人力资源领域的机器人流程自动化简化了人力资源的运作，提高了效率，降低了成本。 此外，随着企业开始采用数字化劳动力，人力资源自动化也为远程工作带来的一系列问题提供了解决方案，如连接传统系统、改善数据传输和提高网络安全。
人力资源领域的RPA有助于将各种重复性任务自动化，使人力资源专业人员能够提供以价值为导向、以人为本的工作，从而提高工作满意度，进而提高雇主声誉和员工保留率。
本文将探讨 RPA 人力资源使用案例、案例研究、益处、挑战以及塑造人力资源自动化未来的趋势。
人力资源 RPA 市场规模
很难找到人力资源领域机器人流程自动化的准确数字。 2023 年，全球人力资源技术市场规模约为 400 亿美元，预计年增长率为 9.2%。
在人力资源技术领域，RPA的实施与 AI/ML 工具一起，被视为一个巨大的驱动力。 麦肯锡认为，在未来五年中，约25% 的资本支出将用于自动化工具，这大致表明，在不久的将来，RPA 技术和服务支出的上限可能会高达 100 亿美元。
RPA 在人力资源领域的优势
人力资源部门采用 RPA 技术有几个令人信服的理由。 以下是人力资源团队采用 RPA 的一些重要原因。
#1. 提高生产率
在人力资源领域，”从受雇到退休 “指的是整个员工生命周期，从招聘、入职到绩效管理，直至退休。 换句话说，就是人力资源专业人员与单个员工的所有互动。
麦肯锡认为， 这些任务中有 50%以上 适合使用 RPA 实现 自动化。 然而，一旦添加了认知人工智能技术，可实现自动化的任务数量就会大幅增加。
任何人力资源专业人士都会告诉你，他们的日常工作涉及大量重复性的、基于规则的流程，如背景调查、薪资调整、假期授权、绩效管理、简历筛选、入职等。 RPA可以处理这些任务，解放人力资源团队，让他们将人力回归人力资源。
#2. 更高效的人才招聘
人才招聘（TA）是近几年的一个重要话题。 COVID-19 造成了严重的混乱，即使恢复正常，劳动参与率也较低。 如果再加上数字化程度的提高导致工作需求的变化、婴儿潮一代的逐渐退休以及一直存在的 STEM 技能短缺，就会出现雇主难以填补工作岗位的情况。
RPA 可以通过多种不同方式帮助招聘团队。 这些工具可以自动发布招聘广告、筛选简历、安排面试以及与应聘者沟通。 通过简化招聘流程，人力资源专业人员可以有更多时间专注于面试，从而提高招聘效率。
另一个值得考虑的问题是，RPA 工具还可以弥补人才招聘困难所造成的许多差距。 这些工具可以减轻一些压力，使团队能够在可用人才不断减少的情况下保持运作。
#3. 提高准确性
在过去几年里，人力资源与大多数其他行业和部门一样，已经实现了数字化。 通信、记录和员工数据都以数字方式存储，通常跨越不同的应用程序、电子表格、数据库和员工门户网站。
如此多的数据来回传输，人为错误的风险也随之增加。 这些错误的后果可能是轻微的不便，也可能是更严重的问题，如工作许可延误、付款不准确或错过新员工。企业 RPA 工具可以消除自动化流程中的人为错误，从而帮助解决这些问题。
#4. 减少员工流失
招聘员工既困难又昂贵，因此你要确保他们能坚持足够长的时间，以达到最高的生产率，并偿还你的投资。 遗憾的是，许多公司都在为留住员工而苦恼，专业人才的整体短缺扭曲了市场，导致员工流失率上升。
另一个需要考虑的问题是，COVID 之后，人们的工作观念发生了变化。 员工希望更好地平衡工作与生活，希望有远程或混合选择，希望技术能让他们的生活更轻松。 RPA 工具可以在所有这些方面提供帮助，并提高员工的工作满意度。 留住人力资源团队意味着你可以更好地留住和招聘员工。
#5. 降低成本
投资 RPA 最有说服力的理由之一就是节约成本。 预算削减和不确定的经济前景迫使企业高层考虑如何少花钱多办事。 RPA 可以在多个方面提供帮助。 例如，它可以通过自动执行人力资源任务来帮助您减少员工人数。
其次，RPA 可以在不增加新员工的情况下增强现有员工的能力，帮助企业提高生产力，从而帮助企业扩大规模。
第三，RPA 擅长弥合传统软件与新工具之间的差距，使团队能够在拥有完美但过时的软件来完成工作的情况下，降低投资新工具的成本。
#6. 可扩展性
在人力资源领域使用 RPA 的另一个主要好处是能够进行扩展。 业务的突然好转可能会让人力资源团队非常头疼，因为他们要努力管理新员工。 然而，企业软件测试自动化工具和RPA 解决方案可以与您一起成长，这意味着新业务并不意味着人力资源团队的压力会更大。
