A robotizált folyamatautomatizálás (R PA) talán egyik legérdekesebb aspektusa a szoftver nagyfokú sokoldalúsága. A vállalkozások a legtöbb olyan területen alkalmazhatják a technológiát, ahol az emberek kapcsolatba lépnek a számítógépekkel. Ahogy az iparágak a hatékonyság felé haladnak, az RPAfelhasználási mód ok mennyisége és sokfélesége növekszik.
Ez a cikk azokat a különböző feladatokat vizsgálja, amelyek automatizálására az RPA a legkülönbözőbb vállalatoknál használható. Az RPA-alkalmazások, felhasználási esetek és esettanulmányok ezen keveréke inspirálja az előremutató üzleti vezetőket, akik pénzt szeretnének megtakarítani, valamint növelni a hatékonyságot és az alkalmazottak elégedettségét.
Bankok és pénzügyi intézmények
A pénzügy volt az egyik legjobb iparág a robotizált folyamatautomatizálás felhasználási eseteinek feltárására. Az ágazatban sok olyan nagy volumenű feladatot végeznek, amelyek gyorsaságot és pontosságot igényelnek. Ráadásul tele van örökölt szoftverekkel, és szigorú szabályozási előírásoknak kell megfelelnie. Az RPA minden ilyen forgatókönyvhöz testre szabott.
A bankok és a pénzügyi intézmények az RPA számos alkalmazását alkalmazzák. E felhasználási esetek némelyike régóta fennálló problémák megoldásához járult hozzá, míg mások újonnan felmerülő problémákat, különösen a szabályozási és megfelelési előírásokat kezelték.
Íme két legjobb robotautomatizálási példa a banki terület azon követelményeiből, hogy megfeleljen a pénzügyi irányítási előírásoknak, és gyorsabb hitelfeldolgozással növelje az üzletet.
#1. Szabályozásnak való megfelelés és az ügyfél ismeretére vonatkozó előírások (KYC)
A bankokra nagy nyomás nehezedik, hogy a pénzmosás elleni (AML) korlátozások révén segítsék a KYC kezelését. Ezeknek az előírásoknak a teljesítése több munkatárs és technológia felvételét tette szükségessé, és a jelentések szerint a RegTech-kiadások 2028-ra el fogják érni a 200 milliárd dollárt.
A dokumentumok feldolgozása az egyik legjelentősebb szűk keresztmetszet, amellyel a pénzügyi cégek a KYC miatt szembesülnek. A nagy probléma itt az, hogy a kiadások nem jelentenek többletbevételt, ugyanakkor a szabályok be nem tartása súlyos bírságokat von maga után. Ez a dilemma rávilágít arra, hogy sürgősen szükség van olyan KYC-feldolgozási megoldásokra, amelyek nem törik meg a bankot.
RPA esettanulmány a KYC számára
A HDFC a legnagyobb magánszektorbeli bank Indiában. Az új ügyfelek számának növekedésével szembesültek, ami jelentős adminisztratív terhet rótt rájuk. A KYC-szabályok teljesítéséhez szükséges dokumentumok elolvasása és feldolgozása sok időigényes kézi feladatot jelent.
Egy RPA-megoldást használtak az adatoknak a számlaalkalmazásokból való kinyerésére, beleértve a beolvasott dokumentumokat is. Az RPA-szoftver lehetővé tette számukra a teljes KYC-ciklus kezelését. A folyamat felgyorsításával mintegy 50%-kal csökkentették a költségeket és a munkaórákat, 60%-kal növelték az általános termelékenységet, és csökkentették az emberi hibák számát.
#2. Hitelfeldolgozás
A hitelfeldolgozás hagyományosan nagyon nem hatékony és időigényes folyamat. Ez jelentős mennyiségű adatellenőrzéssel és rengeteg papírmunkával jár. A pénzügyi iparág túlzsúfolt, és a bomlasztó neobankok konkurenciája. A fogyasztói elvárások az elmúlt években jelentősen megnövekedtek, és a gyors hiteldöntés gyakran a bankok közötti verseny egyik pontjává vált.
RPA esettanulmány a hitelfeldolgozáshoz
Az UBS egy svájci bank, amely hatalmas globális jelenléttel rendelkezik. A COVID-19 során a Svájci Szövetségi Tanács nulla százalékos hiteleket hagyott jóvá a válsággal küzdő vállalatok számára. A UBS számára a kihívást az jelentette, hogy nem volt meg az infrastruktúra az alkalmazások áradatának kezeléséhez.
10 000 kérelemmel gyűlt össze a hátralék. Így az általános digitális átalakítási erőfeszítéseik részeként a UBS úgy gondolta, hogy az RPA-t fel lehetne használni e hitelek feldolgozásának elősegítésére. A csapat az RPA segítségével mindössze hat nap alatt megvalósított egy automatizálási folyamatot. A technológia az egyes kölcsönök feldolgozási idejét 40 percről mindössze öt percre csökkentette, időt és emberi ráfordítást takarítva meg.
Egészségügy
A modern egészségügyi szervezetek számos problémával szembesülnek. A növekvő betegforgalom, a megfelelési követelmények és a működési költségek, valamint a felesleges bürokrácia gyakran megérdemelt hírneve miatt az ágazat kiváló jelölt az automatizálásra. A gyorsabb és költséghatékonyabb ellátás döntő fontosságú az e szolgáltatásokba vetett közbizalom szempontjából.
