דו”ח עדכני של Research Nester
מצביע על כך ששני שלישים ממשימות הניהול יהיו אוטומטיות עד 2024. אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) היא פתרון תוכנה רב-תכליתי ביותר שיסייע בטרנספורמציה זו של עולם העסקים.
חברות מכל הסוגים יכולות להשתמש ב- RPA כדי להפוך תמהיל מגוון של תהליכים, יישומים ופעולות לאוטומטי עם יתרונות מוחשיים הכוללים חיסכון בזמן ובכסף והגברת הפרודוקטיביות ושביעות רצון העובדים.
מאמר זה ידגיש כמה מהדרכים הטובות ביותר שבהן צוותים יכולים להשתמש ב
– RPA
כדי לקדם יעילות, להפחית עלויות ולהשיג רמות חדשות של פרודוקטיביות.
10 תהליכים עסקיים ידניים, יישומים,
ופעולות המתאפשרות על ידי RPA
שוק אוטומציה של תהליכים רובוטיים מתרחב בקצב מדהים. תלוי באיזה מקור אתה מאמין, קצב הצמיחה השנתי המורכב (CAGR) של התעשייה בשבע השנים הבאות צפוי בין לבין 20%
עד 40%.
ברור כי מנהיגים עסקיים רואים בהשקעות RPA חלק מרכזי באסטרטגיות הטרנספורמציה הדיגיטלית שלהם. כשחברות שחושבות קדימה מאמצות
היפראוטומציה
, RPA ישיג אימוץ כמעט אוניברסלי.
צוותים שיאמצו תוכנה זו ישיגו יתרון על פני המתחרים מכיוון ש- RPA יוכל לטפל בפעולות כגון הזנת נתונים, חשבוניות ועיבוד תשלומים, משימות שירות לקוחות, קליטת עובדים ועוד.
הנה מבט על כמה מהמשימות שטכנולוגיה זו יכולה להפוך לאוטומטיות, ולאפשר לעסקים להשתמש במשאבים שלהם בצורה חכמה יותר.
#1. הזנת נתונים
הזנת נתונים היא פונקציה עסקית חיונית בעידן הדיגיטלי. עם זאת, זהו גם אחד התהליכים הידניים החוזרים והמייגעים ביותר. היא גם סובלת משיעור טעויות אנוש גבוה. יישום אוטומציה הגיוני מאוד עבור חברות המנהלות נתונים רבים.
RPA יוכל לטפל בפעולות כגון:
- משיכת נתונים ממקורות שונים, כולל תוכנות צד שלישי
- מזעור טעויות אנוש והבטחת איכות ושלמות הנתונים
- האצת תהליכי הזנת הנתונים
- חילוץ וניקוי נתונים כדי להבטיח שהם בנויים כראוי עבור מסדי נתונים מרכזיים
בדו
“ח השנתי האחרון digital.gov משנת 2022
, הארגון טען כי סייע לממשל הפדרלי להפחית כ-1.5 מיליון שעות עבודה באמצעות RPA.
מקרה בוחן אחד המודגש בדו”ח מראה כיצד פיקוד מערכת האספקה הימית (NAVSUP) השתמש ב-RPA כדי להגדיל את הערך והיעילות של משימתו להפחית את הזיהום והחומרים המסוכנים הנובעים מפעילותו הימית.
בפרט, RPA איפשר לארגון להפחית את ההזנה הידנית של נתונים לכלי תכנון המשאבים הארגוניים (ERP) של חיל הים. התהליכים האוטומטיים כוללים קריאה ולכידת נתונים מיישום מבוסס אינטרנט ושליחתם ל- ERP שלהם. המוביל הטכנולוגי של NAVSUP מציע שאימוץ RPA קיצר את האימונים מימים או שבועות לדקות ספורות. בסך הכל, התהליך חסך מעל 6000 שעות עבודה ידנית בשנה.
ניתן לקרוא עוד על הפרויקט כאן.
#2. עיבוד החזרה
כפי שכל מי שמנהל עסק מסחר אלקטרוני יודע, עיבוד החזרה הוא משימה הגוזלת זמן. שיעורי התשואה הממוצעים של פלטפורמות מסחר אלקטרוני עומדים על 18.1%,
כאשר הערכות אחרות מצביעות על כך שהמספר קרוב יותר ל-30%. עיבוד החזרות הוא אחת מאותן משימות שאינן מוסיפות ערך לספר ההזמנות. עם זאת, כישלון לעשות זאת ביעילות עלול לפגוע במוניטין של העסק ולגרום לאיבוד לקוחות.
