передбачала непотрібну кількість людського втручання. Але ще більше занепокоєння викликає те, що цей процес спричиняв значні затримки в обслуговуванні через брак запчастин і матеріалів для ремонту.
ABC розділила відповідні відділи, описані вище, на групи. Одні впровадили RPA, а інші дотримувалися традиційного підходу. Результати були вражаючими.
Група RPA:
- Скоротили час обробки запитів на 80%.
- Підвищення продуктивності та задоволеності роботою
- Зменшення кількості людських помилок
- Підвищення рівня комплаєнсу
- Підвищена точність даних
- Зменшення витрат, пов’язаних з неякісним виробництвом, ручною працею та втратою репутації через незадоволення клієнтів
Обслуговування клієнтів
Розвиток засобів комунікації збільшив різноманітність каналів зв’язку, які клієнти використовують для взаємодії з бізнесом. Це також призвело до різкого зростання очікувань клієнтів.
Сучасний споживач хоче мати цілодобовий доступ до бізнесу та різноманітні можливості, включаючи самообслуговування. Якщо ці послуги не відповідають очікуванням, клієнти відмовляються від запитів. Деякі з наслідків включають перехід на конкуруючі сервіси або погану рекламу компанії в соціальних мережах.
Обслуговування клієнтів передбачає багато ручних процесів. Компанії перебувають у постійній боротьбі за те, щоб отримати максимальну віддачу від часу своїх сервісних представників. Автоматизація деяких з цих завдань має очевидну привабливість.
#7. Збільшення кількості представників служби підтримки клієнтів
Представники служби підтримки клієнтів є значними витратами для бізнесу. У багатьох галузях промисловості ці працівники є невід’ємною частиною відділів, що працюють з клієнтами. Отримання максимальної віддачі від цих працівників є бізнес-імперативом.
RPA допомагає кількома різними способами. По-перше, клієнти хочуть узгодженості між каналами. Якщо вони поділилися інформацією з компанією, вони хочуть, щоб вона була присутня у всіх взаємодіях. Так само вони очікують, що оперативники будуть знати про будь-які обіцянки або минулі проблеми.
Деякі з цих проблем можна вирішити за допомогою хорошого програмного забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Однак ці рішення живуть і вмирають від якості даних. Забезпечення оновлення інформації вручну є дорогим, вразливим до людських помилок і забирає дорогоцінний час.
Кейс RPA для збільшення кількості представників служби підтримки клієнтів
Трансформаційні якості RPA можна побачити на прикладі Cobmax, глобального центру продажів. У міру того, як бізнес зростав, на торгових представників чинився великий тиск. Коли керівництво виграло контракт з провідною бразильською телекомунікаційною компанією, їхня ручна адміністративна система була визнана застарілою.
Cobmax впровадила рішення RPA, яке визначило ручні завдання з високим рівнем помилок.
Один з цих процесів включав копіювання та вставку даних з однієї CRM-системи в іншу. Помилки означали, що звіти займали багато часу через ці неточності.
Використовуючи RPA для аутсорсингу цих завдань, компанія Cobmax вдвічі скоротила бек-офісні операції та зменшила час на підготовку звітів на 66%.
Роздрібна торгівля
RPA трансформувала галузь роздрібної торгівлі в різних аспектах. Деякі з найяскравіших прикладів використання роботизованої автоматизації процесів включають автоматизацію рахунків-фактур, обробку повернень і навіть такі речі, як управління запасами.
Роздрібна торгівля також значною мірою покладається на програмне забезпечення CRM та ERP. Хоча ці системи є неймовірними сховищами централізованих даних, ручне додавання даних про клієнтів забирає багато робочого часу, особливо у зайнятих ритейлерів.
#8. Автоматизація рахунків-фактур
Обробка рахунків-фактур є проблемою для більшості підприємств, а не лише для роздрібної торгівлі. Будь-яка компанія з великим обсягом заявок на оплату кредиторської заборгованості розуміє, скільки часу займає ручна робота, яка потрібна для того, щоб забезпечити своєчасну та повну оплату рахунків постачальників.
