Роботизированная автоматизация процессов в HR позволила оптимизировать операции, повысить эффективность и сократить расходы на работу с персоналом. Кроме того, по мере того как организации переходят на использование цифровых технологий, автоматизация управления персоналом позволяет решить целый ряд проблем, возникающих при удаленной работе, таких как объединение унаследованных систем, улучшение передачи данных и повышение уровня кибербезопасности.
RPA в HR помогает автоматизировать широкий спектр повторяющихся задач и позволяет HR-специалистам выполнять работу, ориентированную на человека, которая влияет на удовлетворенность работой и, как следствие, на репутацию работодателя и удержание сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим примеры использования RPA в сфере управления персоналом, тематические исследования, преимущества, проблемы и тенденции, которые будут определять будущее автоматизации HR.
Размер рынка RPA для HR
Точные данные по автоматизации роботизированных процессов в секторе управления персоналом найти сложно. Объем мирового рынка HR-технологий оценивается примерно в 40 миллиардов долларов в 2023 году, а прогнозируемый годовой темп роста составит 9,2%.
Внедрение RPA, наряду с инструментами AI/ML, рассматривается как огромный драйвер в сфере HR-технологий. McKinsey предполагает, что около 25 % капитальных затрат в ближайшие пять лет будет приходиться на средства автоматизации, что позволяет предположить, что верхняя граница расходов на технологии и услуги RPA может достичь 10 миллиардов долларов в ближайшем будущем.
Преимущества RPA в HR
Существует несколько веских причин для внедрения технологий RPA в секторе управления персоналом. Вот несколько основных причин, по которым HR-команды должны внедрять RPA.
#1. Повышение производительности
В сфере HR термин “наем до выхода на пенсию” означает весь жизненный цикл сотрудника – от найма до приема на работу, управления эффективностью и вплоть до выхода на пенсию. Другими словами, все взаимодействия, которые HR-специалист будет иметь с одним сотрудником.
McKinsey считает, что более 50 % этих задач можно автоматизировать с помощью RPA. Однако после добавления технологий когнитивного искусственного интеллекта количество задач, которые можно автоматизировать, значительно возрастает.
Любой HR-специалист скажет вам, что его ежедневные задачи включают в себя множество повторяющихся процессов, основанных на правилах, таких как проверка биографии, корректировка заработной платы, разрешение на отпуск, управление эффективностью работы, отбор резюме, прием на работу и многое другое. RPA может справиться с этими задачами и освободить HR-команды, позволив им вернуть человека в отдел кадров.
#2. Более эффективное привлечение талантов
Привлечение талантов (Talent acquisition, TA) стало одной из главных тем последних нескольких лет. COVID-19 вызвал серьезные сбои в работе, и даже когда все вернулось на круги своя, трудовая активность была ниже. Если добавить к этому изменение требований к рабочим местам в связи с ростом цифровизации, постепенный выход на пенсию поколения бэби-бумеров и постоянную нехватку специалистов в области STEM, то возникает ситуация, когда работодатели испытывают трудности с заполнением вакансий.
RPA может помочь командам по подбору персонала несколькими различными способами. Эти инструменты позволяют автоматизировать размещение объявлений о вакансиях, отбор резюме, назначение собеседований и общение с кандидатами. Упростив процесс подбора персонала, HR-специалисты получают больше времени для проведения собеседований, что приводит к повышению эффективности работы.
Еще один момент, который следует учитывать, – это то, что инструменты RPA также могут заполнить многие пробелы, возникающие из-за трудностей с привлечением талантов. Эти инструменты могут в некоторой степени облегчить нагрузку и позволить командам продолжать работать, несмотря на сокращение числа талантливых сотрудников.
#3. Повышенная точность
Кадровые службы, как и большинство других секторов и отделов, за последние несколько лет перешли на цифровые технологии. Коммуникации, записи и данные сотрудников хранятся в цифровом виде, часто в различных приложениях, электронных таблицах, базах данных и порталах для сотрудников.
С таким количеством данных, передаваемых туда-сюда, риск человеческой ошибки увеличился. Последствия таких ошибок могут быть самыми разными: от незначительных неудобств до более серьезных проблем, таких как задержка разрешения на работу, неточные платежи или упущение новых сотрудников. Корпоративные инструменты RPA помогают решить эти проблемы, устраняя человеческий фактор из автоматизированных процессов.