עיבוד החזרה מכיל מספר שלבים ידניים. RPA יוכל לטפל בפעולות כגון:
- קריאה וחילוץ מידע מתקשורת הלקוח והוספתו למערכת הזמנות החזרה.
- איסוף החזרות על ידי מענה ללקוחות, שליחת תוויות משלוח ומעקב אחר ההחזרה
- תיאום החזרות או החלפות על ידי אישור עסקאות ועדכון חשבונות
- תקשורת עם הלקוח בכל שלב במסע, מתן עדכוני מעקב וצירי זמן
מדיניות החזרות סולידית חשובה. Shippo, פלטפורמה אמריקאית לשילוב תוכנות שילוח, שיתפה תוצאות מ
סקר שנערך לאחרונה
מצביע על כך שיותר משמונה מתוך עשרה לקוחות קוראים את מדיניות ההחזרה של החברה לפני רכישת סחורה, וכמעט מחצית יבחרו בספקים חלופיים אם המדיניות אינה לטעמם.
אוטומציה של מדיניות ההחזרות היא טרנספורמטיבית עבור פעולות מסחר אלקטרוני עסוקות מכיוון שהיא משחררת את הצוות להתמקד במשימות שמייצרות הכנסות ונאמנות לקוחות.
#3. קליטת עובדים
הערך של חוויות קליטה מוצקות הפך ברור מאוד בשנים האחרונות. קליטת משתמשים תופסת את רוב הפוקוס בגלל ההשפעה שלה על השורה התחתונה. עם זאת, קליטת עובדים וספקי צד שלישי הם תהליכים קריטיים שגם הם ראויים לתשומת לב. חברות מקבלות הזדמנות אחת ליצור רושם ראשוני, ואם הן עושות את זה נכון, זה מנבא משמעותי למערכות יחסים חזקות ומתמשכות.
עם זאת, קליטת עובדים כוללת הרבה חלקים נעים. חלק מהתהליכים הידניים כוללים:
- מילוי טפסים
- איסוף ועיבוד נתונים
- קריאה והכנה של מסמכים וחוזים
- בדיקות רקע
- תקשורת הלוך ושוב
ערבוביית המשימות המתקבלת היא נטל ניהולי שיכול להאט את הפעילות. לאוטומציית קליטת עובדים יש מספר יתרונות, כולל:
- שקיפות רבה יותר באמצעות ניתוח
- שיפור התיאום הבין-משרדי
- עלויות נמוכות יותר
- הפחתת סיכונים ועיכובים
- תאימות מוגברת
אמנם ישנם אלמנטים של קליטת עובדים הדורשים מגע אישי יותר, אך שלבים רבים יכולים להיות אוטומטיים.
כמה מקרי בוחן
מראים כיצד מחלקות משאבי אנוש חסכו 2000 שעות עבודה בשנה וקיצצו את זמני הקליטה ביותר מ- 80%.
#4. הפקת דוחות
הפקת דוחות היא קריטית עבור רוב החברות. זה עוזר להנהלה להישאר מעודכן במגמות בתוך העסק ולקבל החלטות מונחות נתונים. עם זאת, איסוף כל הנתונים במקום אחד יכול לגזול זמן רב.
אחד האתגרים הגדולים בדיווח הוא התדירות. בהתאם לארגון או למטרה, ייתכן שיהיה צורך בדוחות יומיים, שבועיים או חודשיים. בתרחישים רבים, הם נדרשים לפי דרישה. איסוף כל הנתונים ממקורות שונים יכול לדרוש מידה ניכרת של תיאום, לעתים קרובות שאיבת מידע ממקורות נתונים שונים ולא מובנים.
RPA מאפשר לאנשי מקצוע עסקיים בתחום משאבי אנוש, כספים, שיווק או מספר מחלקות אחרות לאסוף מידע ממגוון רחב של מקורות במהירות. ניתן לאמן בוטים לאסוף נתונים מהודעות דוא”ל, גיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים ומגוון יישומים. הגדרת משימות אלה למרווחי זמן ספציפיים עוזרת לחסוך הרבה מעבודת הרגליים של תהליך הדיווח.
דיווח הוא הרבה יותר מאשר פירוט עובדות ומספרים. בעוד הנתונים הסטטיסטיים המעורבים הם בבירור חיוניים, הערך האמיתי שלהם טמון ביצירת תובנות יקרות ערך. במובנים רבים, זה הופך אותם למקרה שימוש RPA קלאסי מכיוון שהטכנולוגיה מגדילה את העובדים ומסייעת להם לייצר עבודה טובה יותר.