Звіт від Levvel Research висвітлює деякі з основних проблем, з якими стикаються відділи кредиторської заборгованості (КЗ). Деякі з них включають ручне введення даних, втрачені або дублікати рахунків-фактур, неточне узгодження даних, а також невідповідність даних АП по всій компанії.
RPA можна використовувати для автоматизації цих процесів, що призводить до швидших платежів, покращує відносини з постачальниками, підвищує точність і спрощує аудит та звітність.
Кейс RPA для автоматизації рахунків-фактур
У великого північноамериканського ритейлера, що працює лише з членами клубу, виникла проблема. Щодня вони отримували величезну кількість рахунків-фактур. У напружені періоди їхня кількість сягала 700 на день.
Обробка цих рахунків передбачала відкриття електронних листів, вилучення даних, а потім введення їх у централізовані системи даних, включаючи внутрішню бухгалтерську систему, щоб забезпечити отримання клієнтом платежів. На заповнення кожного інвойсу витрачалося до п’яти хвилин, що ставило під сумнів стійкість процесу та здатність бізнесу до масштабування.
Вони вирішили цю проблему, впровадивши оптичне розпізнавання символів, яке допомагає читати і витягувати інформацію з електронних листів. Звідти їхні боти могли обробляти інформацію та передавати її у відповідні системи, забезпечуючи точні дані та швидку оплату для постачальників.
Після впровадження нової системи RPA понад 93% рахунків-фактур оброблялися без ручного втручання, точність зросла до 95%, а близько 20% співробітників АП отримали можливість займатися більш корисними завданнями. Детальніше про цей кейс читайте тут.
ІТ
ІТ-відділи були одними з тих, хто найшвидше перейшов на RPA. Значною мірою це відбувається тому, що керівництво та працівники сприйнятливі до нових технологій і швидко помічають потенційні переваги автоматизації.
Майже всі вершини мають ІТ-відділи. Більше того, кожен з цих секторів використовує ІТ у різних сферах – від таких простих додатків, як запуск і підтримка веб-сайту, до повноцінних операцій з кібербезпеки, здатних управляти складним переходом до роботи в хмарі.
Конкретні приклади RPA в ІТ включають
- Керування користувачами: Створення облікових записів, профілів та адрес електронної пошти в різних системах
- Скидання пароля: За оцінками Forrester Research, кожна зміна пароля коштує близько $70. RPA автоматизує цю проблему, заощаджуючи незліченні суми з ІТ-бюджетів.
- Резервне копіювання даних: Ручне резервне копіювання даних – це втрата часу. Це також кошмар з плануванням. RPA дозволяє компаніям автоматизувати синхронізацію даних і створювати звіти, щоб забезпечити актуальність ключової інформації в організації.
- Відповіді на запити на допомогу: ІТ-персонал коштує дорого. Однак занадто багато компаній марно витрачають гроші, спрямовуючи своїх фахівців на реагування на незначні інциденти, відриваючи їх від іншої життєво важливої роботи. Команди можуть навчати RPA-ботів виконувати прості діагностичні перевірки та інші передбачувані покрокові завдання.
Хоча це все чудові приклади, це лише верхівка айсберга. RPA торкнувся майже всіх сфер ІТ, що є знахідкою в епоху, коли технології розвиваються так швидко, що навіть свіжі випускники намагаються забезпечити актуальність своїх навичок.
#10. Керування користувачами
Електронне навчання та розвиток (L&D) є важливою частиною забезпечення продуктивності та задоволеності працівників. Однак для великих підприємств управління користувачами та забезпечення їх обліковими даними для доступу до різноманітних курсів і програм є складним завданням.
Відповідальність за це лягає на часто перевантажені ІТ-відділи, які мають справу зі зверненнями до служби підтримки, оповіщеннями про кібербезпеку та іншими завданнями.