#4. Сократите отток сотрудников
Нанимать сотрудников сложно и дорого, поэтому вы хотите быть уверены, что они проработают достаточно долго, чтобы достичь пика производительности и окупить ваши инвестиции. К сожалению, удержание сотрудников является серьезной проблемой для многих компаний, поскольку общая нехватка профессионалов искажает рынок и приводит к увеличению оттока работников.
Еще один момент, который следует учитывать, – это то, что после появления COVID представления людей о работе изменились. Сотрудникам нужен лучший баланс между работой и личной жизнью, возможность удаленного или гибридного доступа, а также технологии, облегчающие их жизнь. Инструменты RPA могут помочь во всех этих областях и повысить удовлетворенность сотрудников работой. Удерживая команду HR, вы сможете лучше работать над удержанием и привлечением сотрудников.
#5. Снижение затрат
Одной из самых веских причин инвестировать в RPA является экономия средств. Сокращение бюджета и неопределенность экономических перспектив заставляют руководителей компаний искать способы делать больше, используя меньше. RPA может помочь несколькими способами. Например, он может помочь вам сократить численность персонала за счет автоматизации HR-задач.
Во-вторых, RPA может помочь компаниям масштабироваться, расширяя штат существующих сотрудников и помогая им стать более продуктивными без привлечения новых работников.
В-третьих, RPA умеет преодолевать разрыв между устаревшим программным обеспечением и новыми инструментами, позволяя командам сократить расходы на инвестиции в новые инструменты, когда у них есть отличное, но устаревшее программное обеспечение для выполнения работы.
#6. Масштабируемость
Еще одно важное преимущество использования RPA в HR – возможность масштабирования. Внезапные подъемы в бизнесе могут стать большой головной болью для HR-команд, которые пытаются справиться с новыми сотрудниками. Однако корпоративные средства автоматизации тестирования программного обеспечения и решения RPA могут расти вместе с вами, а это значит, что новый бизнес не означает увеличение нагрузки на вашу команду HR.
Примеры использования RPA в HR
Варианты использования RPA в отделе кадров помогают в подборе персонала, обучении, введении в должность, управлении посещаемостью, управлении эффективностью работы и т. д.
Чтобы выделить несколько лучших примеров использования RPA в HR, давайте рассмотрим процесс жизненного цикла сотрудника от приема на работу до выхода на пенсию и посмотрим, как RPA помогает на каждом этапе.
#1. Автоматизация рекрутинга
Команды по подбору персонала и привлечению талантов (TA) выполняют большой объем работы по поиску, оценке и общению с потенциальными сотрудниками. RPA может проводиться в различных областях процесса подбора персонала.
Размещение объявлений:
Как только менеджер по подбору персонала определит потребность в новом сотруднике и пришлет детали и требования к работе, он может использовать инструменты RPA для автоматизации размещения вакансий на различных сайтах. При наличии такого количества различных сайтов это классическая, требующая много времени и шагов задача, которая может сэкономить HR-командам много времени.
Отбор кандидатов:
Автоматизация уже используется в отрасли в виде системы отслеживания кандидатов (ATS), которая отсеивает резюме на основе наличия заранее определенных ключевых слов.
Отбор на собеседование:
После того как резюме будут отсеяны, сотрудники отдела кадров смогут просмотреть лучших кандидатов и отобрать их для собеседования. RPA-инструменты могут автоматизировать рассылку предложений и отправку кандидатов на собеседование. Более того, вы можете отправлять неудачливым кандидатам автоматические письма с отказом.
Отправка писем с предложениями:
Для того чтобы отправить письмо с предложением подходящему кандидату, необходимо выполнить множество административных действий. Эти письма должны быть персонализированными и соответствовать требованиям компании и законодательства. Боты RPA – отличный выбор для синтеза этих правил и обеспечения соответствия ваших писем с предложениями.
Более того, технология может быть адаптирована для отслеживания ответов соискателей и отправки менеджерам по найму обновлений по электронной почте.
#2. Автоматизация процесса введения в должность
После того как вы нашли новых сотрудников, ваша работа только начинается. Успешное введение в должность – один из самых больших факторов, влияющих на удержание сотрудников, поэтому вам необходимо сделать все правильно.