#3. Hozzáférés a betegadatokhoz
A betegadatokhoz való hozzáférés elengedhetetlen az optimális ellátás biztosításához. Ezek az információk azonban gyakran az orvosi rendelők, kórházak és más egészségügyi adattárak összekapcsolatlan adatbázisaiban vannak elszigetelve. Ez a helyzet nem hatékony adatkérésekhez és sok kézi feldolgozáshoz vezet.
Az RPA, akárcsak a tesztek automatizálása, számos ilyen folyamat automatizálására használható, ami azt jelenti, hogy az orvosok hozzáférhetnek azokhoz az adatokhoz, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy megalapozottabb és megalapozottabb döntéseket hozzanak.
RPA esettanulmány a betegdokumentációhoz való hozzáféréshez
A Nemzeti Egészségügyi Szolgálat (NHS), az Egyesült Királyság állami egészségügyi ellátórendszere egyfajta csoda. Az ország 67 millió polgára számára ingyenes egészségügyi ellátást biztosít. Mivel azonban a rendszer bizalmi vagyonkezelői, testületek és szervek összeolvadásából áll, a hatékonyság hiányáról, felduzzadásáról és a felesleges folyamatokról szerzett hírnevet.
Az NHS Dorsetnek módot kellett találnia arra, hogy a háziorvosok (GP) orvosai hozzáférjenek a Dorset Care Record (DCR), a betegek egészségügyi nyilvántartásának gyűjteményéhez. Természetesen, mivel ezek a nyilvántartások érzékeny egészségügyi és szociális információkat tartalmaznak, a biztonság nagy aggodalomra ad okot.
Az RPA-megoldásukban a Dorset területén működő 1500 háziorvos számára fiókokat hoztak létre, hogy biztonságos és hatékony betegkeresést biztosítsanak. A folyamat rengeteg időt takarít meg a háziorvosoknak, és egy gombnyomással hozzáférést biztosít a pontos betegtörténetekhez, így megoldva egy túlterhelt szervezet nagy problémáját.
Humán erőforrás
A humánerőforrás (HR) osztályok a feladatok széles skáláját fedik le. Az alkalmazottak irányítása azonban rengeteg űrlapot és hétköznapi, ismétlődő munkát igényel, hogy megfeleljen a megfelelőségi előírásoknak. E feladatok közé tartozik például a munkavállalói adatok kezelése, a tanulás és fejlődés, a szabadságok és távollétek nyilvántartása, valamint a munkavállaló beillesztése.
#4. Munkavállalói beszállás
A munkaerő-toborzás az utóbbi években forró témává vált. Sok cég küzd a legjobb tehetségek megtalálásával, és még ha sikerül is, nehezen tudják megtartani az újonnan felvett munkatársakat.
A munkavállalói beszállás több kisebb feladatot tartalmaz. Ezek közé tartozik a háttérellenőrzés, az ajánlati levelek kiküldése, az alkalmazottak fiókjainak aktiválása a belső szoftverekhez, valamint a vonatkozó dokumentumok és kézikönyvek terjesztése.
Nagyobb szervezetek esetében ezek a folyamatok rengeteg elvesztegetett időt jelentenek, amelyet inkább a HR emberközelibb elemeire lehetne fordítani, például a személyzet megfelelő beágyazódásának biztosítására és támogatásának biztosítására. A hibrid és távmunka korszakában ezek a tényezők ritkán érezték magukat fontosabbnak.
RPA esettanulmány az alkalmazottak felvételéhez
Az Egyesült Államok egyik vezető acélgyártó vállalata tartós növekedési időszakot élt át. Ez a helyzet azt jelentette, hogy számos új munkatársat kellett felvenniük. Az egyik nagy probléma, amivel szembesültek, az volt, hogy a működésük az Egyesült Államok különböző részein zajlott, ami a beszállás munkaerő-igényes kihívássá tette.
Ennek a különböző helyszíneken történő koordinálása számos kihívást jelentett. Szintén szükség volt az osztályok közötti együttműködésre. Például az informatikai és a HR-osztálynak együtt kellett működnie a rendszerek és a laptopok bejelentkezési adatainak biztosításában. Az eredmény egy rendetlen és szervezetlen munka volt, amely késedelmeket okozott, rontotta a termelékenységet, és még az új alkalmazottak fluktuációját is eredményezte.
A vállalkozás felismerte, hogy hatékonyabb rendszerre van szükség. Olyan megoldás mellett döntöttek , amely automatizálja a beszállási folyamatot. Ez a szoftver RPA-t használt a munkavállalói dokumentumok olvasására és megértésére, valamint az információk frissítésére a vállalati adatbázisokban. Ez magában foglalta azt is, hogy a technológiát az ajánlati levelek és végül az új alkalmazottak dokumentációjának elkészítéséhez használják. Végül az RPA-t arra is használták, hogy a különböző alkalmazottak számára a szervezeten belüli szerepkörük alapján szoftveres bejelentkezéseket és hozzáféréseket osszanak ki.
Összességében az RPA-folyamatok bevezetése időt és pénzt takarított meg, növelte az alkalmazottak elégedettségét, és elősegítette a jól működő és hibamentes beszállási folyamatot.
Számvitel
A nagyvállalatok könyvelési osztályai hihetetlen mennyiségű havi tranzakciót dolgoznak fel. Hagyományosan ez egy munkaigényes folyamat, amely magában foglalja a dokumentumok szkennelését, az adatok kinyerését különböző rendszerekből és jelentős mennyiségű adatbevitelt. Érthető, hogy ezek a folyamatok hajlamosak az emberi hibákra.