RPA מאפשר חלוקת עבודה יעילה הממקסמת משאבים. בוטים יכולים להרכיב במהירות נתונים ממגוון רחב של מקורות, בעוד שעובדים אנושיים יכולים ליצור הקשר ולהבין את הנתונים. חברות יכולות לחסוך שעות בכל שבוע או חודש, אשר מצטבר במהירות. זהו שילוב מושלם בין יעילות של בוטים ליצירתיות אנושית.
#5. תאימות ל-KYC ול-AML
חובות הכר את הלקוח שלך (KYC) משפיעות על חברות רבות ושונות. בנקים ומוסדות פיננסיים, מלווים, פינטקים, חברות הימורים, ברוקרים ועוד, מחויבים לאסוף ולנהל נתוני לקוחות ומסמכים כדי לסייע בתקנות איסור הלבנת הון (AML).
שוב, התחייבויות אלה אינן מוסיפות הכנסות לספר ההזמנות. עם זאת, אי ציות פוגע בעסקים בצורה של קנסות ופגיעה במוניטין. במילים פשוטות, משימות אלה הן מועמדות אידיאליות לאוטומציה.
RPA יוכל לטפל בפעולות כגון:
- קריאה וניתוח של נתוני לקוחות ומסמכים
- אימות פרטי לקוחות
- איסוף וסינון נתוני לקוחות
- הערכות סיכונים רצות
- תקשורת עם לקוחות
City Union Bank (CUB),
בנק מוביל בדרום הודו, הטמיע אוטומציה לטיפול ב-KYC ובפתיחת חשבונות
.
RPA מופעל:
- הפחתה של 66% בכוח העבודה
- האצה של פי 7 בפתיחת חשבון
- שיעורי שגיאות מופחתים באופן משמעותי
בסך הכל, אלה תוצאות מצוינות המדגישות כיצד RPA מסייע לעסקים לשגשג.
#6. אוטומציית שכר
שכר גוזל זמן רב עבור עסקים בכל גודל. לארגונים גדולים יש כמות ניכרת של עובדים לשלם, בעוד שלחברות קטנות יותר לא תמיד יש את התקציב לצוות שכר ייעודי.
ישנן מספר סיבות מדוע עיבוד שכר הוא מועמד נהדר עבור RPA. בתור התחלה, מדובר במשימות מבוססות כללים בנפח גבוה. למעשה, חלק גדול מהעבודה המעורבת נופל תחת הקטגוריה של עיבוד נתונים. עיבוד שכר ידני כולל איסוף נתונים, דיווח הוצאות, חישובי מס, הטבות ומורכבויות אחרות.
היתרונות של RPA עבור אוטומציה של שכר כוללים מהירות רבה יותר, דיוק, חיסכון בעלויות והקפדה רבה יותר על תאימות. A
מקרה בוחן של קבוצת אירוח גדולה
מראה את הפוטנציאל של RPA לשכר: הם קיצצו את עלויות עיבוד השכר שלהם בכ -90%, וחסכו 200 אלף דולר בשנה.
#7. שיווק
התנאים הכלכליים הקשים האחרונים אילצו מנהיגים עסקיים לבחון קיצוצים בתקציב. כמו תמיד, מחלקות השיווק הן בין המחלקות הראשונות שחשו את צינת ההאטה הכלכלית. צוותי ייצור הכנסות מתבקשים “לעשות יותר עם פחות”, וזו משימה מאתגרת בסביבה הנוכחית.
עלויות רכישת לקוחות (CAC) יצאו משליטה בשנים האחרונות. מציאת עסק חדש הפכה להיות כל כך תחרותית עבור חברות מסוימות, כי זה פוגע ברווחיות הכוללת. RPA יכול לעזור לצוותי שיווק על ידי אוטומציה של משימות חוזרות וגוזלות זמן רבות הכרוכות בהגדלת ההכנסות.
בהקשר שיווקי, RPA יוכל להתמודד עם משימות כגון:
- אוטומציה של קמפיינים בתפוצה באמצעות SMS, דוא”ל ומדיה חברתית
- הצעת מחיר למודעות PPC ב-Google וב-Facebook Ads
- בדיקת A/B למודעות כדי להבטיח יעילות מרבית של מודעות
- הרצת דוחות SEO עבור מילות מפתח ואפקטיביות הקמפיין
- ניקוד והפניות מוקדמות
למעשה, אוטומציה היא כל כך יעילה לשיווק, כי הרבה תוכנות ייעודיות התפתחו בשנים האחרונות כדי לטפל במשימה. חיסרון אחד הוא שחלק מהכלים הללו יקרים או דורשים קיצוץ בתקציב המודעות, אך ללא ערבות ברזל יצוק לתוצאות. כלי RPA מאפשרים לעסקים לבנות גרסאות משלהם של מכונות אלה המתאימות למטרות ולערימות התוכנה שלהם.