По мере того как все больше команд переходят на удаленную и гибридную работу, новые сотрудники легко могут оказаться не у дел. Если вы хотите, чтобы новые сотрудники сразу же приступили к работе, автоматизация процесса адаптации – это решение. Вот несколько областей, в которых RPA может помочь HR-командам.
Проверка биографии:
Проверку биографических данных можно автоматизировать, показав ботам RPA, как отправлять и собирать информацию с соответствующих порталов. Боты RPA могут помочь в проверке истории трудоустройства, квалификации и уголовного прошлого.
Подробности о работнике:
Новые сотрудники должны быть добавлены в HR-системы. Системы RPA могут заменить ввод данных, извлекая необходимую информацию из документов и передавая ее в соответствующую систему.
Запросы документов:
Инструменты RPA могут автоматизировать запрос и загрузку различных документов сотрудников, таких как удостоверения личности, налоговые документы, дипломы, рекомендации и так далее.
Проверка учетных записей:
Новым сотрудникам нужны логины для программного обеспечения компании, машин и всех соответствующих порталов. Инструменты RPA могут как готовить, так и передавать эти отчеты.
Обучение и развитие:
Материалы по обучению и развитию, а также информация, подобная справочнику вашей компании, должны быть разосланы сотрудникам, чтобы помочь им войти в курс дела. Инструменты RPA могут помочь как в доставке, так и в отслеживании взаимодействия с этими материалами, обеспечивая готовность ваших сотрудников к продуктивной работе.
#3. Управление данными о сотрудниках
После того как ваши новые сотрудники освоятся на новом месте, необходимо решить целый ряд задач. RPA может помочь оптимизировать многие из этих работ.
Отчеты о поездках и расходах:
Отчеты о командировках и расходах – еще одна ручная работа, которая часто ложится на плечи HR и финансистов. Отслеживание этих расходов важно для того, чтобы компании имели актуальную отчетность, а сотрудники могли получить компенсацию за любые траты.
Программное обеспечение для оптического распознавания символов (OCR) может использоваться вместе с инструментами RPA для чтения и обработки квитанций, проверки их на соответствие правилам компании по командировкам и расходам, а также для авторизации или эскалации информации, что приводит к плавной и быстрой обработке.
Управление отпусками:
Запросы на отпуск и выходные дни по электронной почте могут быть легко обработаны средствами RPA. Используя программное обеспечение OCR, они могут превратить неструктурированные данные в запрос, а также обработать электронные письма с одобрением или отказом.
Управление производительностью:
Управление эффективностью является частью любой здоровой организации. HR-командам необходимо собирать большое количество данных для проведения точных оценок, и инструменты RPA идеально подходят для сбора данных из различных баз данных, электронных таблиц и других источников информации и их централизации для оценки эффективности работы.
Расчет заработной платы:
Начисление заработной платы осуществляется бухгалтерией, но в сотрудничестве с отделом кадров. Приходится вводить много данных и обрабатывать информацию вручную, например, управлять отпускными, вычетами, сверхурочными, контрактами и так далее.
RPA может автоматизировать взаимодействие между отделом кадров и отделом заработной платы и обеспечить сохранность важных деталей и документов, что приведет к своевременному и точному начислению заработной платы и удовлетворенности сотрудников.
Соответствие:
Нормативные акты находятся в постоянном движении, и HR-команды не успевают за ними. При изменении трудового законодательства можно внедрить RPA-ботов для быстрого и точного обновления документации компании, данных о сотрудниках и отчетов.
#4. Управление выходом
Управление выходом – это, по сути, обратная сторона онбординга, когда HR-команды управляют плавным уходом сотрудника в связи с выходом на пенсию, увольнением или переходом на новые пастбища. В этот процесс вовлечено много административных функций, включая рассылку писем, удаление учетных данных ИТ-специалистов и даже организацию интервью или опросов при увольнении.
Другие области, которые могут автоматизировать инструменты RPA, – это запросы и учет возврата активов компании, аннулирование карт доступа, уведомление линейных менеджеров и генерация документов об увольнении.