Приклад RPA для управління користувачами
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust має сильну прихильність до навчання та розвитку співробітників. Ця відповідальність поширюється як на нових працівників, так і на існуючий персонал. Щоб гарантувати, що кожен працівник здатен забезпечити належний рівень обслуговування, у них є команда з цифрового навчання, яка підтримується ІТ-відділом.
Однак управління користувачами – це рутинна робота для цих відділів. Реєстрація здійснювалася вручну. Згідно з їхнім дослідженням, кожна заявка займала близько п’яти хвилин, тобто команді з трьох осіб знадобилося півтора дня, щоб впоратися з 200 користувачами. У фонді працює понад 9 000 осіб, що надає певного масштабу значенню завдання.
Оптимізація цього ручного процесу заощадила б час і помилки та звільнила б їхню команду від монотонних і повторюваних завдань.
ІТ-відділ використовував рішення RPA для перенесення реєстрацій в базу даних і створення облікових записів для кожного нового користувача. Звідти боти записували користувачів на курси та розсилали відповідні електронні листи. Будь-які помилки або повторні реєстрації були передані команді для ручного контролю.
Результати є хрестоматійним прикладом того, як RPA може трансформувати бізнес-операції. До них відносяться наступні:
- Скорочення часу обробки на понад 70%
- 24/7 можливості
- Зменшення кількості помилок
- Співробітники відділу досліджень і розробок звільняються від зайвої роботи, що дозволяє їм зосередитися на виконанні своїх безпосередніх обов’язків.
Управління майном та нерухомість
RPA можна використовувати для автоматизації кількох різних завдань у сфері управління нерухомістю. Частково це пов’язано з тим, що сектор має багато внутрішніх бізнес-процесів, які є стандартними для будь-якого бізнесу. Однак є й інші приклади роботизованої автоматизації процесів у сфері управління нерухомістю, з яких можна взяти приклад.
Деякі з випадків використання – це речі, яких ми вже торкалися раніше. Наприклад, прискорення перевірок KYC та AML і загального процесу адаптації. Однак, RPA також можна використовувати для роботи з кредиторською заборгованістю, комунікацій з резидентами та звірки рахунків.
#11. Автоматизація виписок кредиторів
Девелопмент та управління нерухомістю включає в себе кілька ручних завдань. Багато з них включають перевірки, щоб переконатися, що грошові надходження є актуальними. Основні кредитні файли повинні бути перевірені в банках, щоб переконатися, що рахунки орендарів або власників перебувають у доброму стані.
Виконання цих перевірок передбачає передбачувані кроки. Однак пошук цієї інформації займає багато часу і вимагає високого рівня точності. Тому це яскравий приклад того, як застосування RPA може покращити багато бізнесів.
Кейс RPA для автоматизації виписок кредиторів
Чикаго, штат Іллінойс. компанія з управління нерухомістю та девелопменту, що базується в Україні намагалися отримати щомісячні виписки з рахунків кредиторів та звіти про кредитну історію. Значна частина обов’язків лягла на плечі одного оперативника.
Завдання і так було дуже повторюваним. Однак виникли подальші ускладнення, оскільки виписки від кредиторів могли з’явитися в будь-який час протягом приблизно останнього тижня кожного місяця. Така ситуація означала, що оперативник мав би перевіряти кожен банк за кожною випискою кредитора, доки всі вони не будуть підписані.
Компанія з нерухомості впровадила RPA-рішення, яке розбило завдання на складові частини. Це були кроки, що включали в себе:
- Бот читає основний кредитний файл і записує копію за цей місяць
- Він визначає, з якими банками або кредиторами йому потрібно зв’язатися
- Потім бот перевіряє наявність виписки про кредиторів
- Якщо виписка доступна, він завантажує її і відповідно оновлює основний кредитний файл.
Процес заощадив директору 10 годин робочого часу на місяць.
Телекомунікації
Телекомунікаційна галузь була значним бенефіціаром RPA. Значною мірою це пов’язано з тим, що багато ручних процесів у просторі є високочастотними, повторюваними та заснованими на правилах. Або, інакше кажучи, саме ті завдання, які вирішує RPA.