RPA 在人力资源中的应用案例
人力资源中的 RPA 用例有助于招聘、培训、入职、考勤管理、绩效管理等工作。
为了突出 RPA 在人力资源领域的几个最佳应用案例，让我们来看看从招聘到退休的员工生命周期流程，看看 RPA 如何帮助完成每个阶段的工作。
#1. 招聘自动化
人力资源和人才招聘（TA）团队面临着大量的工作，包括寻找、评分和与潜在员工沟通。 RPA 可以在招聘过程的各个环节中使用。
发布广告：
一旦招聘经理提出了对新员工的需求，并发送了工作细节和要求，他们就可以使用 RPA 工具在各种网站上自动发布招聘信息。 有这么多不同的网站可供选择，这是一项典型的、耗时的、步骤驱动型任务，可以为人力资源团队节省大量时间。
筛选候选人：
自动化已经在整个行业中得到应用，其形式是申请人跟踪系统（ATS），该系统可根据是否存在预定义的关键字来筛选简历。
面试选择：
简历筛选完毕后，人力资源部门的工作人员可以查看最佳候选人，并挑选他们参加面试。 RPA 工具可以自动发出录用通知，并向候选人发送面试通知。 此外，您还可以向落选者自动发送拒绝信。
发送录取通知书：
向合适的候选人发送聘书需要大量的管理工作。 这些信件必须个性化，并符合公司和法律规定。 RPA 机器人是综合这些法规并确保您的聘书符合标准的最佳选择。
此外，该技术还可用于跟踪申请人的回复，并通过电子邮件向招聘经理发送最新信息。
#2. 上岗自动化
找到新员工后，您的工作才刚刚开始。 成功的入职体验是留住员工的最大预测因素之一，因此您需要做好这一点。
随着越来越多的团队开始采用远程和混合工作方式，新员工很容易被忽略。 如果您希望新员工能够快速入职，那么自动化入职流程就是一种解决方案。 以下是 RPA 可以帮助人力资源团队的几个领域。
背景调查：
通过向 RPA 机器人展示如何从适当的门户网站发送和收集信息，就能实现背景调查的自动化。 RPA 机器人可以帮助检查就业历史、资格和犯罪背景调查。
员工详细信息：
新员工必须加入人力资源系统。 RPA 系统可以从文件中提取相关信息并将其传输到相应的系统，从而取代数据录入。
文件申请：
RPA 工具可以自动申请和上传各种员工文件，如身份证明、税务文件、学位证书、推荐信等。
账户认证：
新员工需要登录公司软件、机器和任何相关门户。 RPA 工具既可以准备这些账目，也可以传达这些账目。
学习与发展：
应向员工发送学习和发展材料以及公司手册等信息，以帮助他们尽快适应工作。 RPA 工具可以帮助交付和跟踪与这些材料的互动，确保您的员工做好准备，提高工作效率。
#3. 员工数据管理
新员工入职之后，需要完成一系列任务。 RPA 可以帮助简化许多此类工作。
差旅和费用报告：
差旅和费用报告是另一项通常由人力资源部门和财务部门共同完成的人工任务。 跟踪这些费用非常重要，这样公司就能掌握最新账目，员工也能报销任何支出。
光学字符识别(OCR) 软件可与 RPA 工具一起使用，以读取和处理收据，根据公司差旅和费用规则检查收据，并对信息进行授权或升级，从而实现更顺畅、更快速的处理。
休假管理：
RPA 工具可以轻松处理通过电子邮件申请假期和休息日的问题。 利用 OCR 软件，他们可以将非结构化数据转化为请求，并处理批准或拒绝电子邮件。
绩效管理：
绩效管理是任何健康组织的组成部分。 人力资源团队需要汇编大量数据才能提供准确的评估，而 RPA 工具则非常适合从各种数据库、电子表格和其他信息源中收集数据，并将其集中起来用于绩效管理审查。
工资单：
工资单由会计团队与人力资源部门合作处理。 其中涉及大量的数据输入和人工信息处理，如管理假日工资、扣款、加班费、合同等。
RPA 可以自动处理人力资源部门与薪资部门之间的沟通，确保不遗漏关键细节和文件，从而及时准确地发放薪资，让员工满意。
遵守规定：
法规不断变化，人力资源团队难以跟上。 当劳动法发生变化时，RPA 机器人可以快速准确地更新公司文档、员工数据和报告。
#4. 离职管理
离职管理实质上是入职管理的另一面，即人力资源团队管理员工因退休、解雇或转岗而顺利离职的事宜。 在这一过程中，需要进行大量的行政管理，包括发送信函、删除 IT 证书，甚至组织离职面谈或调查。
RPA 工具可以自动处理的其他领域包括公司资产回报的申请和记录、公司门禁卡失效、通知部门经理以及生成离职文件。