Как видите, RPA может помочь HR-командам автоматизировать задачи на протяжении всего жизненного цикла сотрудника.
Примеры из практики отдела кадров RPA
Пример №1. Роботизированная автоматизация процессов для HR и расчета заработной платы
Наш первый пример применения RPA в HR показывает преимущества автоматизации процесса начисления заработной платы для HR-команд. Клиент – британская компания, предоставляющая услуги по подбору персонала, которая испытывала трудности с управлением отпусками сотрудников и другими видами отсутствия на рабочем месте.
Сотрудники использовали веб-портал для подачи заявлений на отгулы и сообщения о днях болезни. Однако отдел кадров все еще использовал автономную систему HR-программ для расчета заработной платы, которую необходимо было корректировать в зависимости от отсутствия сотрудников. Этот процесс был ежемесячным, занимал много времени и был подвержен человеческим ошибкам.
Компания провела аудит существующей ИТ-системы и программного обеспечения для расчета заработной платы и определила методологию интеграции этих систем. Решение позволит подготовить и автоматизировать коммуникацию как для сотрудника, так и для HR-команды, чтобы подтвердить изменения в связи с отсутствием.
Затем к концу месяца составляется пробная платежная ведомость, которую должен утвердить специалист по кадрам. После одобрения бот формирует документ с зарплатой, скорректированной с учетом дней страховых взносов, премий и т. д., и отправляет его в электронную банковскую систему.
В результате время, затрачиваемое на выполнение этих задач, сократилось на 920 % в месяц, уменьшилось количество ошибок при начислении заработной платы, а рентабельность инвестиций в проект составила более 10 %.
Пример №2: Роботизированная автоматизация процессов для HR-операций
Использование RPA в HR-операциях – верный способ повысить эффективность. В одном из примеров огромная оффшорная аутсорсинговая компания, в которой работало более 200 000 сотрудников, столкнулась с высокой текучестью кадров и всеми сопутствующими проблемами. Данные о сотрудниках хранились в разных системах, а процесс начала или окончания работы был крайне неэффективным.
Одна из самых больших проблем, с которой столкнулась организация, заключалась в том, что разные отделы владели разными задачами или отвечали за них. Различные обязанности по приему и увольнению сотрудников были распределены между HR, Facilities и IT.
Каждая команда работала самостоятельно. Поэтому передачу дел нужно было координировать, что часто приводило к длительным задержкам и разочарованию сотрудников. Одна из постоянных проблем заключалась в том, что команды обменивались информацией в виде неструктурированных данных, которые требовали ручного ввода в различные системы, что отнимало много времени и было чревато ошибками.
Компания решила проблему неэффективности, создав комплексное решение, способное управлять каждым отделом. Они создали веб-портал, позволяющий командам фиксировать данные в централизованной системе, что сократило время ожидания между отделами, позволяя вводить данные одновременно или последовательно.
После этого бизнес-процессы выполнялись шаг за шагом, а каждая команда получала по электронной почте информацию о том, что требуется. В итоге процесс увольнения прошел гораздо быстрее, что позволило повысить безопасность компании и избежать потерь ее активов.
Компания сократила время обработки данных на 90%, повысила безопасность и удовлетворенность сотрудников.
Кейс №3: Роботизированная автоматизация процессов для HR-операций
Многонациональная компания, предоставляющая услуги бизнес-консалтинга, ИТ и аутсорсинга в 50 странах для более чем 1000 клиентов, столкнулась с серьезной проблемой. Размер и масштабы организации были настолько велики, что службы аутсорсинга человеческих ресурсов (HRO) отвечали за множество различных процессов. В число этих задач входили подбор персонала, администрирование сотрудников, обучение и развитие, льготы для сотрудников, удовлетворенность работой и многое другое.
Главная проблема заключалась в том, что каждая из этих областей требовала обширного управления, а также выполнения ручных задач и сложной координации. Еще хуже было то, что многие из их клиентов быстро росли, а это означало, что фирма должна была расширяться вместе с ними. Если этого не сделать, то возникнут “узкие места”, которые приведут к снижению удовлетворенности сотрудников.
Аудит, проведенный поставщиком RPA, выявил несколько процессов, которые были хорошими кандидатами на автоматизацию, включая синхронизацию данных между различными приложениями и ERP-системой предприятия, извлечение данных из электронной почты и стандартизацию данных.