Деякі з завдань, з якими може допомогти RPA, включають такі речі, як
- Підготовка та розповсюдження звітів
- Обробка замовлень на продаж
- Резервне копіювання даних
- Вирішення проблем з обслуговуванням клієнтів
- Автоматизація маркетингу
Оскільки телекомунікаційні компанії мають широкий спектр застосувань RPA, сценарії використання можуть поширюватися на всю організацію і допомагають покращити та впорядкувати безліч операцій.
#12. Оптимізація операцій
Багато з найпотужніших кейсів використання RPA полягають в аутсорсингу передбачуваних завдань, які зазвичай виконуються людьми-операторами. У міру того, як бізнес розширюється і зростає, керівництво, природно, шукає шляхи оптимізації процесів для підвищення операційної ефективності.
Оптимізація операцій може відбуватися різними способами в телекомунікаційному просторі. Це може включати в себе скорочення штату співробітників, максимізацію доставки замовлень та автоматизацію деяких завдань бек-офісу.
Розглянемо кейс, в якому RPA допоміг великій телекомунікаційній компанії заощадити майже $5 млн витрат.
Приклад RPA для оптимізації операцій
Відома австралійська телекомунікаційна компанія зіткнулася з прискореним попитом на доступ до Інтернету. Процес включав модернізацію мережевої інфраструктури та виконання зобов’язань уряду щодо створення Національної широкосмугової мережі (NBN) – програми, яка забезпечить доступ до широкосмугового зв’язку для мільйонів австралійців.
Така масштабна національна операція поставила перед компанією кілька проблем. Потрібно було знайти спосіб швидко впровадити доступ, не забуваючи при цьому про необхідний високий рівень обслуговування. Масштабування до такого рівня – це саме те завдання, для якого можна використовувати RPA.
Операція мала чотири напрямки. Так і було:
- Скорочення часу сервісного циклу
- Створюємо чудовий клієнтський досвід
- Зниження сервісних та операційних витрат
- Оптимізація випуску продукції та продуктивності робочої сили
Фірма використовувала 50 ботів для підвищення ефективності двох основних процесів. Ці були:
- Забезпечення якості (QA)
- Процес формування замовлення
Деякі з переваг такого застосування RPA включають економію понад 2 години на кожному замовленні. Крім того, компанія змогла значно скоротити витрати на робочу силу, заощадивши близько $5 млн на операційних витратах на доставку.
Логістика
Логістика – ще одна сфера, яка раніше за інші галузі перейшла на RPA. Складські та дистриб’юторські центри покладаються на автоматизацію, щоб зменшити витрати та помилки, а також задовольнити високі вимоги клієнтів, що працюють 24/7.
Ланцюги поставок містять багато рухомих частин. Дані є невід’ємною частиною безперебійної роботи та своєчасності, а розподільчі центри покладаються на делікатну взаємодію між системами управління складом (WMS), а також програмним забезпеченням CRM та ERP.
У випадку програмного забезпечення ERP, такого як NetSuite, ці системи є централізованими. Однак впровадження є високотехнологічним, трудомістким і дорогим процесом, не кажучи вже про щомісячні ліцензії, які можуть легко обчислюватися тисячами доларів.
#13. Відстеження відправлень та аудит замовлень
Логістичний бізнес живе і помирає від своєї операційної ефективності. Оскільки виробництво та управління запасами за принципом “точно в строк” набуває все більшої популярності, затримки можуть мати серйозні наслідки.
Обслуговування сторонніх компаній має свої складнощі. Знову ж таки, очікування клієнтів значно зросли за ці роки. Споживачі хочуть постійних і регулярних оновлень у міру просування поставок мережею. Невизначені прогнози більше не є прийнятними.
Логістичні компанії виступають посередниками між споживачами та постачальниками. Відстеження довгий час було сферою діяльності ручних робітників. Результатом є багато запитів на різних комунікаційних платформах. Це трудомістка робота, яка може призвести до помилок і непорозумінь.