A szoftverautomatizálás és az RPA felhasználható a számlakövetelések, a kötelezettségek, a bérszámfejtés, az adóügyi megfelelés, a jelentéstétel, az előrejelzés és még sok más automatizálására.
#5. Auditálás
Az ellenőrzések csak egy olyan területet jelentenek a számvitelben, amelyet az RPA javíthat. Minden ellenőrzés nagy volumenű, kézi, ismétlődő feladatok sorozatából áll. Ezek a feladatok elszívják az emberi tőkét, és elvonják az emberi munkaerőt az értékorientált munkától.
Az RPA az ellenőrzésekhez növeli a pontosságot, az áteresztőképességet és a csalás felderítését. A technológia bevezetése növeli az ügyfelek és a munkavállalók elégedettségét, valamint csökkenti a költségeket.
RPA esettanulmány az ellenőrzéshez
A Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting című kutatási tanulmányban: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) címmel a szerzők számos RPA-felhasználási esetet mutatnak be. A kutatás egy amerikai székhelyű céggel foglalkozik, amely nagymértékben foglalkozik az ingatlanágazatban működő magáncégek ellenőrzésével.
Az RPA bevezetése előtt az ügyfél üzleti munkafolyamata a következő lépésekből állt:
- a) Dokumentumok feltöltése az adószoftverbe
- b) Több számítás végrehajtása
- c) Az adatok letöltése e számítások alapján
- d) A fájl átformázása jelentési célokra
A kutatók arról számoltak be, hogy a vállalkozások könyvvizsgálói jelentős ellenállást tanúsítottak az automatizálással szemben. Amint azonban a vezetőség bemutatta az előnyöket, a részvétel gyorsan megtörtént. A végrehajtás nem járt elbocsátásokkal, ami egyértelműen hozzájárult az elfogadáshoz.
A bevezetés egyik érdekes csavarja az volt, hogy a könyvelőcég nem írta elő az RPA használatát a folyamataiban. Az RPA-t alkalmazó csapatok azonban csökkenteni tudták a jelentések létrehozására fordított időt.
A kutatás egy másik szaftos aspektusa a megvalósítást lassító szűk keresztmetszetekkel foglalkozik. Ahogy a tanulmányban részletesen szerepel, “az auditorok kezdetben nem mutatták meg a bot fejlesztőinek az automatizálandó folyamat összes változatát”. Az RPA-t bevezető csapatok számára van egy nagy tanulság: az üzleti folyamatok megfelelő kutatására van szükség ahhoz, hogy az RPA bármely alkalmazásából származó előnyöket ki lehessen aknázni.
Gyártás
A globális ellátási láncok a hírciklus állandó szereplői. A COVID-19, a féktelen infláció és az ukrajnai invázió rávilágított arra, hogy az ellátási láncban a gyors és pontos információáramlásra van szükségünk. Ennek a folyamatnak egyik fontos eleme a törzsadatok kezelése (MDM).
#6. Törzsadatok kezelése
Az MDM a jól működő gyártó szervezetek középpontjában áll. A szakterület megköveteli az informatika és az üzleti élet közötti együttműködést, hogy az adatok naprakészek, egységesek és pontosak legyenek. Az információk között szerepelnek a beszállítókra, ügyfelekre, számlákra és különböző gyártási helyszínekre vonatkozó adatok.
Az RPA által az MDM területén megoldható megoldások közé tartozik a gyorsabb feldolgozási idő, a kevesebb emberi hiba, a jobb megfelelés, a pontosabb adatok és a csökkentett működési költségek.
RPA esettanulmány a törzsadatok kezeléséhez
A Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) című tanulmányban a szerzők az RPA különböző iparágakban alkalmazott példáit emelik ki.
Az első példa az ABC Electronics nevű vietnami gyártó céggel foglalkozik. Az ABC telefonjavítással foglalkozik. A cég azonban nem tudott a szokásos vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerekkel anyagjegyzéket készíteni a telefonjavításhoz.
A dolgok jelenlegi állása szerint a kivételkérelmeket egy globális ellátási lánc-irányítási rendszerbe (GCSM) táplálták be. Az operátoroknak ezt követően le kellett tölteniük ezeket az adatokat, és Excel-táblázatokba kellett elemezniük. Emellett a beszerzési csapatoknak hozzá kellett férniük a belső rendszerekhez, és ellenőrizniük kellett a gyártástervezők jelentéseit, hogy meghatározzák, mely anyagokat kell megvásárolniuk.
Összességében ez egy nem hatékony rendszer volt, amely feleslegesen sok emberi beavatkozást igényelt. Ami azonban ennél is aggasztóbb, az az, hogy a javításhoz szükséges alkatrészek és anyagok hiánya miatt a folyamat jelentős szervizkésedelmet okozott.
Az ABC csoportokra osztotta a fent leírt érintett osztályokat. Egyesek RPA-t vezettek be, míg mások ragaszkodtak a hagyományos megközelítéshez. Az eredmények megdöbbentőek voltak.
Az RPA csoport:
- 80%-kal csökkentette a kérésekhez szükséges időt
- Növekvő termelékenység és munkahelyi elégedettség
- Csökkentett emberi hibák
- Fokozott megfelelés
- Javított adatpontosság
- A rossz termelésből, a kézi munkából és a vevők elégedetlenségéből eredő hírnévvesztésből eredő költségek csökkentése
Ügyfélszolgálat
A kommunikációs eszközök térhódítása megnövelte a kommunikációs csatornák sokféleségét, amelyeken keresztül az ügyfelek kapcsolatba lépnek a vállalkozásokkal. Ez az ügyfelek elvárásainak erőteljes növekedéséhez is vezetett.