Компания автоматизировала несколько процессов, включая расчет надбавок за смену, составление писем с предложениями для новых сотрудников, проверку биографических данных, составление расписания программ обучения и различные процессы увольнения.
В результате на 70% сократилось количество ручных задач, на 55% сократилось время обработки данных, а чистая экономия составила почти 700 000 долларов.
Роботизированная автоматизация процессов для решения HR-задач
Хотя внедрение RPA в HR-процессы экономит время, деньги и усилия, есть некоторые сложности, которые необходимо преодолеть для успешного внедрения. Вот некоторые из основных проблем, которые влияют на внедрение RPA и HR в рабочем коллективе.
#1. Технические навыки
Переход от традиционных рабочих мест к цифровой среде с RPA требует определенных размышлений. RPA внедряется гораздо быстрее, чем многие новые программные инструменты. Однако это не значит, что нет боли роста.
Действительно, трансформация должна быть тщательно спланирована, при этом важнейшими этапами являются выявление требований и процессов. В лучшем случае HR-команды будут чувствовать себя уверенно, создавая собственную автоматизацию процессов на основе своих личных рабочих процессов.
Пользователи ZAPTEST Enterprise получают преимущество ZAP Expert в рамках годовой подписки. Эти обученные и квалифицированные специалисты ZAP оказывают специализированную поддержку во время разработки процесса и на протяжении всего срока службы продукта. Экспертная поддержка поможет командам извлечь максимум пользы из развертывания благодаря своим знаниям и опыту. Они также могут предоставить обучение и демонстрацию того, как построить автоматизацию процесса, и предложить техническое обслуживание для обеспечения максимального времени работы.
#2. Департаментская связь
HR занимает центральное место в организации и предполагает взаимодействие с широким кругом отделов и команд. Поэтому при внедрении RPA необходимо привлекать информацию из различных отделов, таких как финансовый, юридический, ИТ и другие.
Любое развертывание потребует объединения программных приложений и систем, чтобы максимально использовать возможности обмена данными. Также потребуется координация между департаментами и поддержка со стороны заинтересованных сторон.
#3. Сопротивление изменениям
Технологии автоматизации и, в частности, искусственный интеллект способны вызвать массовые сбои в работе всего трудового коллектива. Отделы кадров не застрахованы от этих изменений, что может привести к сопротивлению со стороны некоторых сотрудников.
Чтобы справиться с корректировкой, потребуется сочетание прозрачности, обучения, проб и ошибок. Некоторые роли могут быть вытеснены инструментами RPA, однако появятся и другие возможности. Переподготовка сотрудников кадровых служб поможет им сохранить актуальность в эпоху цифровых рабочих мест.
В целом, использование автоматизации в сфере управления персоналом позволит HR-специалистам тратить меньше времени на выполнение рутинных задач и больше – на деятельность, ориентированную на человека. Это может выражаться в различных формах, например, в поддержке новых сотрудников при их адаптации, повышении удовлетворенности работой путем регулярных проверок или даже в помощи в обучении и развитии.
Тренды RPA в сфере управления персоналом
RPA – это захватывающее пространство с гибкостью, способной развиваться и отвечать требованиям бизнеса. Вот некоторые из тенденций, которые формируют технологию RPA в HR-секторе.
#1. Удовлетворенность сотрудников
RPA хорошо известна своей способностью повышать удовлетворенность сотрудников. Большая часть материалов, посвященных этому вопросу, касается автоматизации рутинных задач и позволяет операторам сосредоточиться на более интересной и увлекательной работе.
Однако, как отмечают в Deloitte, автоматизация начисления заработной платы, введения в должность и оценки результатов работы также может привести к повышению уровня удовлетворенности. Они ожидают, что компании продолжат инвестировать в инструменты RPA, чтобы улучшить коммуникацию с сотрудниками и позволить HR-персоналу разрабатывать и реализовывать более эффективные стратегии для счастья и удержания сотрудников.
#2. RPA может заполнить пробел в производительности HR
Как показало исследование The Hackett Group, в этом году объем работы HR-отдела увеличился на 10%, в то время как бюджеты на персонал остались на прежнем уровне. В результате разрыв в производительности составляет 10 %, а в эффективности – 10 %.