Кейс RPA для відстеження відправлень та аудиту замовлень
LTX Solutions – компанія з управління ланцюгами поставок, що базується в Атланті. Вони спеціалізуються на перевезеннях менших вантажів (LTL). У 2019 році їх придбала компанія Redwood Logistics, давній постачальник програмного забезпечення для логістичної платформи як послуги (LPaaS).
LTX потребувала RPA для управління збільшенням обсягів бізнесу. До того, як Redwood придбала компанію, вона обробляла близько 3000 доставок на місяць зі штатом з 12 осіб.
Однак зі зростанням бізнесу компанія незабаром зрозуміла, що її ручний процес відстеження та аудиту не може бути масштабований разом з ними. Для початку вони підрахували, що для обробки такого обсягу запитів знадобиться додатково 12 нових співробітників. Додавання 40% до витрат на робочу силу було б складним завданням у галузі, яка, як відомо, має дуже низьку маржу.
Для вирішення цих проблем LTX запровадила процеси RPA. Першим завданням було автоматизувати процес відстеження. За словами віце-президента з бізнес-процесів Ендрю Глісона, вони впровадили це рішення приблизно за день, що є свідченням блискавичного трансформаційного ефекту, який RPA може принести бізнесу. Типова реалізація програмного забезпечення може зайняти тижні або місяці, вимагаючи залучення висококваліфікованих технічних команд і вражаючих бюджетів.
Згодом LTX використала RPA, щоб скоротити час роботи бек-офісу. Ця технологія допомогла фірмі революціонізувати процес аудиту поставок. Більше того, команда вважає цей далекоглядний підхід ключовим фактором, який сприяв їхньому придбанню компанією Redwood Logistics.
Фармацевтика
Застосування RPA у фармацевтичній галузі включає адміністрування, управління персоналом, прогнозування продажів і навіть управління ланцюгами поставок та запасами. Однак, суворе ведення документації та управління даними є одними з найбільш нагальних витрат бек-офісу, пов’язаних з медико-біологічними науками.
RPA є чудовим рішенням для багатьох з цих адміністративних тягарів. Фармацевтичні компанії можуть використовувати цю технологію для автоматизації контрольованого розповсюдження документів і забезпечення безпечного та доступного сховища важливих даних. Крім того, RPA може допомогти усунути людські помилки в управлінні документообігом і виправити неефективні та непродуктивні політики управління бізнес-процесами (BPM).
Ми вже торкалися багатьох з цих тем у цій статті, тож натомість розглянемо, як компанії, що працюють у сфері життєвих наук, можуть впровадити RPA, щоб зменшити витрати на R&D, з особливим акцентом на управлінні документацією під час клінічних випробувань.
#14. Зменшення витрат на R&D
Фармацевтичні та медико-біологічні компанії стикаються з різноманітним тиском. Старіння населення в усьому західному світі означає, що потреби в нових методах лікування постійно зростають. Однак, так само як і витрати на дослідження та розробки (R&D).
Іншим важливим фактором, який слід враховувати, є суворі регуляторні умови для розробки ліків. Перш ніж продукт вийде на ринок, він потребує великих досліджень, документації та клінічних випробувань.
випробування. Ці необхідні процеси означають, що фармацевтичні компанії повинні ретельно управляти документами та даними, щоб залишатися на правильному боці регуляторних органів.
Приклад RPA для зменшення витрат на R&D
У статті ” Автоматизація роботизованих процесів у фармацевтиці: три тематичні дослідження ” (Anagnoste, 2018) автор описує дуже поширений сценарій, з яким стикаються фірми у фармацевтичній галузі, а саме: пошук способу доставляти ліки за розумними цінами, одночасно переходячи до більш орієнтованої на пацієнта бізнес-моделі.
Крім того, в документі висвітлено тягар, пов’язаний з дотриманням нормативних вимог, який переслідує компанії, що працюють у сфері біотехнологій. Вони висвітлюють, як дві провідні фармацевтичні компанії визначили цілі для покращення свого сервісу, в тому числі:
- Швидший час обробки
- Кращі результати від інвестицій
- Зниження виробничих витрат.