A modern fogyasztó 24-7 órás elérhetőséget szeretne a vállalkozásokhoz, és többféle lehetőséget, beleértve az önkiszolgálást is. Ha ezek a szolgáltatások nem felelnek meg az elvárásoknak, az ügyfelek lemondanak a kérésekről. A következmények között szerepel például a rivális szolgáltatásokhoz való átállás vagy a vállalat rossz hírét keltés a közösségi médiában.
Az ügyfélkezelés sok manuális folyamatot foglal magában. A vállalatok állandó harcot folytatnak azért, hogy a lehető legtöbb értéket hozzák ki a szervizképviselők idejéből. E feladatok egy részének automatizálása nyilvánvalóan vonzó.
#7. Az ügyfélszolgálati képviselők bővítése
Az ügyfélszolgálati munkatársak jelentős kiadást jelentenek a vállalkozások számára. Számos iparágban ezek a munkavállalók az ügyfélkapcsolati részlegek alapvető részét képezik. A legtöbbet kihozni ezekből a munkavállalókból üzleti szempontból elengedhetetlen.
Az RPA többféle módon is segít. Először is, az ügyfelek következetességet akarnak a különböző csatornákon. Ha már megosztottak információkat egy vállalattal, azt akarják, hogy azok minden interakcióban jelen legyenek. Ugyanígy elvárják, hogy az operátorok tisztában legyenek az ígéretekkel vagy a múltbeli problémákkal.
A problémák egy része megoldható egy jó ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftverrel. Ezek a megoldások azonban az adatok minőségével élnek és halnak. Az információk manuális frissítése költséges, emberi hibáknak kitett, és értékes időt vesz igénybe.
RPA esettanulmány az ügyfélszolgálati képviselők bővítésére
Az RPA átalakító tulajdonságai jól láthatók egy esettanulmányban, amelyben a Cobmax, egy globális értékesítési központ érintett. Az üzlet növekedésével az értékesítési képviselőkre nagy nyomás nehezedett. Amikor a menedzsment elnyerte egy vezető brazil távközlési vállalat szerződését, kiderült, hogy a kézi adminisztrációs rendszerük elavult.
Az egyik ilyen folyamat az adatok másolásával és beillesztésével járt az egyik CRM-rendszerből a másikba. A hibák miatt a jelentések sokáig tartottak a pontatlanságok miatt.
Az RPA alkalmazásával a Cobmax felére csökkentette a back-office műveleteket, és 66%-kal csökkentette a jelentések elkészítésének idejét.
Kiskereskedelem
Az RPA számos módon átalakította a kiskereskedelmi iparágat. A leglátványosabb robotizált folyamatautomatizálási felhasználási esetek közé tartozik a számlaautomatizálás, a visszaküldés feldolgozása, sőt, még olyan dolgok is, mint a készletgazdálkodás.
A kiskereskedelmi tevékenységek is nagymértékben támaszkodnak a CRM- és ERP-szoftverekre. Miközben ezek a rendszerek hihetetlenül sok központi adatot tárolnak, az ügyféladatok manuális hozzáadása jelentős munkaórákat jelent, különösen a forgalmasabb kiskereskedők számára.
#8. Számla automatizálás
A számlák feldolgozása a legtöbb vállalatnál problémát jelent, nem csak a kiskereskedőknél. Minden olyan vállalkozás, amely nagy mennyiségű számlakövetelési kérelemmel rendelkezik, tisztában van azzal az időigényes kézi munkával, amely a szállítói számlakérelmek időben és teljes egészében történő kifizetésének biztosításával jár.
A Levvel Research jelentése rávilágít néhány nagy problémára, amelyekkel a fizetendő számlák (AP) osztályai szembesülnek. Ezek közé tartozik a kézi adatbevitel, az elveszett vagy duplikált számlák, a pontatlanul egyeztetett adatok és a vállalaton belüli AP-adatok eltérése.
Az RPA segítségével automatizálhatók ezek a folyamatok, ami gyorsabb kifizetéseket eredményez, ami javítja a szállítói kapcsolatokat, nagyobb pontosságot, valamint könnyebb auditokat és jelentéseket eredményez.
RPA esettanulmány a számlaautomatizáláshoz
Egy nagy észak-amerikai, csak tagoknak szóló kiskereskedőnek problémája volt. Naponta rengeteg számlát kaptak. A forgalmas időszakokban ez a szám elérte a napi 700-at is.
A számlák feldolgozása magában foglalta az e-mailek megnyitását, az adatok kinyerését, majd azok központi adatrendszerekbe – beleértve a belső számviteli rendszert is – történő bevitelét, hogy az ügyfél megkapja a kifizetéseket. Minden egyes számla kitöltése legfeljebb öt percet vett igénybe, ami jelentős kérdéseket tett fel a folyamat fenntarthatóságával és a vállalkozás skálázhatóságával kapcsolatban.
Ezt a folyamatot úgy oldották meg, hogy optikai karakterfelismerést alkalmaztak, amely segít az e-mailek olvasásában és az információk kinyerésében. Innen a robotok képesek voltak feldolgozni az információkat, és továbbítani azokat a megfelelő rendszerekbe, biztosítva a pontos adatokat és a gyors kifizetést az eladók számára.
Az új RPA-rendszer bevezetése után a számlák több mint 93%-át kézi beavatkozás nélkül dolgozták fel, a pontosság 95%-ra nőtt, és a számlázási munkatársak mintegy 20%-a felszabadult, hogy értékorientáltabb feladatokkal foglalkozhasson. Itt olvashat többet erről az esettanulmányról.