如您所见，RPA 可以帮助人力资源团队在整个员工生命周期内实现任务自动化。
RPA 人力资源部门案例研究
案例研究 #1。 人力资源与薪资的机器人自动化流程
我们的第一个人力资源 RPA 案例研究显示了人力资源团队实现薪资流程自动化的好处。 客户是一家英国招聘服务公司，在管理员工休假和其他缺勤方面举步维艰。
工作人员使用门户网站申请休假和报告病假。 然而，人力资源团队仍在使用离线人力资源软件系统来进行薪资计算，需要根据缺勤情况进行调整。 这一过程每月进行一次，耗时长，而且容易出现人为错误。
该企业对其现有的 IT 系统和工资单软件进行了审计，并确定了整合这些系统的方法。 该解决方案将为员工和人力资源团队准备并自动进行沟通，以确认因缺勤而做出的修改。
接下来，在月底前试运行工资单，并要求获得人力资源专家的批准。 在获得批准后，机器人会生成一份文件，其中包含根据保险缴费天数和奖金等进行调整后的工资，并将其发送到电子银行系统。
结果，每月花在这些任务上的时间减少了 920%，薪资错误减少了，项目投资回报率超过了 10%。
案例研究 #2：人力资源运营的机器人流程自动化
在人力资源运营中使用 RPA 是提高效率的不二法门。 在一个案例研究中，一家雇用了 20 多万名员工的大型离岸外包公司面临着员工流动率高以及随之而来的各种问题。 员工数据保存在不同的系统中，入职或离职流程效率极低。
该组织面临的最大问题之一是，不同的部门拥有或负责不同的任务。 员工入职和离职的各种职责由人力资源部门、设施部门和信息技术部门分担。
每个小组都独立工作。 因此，交接工作需要协调，往往会造成长时间的延误，让员工感到沮丧。 其中一个始终存在的障碍是，团队共享的信息是非结构化数据，需要手动重新输入不同的系统，既费时又容易出错。
该公司通过创建一个能够协调各部门的端到端解决方案，解决了这些效率低下的问题。 他们创建了一个门户网站，允许团队向中央系统提交数据，通过同时或按顺序输入，减少了部门之间的等待时间。
从那时起，业务流程被逐步处理，每个团队都会通过电子邮件了解所需的内容。 这样做的结果是大大加快了离职速度，提高了公司的安全性，并避免了公司资产的损失。
该企业将处理时间缩短了 90%，提高了安全性，并提升了员工满意度。
案例研究 #3：人力资源运营的机器人流程自动化
一家在 50 个国家为 1000 多家客户提供业务咨询、IT 和外包服务的跨国公司面临着巨大的挑战。 该组织的规模和范围非常大，其人力资源外包（HRO）服务负责许多不同的流程。 其中一些任务包括人才招聘、员工管理、学习与发展、员工福利、工作满意度等。
主要问题是，这些领域中的每一个都需要广泛的管理，不乏手工任务和复杂的协调。 更糟糕的是，他们的许多客户都在快速增长，这意味着公司需要与他们一起扩大规模。 否则就会造成瓶颈，降低员工满意度。
一家 RPA 供应商的审计显示，有几个流程非常适合实现自动化，包括在各种应用程序和企业资源规划系统之间同步数据、从电子邮件中提取数据以及数据标准化。
该企业实现了多个流程的自动化，包括轮班津贴计算、为新员工生成录用信、背景调查、培训计划安排以及各种离职流程。
结果包括人工任务减少了 70%，处理时间缩短了 55%，净节省近 70 万美元。
机器人流程自动化应对人力资源挑战
虽然在人力资源流程中采用 RPA 可以节省时间、金钱和精力，但要成功采用 RPA，企业必须克服一些复杂问题。 以下是影响劳动力中 RPA 和人力资源实施的一些主要问题。
#1. 技术技能
从传统的工作场所设置转变为采用 RPA 的数字化环境需要考虑一些因素。 RPA 的实施速度远远快于许多新的软件工具。 不过，这并不是说没有成长的烦恼。
事实上，转型必须经过精心规划，需求和流程发现是必不可少的步骤。 在最好的情况下，人力资源团队会有信心根据自己的个性化工作流程建立自己的流程自动化。
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#2. 部门交流
人力资源部门是企业的核心，需要与多个部门和团队进行沟通。 因此，任何 RPA 实施都需要从财务、法律、IT 等不同部门获取信息。
任何部署都需要互联软件应用程序和系统，以充分利用数据共享。 它还需要各部门之间的协调和利益相关者的支持。
#3. 抵制变革