Значна увага в цих фармацевтичних кейсах була зосереджена на документації клінічних досліджень. Клінічні випробування суворо регулюються. Компанії повинні вести бездоганний облік і документацію в так званому основному файлі судового процесу.
Безпека, контроль змін, аудит та архівування – ось чотири стовпи цього підходу. Більше того, перед початком клінічних випробувань існує система стримувань і противаг, яка передбачає затвердження та підписи різних зацікавлених сторін. Ці документи називаються формами “зеленого світла” (Green Light Forms, GLF).
У традиційних установках завдання GLF управлялися і розподілялися вручну. Завдяки кільком стандартизованим етапам, ці процеси є сильним кандидатом на автоматизацію.
Згідно з тематичними дослідженнями, дві міжнародні компанії, що працюють у сфері медико-біологічних наук, використовували RPA для управління документацією та покращення загального рівня комплаєнсу.
Перша компанія скоротила витрати і отримала такі переваги, як:
- Підвищення рівня комплаєнсу
- Зменшення потреби в підтримці документообігу
- Новий, оптимізований процес
- Покращені показники для відстеження судових процесів та документів
У другому судовому процесі бізнес зосередився на покращенні комплаєнсу та процесу запиту документів. Знову ж таки, RPA допомогла компанії наступними способами:
- Створіть адаптивний та гнучкий підхід, який може пристосовуватися до нових вимог дотримання законодавства та регуляторних норм
- Збирайте надійну діагностичну інформацію, яку бізнес може використати для покращення процесів
- Впровадити послідовні процедури ескалації для необхідних документів
Спростивши ці бізнес-процеси, обидві фірми змогли заощадити витрати, одночасно дотримуючись стандартів комплаєнсу в дедалі складнішому середовищі.
Юридична галузь
Юридична галузь отримала величезну користь від автоматизації. У минулому фірми мали величезні потужності для друку, обробки та зберігання документів. Робота на папері була пов’язана з довгими робочими годинами, ризиком людських помилок, проблемами безпеки тощо. RPA допоміг зменшити кількість важких ручних робіт, які є ендемічними для цієї професії.
Звичайно, це лише один із способів, як технології можуть допомогти. Інші випадки використання RPA включають створення документів у справах, виконання пошуку в базі даних, перегляд інформації про справи та заповнення звітів.
#15. Міграція даних
Міграція даних – це стандартний процес, необхідний компаніям у багатьох секторах, а не лише юридичній галузі. Однак юридична практика вимагає не лише бездоганного ведення документації, а й здатності обмінюватися даними та вилучати їх за першої ж нагоди.
Оскільки цифрова трансформація стала стандартом у юридичному світі, багатьом фірмам знадобилися рішення для перенесення існуючих баз даних у хмару. Такий підхід дозволив би їм працювати віддалено і мати доступ до документів на ходу. Однак не всі проекти з міграції даних є простими.
Приклад RPA для міграції даних
Міграція на нові структури баз даних досить складна. Однак юридичні фірми часто потребують індивідуальних рішень. В одному кейсі з юридичної практики, що спеціалізується на транспортних перевезеннях , показано, як RPA можна використовувати як для вирішення разових питань, так і для довгострокових бізнес-процесів.
Фірма, про яку йде мова, повинна була перенести сотні записів про об’єкти нерухомості з бази даних Microsoft Access на хмарну платформу. Однак новому програмному забезпеченню не вистачало адаптивності для завантаження та перевірки записів адвокатів.
Побудувавши процес RPA, команді вдалося перенести дані зі 100% точністю. Процес зайняв півдня і заощадив фірмі близько 350 робочих годин. Цей кейс ще раз ілюструє можливості додатків RPA, які допомагають оптимізувати робочі процеси та звільнити персонал для виконання більшої кількості завдань, орієнтованих на клієнта та його цінність.