IT
Az informatikai részlegek az RPA leggyorsabb alkalmazói közé tartoztak. Ez nagyrészt azért van így, mert a vezetőség és a munkavállalók fogékonyak az új technológiákra, és gyorsan észreveszik az automatizálás potenciális előnyeit.
Majdnem minden csúcspontnak van informatikai részlege. Ráadásul ezen ágazatok mindegyike sokféleképpen használja az informatikát, az olyan egyszerű alkalmazásoktól kezdve, mint egy weboldal üzemeltetése és karbantartása, egészen a teljes körű kiberbiztonsági műveletekig, amelyek képesek kezelni a felhőalapú munkára való nehézkes átállást.
Konkrét RPA példák az IT területén:
- Felhasználókezelés: Fiókok, profilok és e-mail címek létrehozása különböző rendszerekben.
- Jelszó visszaállítása: Forrester Research becslése szerint minden egyes jelszó-visszaállítás körülbelül 70 dollárba kerül. Az RPA automatizálja a problémát, és mérhetetlen összegeket spórol meg az IT-büdzséből.
- Adatmentés: Kézi adatmentés: A kézi adatmentés időrabló. Rémálom az időbeosztás is. Az RPA lehetővé teszi a cégek számára, hogy automatizálják az adatok szinkronizálását és jelentéseket készítsenek, hogy a kulcsfontosságú információk naprakészek legyenek a szervezeten belül.
- Súgójegy-válaszok: Az informatikai személyzet drága. Azonban túl sok vállalkozás pazarolja a pénzt arra, hogy szakembereiket kisebb incidensekre irányítja, és ezzel elvonja őket más, létfontosságú munkától. A csapatok betaníthatják az RPA-robotokat egyszerű diagnosztikai ellenőrzések és egyéb kiszámítható, lépésről lépésre végrehajtandó feladatok elvégzésére.
Bár ezek mind nagyszerű példák, ezek csak a jéghegy csúcsát jelentik. Az RPA az informatika szinte minden területét érintette, ami istenáldása egy olyan korban, amikor a technológia olyan gyorsan fejlődik, hogy még a friss diplomások is nehezen tudják biztosítani, hogy készségeik relevánsak legyenek.
#10. Felhasználó kezelése
Az elektronikus tanulás és fejlesztés (L&D) kritikus szerepet játszik abban, hogy az alkalmazottak produktívak és elégedettek legyenek. A nagyvállalatok számára azonban kihívást jelent a felhasználók kezelése és annak biztosítása, hogy a felhasználók rendelkezzenek a különböző tanfolyamokhoz és programokhoz való hozzáféréshez szükséges hitelesítő adatokkal.
Ennek felelőssége a gyakran túlterhelt informatikai részlegekre hárul, amelyek a támogatási jegyekkel, kiberbiztonsági riasztásokkal és különféle egyéb feladatokkal foglalkoznak.
RPA esettanulmány a felhasználók kezelésére
A Mid Yorkshire Hospital NHS Trust határozottan elkötelezett a munkavállalók L&D-je iránt. Ez a felelősség kiterjed mind az újonnan felvett, mind a meglévő alkalmazottakra. Annak érdekében, hogy minden alkalmazott képes legyen megfelelő szintű ellátást nyújtani, digitális tanulási csapattal rendelkeznek, amelyet az informatikai részlegük támogat.
A felhasználók kezelése azonban nehéz feladat ezeknek az osztályoknak. A regisztrációt kézzel végezték. Esettanulmányuk szerint minden egyes alkalmazás körülbelül öt percet vett igénybe, ami azt jelenti, hogy egy háromfős csapat másfél napot vett igénybe 200 felhasználó kezelése. A Tröszt több mint 9000 embert foglalkoztat, ami némileg érzékelteti a feladat jelentőségét.
Ennek a kézi folyamatnak az egyszerűsítése időt és hibákat takarítana meg, és megszabadítaná csapatukat a monoton és ismétlődő feladatoktól.
Az informatikai részleg egy RPA-megoldást használt a regisztrációk adatbázisba történő áthelyezésére és az egyes új felhasználók fiókjainak létrehozására. Innen a botok beíratták a felhasználókat a tanfolyamokra, és elküldték a megfelelő e-maileket. Minden hibát vagy kettős regisztrációt továbbítottak a csoportnak kézi felügyelet céljából.
Az eredmények iskolapéldája annak, hogy az RPA hogyan alakíthatja át az üzleti műveleteket. Ezek a következők:
- A feldolgozási idő több mint 70%-os csökkenése
- 24/7 képességek
- Hibák csökkentése
- Az L&D munkatársak mentesülnek a többletmunkától, így több személyes feladatra összpontosíthatnak.
Ingatlankezelés és ingatlanok
Az RPA számos különböző feladat automatizálására használható az ingatlankezelés területén. Ez részben azért van így, mert az ágazatban sok olyan back-end üzleti folyamat található, amelyek minden vállalkozás alapfeladatai közé tartoznak. Vannak azonban más, az ingatlangazdálkodásra vonatkozó robotizált folyamatautomatizálási példák is, amelyekből meríthetünk.
A felhasználási esetek némelyikét már korábban is érintettük. Például a KYC- és AML-ellenőrzések és az általános belépési folyamat felgyorsítása. Az RPA azonban a fizetendő számlák, a rezidensekkel folytatott kommunikáció és a számlaegyeztetés segítésére is használható.