#8. בדיקות אשראי
בדיקות אשראי הן חלק חיוני בבדיקת נאותות. בעוד שהגנה על העסק שלך צריכה להיות בעדיפות ראשונה, צוותים רבים מזניחים את העבודה. כתוצאה מכך, הם משלמים על זה בהמשך הדרך.
ישנם מספר תרחישים שבהם עסקים צריכים לבצע בדיקות אשראי. לדוגמה, בעת קבלת לקוחות, ספקים או עובדים חדשים. יתר על כן, בדיקות אשראי הן גם חלק מהתאימות הכוללת בעת קבלת ספקים חדשים.
בדיקות אשראי אוטומטיות מועילות לעסקים בכמה דרכים. בתור התחלה, הם מהירים, מה שמשפר מאוד את זמני קבלת ההחלטות העסקיות. אבל היתרונות לא נעצרים שם. להוצאת בני אדם מהמשוואה יש יתרונות נוספים, כגון הפחתת הטיה פוטנציאלית נגד מלווים והפחתת עלויות העבודה הנלוות.
RPA מאפשר לחברות להיכנס למערכות עבודה, לאסוף נתונים, להריץ אותם מול לשכות דיווח אשראי, לחלץ מידע רלוונטי ולהגיש דוח תוך דקות. צוותים יכולים אפילו לשלב אותו בזרימות העבודה שלהם, כך שהתהליך מופעל ללא כל התערבות אנושית.
#9. ניטור מחירים והשוואות
עסקים יכולים להתחרות זה בזה בכמה חזיתות. הם יכולים להתבלט מול יריביהם בהתבסס על איכות המוצרים או השירותים שלהם או על ידי הצעת תמיכה או נוחות ברמה הבאה. אבל אי אפשר להתחמק מהעובדה שהמחיר הוא פקטור עצום עבור הצרכנים.
בשווקים צפופים, תמחור הוא יתרון תחרותי. בפרט, תמחור דינמי הוא כלי חשוב בשווקים מהירים ובנפחים גדולים. עם זאת, מעקב אחר מתחרים כדי לראות כיצד הם מתאימים את ההצעות שלהם כרוך הרבה עבודה ידנית. יתרה מכך, מדובר במשימה הדורשת תשומת לב רבה.
השימוש ב-RPA מאפשר לצוותים לשוטט באתרי האינטרנט של המתחרים ולשים לב למחירים המשתנים. אם המטרה העסקית היא להישאר מתחת או עם מגוון מסוים של הצעות של יריבים, צוותים יכולים להפוך את המחירים שלהם לאוטומטיים כדי לעלות ולרדת עם המתחרים שלהם. זה אפילו לא חייב להיות על שינויים בזמן אמת; זה יכול להיות גם על מנת להבטיח כי מערכות CRM מעודכנים כל הזמן, כך צוותי המכירות תמיד יש את המידע הטוב ביותר כדי לעזור להם לסגור עסקאות.
קונים יכולים גם להשתמש RPA כדי לפקח על מחיר חומרי הגלם. על ידי הגדרת פרמטרים מסוימים, הם יכולים לעבור לאבטח סחורות במחירים נוחים, חוסך סכומים שלא יסופרו.
#10. תזמון משלוחים ומעקב אחריהם
בעוד שילוח ולוגיסטיקה היו מאמצים עיקריים של מגמה כוללת של דיגיטליזציה, עדיין יש כמות מפתיעה של עבודה ידנית ברכיבי תזמון ומעקב של עסקים אלה. עם כל כך הרבה ספקים שונים, כל אחד עם פורטלים משלו, תיאום משלוח ומעקב אחר קבלת סחורות יכול לקחת הרבה זמן.
RPA יכול לטפל בפעולות כמו:
- מציאת נתיבי המשלוח המהירים או המשתלמים ביותר
- טיפול בהזמנות ותשלומים
- תקשורת עם תוכנת מחסן או ניהול מלאי
- מעקב אחר משלוחים ומתן ביקורת מלאה
- העברת עדכונים באמצעות פלטפורמות תקשורת
- העלאת חשבוניות
אוטומציה, בין אם מדובר בבדיקות תוכנה, RPA או אחרות, יכולה לסייע לקמעונאים, חנויות מסחר אלקטרוני או חברות משלוחים של צד שלישי ליישם גישה ממוקדת יותר בלקוח ללוגיסטיקה. צמצום שעות העבודה הידניות המושקעות בפניות משלוח יכול להפחית משמעותית את עלויות התפעול תוך הבטחת רמות השירות שהם דורשים.