自动化技术，尤其是人工智能，有可能对整个劳动力队伍造成广泛的破坏。 人力资源部门也不能幸免于这些变化，这可能会导致一些员工的抵触情绪。
处理调整问题需要透明度、教育和反复试验。 有些职位可能会被 RPA 工具淘汰，但也会出现其他机会。 重新培训人力资源人员将有助于他们在数字工作场所时代保持与时俱进。
总体而言，在人力资源领域使用自动化将使人力资源专业人员能够减少在重复性任务上花费的时间，将更多时间用于以人为本的活动。 这可以有多种形式，如支持新员工适应工作、通过定期检查提高工作满意度，甚至帮助学习和发展。
人力资源中的 RPA 趋势
RPA 是一个令人兴奋的领域，具有不断发展和满足企业需求的灵活性。 以下是一些影响人力资源领域 RPA 技术发展的趋势。
#1. 员工满意度
RPA 以其提高员工满意度的能力而闻名。 围绕这一问题的许多报道都涉及将琐碎的工作自动化，让操作人员能够专注于更有吸引力和更有趣的工作。
不过，正如德勤所指出的，薪资、入职和绩效考核的自动化也能提高满意度。 他们预计，企业将继续投资于 RPA 工具，以改善员工沟通，让人力资源人员能够制定和提供更好的战略，促进员工幸福和留住员工。
#2. RPA 可以弥补人力资源生产力的不足
正如哈克特集团（The Hackett Group）的研究指出的那样，今年的人力资源工作量增加了 10%，而人员预算却保持不变。 结果，生产率差距为 10%，效率差距为 10%。
少花钱多办事是RPA 最引人注目的优势之一。 该技术可以自动执行大量重复性任务，弥补生产力和效率方面的差距，而智能自动化的增强功能则可以让人力资源团队自动执行更复杂的任务。
#3. 数字劳动力参与
近年来，数字劳动力–一个不受地点限制、由设备、应用程序和数据组成的始终互联的生态系统–已成为现实。 COVID-19 加快了数字化转型，导致混合团队和远程优先团队的增加。 然而，最近一段时间，公司纷纷将员工召回办公室，这让他们感到非常震惊。
盖洛普民意调查显示，每 10 名员工中就有 9 人喜欢远程工作或混合工作。 然而，微软公司的研究表明，在家工作可能会减少协作和联系。 RPA 工具以及劳动力协调解决方案可以作为粘合剂，使员工保持联系和协作，减少对办公室内工作的需求。
人力资源中的 RPA：未来会怎样？
未来的 RPA 和人力资源应用取决于人工智能对 RPA 工具的增强。 以下是一些更令人兴奋的未来可能性。
1.自动招聘
招聘领域的自动化远不止节省时间这么简单。 未来，它还将用于做出聘用合适人员的决定。 有了足够的数据，机器学习工具就能综合工作经验、资历、心理信息和面试问题，从而选出最合适的候选人。
更重要的是，这些工具还能在决策和建议时避免人为偏见。 目前，人工智能还没有达到这样的程度，仍有一些固有的偏见需要消除。 不过，如果有正确的培训或保障措施，认知 RPA可以带来更公平的工作场所。
2.工业 4.0
工业 4.0指的是第四次工业革命的概念。 它是分析、自动化、人机互动和先进制造的结合。
在研究论文《在人力资源中实施机器人流程自动化的结构化方法 》（Balasundaram，2020 年）中，作者指出，”确保人员流程的一致性和通过人才驱动价值一直是人力资源部门的难题”。
本文认为，这种技术颠覆将为人力资源团队节约成本、提高效率和为客户提供更高水平的服务创造新的机遇。 作者认为，”通过人才驱动价值 “可以通过一系列自动化技术来实现，包括 RPA、AI/ML、智能流程自动化等。
3.公民开发人员定制的人力资源软件
目前正在兴起的一个趋势是使用由人力资源专业人员开发的高度定制化软件，但这一趋势今后将更加普遍。 由于低代码和无代码工具的兴起，公民开发人员可以制作出满足其独特需求的人力资源软件。 人力资源团队可以根据自己的要求、工作流程和公司文化来构建 RPA 工具，而不是寄希望于现成的软件来满足他们的要求。
随着这些定制工具的功能通过人工智能和 ML 得到扩展，软件测试自动化将在确保这些人力资源工具的可靠性和功能性方面发挥关键作用。
最后的想法
机器人流程自动化在人力资源领域的应用层出不穷。 这个行业充斥着大量重复性的、基于规则的任务，而这些任务正是自动化的最佳候选者。 随着智能自动化工具的增加，RPA 在人力资源领域的应用范围只会越来越广。
RPA 人力资源软件将帮助团队充分利用员工，拥抱数字化劳动力，并将人力资本转化为战略优势，从而塑造企业的未来。