#11. Hitelezői nyilatkozatok automatizálása
Az ingatlanfejlesztés és -kezelés számos manuális feladatot foglal magában. Ezek közül sokan ellenőrzik a pénzbeáramlás naprakészségét. A hitelfájlokat a bankokkal kell összevetni, biztosítva, hogy a bérlők vagy tulajdonosok számlái rendben vannak.
Az ellenőrzések elvégzése kiszámítható lépéseket tartalmaz. Ezen információk lekérdezése azonban időigényes és nagyfokú pontosságot igényel. Ezért ez egy ragyogó példa az RPA olyan alkalmazásaira, amelyek számos vállalatot javíthatnak.
RPA esettanulmány a hitelezői kimutatások automatizálására
A Chicago, IL. székhelyű ingatlankezelő és -fejlesztő cég küzdött a havi hitelezői kimutatások és a hiteltörténeti jelentések lekérdezéséért. A feladatok nagy része egyetlen alkalmazottra hárult.
A feladat már erősen ismétlődő volt. További bonyodalmakat okozott azonban, hogy a hitelezői kimutatások nagyjából minden hónap utolsó hetében bármikor megjelenhettek. Ez a helyzet azt jelentette, hogy az ügyintézőnek minden egyes bankot ellenőriznie kellett minden egyes hitelezői nyilatkozathoz, amíg az összeset alá nem írták.
Az ingatlanközvetítő vállalat olyan RPA-megoldást vezetett be, amely a feladatokat alkotóelemeire bontotta. A lépések a következők voltak:
- A bot beolvassa a törzskölcsönfájlt, és ír egy másolatot az adott hónapra vonatkozóan.
- Meghatározza, hogy mely bankokkal vagy hitelezőkkel kell felvennie a kapcsolatot.
- Ezután a bot ellenőrzi a hitelezői nyilatkozat elérhetőségét.
- Ha a kimutatás rendelkezésre áll, letölti azt, és ennek megfelelően frissíti a törzskölcsön-fájlt.
Az eljárás havi 10 órányi munkaidőt takarított meg az igazgató számára.
Távközlés
A távközlési ágazat jelentős haszonélvezője az RPA-nak. Ez nagyrészt azért van így, mert a területen belül számos manuális folyamat nagy gyakoriságú, ismétlődő és szabályalapú. Vagy másképp fogalmazva, pontosan olyan feladatok, amelyeket az RPA megold.
Néhány olyan feladat, amelyben az RPA segíthet, például:
- Jelentések készítése és terjesztése
- Értékesítési megbízások feldolgozása
- Adatmentések
- Ügyfélszolgálati problémák megoldása
- Marketing automatizálás
Mivel a távközlési ágazatban az RPA-nak ilyen sokféle alkalmazási területe van, a felhasználási esetek kiterjedhetnek az egész szervezetre, és segíthetnek a műveletek sokaságának javításában és racionalizálásában.
#12. A műveletek racionalizálása
Az RPA leghatékonyabb felhasználási lehetőségei közül sok esetben az előre jelezhető feladatok kiszervezése, amelyeket jellemzően emberi munkaerő végez. Ahogy a vállalkozások terjeszkednek és növekednek, a vezetőség természetesen keresi a folyamatok racionalizálásának lehetőségeit a működési hatékonyság javítása érdekében.
A műveletek racionalizálása számos különböző módon történhet a távközlési területen. Ez magában foglalhatja a létszámcsökkentést, a rendelések kiszállításának maximalizálását és számos back-office feladat automatizálását.
Vizsgáljunk meg egy esettanulmányt, ahol az RPA segítségével egy nagy távközlési vállalat közel 5 millió dollárnyi költséget takarított meg.
RPA esettanulmány a műveletek racionalizálásához
Egy neves ausztrál távközlési vállalat az internet-hozzáférés iránti felgyorsult kereslettel szembesült. A folyamat része volt a hálózati infrastruktúra korszerűsítése és a kormánynak a Nemzeti Szélessávú Hálózat (NBN) iránti elkötelezettségének teljesítése, amely program több millió ausztrál számára biztosítaná a szélessávú hozzáférést.
Egy ilyen nagyszabású országos művelet számos kérdést vetett fel a vállalat számára. Meg kellett találni a módját annak, hogy a hozzáférést gyorsan ki lehessen terjeszteni, miközben szem előtt kell tartani a megkövetelt magas szintű szolgáltatást. Az ilyen szintű skálázás pontosan az a fajta feladat, amelyre az RPA alkalmazható.
A műveletnek négy pillére volt. Ezek voltak:
- A szolgáltatási ciklusidő növelése
- Nagyszerű ügyfélélményt nyújtunk
- A szolgáltatási és működési költségek csökkentése
- A munkaerő teljesítményének és termelékenységének optimalizálása
A cég 50 botot alkalmazott a hatékonyság növelése érdekében két fő folyamatban. Ezek a következők voltak:
- Minőségbiztosítás (QA)
- Megrendelés építési folyamat
Az RPA ezen alkalmazásának néhány előnye közé tartozik, hogy minden egyes megrendelésnél több mint 2 órát takarít meg. Ezen felül a vállalkozás képes volt jelentősen csökkenteni a munkaerőköltségeket, és mintegy 5 millió dollárt takarított meg a szállítási működési költségekben.
Logisztika
A logisztika egy másik terület, amely más ágazatok előtt alkalmazza az RPA-t. A raktározási és elosztási központok a költségek és a hibák csökkentése, valamint az igényes, 24/7-es ügyfélkövetelmények teljesítése érdekében az automatizálásra támaszkodnak.