Делать больше с меньшими затратами – одно из самых убедительных преимуществ RPA. Технология может автоматизировать множество повторяющихся задач и восполнить пробелы в производительности и эффективности, а дополнение к интеллектуальной автоматизации позволяет HR-командам автоматизировать более сложные задачи.
#3. Цифровое вовлечение персонала
В последние годы цифровая рабочая сила – экосистема устройств, приложений и данных, не зависящая от местоположения и всегда подключенная к сети, – стала реальностью. Цифровая трансформация ускорилась благодаря COVID-19, что привело к увеличению числа гибридных и удаленных команд. Однако в последнее время компании, к своему ужасу, стали вызывать сотрудников обратно в офис.
Согласно опросам Gallup, 9 из 10 работников предпочитают удаленную или гибридную работу. Однако исследование, проведенное компанией Microsoft, показывает, что работа дома может привести к снижению уровня сотрудничества и взаимосвязи. Инструменты RPA, а также решения для оркестровки рабочей силы могут стать тем клеем, который поможет работникам оставаться на связи и сотрудничать, снижая необходимость работы в офисе.
RPA в HR: Что ждет нас в будущем?
Будущие приложения RPA и HR зависят от дополнения инструментов RPA искусственным интеллектом. Вот некоторые из наиболее интересных будущих возможностей.
1. Автоматизированный набор персонала
Автоматизация в сфере рекрутинга – это не только экономия времени. В будущем она также будет использоваться для принятия решений о найме нужных людей. При наличии достаточного количества данных инструменты машинного обучения могут синтезировать опыт работы, квалификацию, психологическую информацию и вопросы на собеседовании, чтобы выбрать идеальных кандидатов.
Более того, эти инструменты могут принимать решения и давать рекомендации, свободные от человеческой предвзятости. ИИ еще не дошел до этого момента, и в нем все еще заложены предубеждения, которые необходимо устранить. Однако при правильном обучении и соблюдении мер предосторожности Cognitive RPA может привести к созданию более справедливого рабочего места.
2. Индустрия 4.0
Индустрия 4.0 относится к понятию четвертой промышленной революции. Это объединение аналитики, автоматизации, человеко-машинного взаимодействия и передового производства.
В исследовательской работе ” Структурированный подход к внедрению роботизированной автоматизации процессов в HR ” (Balasundaram, 2020) авторы отмечают, что “обеспечение последовательности в процессах работы с персоналом и создание ценности с помощью талантов ускользало от HR”.
В статье утверждается, что это технологическое нарушение создаст новые возможности для HR-команд, чтобы добиться экономии средств, повышения эффективности и уровня обслуживания клиентов. Авторы предполагают, что “повышение ценности за счет талантов” может быть достигнуто с помощью целого ряда технологий автоматизации, включая RPA, AI/ML, интеллектуальную автоматизацию процессов и многое другое.
3. Кастомизированное программное обеспечение для HR от гражданских разработчиков
Одна из тенденций, которая набирает обороты сейчас, но в будущем станет гораздо более распространенной, – это использование специализированного программного обеспечения, созданного HR-специалистами. Благодаря появлению инструментов с низким и нулевым кодом гражданские разработчики могут создавать HR-программы, отвечающие их уникальным потребностям. Вместо того чтобы надеяться, что готовое программное обеспечение соответствует их требованиям, HR-команды могут создавать инструменты RPA на основе своих требований, рабочих процессов и культуры компании.
По мере расширения возможностей этих пользовательских инструментов с помощью искусственного интеллекта и ML автоматизация тестирования программного обеспечения будет играть ключевую роль в обеспечении надежности и функциональности этих HR-инструментов.
Заключительные мысли
Роботизированная автоматизация процессов в HR находит бесконечное множество применений. В этой профессии множество повторяющихся, основанных на правилах задач, которые являются отличными кандидатами для автоматизации. С появлением инструментов интеллектуальной автоматизации сфера применения RPA в HR будет только расширяться.
Программное обеспечение RPA для работы с персоналом будет определять будущее бизнеса, помогая командам получать максимальную отдачу от работников, внедрять цифровые технологии и превращать человеческий капитал в стратегическое преимущество.