Az ellátási láncok sok mozgó alkatrészt tartalmaznak. Az adatok a zökkenőmentes működés és az időszerűség szerves részét képezik, mivel az elosztóközpontok a raktárkezelő rendszerek (WMS), valamint a CRM- és ERP-szoftverek közötti kényes kölcsönhatásra támaszkodnak.
Az ERP-szoftverek, például a NetSuite esetében ezek a rendszerek központosítottak. A bevezetés azonban rendkívül technikai, időigényes és költséges, nem is beszélve a havi licencekről, amelyek könnyen több ezer dollárra rúghatnak.
#13. A szállítmányok nyomon követése és a megrendelések ellenőrzése
A logisztikai vállalkozások az operatív teljesítményükkel élnek és halnak. Mivel a just-in-time termelés és a készletgazdálkodás egyre népszerűbbé válik, a késedelmek súlyos következményekkel járhatnak.
A harmadik fél vállalatok kiszolgálásának megvannak a maga bonyolultságai. Az ügyfelek elvárásai az évek során jelentősen nőttek. A fogyasztók folyamatos és rendszeres frissítéseket szeretnének, ahogy a szállítmányok a hálózatokon keresztül haladnak. A homályos előrejelzéseket többé nem toleráljuk.
A logisztikai vállalkozások közvetítenek a fogyasztók és az eladók között. A nyomkövetés régóta a kézi munkások területe volt. Az eredmény rengeteg kérés a különböző kommunikációs platformokon. Ez időigényes munka, amely hibáknak és félreértéseknek van kitéve.
RPA esettanulmány a szállítmányok nyomon követésére és a rendelések ellenőrzésére
Az LTX Solutions egy atlantai székhelyű ellátási lánc menedzsment cég. Specialitásuk a kevesebb mint teherautónyi (LTL) szállítmányok. 2019-ben felvásárolta őket a Redwood Logistics, a logisztikai platform mint szolgáltatás (LPaaS) szoftver régóta működő szolgáltatója.
Az LTX-nek RPA-ra volt szüksége az üzleti volumen növekedésének kezeléséhez. Mielőtt a Redwood felvásárolta őket, havonta körülbelül 3000 szállítást végeztek 12 fős személyzettel.
Az üzleti tevékenység felfutásával azonban a vállalat hamarosan rájött, hogy a kézi nyomon követési és ellenőrzési folyamat nem tudott együtt haladni a céggel. Először is, úgy becsülték, hogy a megkeresések mennyiségének kezelése 12 új munkatárs felvételét tenné szükségessé. A munkaerőköltségek 40%-os növelése kihívást jelentene egy olyan iparágban, ahol a haszonkulcsok köztudottan alacsonyak.
Az LTX ezen problémák megoldására vezette be az RPA-folyamatokat. Első lépésként a nyomon követési folyamat automatizálására törekedtek. Az üzleti folyamatokért felelős alelnök, Andrew Gleeson szerint ezt a megoldást körülbelül egy nap alatt vezették be, ami az RPA villámgyors átalakító hatását bizonyítja. A tipikus szoftverimplementációk hetekig vagy hónapokig tarthatnak, és magasan képzett technikai csapatokat, valamint elképesztő költségvetést igényelnek.
Innen kezdve az LTX az RPA-t a back-office munkaórák csökkentésére használta. A technológia segített a cégnek forradalmasítani a szállítási ellenőrzési folyamatot. Sőt, a csapat szerint ez az előremutató megközelítés kulcsfontosságú szerepet játszott abban, hogy a Redwood Logistics felvásárolta őket.
Gyógyszeripari
A gyógyszeriparban az RPA alkalmazási területei az adminisztráció, a HR, az értékesítési előrejelzés, sőt az ellátási lánc és a készletgazdálkodás. A szigorú nyilvántartás és az adatkezelés azonban az élettudományok legégetőbb back-office költségei közé tartozik.
Az RPA számos ilyen adminisztratív teherre remek megoldást jelent. A gyógyszeripari vállalatok a technológia segítségével automatizálhatják a dokumentumok ellenőrzött terjesztését, és biztosíthatják a létfontosságú adatok biztonságos és hozzáférhető tárolását. Ezen túlmenően az RPA segíthet kiküszöbölni az emberi hibákat a dokumentumkezelésen belül, és kiküszöbölheti a nem hatékony és eredménytelen üzleti folyamatirányítási (BPM) irányelveket.
A cikkben már számos ilyen témát érintettünk, ezért inkább azt vizsgáljuk meg, hogy az élettudományi vállalatok hogyan alkalmazhatják az RPA-t a K+F költségek csökkentése érdekében, különös tekintettel a klinikai vizsgálatok során a dokumentumok kezelésére.
#14. A K+F költségek csökkentése
A gyógyszeripari és élettudományi cégekre számos nyomás nehezedik. A nyugati világ öregedő népessége azt jelenti, hogy az új kezelések iránti igény folyamatosan növekszik. A kutatási és fejlesztési (K+F) költségek azonban szintén emelkednek.
Egy másik fontos tényező, amelyet figyelembe kell venni, a gyógyszerfejlesztés szigorú szabályozási feltételei. Mielőtt egy termék piacra kerülhet, kiterjedt kutatásra, dokumentációra és klinikai vizsgálatokra van szükség.
kísérletek. Ezek a szükséges folyamatok azt jelentik, hogy a gyógyszeripari vállalatoknak gondosan kell kezelniük a dokumentumokat és az adatokat, hogy a szabályozókkal szemben a megfelelő oldalon maradjanak.
RPA esettanulmány a K+F költségek csökkentésére
A Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) című tanulmányban a szerző felvázolja a gyógyszeripari cégek előtt álló, túlságosan is gyakori forgatókönyvet, nevezetesen azt, hogy hogyan lehet ésszerű költségekkel szállítani a gyógyszereket, miközben egy betegközpontúbb üzleti modellre kell áttérni.
Emellett a dokumentum rávilágít a megfeleléssel kapcsolatos terhekre, amelyek az élettudományi területen működő vállalkozásokat sújtják. Kiemelik, hogy két vezető gyógyszeripari vállalat hogyan határozta meg a szolgáltatásaik javítására vonatkozó céljait, többek között:
- Gyorsabb feldolgozási idők
- Jobb eredmények a beruházásokból
- Alacsonyabb termelési költségek.
A gyógyszeripari esettanulmányok középpontjában a klinikai vizsgálatok dokumentációja állt. A klinikai vizsgálatok szigorúan szabályozottak. A vállalkozásoknak tökéletes nyilvántartást és dokumentációt kell vezetniük az úgynevezett Trial Master fájlban.
Ennek a megközelítésnek a négy pillére a biztonság, a változásellenőrzés, az auditálás és az archiválás. Ráadásul a klinikai tesztek élesítése előtt létezik egy ellenőrzési és egyensúlyozási rendszer, amely különböző érdekelt felek aláírásait és aláírásait foglalja magában. Ezeket a dokumentumokat zöld lámpás űrlapoknak (GLF) nevezik.
A hagyományos rendszerekben a GLF-feladatokat kézzel kezelték és osztották szét. Mivel számos szabványosított lépést tartalmaznak, ezek a folyamatok kiválóan alkalmasak az automatizálásra.
Az esettanulmányok szerint két globális élettudományi vállalat alkalmazta az RPA-t dokumentációjuk kezelésére és az általános megfelelés javítására.
Az első vállalat csökkentette a költségeket, és olyan előnyökre tett szert, mint például:
- Fokozott megfelelés
- Csökkentett igény a dokumentumkezelési támogatásra
- Új, ésszerűsített folyamat
- Kiváló mérőszámok a kísérletek és dokumentumok nyomon követéséhez
A második kísérlet során a vállalat a megfelelés és a dokumentumkérési folyamat javítására összpontosított. Az RPA a következő módokon segítette a vállalatot:
- Alkalmazkodó és agilis megközelítés kialakítása, amely képes alkalmazkodni az új megfelelési és szabályozási követelményekhez.
- Gyűjtsön megbízható diagnosztikai információkat, amelyeket az üzlet a folyamatok javítására használhat fel.
- Következetes eszkalációs eljárások bevezetése a szükséges dokumentumokra vonatkozóan
Ezen üzleti folyamatok egyszerűsítésével mindkét cég képes volt költségeket megtakarítani, miközben megfelelt a megfelelési előírásoknak egy egyre összetettebb környezetben.
Jogi ipar
A jogi ágazat óriási haszonélvezője az automatizálásnak. A múltban a cégek hatalmas dokumentumnyomtató, -feldolgozó és -tároló létesítményekkel rendelkeztek. A papíralapú munka hosszú munkaidővel, az emberi hibák kockázatával, biztonsági aggályokkal és egyebekkel járt. Az RPA segített csökkenteni a szakmában jellemző manuális nehéz munka nagy részét.
Természetesen ez csak az egyik módja annak, hogy a technológia segíthet. Más RPA-felhasználási esetek közé tartozik az ügyiratok létrehozása, adatbázis-keresések elvégzése, az ügyinformációk felülvizsgálata és jelentések kitöltése.
#15. Adatmigráció
Az adatmigráció számos ágazatban – nem csak a jogi ágazatban – a vállalatok által megkövetelt szabványos folyamat. A jogi gyakorlatok azonban nem csak páratlan nyilvántartást igényelnek, hanem azt is, hogy az adatokat rövid időn belül meg lehessen osztani és vissza lehessen hívni.
Ahogy a digitális átalakulás a jogi világban általánossá vált, számos cégnek szüksége volt megoldásokra a meglévő adatbázisok átvételére és felhőben történő tárolására. Ez a megközelítés lehetővé tenné számukra a távmunkát és a dokumentumokhoz való hozzáférést útközben. Azonban nem minden adatmigrációs projekt egyszerű.
RPA esettanulmány az adatmigrációhoz
Az új adatbázis-struktúrákra való áttérés elég összetett feladat. A jogi cégek azonban gyakran igényelnek egyedi megoldásokat. Az egyik esettanulmány, amely egy közvetítésre szakosodott jogi irodát érint , rávilágít arra, hogy az RPA hogyan használható egyszeri problémák és hosszú távú üzleti folyamatok megoldására.
A szóban forgó cégnek több száz ingatlannyilvántartást kellett áthelyeznie egy Microsoft Access adatbázisból egy felhőalapú platformra. Az új szoftver azonban nem volt alkalmas az ügyvédi nyilvántartások betöltésére és érvényesítésére.
Egy RPA-folyamat kialakításával a csapatnak sikerült az adatokat 100%-os pontossággal migrálni. A folyamat fél napot vett igénybe, és körülbelül 350 munkaórát takarított meg a cégnek. Ez az esettanulmány ismét szemlélteti az RPA-alkalmazások lehetőségeit, amelyek segítik a munkafolyamatokat, és felszabadítják a személyzetet, hogy több ügyfél- és értékorientált feladatot végezzenek.
